Die Welt wird digital und papierlos, von offiziellen Dokumenten, Prüfungen und Zahlungen bis hin zu Unterschriften.
Die Digitalisierung hat Leben und Arbeitsplatz revolutioniert und Ihnen die Möglichkeit gegeben, eine elektronische Signatur zu wählen.
Das Signieren von Dokumenten mit einem Stift ist veraltet. Das Covid-19 Die Pandemie hat dem Feuer Treibstoff hinzugefügt, indem sie die Fernarbeit verstärkt hat, bei der eSignaturen die einzige Option zu sein schienen.
Aus diesem Grund ist es unpraktisch, traditionelle Signaturen für den persönlichen und geschäftlichen Gebrauch zu verwenden, insbesondere wenn Sie mit Menschen aus großen Entfernungen arbeiten.
Ganz zu schweigen davon, dass für physische Signaturen persönliche Termine, das Scannen, Drucken, Versenden oder Faxen des Dokuments an das betroffene Personal erforderlich sind. Dieser gesamte Prozess ist langwierig, zeitaufwändig und arbeitsintensiv.
Hier bietet sich die E-Signatur-Software an! Es automatisiert den Prozess und erspart Ihnen Ärger.
Wenn Sie also Ihre Produktivität verbessern möchten und workflows Während Sie die Probleme vermeiden, die mit der uralten Signaturpraxis verbunden sind, ist dies Ihre Chance.
Machen Sie sich bereit, mehr über eSignatures und einige der besten Software dafür zu erfahren.
Was ist eine elektronische Signatur?
Eine elektronische Signatur (eSignature) ist eine verschlüsselte Form einer Signatur, die die Genehmigung eines elektronischen Vertrags oder eines Dokuments anzeigt. Und die Software, mit der Benutzer ein Dokument online signieren können, kann als elektronische Signatursoftware bezeichnet werden.
Sie können ein Dokument über Ihren Computer, Ihr Tablet oder Ihr Smartphone hochladen und es dann mithilfe der Software an mehrere Personen senden. Auf diese Weise können sie es online unterschreiben, ohne den traditionellen Prozess durchlaufen zu müssen.
Mit der eSignature-Software können Sie mühelos Signaturen sammeln und speichern, indem Sie Ihren Dokumenten Eingabeformulare hinzufügen.
Machen Sie sich keine Sorgen um die Sicherheit, da Sie mit diesen Softwaretypen die Signatur überprüfen und alle darin eingegebenen Daten durch starke Verschlüsselung schützen können. Gute Softwareanbieter können auch mehr Sicherheitsfunktionen wie Überwachungsprotokolle, Authentifizierung und mehr anbieten.
Beispielsweise haben Sie möglicherweise Ihren Namen unterschrieben, während Sie Ihr Paket über einen Kurierdienst mit einem Mobiltelefon oder Tablet erhalten haben. Das ist genau eine eSignatur.
Voila! Du wusstest es.
Einige Anwendungsfälle:
- Kaufverträge
- Lieferanten- oder Lieferantenvereinbarungen
- Frische Kundenformulare
- Kundenzulassungen
- Die Bestellung ändern
- Wissenswertes über onboarding
- Juristische Dokumente wie Bettwäsche für geistiges Eigentum
- Altersüberprüfung und Einverständnis der Eltern
- Geheimhaltungsvereinbarungen und Kanäle
Sind elektronische Signaturen legal?
Eine weitere wichtige Frage, die fast jeder in Bezug auf eSignaturen stellt, ist: Sind sie legal?
Ja. Mit allen Mitteln.
Elektronische Signaturen sind rechtsverbindlich.
Im Jahr 2000 haben die USA das ESIGN-Gesetz durchgesetzt und eSignatures für jede virtuelle Nutzung legalisiert. In ähnlicher Weise folgten auch andere Regionen auf der ganzen Welt, wie beispielsweise das europäische elDAS.
Jetzt müssen Unternehmen und Solopreneure nicht mehr auf die Ausführung von Verträgen auf Papier beschränkt bleiben.
Wie kann es Ihrem Unternehmen helfen?
Die Popularität von eSignaturen nimmt wie ein Lauffeuer zu. Laut Forbes wird der Markt für elektronische Signaturen voraussichtlich um wachsen 26.6% CAGR bis 2030.
