11 weniger bekannte Google Mail-Funktionen zur Steigerung Ihrer E-Mail-Effizienz

Die Verwaltung Ihres Google Mail-Posteingangs kann schnell aus dem Ruder laufen. Vor allem, wenn Sie mehrere Konten haben, z. B. getrennte Arbeits- und Privatkonten. Wenn E-Mails von überall her eintrudeln, ist es, als würde man aus einem Feuerwehrschlauch trinken.

Zum Glück bietet Google Mail viele erweiterte Einstellungen um E-Mails einfach zu verwalten. Allerdings sind nicht alle Optionen im Voraus verfügbar oder standardmäßig aktiviert. Einige sind in einem winzigen Dropdown-Menü oder in mehr als einem Dutzend Registerkarten in den Google Mail-Einstellungen versteckt.

Heute werde ich einige der obskuren Funktionen von Google Mail auflisten, die Ihre E-Mail-Effizienz sicherlich steigern werden.

E-Mails zum späteren Versand planen

Wenn Sie glauben, dass Sie vergessen werden, eine wichtige E-Mail später zu senden, oder wenn Sie jetzt Zeit haben, eine E-Mail zu schreiben, aber später nicht mehr dazu kommen, dann werden Sie die E-Mail-Zeitplanfunktion sicher nützlich finden. Sie können E-Mails in Google Mail so planen, dass sie zu einem späteren Datum und einer späteren Uhrzeit gesendet werden.

Verfassen Sie einfach eine E-Mail, und anstatt auf die Schaltfläche Senden zu klicken, klicken Sie auf den kleinen Pfeil auf dem Kopf daneben und wählen Sie Zeitplan senden.

Es werden einige voreingestellte Daten und Uhrzeiten sowie eine Option zur Auswahl eines eigenen Datums und einer eigenen Uhrzeit angezeigt. Wählen Sie die für Sie passende Zeit, und die E-Mail wird geplant. Sie können alle Ihre geplanten E-Mails in einem separaten Etikett mit dem Namen Geplant.

E-Mails übersetzen

Kein Kopieren/Einfügen erforderlich Google Übersetzen wenn es in Google Mail integriert ist. Ja, Sie können E-Mails in Google Mail mit nur zwei Klicks in jede gewünschte Sprache übersetzen. Wenn eine E-Mail geöffnet ist, klicken Sie auf das Menü mit den drei Punkten auf der rechten Seite und wählen Sie Nachricht übersetzen.

Am oberen Rand der Nachricht öffnet sich eine neue Leiste, in der Sie beide Sprachen auswählen können. Standardmäßig wird versucht, die E-Mail in die Standardsprache Ihres Google Mail-Kontos zu übersetzen.

Automatisches Fortschreiten einschalten

Wenn Sie eine E-Mail löschen oder archivieren, bringt Google Mail Sie zurück zum Posteingang, um eine andere E-Mail zu öffnen. Wenn jedoch die automatische Weiterleitung aktiviert ist, werden Sie stattdessen direkt zur nächsten E-Mail in der Liste weitergeleitet. Dadurch können Sie sich unzählige Klicks zum Öffnen neuer E-Mails sparen (1 Klick pro E-Mail, um genau zu sein).

Klicken Sie auf das Schaltknopf oben rechts in Google Mail und wählen Sie Alle Einstellungen anzeigen.

Gehen Sie nun zum Fortgeschrittene und aktivieren Sie die Registerkarte Automatischer Vorlauf Option. Google Mail wird aktualisiert, und die Option wird aktiviert.

Verwenden Sie den vertraulichen Modus für die Sicherheit

Wenn Sie etwas teilen müssen sensible Informationen die nicht in die Hände eines anderen als des beabsichtigten Empfängers gelangen sollen, bietet der vertrauliche Modus eine Reihe von Optionen, um dies sicher zu tun. Klicken Sie beim Verfassen einer E-Mail auf die Schaltfläche Vorhängeschloss am unteren Rand, um den vertraulichen Modus zu öffnen.

Hier können Sie ein Verfallsdatum für die E-Mail von 1 Tag bis 5 Jahre festlegen, nach dem die E-Mail nicht mehr verfügbar ist. Sie können auch einen Passcode einrichten, der an das Telefon des Empfängers gesendet wird, was im Grunde eine zweite Bestätigung darstellt. Der Empfänger kann diese E-Mail auch nicht herunterladen, weiterleiten, kopieren oder ausdrucken.

Denken Sie jedoch daran, dass der Empfänger immer noch einen Screenshot/Foto der E-Mail machen kann, um deren Inhalt zu erhalten.

