Wie Sie eine sanfte Erinnerungs-E-Mail schreiben [ 8 Beispiele]

Sanfte Erinnerungs-E-Mails sind ein notwendiges Übel, mit dem wir alle irgendwann einmal oder routinemäßig zu tun haben.

Mit dem Aufschwung des E-Mail-Marketings und der Tatsache, dass jede Marke verdammt viele E-Mails an ihre Kunden verschickt, stellen ungelesene E-Mails eine beträchtliche Kategorie in jedem Posteingang dar.

Tatsächlich hat Mailbird herausgefunden, dass 35% eines typischen Posteingangs ungelesen sind. Mit anderen Worten, mehr als eine von drei E-Mails wird nicht rechtzeitig geöffnet. Jetzt können Sie entweder zulassen, dass diese wichtige Mitteilung in den immer größer werdenden Posteingang rutscht, oder eine sanfte Erinnerung senden.

Was ist eine sanfte Erinnerungs-E-Mail?

Wie der Name schon sagt, ist eine sanfte Erinnerungs-E-Mail eine höfliche Art, den Empfänger erneut auf den beabsichtigten Anlass hinzuweisen.

Der Grund dafür ist offensichtlich. Sie haben die Antwort nicht erhalten, oder der Empfänger hat einfach vergessen, Ihre E-Mail zu öffnen. In jedem Fall geht es darum, nicht verzweifelt zu wirken und dennoch zu vermeiden, dass Sie das, was Sie mit der ersten Sendung erreichen wollten, verpassen.

Auch wenn sich das einfach anhört, gibt es doch einige Details zu beachten, wie z.B. die Betreffzeile, die Länge des E-Mail-Textes, usw.

Lassen Sie uns dies von Fall zu Fall besprechen.

Schreiben an den Chef

Dies kann nur allzu oft vorkommen, da die Manager/Bosse so viel zu tun haben.

Einfach ausgedrückt, kann es hier um alles Mögliche gehen, um ein bestimmtes Projekt, das Sie zuvor besprochen haben, um einen Antrag auf Kostenerstattung, um die Gehaltsabrechnung usw.

Sie können die Betreffzeile und den Text der E-Mail in vielen Varianten schreiben. Die Idee ist jedoch, sich kurz zu fassen und auf den Punkt zu kommen. Selbst wenn mehrere Aspekte zu beachten sind, sollten Sie diese in einer Liste aufführen, anstatt einen Absatz über den anderen zu schreiben. So kann der Empfänger leichter verstehen, was zu tun ist.

Überfällige Zahlungen

Pünktliche Zahlungen sind für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Aber leider lassen die meisten diesen Ethos los, wenn es um die pünktliche Bezahlung geht.

Und da dies für beide Seiten ein sensibles Thema ist, ist ein “mutiges” und doch “sanftes” Vorgehen der Schlüssel. Die andere Seite muss den Ernst der Lage verstehen, und die Geschäfte sollten weiterlaufen, ohne dass die Beziehungen sauer werden.

Aber wann sollten Sie diese Zahlungserinnerung versenden?

Hier spielen viele Faktoren eine Rolle, z.B. wie alt die Geschäftsbeziehung ist, ob dies bei diesem Kunden üblich ist und vor allem, ob Sie Ihre Geschäfte fortsetzen wollen, wenn diese Person ein Wiederholungstäter ist Anhand dieser Faktoren können Sie den Ton und den Zeitpunkt Ihrer Nachricht anpassen.

In den meisten Fällen ist der nächste Werktag nach dem Fälligkeitsdatum ideal für den Versand von Zahlungserinnerungen. Ich würde jedoch in den meisten Fällen nicht empfehlen, länger als eine Woche zu warten.

Bitte um Feedback

Lernen ist zwar ein lebenslanges Unterfangen, aber für Anfänger ist es besonders wichtig. Ich erinnere mich, dass ich im Jahr 2020 in einem Subreddit für freiberufliche Autoren um Feedback zu meinen Texten gebeten habe, und ich bin diesem Fremden bis heute dankbar, denn es hat viel bewirkt.

Aber was tun Sie, wenn Sie keine Antwort auf Ihre Feedback-Anfrage erhalten? Das kann Ihr Lehrer sein, ein Vorgesetzter oder jemand aus Ihrem Fachbereich, den Sie über alle Maßen bewundern.

Außerdem kann der Experte ein renommierter Fachmann sein, der tagtäglich solche Anfragen erhält. In diesem Fall, und vor allem, wenn es sich nicht um eine persönliche Beziehung handelt, können Sie auch einen Einzeiler einfügen, wie z.B. “Ich bin bereit, Ihre Mühe zu entschädigen”, damit es sich für diese Person lohnt.