Was ist der Grund?
Lass uns verstehen.
Schneller Workflow, um Zeit zu sparen ️
Mit eSignature wird weniger Zeit benötigt, da Dokumente sofort online zugewiesen werden können. Sie müssen nicht auf das Eintreffen der betroffenen Person warten und diese dann unterschreiben, wodurch der Workflow behindert wird, indem Aufgaben über einen längeren Zeitraum gehalten werden.
Diese Technologie ist besonders ein Segen für das Gesundheitswesen und andere kritische Unternehmen, in denen die Genehmigung sofort erfolgen muss.
Erhöhter Komfort 💯
Zu fernen Orten zu reisen, nur um die Genehmigung zu erhalten, scheint mittlerweile eine uralte Praxis zu sein. Wenn Sie über die Leistungsfähigkeit des Internets und der eSignature-Software verfügen, können Sie Genehmigungen in kürzester Zeit entgegennehmen, was den Komfort auf beiden Seiten erhöht.
Umweltfreundlich 🌲
Bei der Papierherstellung werden jedes Jahr Tonnen von Papier verbraucht, was die Umwelt belastet. Gehen Sie papierlos, um Bäume und die Umwelt zu retten, damit die nächste Generation ein grüneres Ökosystem sieht als wir.
Ressourcen sparen ️
eSignaturen sparen nicht nur Zeit, sondern auch Kosten. Verschwenden Sie Ihre Ressourcen nicht mit Reisekosten oder dem Kauf von mehr Tinte und Papier. Darüber hinaus können Sie einige Mitarbeiter freigeben, die mit dem Scannen, Drucken und Bereitstellen der Dokumente befasst sind, um an anderen wichtigen Aktivitäten zu arbeiten.
Sie sind jetzt mit einfachen Dingen vertraut, die Ihnen sehr helfen können, wenn Sie eSignature anstelle von physischen Signaturen auswählen.
Wenn Sie überzeugt sind, schauen Sie sich einige der besten eSignature-Software auf dem Markt an, um ihre Vorteile zu nutzen.
signNow
Nimm die Hilfe von unterschreibe jetzt um E-Signaturen für eine Vielzahl von Anwendungsfällen zu generieren und Ihren Workflow zu verbessern. Senden Sie Dokumente, um sie von mehreren Empfängern signieren zu lassen, oder signieren Sie Ihre eigenen Dateien mit nur wenigen Klicks. Ihre leistungsstarke und unkomplizierte API hilft Ihnen beim Einbetten eSignaturen ganz einfach in wenigen Minuten zu Ihrer Website oder App.
Auch wenn Sie keine Internetverbindung haben, können Sie Ihre Dokumente überall elektronisch signieren. Sie können damit zusätzliche Informationen oder Dokumente anfordern, Benachrichtigungen nach Abschluss festlegen, mehrere Empfänger gleichzeitig einladen und bestimmte Signaturaufträge für Ihre Vorlagen festlegen.
Sie können einen eindeutigen Signaturlink erstellen, um die Dokumente signieren zu lassen, optionale Zahlungsabschnitte in Ihren ausfüllbaren Formularen anfordern und die Signatureinladungsnachrichten anpassen. Fügen Sie einigen Empfängern, die möglicherweise Benachrichtigungen zusammen mit einem Ablaufdatum benötigen, eine Kopie (CC) hinzu. signNow benachrichtigt Sie auch, falls ein Empfänger die Unterzeichnung Ihres Dokuments ablehnt.
Es ist konform mit PCI DSS, GDPR, HIPAA, SOC 2 Type II und 21 CFR Part 11 und verfügt über erweiterte Funktionen zum Schutz vor Bedrohungen. unterschreibe jetzt verfügt über eine erstaunliche RESTful-API, die schnell in andere Tools integriert werden kann.
PandaDoc
Versiegeln Sie Ihre Geschäfte mit rechtsverbindlichen und praktischen eSignaturen PandaDoc.
Mehr als 20 Unternehmen nutzen diese Lösung bereits, um Zeit und Ressourcen zu sparen. Verwenden Sie PandaDoc zum Senden Vorschläge, Angebote, Verträge und Zahlungseingänge, die Genehmigungen erfordern.
