Auswählen Google Workspace für E-Mail und Zusammenarbeit

Google Workspace: Perfekte Tools für eine sichere, effiziente und kollaborative Arbeitskultur.

Remote oder nicht, Sie können keinen Erfolg erwarten, wenn Sie in Silos arbeiten. Und Google Workspace (ehemals GSuite) ist der Ort, an dem Sie in Echtzeit zusammenarbeiten.

Basierend auf dem Abonnement, Google Workspace ist eine Gruppe mehrerer Anwendungen, darunter:

Alleine das sind einfache Anwendungen, für die Sie leicht Ersatz finden können. Aber zusammen können sie der notwendige Klebstoff sein, den Sie gesucht haben, um Ihr Unternehmen als ein Ganzes zu betreiben.

Zuerst sehen wir einige dieser einzelnen Anwendungen, die die Zusammenarbeit unterstützen, gefolgt von integrierten Sicherheits- und Verwaltungstools.

Google Mail

Wir alle benutzen Google Mail (das kostenlose), seit wir zum ersten Mal Computer in die Hände bekommen haben. Der geschäftliche Aspekt von Gmail bleibt solchen Nutzern jedoch verborgen.

Das Versenden von E-Mails ist nur eine einzelne Facette von Google Mail, aber andere, wie die Integration mit Google Meet, Chat usw., machen es zu mehr als dem, was von der Oberfläche her möglich erscheint.

Sie können beispielsweise von Google Mail zu Chat und Meet wechseln, um alle Konversationen an einem Ort zu führen, mit der Option, den Verlauf nach 24 Stunden zu speichern oder zu löschen.

Darüber hinaus erleichtert Ihnen Smart Compose die Arbeit als E-Mail sender. Mithilfe künstlicher Intelligenz erhalten Sie beim Schreiben von E-Mails Vorschläge. Sie können die Personalisierung auch aktivieren, um die Genauigkeit zu erhöhen, was sich mit der Zeit verbessert.

Eine weitere herausragende Eigenschaft von Google Mail ist die Spam-Filterung. Mit Maschinelles LernenGmail hält über 99.9 % des Spams fern. Obwohl dies eine hervorragende Funktion für die persönliche Sicherheit ist, ist sie gleichwertigally oder wichtiger für die Geschäftskommunikation.

Als Unternehmen ist @yourbrandname.com jedoch die beste E-Mail-Adresse, die Sie bekommen können, und die Verwendung von @gmail.com wird als generisch angesehen.

Um dieses Problem zu lösen, können Sie eine benutzerdefinierte Domäne verwenden und über Gmail-Mails verfügenpeak über Ihr Geschäft. Google Workspace unterstützt auch einen einfachen Übergang von älteren E-Mail-Anbietern wie Microsoft Outlook.

Arbeitsbereich Gmail hat auch alles, was Sie für erfolgreiches E-Mail-Marketing benötigen. Sie können von den vorgefertigten Layouts profitieren, Ihren individuellen Geschmack hinzufügen und Multi-Send verwenden, um die Nachricht auf einmal an ein großes Publikum zu verbreiten.

Google Chat & Leerzeichen

Hier können Sie mit Ihren Kollegen sprechen, Dokumente austauschen, Besprechungen planen und Dinge erledigen, ohne etwas zu verwenden third-Party-Business-Messaging-Anwendung wie Slack.

Diese ist zweigeteilt: Chat und Spaces.

Sie können davon ausgehen Google Chat ähnlich wie jede Messaging-Anwendung wie Slack oder WhatsApp. Dies unterstützt das Gespräch mit jedem internal oder externe Person mit nur einem Google-Konto.

Zusatzally, Chat bietet auch Gruppengespräche.

Räume hingegen eignen sich am besten für Projekte. Die Chat & Share-Abschnitte von Spaces ähneln beispielsweise Slack Kanäle, in denen Sie Personen hinzufügen, Dateien teilen usw. können.

Darüber hinaus können Sie Ihren Teammitgliedern Aufgaben zuweisen und deren Fortschritt verfolgen.

Es gibt zwei Arten von Leerzeichen in Google Workspace. Die erste ist eingeschränkt, da nur die hinzugefügten Mitglieder teilnehmen könnenate. Die andere ist für die gesamte Organisation gedacht, wo jeder über einen Link einem bestimmten Space beitreten kann.

