So erstellen Sie eine Dropdown-Liste in Excel

Excel-Dropdown-Listen sind eine großartige Funktion, die eine fehlerfreie Dateneingabe ermöglicht. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Implementierung von Dropdown-Listen in Ihrer Excel-Arbeitsmappe mit dem Excel-Datenvalidierungstool.

In-Zellen-Dropdown-Listen sind eine großartige Option, um die Dateneingabe zu beschleunigen. Der Dateneingabeoperator kann die erforderlichen Daten eingeben, indem er einfach auf eine Dropdown-Liste klickt und dann das richtige Listenelement auswählt. Bei den meisten Dateneingabeprozessen werden Dropdown-Listen verwendet, um menschliche Fehler und Unklarheiten bei der Dateneingabe zu minimieren.

Lesen Sie weiter, um die Grundlagen von Dropdown-Listen, das Excel-Tool zur Datenüberprüfung und eine schrittweise Anleitung zum Hinzufügen einer Dropdown-Liste zu Ihrer Excel-Arbeitsmappe kennenzulernen.

Was ist eine Excel-Einblendliste?

Eine Dropdown-Liste in Tabellenkalkulationsprogrammen wie Excel ist ein leistungsfähiges Werkzeug zur Reduzierung von Fehlern und zur Steigerung der Produktivität.

Solche Funktionen des Datenvalidierungstools von Excel reduzieren Fehler, indem sie dem Benutzer der Excel-Arbeitsmappe einige begrenzte Listenelemente für eine bestimmte Zelle anbieten. Wenn Sie Excel zur Datenerfassung verwenden und die Daten mit einem Datenbanktool verarbeiten, hilft Ihnen die Dropdown-Liste auch bei der Erfassung einheitlicher Daten.

Wenn die Zelle beispielsweise nur Namen von Früchten akzeptiert, kann der Datenerfasser keine Namen von Tieren, Fischen, Gewürzen usw. hinzufügen. Der Grund dafür ist, dass das Dropdown-Menü nur die aufgeführten Früchte anzeigt, die Ihr Unternehmen verkauft.

Die Vorteile einer Drop-Down-Liste

Auch hier steigert die Funktion die Produktivität, indem sie automatisch Zellenelemente vorschlägt. Wenn die Dropdown-Liste beispielsweise die Namen von 100 Mitarbeitern enthält und der Benutzer “A” eingibt, zeigt die Excel-Dropdown-Liste automatisch die Namen an, die mit “A” beginnen

So kann der Benutzer den Namen einfach mit der Maus auswählen und Zeit sparen. Wie Sie hier festgestellt haben, können Sie sich auch vor Rechtschreibfehlern schützen.

Dropdown-Listen erhöhen die Funktionalität Ihres Arbeitsblatts weiter, indem sie die dynamische Erstellung von Berichten ermöglichen. Ein Beispiel: Ihr Unternehmen ist in 150 Ländern tätig, es gibt 200 Niederlassungen, jede Niederlassung hat zehn Manager, und jeder Manager kontrolliert 20 Vertriebsmitarbeiter.

Wenn Sie einen Vertriebsbericht erstellen müssen, können Sie abhängige Excel-Dropdown-Listen erstellen. Eine Dropdown-Liste für Länder führt Sie zum richtigen Land. Wenn Sie dann ein Büro auswählen, werden Ihnen zehn Manager angezeigt, die für dieses Büro arbeiten. Und wenn Sie schließlich einen Manager auswählen, sehen Sie nur die Vertriebsmitarbeiter, die unter diesem Manager arbeiten.

Sie brauchen sich also nicht die Namen aller zu merken. Wählen Sie einfach ein Land aus und folgen Sie den mehrstufigen Dropdown-Listen.

Was ist die Datenüberprüfung in Excel?

Die Zellen von Excel können beliebige Eingaben verarbeiten, z.B. Zeichen, Zahlen, Sonderzeichen usw. Bei den meisten Prozessen wird jedoch ein benutzerdefiniertes Arbeitsblatt mit begrenzten Daten für jede Zelle bei der Dateneingabe erstellt.