Sie können diese Lösung nutzen, indem Sie sie überall und auf jedem Gerät verwenden. Sie möchten die Arbeit schnell rationalisieren. PandaDoc geht keine Kompromisse bei der Sicherheit ein und hat seine eSignature-Technologie unter vollständiger Einhaltung von UETA und ESIGN entwickelt. Sie liefern auch ein elektronisches Zertifikat mit jedem unterschriebenen Dokument.
Vermeiden Sie Vermutungen. Verwenden Sie stattdessen die Dokumentenanalyse und Benachrichtigungen, um einen sofortigen Ausblick zu erhalten, wenn Ihr Interessent die von Ihnen gesendeten Dokumente oder Ansichten und Kommentare dazu öffnet. Sie bieten mehr als 200 professionell aussehende Vorlagen, die einen immerwährenden Eindruck auf Ihr Unternehmen hinterlassen sollen.
PandaDoc lässt sich auch in eine Vielzahl von Integrationen integrieren, um Ihren Workflow zu beschleunigen. Es enthält HubSpot CRM, Zoho, PayPal, Dropbox, Slack usw.
Nitro Sign
Geben Sie Ihren potenziellen Kunden ein wirklich praktisches eSigning-Erlebnis mit Nitro-Zeichen.
Es eliminiert Nutzungsstufen und Überschreitungen und kostet Sie nicht pro Signatur. Egal, ob Sie mit Verträgen, Tabellenkalkulationen, Formularen, Blaupausen und anderen Dokumenten arbeiten, Nitro bietet Ihnen die Tools, die Sie zum Vereinfachen von eSigning benötigen.
Es ist mit mehreren Webbrowsern und Mobilgeräten kompatibel. Nitro Sign ist sicher und entspricht den US-amerikanischen eSignature-Gesetzen. Es erleichtert die nahtlose Zusammenarbeit, indem Dokumente online freigegeben, überprüft und in der Cloud mit Anmerkungen versehen werden.
Sie können ganz einfach andere einladen, die Dokumente zu kommentieren und zu verfolgen workflows durch Anzeigen von Analysen und Echtzeitbenachrichtigungen. Um Ihre Dokumente und Daten zu schützen, verwendet Nitro Sign Zwei-Faktor-Authentifizierung, Audit-Trails und anspruchsvolle Compliance-Zertifizierungen von HIPAA, SOC Type II, Privacy Shield usw.
Steigern Sie Ihre Projekte und bieten Sie Ihren Kunden eine bessere Erfahrung, indem Sie sie erstellen, kombinieren, konvertieren und organisieren PDF-Dateien auf Ihrem Gerät. Daher hilft es, menschliche Fehler zu beseitigen, die in den Prozess involviert sind.
Fill
Dies ist derzeit wahrscheinlich die beste und umfassendste eSignatur-Lösung auf dem Markt. Es ist wahrscheinlich auch die einfachste Methode, mit der Sie PDFs ausfüllen und auch gerichtsfeste Unterschriften senden können. Eines der besten Dinge über Füllen ist, dass es auf praktisch jedem Computer, iOS- oder sogar Android-Gerät verwendet werden kann. Dies hilft wirklich bei der plattformübergreifenden Funktionalität und Zugänglichkeit.
Auch Fill-Anwender können sicher sein, dass sie in guten Händen sind. Fill ist in der Lage, globale Sicherheitsstandards und auch Datenschutzstandards zu erfüllen. Sie befolgen auch Best Practices, wenn es um Sicherheit geht. Aus diesem Grund wird Fill häufig in Branchen wie Gesundheitswesen, Strafverfolgung, Immobilien und Finanzdienstleistungen eingesetzt.
Die Benutzer werden erfreut sein zu wissen, dass ihre Daten äußerst sicher mit einer Verschlüsselung nach Militärstandard gespeichert werden, die HIPAA-konform ist. Fill bietet seinen Benutzern auch einige intelligente Analysen. Dies kann für viele verschiedene Unternehmen von großem Nutzen sein.
Xodo Sign
Automatisieren Sie sowohl clientseitige als auch interne Signaturen sowie Genehmigungen mithilfe von Xodo-Zeichen. Das Signieren mit diesem Tool ist mit jedem Gerät sicher und einfach und hilft Unternehmen in jeder Größenordnung.