Überlassen Sie die Verwaltung Ihres Kontos einer anderen Person

Wenn Sie möchten, dass eine andere Person Ihre E-Mails verwaltet, müssen Sie Ihre Google Mail-Anmeldedaten nicht mit dieser Person teilen. Sie können einen Delegierten mit der Verwaltung Ihres Gmail-Kontos beauftragen. Dieser kann dann E-Mails senden/empfangen/löschen und sogar die Google Mail-Einstellungen ändern.

Gehen Sie dazu über das Zahnrad-Symbol zu den Google Mail-Einstellungen und wechseln Sie zur Option Konten und Import Registerkarte. Klicken Sie hier auf die Registerkarte Ein weiteres Konto hinzufügen neben der Schaltfläche Zugang zu Ihrem Konto gewähren Option.

Es öffnet sich ein neues Fenster, in das Sie die E-Mail-Adresse des Teilnehmers eingeben und die Aufforderung, ihm eine Bestätigungs-E-Mail zu schicken, bestätigen.

Nun muss der Delegierte sein Konto öffnen, um die Anfrage zu akzeptieren und mit der Verwaltung beginnen zu können. Ihr Konto wird im Menü des Google-Kontos angezeigt, markiert als Delegiert.

Sie können diese Rechte erneut widerrufen, indem Sie zu demselben Zugang zu Ihrem Konto gewähren und drücken Sie die Option Löschen Schaltfläche daneben.

E-Mails offline ansehen

Sie können Google Mail so konfigurieren, dass die letzten E-Mails auf Ihrem PC gespeichert werden, damit Sie darauf zugreifen können, auch wenn Sie offline sind. Darüber hinaus können Sie neue Nachrichten verfassen und senden/beantworten, die gesendet werden, sobald Sie eine Internetverbindung haben.

Gehen Sie zu den Google Mail-Einstellungen und wechseln Sie zum Menüpunkt Offline Registerkarte. Aktivieren Sie hier das Kontrollkästchen neben der Option Aktivieren von Offline-E-Mails Option. Danach konfigurieren Sie es nach Ihren Wünschen und klicken auf die Schaltfläche Änderungen speichern Schaltfläche. Sie können E-Mails von bis zu 90 Tagen speichern.

Google auch empfiehlt Setzen von Lesezeichen auf der Gmail-Seite, um den Zugriff zu erleichtern, wenn Sie offline sind.

Das Rechtsklick-Menü verwenden

Ich habe kürzlich etwas entdeckt. Im Gegensatz zu den meisten anderen webbasierten Anwendungen, die das Standardmenü des Browsers öffnen, wenn man mit der rechten Maustaste darauf klickt, öffnet Google Mail stattdessen sein eigenes Menü mit einer Reihe von Optionen. Dies geschieht nur, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eine geschlossene E-Mail klicken, es funktioniert nicht innerhalb des E-Mail-Textes.

Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige E-Mail klicken, öffnet sich ein langes Menü mit einer Reihe von Optionen, die bereits in der oberen Leiste verfügbar sind, und einigen weiteren. Einige der interessanten Optionen sind Weiterleiten als Anhang, Auf Registerkarte verschieben, Allen antworten und eine Suchoption, um verwandte E-Mails zu finden.

Ich persönlich finde dieses Menü nützlich, um E-Mails schnell zu konfigurieren, ohne dass ich eine E-Mail zuerst auswählen oder öffnen muss.

Dauer der Rückgängig-Sendung erhöhen

Da diese Funktion standardmäßig aktiviert ist, wissen Sie wahrscheinlich bereits, dass Sie gesendete E-Mails mithilfe der Rückgängig-Benachrichtigung, die beim Senden einer E-Mail erscheint, rückgängig machen können. Sie können aber auch die Dauer der Benachrichtigung verlängern, um mehr Zeit zu haben, über Ihre gesendete E-Mail nachzudenken und Änderungen vorzunehmen.

Öffnen Sie die Google Mail-Einstellungen, und unter Allgemein klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben der Registerkarte Senden rückgängig machen Option. Hier können Sie die Dauer auf bis zu 30 Sekunden erhöhen. Denken Sie daran, dass sich dadurch auch der Zeitpunkt verzögert, zu dem Ihr Empfänger die E-Mail erhält. Das kann in Situationen, in denen die E-Mail so schnell wie möglich zugestellt werden muss, von Nachteil sein.