Das Trennzeichen zwischen den kostenlosen Versionen und dem L Workspace ist hier die Unterstützung für App-Integrationen. Hunderte von Anwendungen (wie Twitter, Asana, Zapier usw.) stehen zur Steuerung zur Verfügung, ohne jemals ausrücken zu müssen.

Interessanterweise hat Google seine natürliche Sprache eingesetzt Processing zu create Zusammenfassungen in Chats und Spaces. Das wird Create Oben finden Sie eine kurze Version des gesamten Gesprächs, um alles auf einen Blick zu sehen.

Google Meet

Google Meet ist der native Workspace-Ersatz für alle Drittanbieter Videokonferenzen Anwendung wie z Zoom.

Google hat angekündigt, in einem zukünftigen Update die automatische Transkription und Zusammenfassung von Besprechungen hinzuzufügenateS. Das sorgt für mehr productive Meetups und hält jedes Gespräch relevant later Stufen.

Des Weiteren wird die Videoauslieferung von der bevorstehenden profitieren Wiederherstellung des Porträts, was zur Milderung beitragen wirdate Bedingungen wie schwach beleuchtete Umgebungen, minderwertige Webcams oder instabile Netzwerke.

Ebenso Funktionen wie Porträtlicht geben Ihnen einen Auftritt in Studioqualität bei den Online-Treffen.

Während es hier hauptsächlich um das Video ging, wurden auch Dinge wie De-revDurch die Vibration wird das Echo gefiltert, sodass jeder unabhängig von der Raumakustik ein optimales Hörerlebnis erhält.

Obwohl Meet viele Teilnehmer aufnehmen kann, reicht es für eine riesige Organisation manchmal nicht aus. In solchen Fällen bietet Meet Livestream-Funktionen für bis zu 10,000 Teilnehmer. Darüber hinaus im kommenden Updateates, jeder, der auf den Live-Stream zugreift, kann teilnehmenate in Fragen und Antworten oder Umfragen, um allen mehr Einbindung zu ermöglichen.

Obwohl Google Meet in erster Linie eine kostenlose Videokonferenzsoftware ist, sind einige Premium-Funktionen kostenpflichtigen Abonnenten vorbehalten.

Der extra Zu den Extras gehören längere Besprechungsdauern (bis zu 24 Stunden), mehr Teilnehmer (bis zu 500), Handheben, Breakout-Räume, Umfragen, Teilnahme per Telefon usw.

Außerdem machen die intelligente Geräuschunterdrückung, die Anwesenheitsverfolgung und die Anrufaufzeichnung den Workspace Meet zu einem unverwechselbaren Paket für sich.

Zusatzally, du kannst create ein separaterate Buchungsseite, um Ihren Kunden dabei zu helfen, ein Zeitfenster zu finden, das am besten für die Diskussion geeignet ist. Und das wird aktualisiertated wann immer jemand Zeit bucht, unter Angabe der freien Plätze.

Über Google Meet durchgeführte Besprechungen sind nicht gestattetrise-gradig sicher. Alles wird während der Übertragung verschlüsselt und Sie können Ihren Bildschirm sicher und ohne Angst vor Schnüfflern mit den Teilnehmern teilen. Immer noch in later updates, die Benutzer verwalten die encryption-Schlüssel selbst und können sich für Ende-zu-Ende-verschlüsselte Meetings entscheiden.

Google Docs, Blätter, & Slides

Dies ist das Maximum, das Sie und Ihr Team als Organisation verwenden werden.

Mit diesen Tools können bis zu 100 Personen gleichzeitig arbeitenneoNormalerweise können sie je nach Berechtigungsstufe eine einzelne Datei anzeigen, bearbeiten oder kommentieren.

Und um die Zusammenarbeit auf eine neue Ebene zu heben, sind diese Tools integriertated mit Meet. So können Personen nicht nur an demselben Dokument arbeiten, sondern sich dabei auch gegenseitig sehen und miteinander sprechen.

Dies reduziert das Hin und Her und hilft dabei, Anpassungen an der Erstellung in Echtzeit vorzunehmenate das Beste in kürzester Zeit.

Außerdem ermöglicht Ihnen der Bild-in-Bild-Modus Multitasking, während Sie das Geschehen im Auge behalten und mit einem Klick direkt einsteigen, wenn es an der Zeit ist zu handeln.