Es verfügt über einen integrierten Editor, der Ihnen nützliche Tools zum Ändern, Signieren und Versenden aller Dokumente in kürzester Zeit zur Verfügung stellt. Eversign verfügt außerdem über eine voll funktionsfähige und leistungsstarke JSON-basierte REST-API zur Automatisierung der Funktionen.
Die Funktionen ähneln denen, die Sie in den vorherigen Tools gesehen haben, z. B. Vorlagen, Prüfpfade, persönliches Signieren, Integration, Compliance usw. Aus Sicherheitsgründen bietet es 256-Bit SSLAußerdem arbeiten sie eng mit einer überwachten Infrastruktur zusammen.
Sie können auch jedes automatisch ablaufende Dokument planen, dauerhaft entfernen oder an einen anderen privaten Ort exportieren. Sie können einem Team bis zu 25 Mitglieder hinzufügen oder auch mehrere Unternehmen verwalten.
Verwenden Sie es kostenlos für 5 Dokumente pro Monat und 3 API-Dokumente. Oder nutzen Sie die kostenpflichtigen Tarife ab 9.99 USD / Monat für unbegrenzte Dokumente und erweiterte Funktionen.
DocuSign
Beschleunigen Sie Ihre Arbeit von Verträgen, Angebotsschreiben und Kontoeröffnungen bis hin zu Rechnungen durch Hebelwirkung DocuSign. Senden Sie Vereinbarungen und lassen Sie sie mit Sicherheit online unterzeichnen, unabhängig davon, welches Gerät Sie oder die andere Partei verwenden.
Beseitigen Sie wiederholte manuelle Aufgaben und sparen Sie unnötig ausgegebene Dollars. Nutzen Sie stattdessen die nahtlosen Angebote und beeindruckenden Funktionen. Es bietet Anwendungen für drei Plattformen - Android, Windows und iOS, sodass Sie von überall aus arbeiten können.
Erfahren Sie, wie weit Ihre Vereinbarung im Prozess fortgeschritten ist, und legen Sie Erinnerungen fest, um bei jedem Schritt automatisch Benachrichtigungen zu erhalten. Sie können Ihrer Vereinbarung Standardfelder wie Datum und Unterschrift hinzufügen oder benutzerdefinierte Felder erstellen und speichern.
Mit DocuSign können Benutzer sich in 43 Sprachen anmelden und Dokumente in 13 Sprachen senden. Standardisieren Sie den gesamten Prozess und sparen Sie Zeit, indem Sie häufig verwendete Dokumente speichern und das in diesen Dokumenten verwendete Empfängerrouting, benutzerdefinierte Felder usw. wiederverwenden.
Verbinden und integrieren Sie elektronische Signaturen mit den von Ihnen verwendeten Tools und Software, da DocuSign über 350 Integrationen und führende APIs unterstützt, einschließlich Salesforce, Google-Produkte, SAP usw. Die robuste Infrastruktur von DocuSign ermöglicht eine Verfügbarkeit von 99.99 %, die für Ihre Arbeit dringend benötigt wird.
Machen Sie sich keine Sorgen um die Sicherheit, da DocuSign strenge Sicherheitsstandards erfüllt, die weltweit angewendet werden, einschließlich der EU und der USA, und außerdem starke und fortschrittliche Technologien für die Datenverschlüsselung verwendet. Es entspricht den Aufsichtsbehörden wie der UETA, dem US ESIGN Act und dem EU elDAS. Sie speichern und generieren auch präzise Prüfpfade für Ihre Dokumente.
Die Preise beginnen bei 10 US-Dollar pro Monat.
Adobe Sign
Adobe-Zeichen ist eine weitere gute Option für Sie. Mit diesem simplen Tool können Sie Dokumente wie E-Mails problemlos senden. Sie müssen lediglich eine Datei hochladen, die E-Mail-Adresse des Unterzeichners eingeben und auf die Schaltfläche "Senden" klicken.
Auf der Seite des Unterzeichners können sie auf den von Ihnen gesendeten Link klicken und dort selbst mit einem Browser auf jedem Gerät, ob Smartphone oder Computer, unterschreiben. Adobe verlangt von ihnen nicht, dass sie sich anmelden oder herunterladen müssen.