Ich weiß, dass es sich unangenehm anfühlen kann, dies jemandem zu sagen, den Sie nicht kennen, aber ich habe einen “prominenten Autor” getroffen, der skeptisch war, “kostenloses Feedback” zu geben

Unnötig zu sagen, dass ich mich an andere Autoren (auf Reddit) gewandt habe, die mir viel mehr Einblicke gegeben haben, als ich sie jemals fragen oder ihnen dafür danken könnte.

Das kann also auch bei Ihnen der Fall sein, und das ist völlig in Ordnung, denn solche Experten sind super beschäftigt, und wenn Sie ihnen eine Bezahlung anbieten, kann das ihre Aufmerksamkeit erregen, vor allem, wenn Sie sich nicht an andere Profis wenden wollen.

Miet-Erinnerung

Dies ist der Favorit unter den Vermietern. Sie können immer drohen, aber das kann zu rechtlichen Problemen führen und ist nicht ratsam.

Stattdessen sollte der Ansatz professionell und selbstbewusst sein.

Event-Erinnerungen

Eventmanager stehen unter enormem Stress, um ihre Projekte zum Erfolg zu führen. Und die Seele einer jeden Veranstaltung ist die Teilnehmerzahl. Daher müssen Eventmanager die Teilnahme rechtzeitig bestätigen, um anderen freie Plätze anbieten zu können.

Diese Erinnerungen sollten aussagekräftig und freundlich sein, mit einer klaren Formulierung, in der Sie um eine Antwort gebeten werden oder mit einer Absage für ihren Platz rechnen müssen.

Auch wenn ich es etwas ernster formuliert habe, können Sie den Tonfall je nach Fall lockern.

Meeting-Erinnerung

Die Abwesenheit bei Besprechungen ist für viele Unternehmen ein “ernstes” Problem, vor allem für Unternehmen, die an entfernten Standorten arbeiten. Ich werde mich nicht auf die Debatte darüber einlassen, ob sie produktiv sind, aber es ist eine Tatsache, dass zumindest ein paar Meetings für eine gesunde Zusammenarbeit erforderlich sind.

Und obwohl es auf Computern und Smartphones alle möglichen Erinnerungshilfen gibt, ist es vielen von uns schon passiert, dass wir “den Termin total vergessen haben”.

Hier finden Sie also eine Vorlage für eine Erinnerung an ein Meeting, die sicherstellt, dass es auch wirklich wahrgenommen wird.

Erinnerung an die Stellenbewerbung

Stellenbewerbungen werden am wenigsten beantwortet. Der Grund dafür kann die schiere Anzahl der eingehenden Anfragen sein und die Tatsache, dass sich die meisten Arbeitgeber nicht die Mühe machen, anständige Ablehnungsmails zu verschicken.

In jedem Fall kann es für den Bewerber verwirrend sein. Daher kann es nicht schaden, ein oder zwei Erinnerungen zu schicken.

Terminerinnerung

Wir alle haben in allen Geschäftsbereichen mit Fristen zu tun, wobei sanfte Erinnerungen hier einen wichtigen Anwendungsfall darstellen.

Verwendung von KI-Tools zum Schreiben von E-Mails

Das Beste an E-Mails ist, dass sie nicht als KI-Inhalte gekennzeichnet werden, wie es bei Veröffentlichungen der Fall ist. E-Mails sind Nachrichten, und das Einzige, was zählt, ist, wie gut Sie den Inhalt vermitteln können.

Hier können Ihnen KI-Tools wie ChatGPT, Bard oder Bing beim Verfassen helfen.

Während ChatGPT ein Freemium-Tool ist, sind Bing und Bard 100% kostenlos.

Diese Tools sind KI-Engines für Konversationen. Sie können mit ihnen wie mit Ihrem Assistenten sprechen, um die Ausgabe zu optimieren.

Wie bei jedem KI-Tool kann die Ausgabe jedoch manchmal ein wenig daneben liegen. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass diese Tools sicherlich hilfreich sein können, aber den Menschen nicht vollständig ersetzen können.

Seien Sie behutsam mit diesen Mahnungen!

Mahnungen sind nützlich und erfüllen ihren Zweck. Ich werde oft mit E-Mails über eine mögliche Partnerschaft mit Geekflare angesprochen. Da ich als Autor keinen Einfluss auf das Management habe, leite ich diese in der Regel an die Kontaktstelle weiter.

Dennoch vergesse ich gelegentlich ein paar davon, und in solchen Situationen helfen sanfte Erinnerungen (manchmal ein paar🙂 ).

Schicken Sie also weiterhin diese Erinnerungen an Ihre potenziellen Kunden, denn sie funktionieren tatsächlich.

Dies war unser Leitfaden für sanfte Erinnerungen mit ein paar Vorlagen, die Ihnen den Einstieg erleichtern. Und für den Fall, dass Sie nicht weiterkommen, können die von uns besprochenen Tools das Versenden von E-Mails zu einem echten Kinderspiel machen.