Eine Zelle erlaubt zum Beispiel Zahlen, die nächste akzeptiert Zeichen, eine andere erlaubt Mitarbeiternamen und so weiter. Aber wie setzt Excel all diese Einschränkungen durch? Die Antwort ist das Excel-Tool zur Datenüberprüfung.

Die meisten Excel-Benutzer kennen dieses Tool als erste Anlaufstelle, um schnell ein paar Dropdown-Menüs zu erstellen. Es hat jedoch einen weitaus größeren Nutzen als die Excel-Einblendlisten. Kurz gesagt: Wann immer der Administrator eines Excel-Arbeitsblatts oder einer Arbeitsmappe die Benutzer zwingen möchte, Daten in einem bestimmten Format einzugeben, nimmt er die Hilfe des Data Validation Tools in Anspruch.

Machen Sie sich mit dem Data Validation Tool vertraut

Sie finden das Datenüberprüfungs-Tool im Menü des Excel-Bandes. Klicken Sie in einem geöffneten Excel-Arbeitsblatt auf die Registerkarte Daten im Ribbon-Menü. Im Abschnitt Datentools sollten Sie das Tool Datenüberprüfung finden. Sehen Sie sich das Bild unten an, um eine klare Vorstellung von der Position des Tools zu bekommen.

Wenn Sie auf die Schaltfläche Datenüberprüfung klicken, wird das Dialogfeld Datenüberprüfung mit drei Registerkarten angezeigt: Einstellungen, Eingabemeldung und Fehlerwarnung.

Einstellungen

In den Einstellungen können Sie die Optionen wie z.B. die zulässigen Datenformate anpassen und Regeln für die Dateneingabe festlegen.

Mit dem neuesten Microsoft Excel für Desktop oder Laptop können Sie die folgenden Formate hinzufügen:

• Beliebiger Wert für keine Validierung.
• Ganze Zahl ermöglicht es Benutzern, nur ganze Zahlen in die Zielzelle einzugeben.
• Dezimal lässt Sie die Zelle so formatieren, dass nur Dezimalzahlen akzeptiert werden.
• Die Liste ermöglicht es Ihnen, Dropdown-Listen mit vordefinierten Listenelementen zu erstellen.
• Datum ermöglicht es Ihnen, bestimmte Zellen nur für die Eingabe von Datumswerten einzuschränken.
• Die Zeitvalidierung formatiert die Zielzelle so, dass nur Zeitwerte akzeptiert werden.
• Textlänge ist die perfekte Funktion, um Zelldaten auf eine bestimmte Anzahl von Zeichen oder Ziffern zu beschränken.
• Die benutzerdefinierte Formatierung ermöglicht es dem Benutzer, Formeln innerhalb der validierten Zellen zu verwenden.

Die oben genannten Formatierungs- oder Validierungsfunktionen funktionieren unter Verwendung der folgenden Validierungskriterien. Und das Gute daran ist, dass Sie diese Überprüfungskriterien in einigen Fällen anpassen können:

• “Zwischen” lässt Zahlen zu, die innerhalb eines Mindest- und Höchstbereichs liegen.
• “Nicht zwischen” ist nützlich, wenn Sie angeben müssen, dass die eingegebenen Daten nicht innerhalb eines Mindest- oder Höchstwertes liegen dürfen.
• “Gleich” ist nützlich, wenn Sie die Eingabe auf einen bestimmten Wert festlegen möchten.
• “Nicht gleich” bedeutet, dass die eingegebenen Daten nicht gleich dem angegebenen Zellwert sein dürfen.
• “Größer als” wird verwendet, wenn die Eingabe größer als ein bestimmter Wert sein soll.
• “Kleiner als” bedeutet, dass der eingegebene Wert kleiner als die angegebene Zahl sein sollte.
• “Größer als oder gleich” bedeutet, dass der eingegebene Wert gleich oder größer als ein festgelegter Wert sein soll.
• “Kleiner als oder gleich” bedeutet, dass der eingegebene Wert entweder kleiner oder gleich dem eingestellten Wert ist.

Eingabe-Nachricht

Datenüberprüfungsregeln sind nur dann hilfreich, wenn Sie sie mit den Dateneingabeoperatoren kommunizieren. Um dies richtig zu tun, können Sie die Funktion Eingabemeldung der Datenüberprüfung in Excel verwenden.