Sie können den Signaturstatus anzeigen, Erinnerungen senden, detaillierte Audits anzeigen oder Anfragen für Ihre Transaktionen stornieren. Adobe Sign kann mühelos mit verschiedenen Tools zusammenarbeiten, sodass Sie Dokumente aus Tools wie senden können Microsoft 365, Dropbox, Box und mehr.
Aus Sicherheitsgründen entspricht es Standards wie PCI DSS, SOC 2 Typ 2 und ISO 27001. Es unterstützt auch verschiedene Dateiformate, einschließlich Adobe PDF und anderer PDFs, MS Word, Excel und PowerPoint, Text, WordPerfect, Grafiken wie PNG , GIF, JPG, JPEG, TIF und BMP; zusammen mit HTML und HTM.
SignEasy
Mit mehr als 10 Jahren konsequenter Innovation SignEasy hat bereits mehr als 35 Organisationen dabei geholfen, den Signaturprozess mit eSignatures zu automatisieren. Vergessen Sie das Drucken, Scannen und Faxen von Dokumenten. Verwenden Sie stattdessen dieses benutzerfreundliche Tool, das eine hervorragende Signatur bietet.
Fügen Sie einfach mit Ihrem Finger, Stift oder Ihrer Maus Signaturen in ein Dokument ein. Sie können auch das Bild der handschriftlichen Unterschrift auf Papier hochladen. Sie können Dokumente in paralleler oder serieller Reihenfolge an mehrere Personen senden. Sie können Personen auch die Möglichkeit geben, sie einzeln oder gleichzeitig in einer bestimmten Reihenfolge zu unterzeichnen.
Sie können den Fortschritt des Sendens von Dokumenten überprüfen, indem Sie überprüfen, wer sie unterschreiben muss oder wer dies bereits getan hat. Senden Sie Push-Benachrichtigungen oder E-Mails als Erinnerung und werden Sie benachrichtigt, wenn eine Aktion ausgeführt wird. Weitere Funktionen sind umfassende Integration, Compliance, globale Erkennung, erweiterte Sicherheit mit Fingerabdruckauthentifizierung, Passcodes und SSL-Zertifizierung.
Es unterstützt Dateiformate wie MS Word, Excel, PDF, Pages, PNG usw. Es ermöglicht auch das Speichern Ihrer unfertigen Dokumente, sodass Sie später zurückkehren und Änderungen vornehmen können, sowie die Option, offline auf die Dateien zuzugreifen. Importieren Sie Ihre Dokumente aus der Cloud, SD-Karten, E-Mails und anderen Anwendungen.
Die Qualität der Signaturen ist ebenfalls hoch und ähnelt physischen Signaturen. Sie können die vorhandenen Vorlagen wiederverwenden, neben Texten auch Bilder, Anmerkungen und Initialen hinzufügen und benutzerdefinierte Felder und E-Mail-Fußzeilen für eine schnellere Arbeit festlegen. SignEasy ist in 24 Sprachen verfügbar. Zur Sicherheit können Sie die 14-tägige kostenlose Testversion nutzen.
HelloSign
Vertrauen von Tausenden von Einzelpersonen und Unternehmen auf der ganzen Welt, Hellosign ist eine mühelose eSignature-Lösung. Jetzt gehört es Dropbox, sodass Sie die Leistung beider erstaunlicher Plattformen nutzen können.
Es ist in Form einer einzigartigen Webschnittstelle verfügbar, Salesforce Add-On oder eine entwicklerfreundliche API.
Sie haben die Möglichkeit, Signaturdokumente als Vorlagen zusammen mit einer Reihe von Funktionen wie benutzerdefiniertem Branding, Unterzeichneranhängen, White-Labeling, ausgefeilter Teamverwaltung, eingebetteten eSignaturen und Salesforce-Integration wiederzuverwenden. HelloSign ist eine Beschwerde bei HIPAA, sodass Sie sich keine Sorgen machen müssen.
Der Preis beginnt bei 15 USD / Monat, wenn Sie jährlich zahlen. Sie können HelloSign auch kostenlos testen, ohne Ihre Kreditkartendaten eingeben zu müssen.