Während die meisten Funktionen den kostenlosen Benutzern zur Verfügung stehen, Google Workspace hat einen gewissen Vorteil.

Erstens wird der Speicherplatz sogar in der Basisstufe verdoppelt, die für höhere Abonnements und größere Teams (mehr als fünf) unbegrenzt wird. Bei einer Teamgröße von weniger als fünf Personen kann der jedem Benutzer zugewiesene Speicherplatz bis zu 1 TB betragen, deutlich mehr als in der kostenlosen Version (15 GB).

Darüber hinaus kann man ein Dokument mit einem einzigen Klick für eine ganze Organisation freigeben und durchsuchbar machen.

Ein weiteres einzigartiges Merkmal von Google Workspace „Dokumente“ ist die automatische Zusammenfassung. Es ist zwar immer möglich, dieses Handbuch zu habenally, der Automatisierung erleichtert die optionale Bearbeitung bei Bedarf.

Im Sicherheitsbereich plant Google, Dokumente abzudecken, Slidesund Tabellen mit demselben Malware- und Phishing-Schutz, der in Gmails bereitgestellt wird.

Dadurch wird sichergestellt, dass Sie vor solchen Links oder Versuchen gewarnt werden, die Ihre persönliche oder die Sicherheit Ihres Unternehmens gefährden könnten.

Google Kalender

Der Kalender scheint am wenigsten benutzt zu werden. Es ermöglicht jedoch eine perfekte Planung und stellt sicher, dass Sie sich nicht mit dem besetzten Slot von jemandem überschneiden.

Der beste Anwendungsfall für Google Kalender führt alle Kalender zusammen, um die erwartete Verfügbarkeit anzuzeigen. Außerdem können Sie Create und teilen Sie Kalender mit bestimmten Ereignissen, die die Empfänger mit ihren eigenen zusammenführen können.

Zusatzally, alle im Kalender eingerichteten Besprechungen werden abgerufen syncÜberall aufgestellt, um mögliche Zusammenstöße zu vermeiden.

Google Jamboard

Google Jamboards sind die digitalen Whiteboards, die Ihnen helfen, Ideen zu entwickeln, die Innovationen vorantreiben. Sie funktionieren als gemeinsamer Raum, in dem man zeichnen, löschen, Bilder hinzufügen usw.

Der Ersteller eines Jamboards kann andere als Zuschauer zulassen (mit oder ohne Ablaufdatum date) oder Herausgeber.

Die Jamboard-Inhalte können auch auf ein physisches, digitales Board übertragen werden, das Sie separat erwerben könnenately von Google.

Alles, was wir bisher im Jamboard besprochen haben, steht jedoch jedem Benutzer mit einem Google-Konto zur Verfügung. Das Unterscheidungsmerkmal zugunsten der Workspace-Benutzer ist wiederum die Ein-Klick-Freigabe an Ihre Institution.

Google Cloud Suche

Google Cloud Suche ist eine exklusive Funktion, die für verfügbar ist Google Workspace Benutzer. Dieses Tool bringt die Leistungsfähigkeit der Google-Suche in Ihr Unternehmen.

Einfach ausgedrückt: Hier können Sie in Ihrem gesamten Geschäftsdokument-Repository (z. B. Dokumente, Slides, Tabellenkalkulationen usw.) sofort.

Und das Beste daran ist die zugriffsgesteuerte Dokumentensuche. Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter in der Cloud-Suche nur die Dokumente sehen, auf die sie Zugriff haben.

Neben der eigenständigen Nutzung ist die Cloud-Suche eng integriertated quer Google Workspace Apps wie Google Mail, Docs, Drive usw.

Anders

Darauf zielt dieser Abschnitt ab workplace Für die Zusammenarbeit haben wir die restlichen Workspace-Anwendungen in diesem Abschnitt zusammengefasst.

Google Vault

Google Vault hilft Ihnen, benutzerspezifische Daten für alle Workspace-Anwendungen aufzubewahren, sodass Sie den Zugriff auf nichts verlieren, wenn dieser Benutzer Ihre Organisation verlässt.

Sie können verwenden Vault zum Speichern von Gmail-Nachrichten, Drive-Dateien, Chat-Nachrichten (mit aktiviertem Verlauf), Google Meet-Aufzeichnungen und related-Dateien, Websites, Workspace Google Voice-Daten usw.