Wenn Sie diese Funktion verwenden, können Sie einen Titel und eine beschreibende Nachricht zu den Datenüberprüfungsregeln eingeben. Wenn der Benutzer mit dem Mauszeiger über die formatierte Zelle fährt, wird ein Kontextmenü mit der Eingabemeldung angezeigt. Beachten Sie bitte, dass diese Meldung erst sichtbar wird, wenn Sie den Mauszeiger über die Zielzelle bewegen.

Fehler-Warnung

Wenn der Benutzer bei der Eingabe von Daten in eine überprüfte Zelle Fehler macht, können Sie Fehlermeldungen anzeigen, um den Benutzer zu informieren. Sie können einen der folgenden Warnhinweise verwenden:

• Stopp
• Warnung
• Information

Auch hier können Sie einen benutzerdefinierten Titel und eine Fehlermeldung für die oben genannten Warnungen eingeben. Auf diese Weise wird der Benutzer informiert und kann die Fehler nicht wiederholen.

Verwendung der Datenüberprüfung in Excel

• Erstellen Sie nützliche Dropdown-Listen, um Fehler zu reduzieren und die Dateneingabe schneller abzuschließen.
• Verhindern Sie die Eingabe falscher Daten aufgrund von Tippfehlern oder menschlichem Versagen.
• Erlauben Sie nur Eingaben in Großbuchstaben für bestimmte Situationen wie britische Postleitzahlen, Abkürzungen usw.
• Sie können das Auftreten von doppelten Werten auf Null reduzieren.
• Erstellen Sie abhängige Dropdown-Listen, um Daten in Übereinstimmung mit einer Masterliste zu filtern.
• Sie können die Funktionen des Datenvalidierungstools verwenden, wenn Sie nur Texteingaben für bestimmte Zellen benötigen.
• Sie können den Benutzer zwingen, nur Zahlen und keine Texte oder Symbole für numerische Werte einzugeben.
• Erstellen Sie die Projekt- oder Bürotermine nur für Wochentage.
• Validieren Sie die Eingabe des Benutzers anhand einer anderen Eingabe in einer anderen Zelle desselben Arbeitsblatts.
• Erzwingen Sie die Einschränkung einer Ziffern- oder Zeichenlänge für eine beliebige Zelle.
• Machen Sie Dateneinträge, die vorher festgelegte oder bestimmte Textsätze für Suchzwecke enthalten.
• Teilen Sie dem Dateneingabeoperator mit, was schief gelaufen sein könnte, indem Sie eigene Fehlermeldungen erstellen.

Erstellen Sie eine Drop-Down-Liste mit der Excel-Datenüberprüfung

Eine Dropdown-Liste bietet ein Kontextmenü mit verwendbaren Werten oder Text für eine überprüfte Zelle. Bevor Sie eine solche Liste erstellen, sammeln Sie die Werte oder Texte an einem Ort. Dabei kann es sich um dieselbe Arbeitsmappe, dasselbe Arbeitsblatt oder sogar um eine völlig andere Excel-Datei handeln. So müssen Sie vorgehen:

• Öffnen Sie die Excel-App auf Ihrem PC und geben Sie eine Liste von Elementen ein, die Sie in der Dropdown-Liste haben möchten.
• Das ist auch möglich, wenn Sie Elemente aus einem anderen Blatt, einer Arbeitsmappe oder einer Datei übernehmen möchten. Sie müssen diese Ressourcen nur zugänglich halten.

Sobald Sie die Quelle der aufgelisteten Elemente gefunden haben, können Sie mit dem eigentlichen Teil der Erstellung der Dropdown-Liste fortfahren.

• Wählen Sie eine Zelle aus, in der Sie eine Excel-Dropdown-Liste erstellen möchten.
• Klicken Sie auf die Registerkarte Daten im Menü des Excel-Bandes.
• In der Mitte des Ribbon-Menüs sollten Sie nun den Bereich Datentools finden. Er bietet verschiedene Datentools wie Text in Spalten, Flash Fill, Datenmodell verwalten und Datenüberprüfung.
• Sie können direkt auf das Symbol Datenüberprüfung klicken, um das Dialogfeld Datenüberprüfung zu öffnen.