Docsketch
Docsketch ist ein kostenloses Tool für schnelleres Signieren und erstellt elektronische Signaturen auf höchst intuitive Weise. Das ist der Grund, warum dieses Tool für jeden mit allen Fähigkeiten mühelos verwendet werden kann. Es archiviert und schützt Ihre signierten Dokumente, sodass niemand sie manipulieren kann.
Docsketch entspricht sowohl den USA als auch den globalen eSignature-Gesetzen. Stellen Sie den Signaturprozess so ein, dass Sie sie einzeln fragen. Es ist deine Entscheidung! Wenn Sie eine Bestellung aufgeben, wird die betroffene Person automatisch benachrichtigt, wenn sie an die Reihe kommt. Außerdem können Sie sehen, wie viele Personen noch übrig sind, um Ihr Dokument zu unterschreiben.
Sie können ein Dokument in eine wiederverwendbare Vorlage verwandeln, sodass Sie jederzeit und überall darauf zugreifen können. Mit jeder signierten Datei erhalten Sie auch einen detaillierten Bericht mit rechtlichen Informationen. Es verfügt über eine automatische Erkennung von Leerzeilen in Ihren Dateien, mit deren Hilfe die Felder korrekt positioniert werden können. Folglich wird das Einrichten von Dokumenten zum Ausfüllen einfach und schneller.
Mit der Funktion "Als Verkaufsbeleg senden" können Sie bestimmte Arten von Dokumenten genehmigen lassen, z. B. Gebote, Schätzungen und Vorschläge. Wenn der Empfänger zur Genehmigung bereit ist, kann er auf die Schaltfläche "Genehmigen" klicken und wird dann durch die nächsten Schritte geführt.
Bonus-Tipps zur Auswahl einer guten Software für elektronische Signaturen
Diese Software bietet möglicherweise ähnliche Funktionen, ist jedoch in der Art und Weise, wie sie Lösungen bietet, einzigartig. Daher kann es verwirrend sein, zwischen zu wählen. Verstehen Sie daher einige Dinge und treffen Sie dann Ihre Entscheidung.
- Dokumentvolumen: Bestimmen Sie, wie oft Sie Dokumente senden, für die elektronische Signaturen erforderlich sind. Wenn es nur ein paar Mal im Jahr ist, macht es keinen Sinn, Software zu kaufen, die eine sehr große Bandbreite bietet. Wählen Sie stattdessen den Bereich basierend auf Ihrem Volumenbedarf.
- Compliance: Vertrauen Sie einer Lösung nicht blind. Überprüfen Sie die Sicherheits- und Compliance-Bestimmungen, die sie einhalten. Es muss die Authentizität überprüfen, Prüfpfade bereitstellen und andere wichtige Merkmale, die seine Authentizität belegen.
- Integrationen und API: Überprüfen Sie, wie nahtlos die Software in bereits verwendete Tools von Drittanbietern integriert werden kann. Finden Sie außerdem heraus, ob sie eine anpassbare offene API zum Einbetten von Funktionen für elektronische Signaturen direkt in Ihre Anwendung oder Website bieten.
- Plattformübergreifend: Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen ausgewählte Software problemlos mit verschiedenen Plattformen kompatibel ist. Sie dürfen keine Schwierigkeiten haben, wenn Sie einen Vertrag von Ihrem Android-Smartphone aus senden und der Empfänger ein macOS verwendet.
- Dokumenttypen: Die eSignature-Software muss mehrere Arten von Dokumenten und Formaten unterstützen, damit Sie auf halbem Weg keine Probleme haben.
Fazit
Elektronische Signaturen sind für moderne Unternehmen und Privatpersonen gleichermaßen unverzichtbar geworden. Es wurde von Unternehmen weithin akzeptiert und hat den Segen von Compliance-Vorschriften, die im Umgang mit Kunden aus verschiedenen Ländern dringend benötigt werden.
Wenn Sie diese Technologie noch nicht genutzt haben, ist es noch nicht zu spät. Holen Sie sich jetzt eine eSignature-Software und beschleunigen Sie Ihren Workflow schneller als je zuvor!
Als nächstes generieren Sie Ihre E-Mail Signatur.