Aber, Vault speichert nur Daten, die Sie ihm mitteilen. Darüber hinaus Daten related für einen gelöschten Benutzer ist im nicht verfügbar Vault. In diesem Fall empfiehlt Google, Nutzer zu sperren, anstatt sie zu löschen.

Vault bietet außerdem einen rollenbasierten Datenzugriff.

Schlüssig, Vault protokolliert jede Aktivität aller Ihrer Mitarbeiter an einem einzigen Ort, den Sie für rechtliche oder andere Zwecke exportieren können.

Google Sites

Obwohl WordPress als der einfachste Weg zur Erstellung bekannt istate Websites, Google Sites ist die beste Option, um es noch schneller zu machen.

Und während Sie dies für eine wichtige Geschäftswebsite nutzen können, glänzt es, wenn Sie ein bestimmtes Projekt präsentieren oder eine Event-Website erstellen möchten.

Dies ist alles Drag-and-Drop ohne Programmieraufwand.

Websites unterstützen auch die Verwendung einer benutzerdefinierten Domäne, um der Website eine eigene Identität zu verleihen. Alternativ kann man es kostenlos mit einer generischen, von Google bereitgestellten Webadresse veröffentlichen.

Sie können auch zusammenarbeitenate auf jedem Webprojekt created mit diesem Tool. FlosseallyAlle über Sites gestalteten Websites reagieren auf alle Geräte und Auflösungen.

Endpunkt

Endpoint hilft Ihnen, die Geräte Ihrer Mitarbeiter zu verwalten, falls sie gestohlen werden, um vertrauliche Unternehmensdaten zu schützen.

Damit können Sie sichere Passwörter durchsetzen und in schwerwiegenden Fällen Geräte- oder Kontolöschungen durchführen. Ein Endpunkt ist ein Cross-platFormular-Tool zum Schutz Ihrer Geschäftsinformationen Windows, Mac, Linux, Android, iOS und ChromeOS.

ZusatzallyDamit können Sie bestimmte Geschäftsanwendungen über Google Play oder den App Store von Apple verfügbar machen.

App-Skript

App Script ist von Google Low-Code-Anwendung platFormular mit denen Sie die Workspace-Funktionalität mit HTML erweitern können, CSS, und JavaScript.

Das Ziel ist einfach: automate die einfachsten Routineaufgaben, die Ihnen helfen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Diese ist mit Workspace-APIs vorinstalliert und verfügt über eine native Integration mit über 100 Google-Diensten.

Google Work Insights

Dies ist eine Art zu messen Google Workspace Übernahme für Ihr Unternehmen.

Sie können die Nutzung einzelner Google-Apps sehen und mit älteren Apps vergleichen. Insights kann auch so konfiguriert werden, dass Ihnen die Daten auf Team- oder Gruppenebene oder für die gesamte Organisation angezeigt werden.

Dies ist jedoch nicht auf die Adoption beschränkt. Stattdessen können Sie sich auch die Kollaborationszahlen für Workspace-Anwendungen ansehen. Dadurch erhalten Sie Daten related zum Teilen von Dokumenten, gemeinsame Bearbeitung, Besprechungen usw. unter Angabe der Echtzeit impact Diese Tools haben Einfluss auf die Arbeitskultur.

Dennoch beeinträchtigen die Daten nicht die wesentliche Privatsphäre Ihrer Mitarbeiter, da sie als Gesamtheit erfasst werdenate für ein Team ab zehn Personen. Allerdings können die Administratoren dieses Limit für größere Organisationen erhöhen.

FinallyAdministratoren können die Berichte zur weiteren Analyse und für Managemententscheidungen exportieren.

Schlussfolgerung

Das sind also einige Möglichkeiten, wie Google Workspace kann Ihnen bei der Zusammenarbeit helfenate und effizient arbeiten.

Aber das ist nicht alles. Sie haben auch Zugriff auf Google Workspace Marketplace, um die Outputs weiter zu steigern.

PS: Kannst du auch abstimmen Google Workspace mit diesen Tools auf eine andere Ebene. Überprüfen Sie dies außerdem Google Workspace Person Leitfaden, um zu sehen, wie es Ihr Unternehmen als Solopreneur verändern kann.