E-Mails von allen Konten an einem Ort sehen

Wenn Sie mehrere E-Mail-Konten haben, müssen Sie nicht zwischen ihnen wechseln, um mit den E-Mails Schritt zu halten. Über das Hauptkonto können Sie auf die anderen Konten zugreifen, um E-Mails zu empfangen.

Gehen Sie in den Google Mail-Einstellungen auf die Seite Konten und Import und klicken Sie auf Hinzufügen eines E-Mail-Kontos neben dem Post von anderen Konten prüfen Option.

Geben Sie hier die E-Mail-Adresse des Kontos an, von dem Sie E-Mails importieren möchten. Auf der nächsten Seite können Sie entweder POP3 oder Gmailify. Wenn das Konto, von dem Sie E-Mails importieren, ein Gmail-Konto ist, wählen Sie POP3. Andernfalls wählen Sie Gmailify, um dem Konto die gleiche Sicherheit und die gleichen Funktionen wie Google Mail.

Geben Sie anschließend das Passwort des Kontos ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Konto hinzufügen um sie hinzuzufügen.

Sie können den Vorgang wiederholen, um mehrere E-Mail-Konten hinzuzufügen, und alle ihre E-Mails werden in Ihrem Posteingang angezeigt. Es werden jedoch nur E-Mails aus dem Posteingang importiert, keine Etiketten.

E-Mails unter einem anderen Konto senden

Ähnlich wie beim Empfang aller E-Mails in einem einzigen Konto können Sie von einem einzigen Google Mail-Konto aus E-Mails an verschiedene Konten senden. Gehen Sie dazu auf die Seite Konten und Import in den Google Mail-Einstellungen und klicken Sie auf Weitere E-Mail-Adresse hinzufügen neben dem Mail senden als eine Option.

Fügen Sie hier die E-Mail-Adresse des anderen Kontos hinzu, und Sie werden aufgefordert, eine Verifizierung durchzuführen. Nach der Bestätigung wird eine Verifizierungs-E-Mail an das andere Konto gesendet, in der Sie auf einen Link klicken können, um dem ursprünglichen Konto zu erlauben, E-Mails über dieses Konto zu senden.

Wenn Sie nun eine neue E-Mail verfassen, können Sie auf das Dropdown-Menü neben Ihrer E-Mail-Adresse klicken, um sie zu ändern. Für Antworten können Sie entweder das Standardkonto oder das Konto, an das die E-Mail ursprünglich gesendet wurde, verwenden.

Schlummern von E-Mails zur späteren Überprüfung

Wenn Sie eine E-Mail nicht sofort lesen oder zu einem späteren Zeitpunkt erneut abrufen möchten, werden Sie die Snooze-Funktion von Google Mail sicher zu schätzen wissen. Mit der Schlummerfunktion können Sie E-Mails in den Schlummermodus versetzen, um sie später noch einmal zu lesen. Wenn es dann soweit ist, wird die E-Mail als neue E-Mail im Posteingang angezeigt.

Während eine E-Mail geöffnet ist oder mehrere ausgewählt sind, klicken Sie auf das Uhrensymbol oben. Daraufhin öffnet sich ein Menü mit voreingestellten Datums- und Zeitangaben von einem Tag bis zu mehr als einer Woche. Sie können auch ein genaues Datum und eine genaue Uhrzeit einstellen, indem Sie das Datum und Uhrzeit der Abholung Option.

Bonus 🎁.

Es handelt sich dabei eher um einen Trick als um eine konfigurierbare Funktion, aber sie ist sehr nützlich, wenn Sie häufig Newsletter abonnieren. Sie können ein Pluszeichen (+) und beliebige andere Wörter am Ende Ihrer E-Mail-Adresse vor dem @-Zeichen hinzufügen, und Google Mail behandelt sie als separate Adresse, sendet aber dennoch E-Mails an denselben Posteingang.

Zum Beispiel, wenn Ihre E-Mail lautet johnsmith@gmail.comkönnen Sie den Geekflare-Newsletter mit johnsmith+geekflare@gmail.com abonnieren. Auf diese Weise können Sie E-Mails, die Sie an diese Adresse erhalten haben, leicht aussortieren, indem Sie sie in die Suchleiste eingeben.

Letzte Worte

Ich bin sicher, dass Sie all diese Funktionen nützlich finden werden, insbesondere wenn Sie mehrere Konten. Ich persönlich habe zwei Konten und verwalte beide über ein einziges Konto, dank dieser integrierten Google Mail-Funktionen. Sie können auch die Vorteile von Drittanbietern nutzen Anwendungen und Erweiterungen um eine bessere E-Mail-Effizienz zu erreichen.