• Alternativ können Sie auch auf den Text Datenüberprüfung klicken, um ein Dropdown-Menü zu öffnen, und erneut Datenüberprüfung wählen, um das Dialogfeld zu öffnen.

So weit haben Sie das Dialogfeld Datenüberprüfung erfolgreich geöffnet. Es bietet alle Funktionen, die Sie benötigen, um eine einfache Dropdown-Liste zu erstellen. Und so geht’s:

• Standardmäßig befinden Sie sich auf der Registerkarte Einstellungen des Fensters Datenüberprüfung.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü unter dem Text Zulassen.
• Es sollte sich ein Kontextmenü mit mehreren Validierungsformaten öffnen. Wählen Sie das Format Liste aus diesem Kontextmenü.

• Unter dem Text Daten können Sie keine Änderungen vornehmen.
• Unter dem Text Quelle müssen Sie die Quelle der Listenelemente eingeben, die in der Dropdown-Liste angezeigt werden sollen.
• Geben Sie die Adresse ein, wenn Sie eine Quelle auf einem anderen Blatt, einer Arbeitsmappe oder einer Excel-Datei auswählen.
• Alternativ können Sie auch Datenquellen aus demselben Arbeitsblatt auswählen, indem Sie einmal auf das leere Feld der Quelle klicken. Wählen Sie dann den Zellbereich mit dem Cursor aus.

• Markieren Sie die Optionen Leeres Feld ignorieren und In-Zelle-Dropdown. Möglicherweise sehen Sie das Pfeilsymbol auf den überprüften Zellen nicht, wenn Sie das Häkchen bei der Option In-Zelle-Dropdown entfernen.
• Klicken Sie auf OK, und Ihre Dropdown-Liste ist fertig.

Erstellen einer dynamischen Excel-Dropdown-Liste

Wenn Sie in einer solchen Dropdown-Liste eine Eingabe in einer Dropdown-Liste auswählen, ändern sich die verfügbaren Daten für die zweite Dropdown-Liste automatisch. Probieren Sie die folgenden Schritte aus:

• Stellen Sie die Liste der Elemente zusammen, wie in der Abbildung unten gezeigt. Sie können die Listenelemente auch aus einer anderen Arbeitsmappe oder Datei importieren.

• Konvertieren Sie die Städtenamen in Benannte Bereiche. Wählen Sie dazu die Städte unter einem Land aus.

• Klicken Sie auf das Feld Name und geben Sie den genauen Ländernamen ein, wie er in den Kopfzeilen steht.
• Wenn Sie versuchen, Ihre Daten zu verwenden, können Sie denselben Schritt ausführen, um eine Liste von Elementen unter einer Überschrift in Benannte Bereiche zu konvertieren.
• Erstellen Sie die primäre Dropdown-Liste unter Verwendung des Ländernamens aus dem Zellbereich D1 bis G1.

• Beginnen Sie für die Spalte Stadt auswählen wie gewohnt mit der Erstellung einer Dropdown-Liste. Geben Sie in der Quelle die folgende Formel ein. Die Idee ist, die INDIRECT-Formel mit einer gemischten Referenz für die Länder-Dropdown-Liste zu verwenden, die $A2 lautet.

=INDIRECT($A2)

• Klicken Sie auf Ok , um diesen Schritt abzuschließen. Ihre zweistufige Dropdown-Liste ist nun fertig.

Wenn Sie in dieser Dropdown-Liste die USA als Land auswählen, erhalten Sie unter der Spaltenüberschrift Stadt auswählen nur Städte aus den USA.

Die letzten Worte

Excel ist ein hervorragendes Werkzeug für die Dateneingabe und die Verwaltung von numerischen Daten. Tippfehler können Ihre Dateneingabe in Excel jedoch stark beeinträchtigen. Daher müssen Sie eine der oben genannten Methoden anwenden, um menschliche Fehler oder Tippfehler bei der Dateneingabe auszuschließen.

Sie können die einfache Excel-Methode oder die abhängige Dropdown-Liste anwenden. Schauen Sie sich einfach Ihren Dateneingabeprozess oder Ihren Datenerfassungsplan an, um zu wissen, welchen Ansatz Sie verwenden sollten. Sie können diese Funktion in fast jeder Zelle verwenden.

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