Die 10 besten Online-Tools für Software-Dokumentation

Lösen Sie regelmäßig mehrere Zweifel oder Fragen zu Ihrer Online-Software?

Wenn die Antwort JA lautet, haben Sie es möglicherweise mit Nutzern zu tun, die Ihr Produkt noch nicht verstehen und sein volles Potenzial noch nicht ausschöpfen können.

Ständig Fragen zu Ihrer Software zu erhalten, kann die Bandbreite des Supports stark beanspruchen und so häufig zu einem Burnout der Mitarbeiter führen. Um dieses Szenario für Ihr Support-Team zu vermeiden, können Sie versuchen, eine Online-Dokumentation zu Ihrer Software zu erstellen.

Was ist eine Online-Dokumentation?

Die Online-Dokumentation funktioniert wie ein Handbuch, das den Benutzern hilft, das Produkt zu verstehen und seine Funktionen Schritt für Schritt zu erklären. Sie hilft den Nutzern sogar, die Möglichkeiten zu verstehen, wie das Produkt ihnen in vollem Umfang helfen kann.

Sie können Bilder, Videos, Produkt-GIFs und mehr hinzufügen, um zu zeigen, wie verschiedene Produktfunktionen aktiviert und bedient werden können. Die Online-Dokumentation für Softwarelösungen kann je nach Komplexität des betreffenden Produkts variieren. Für einige kann die Dokumentation wie ein FAQ-Bereich wirken, während sie für andere wie ein ausführlicher Rundgang durch das Produkt erscheint.

Wie funktioniert die Online-Dokumentation?

Ein Online-Dokumentationstool kann auf verschiedene Weise funktionieren. Hier ist eine kurze Liste, damit Sie abschätzen können, wie es nach der Implementierung hilfreich sein kann.

• Funktioniert als zentrales Speichersystem: Sie können alle produktbezogenen Informationen sichern und einen zentralen Zugang für Kunden und Support-Teams schaffen, auf den sie sich beziehen können, wenn sie Zweifel an einer Funktion oder deren Funktionsweise haben.
  
• Spart Zeit und Energie: Wenn Sie ein zentrales Repository für Produktinformationen einrichten, helfen Sie sowohl Kunden als auch Supportmitarbeitern, Zeit und Energie bei der Suche nach der richtigen Lösung zu sparen. Sie können sogar häufige Burnouts vermeiden und den Support-Teams helfen, sich auf dringende Support-Probleme zu konzentrieren.
  
• Fördert das Engagement und die Mitarbeiterbindung: Software-Dokumentationstools helfen Ihnen auch, die Kunden während ihrer gesamten Reise an die Marke zu binden. Die Kunden müssen nicht mehr im Internet nach Antworten zum Produkt oder seiner Funktionalität suchen. Sie werden zu der von Ihnen entwickelten Ressource zurückkehren und mit der Marke verbunden bleiben. Dies ist eine großartige Möglichkeit, sie an die Marke zu binden und sie gleichzeitig zu halten.
  
• Bietet fundierte Produktkenntnisse: Von der Einrichtung bis zu allen Funktionen finden Sie sie in der Online-Dokumentation. Sie können sogar herausfinden, wann die neue Version veröffentlicht wurde und wie sie sich von der vorherigen unterscheidet. Sie hilft Interessenten bei der Entscheidungsfindung, da sie auch Anwendungsfälle und Fallstudien aus verschiedenen Branchen enthält.
  
• Verbessert die Erfahrung des Kundensupports: Einer der größten Vorteile einer Online-Dokumentation für Ihr Unternehmen ist die Verbesserung der Kundendienst-Erfahrung. Sie können Ihrem Team helfen, Zeit zu sparen und Kunden zu einer Lösung zu leiten, die ihre Fragen beantwortet, ohne dass sie in Warteschlangen warten oder eine E-Mail erwarten müssen.

Wie wählt man die richtige Online-Dokumentationslösung?

Ein einfaches Verständnis der Online-Dokumentation und ihrer Funktionsweise für ein Unternehmen reicht nicht aus, um das beste Tool auszuwählen. Aber die folgende Kriterienliste kann es. Hier ist eine kurze Liste von Dingen, auf die ein Unternehmen bei der Auswahl eines Online-Dokumentationstools achten sollte.

#1. Intuitiver Editor 

Ein einfacher, aber funktionsreicher Editor ist ein Muss, wenn man nach Software-Dokumentationstools sucht. Sie sollten sich darüber im Klaren sein, dass nicht nur eine, sondern viele Personen einen einzigen Artikel in derselben Ansicht bearbeiten können. Daher ist es wichtig, dass jeder sehen kann, wer welche Änderungen an dem Artikel vornimmt.

#2. Intelligente Suche 

Die Suchfunktion ist ein wichtiges Merkmal jeder Dokumentationsplattform. Nichts ist katastrophaler, als wenn ein Besucher Ihre Online-Dokumentation nach wenigen Minuten frustriert verlässt, weil er die richtige Information oder das richtige Produkt nicht findet, selbst wenn Sie es auf Lager haben. Eine intelligente Suchfunktion spart den Nutzern Zeit und hilft ihnen, schnell Antworten zu finden. Die Suche sollte mit Tags, verwandten Stichworten und mehr unterstützt werden.

#3. Eingehende Analytik

Für jedes Unternehmen ist es von entscheidender Bedeutung zu wissen, wie die Online-Dokumentation bei Kunden/Interessenten ankommt. Deshalb ist es wichtig zu prüfen, ob Ihre Wissensdatenbank-Software Ihnen hilft, die folgenden Metriken zu verfolgen:

• Besuche der Seite
• Meistbesuchte Artikel
• Fehlgeschlagene Suchen
• Feedback zu den einzelnen Artikeln
• Absprungrate
• Durchschnittliche Verweildauer auf Artikeln
• Neue vs. wiederkehrende Kunden

Die Liste geht weiter. Aber wenn einer der Softwarelösungen bietet, sollten Sie nicht zögern, die Option in die engere Wahl zu nehmen.

#4. Sicherheit

Die einer Wissensdatenbank hinzugefügten Bestände, wie Produktinformationen, Videos und Bilder, sind für jedes Unternehmen von größter Bedeutung. Daher sollte der Schutz dieser Bestände eine der Prioritäten bei der Suche nach der besten Online-Dokumentationssoftware für Ihr Unternehmen sein. Im Folgenden finden Sie eine Liste von Fragen, die Sie dem Dienstleister stellen können, bevor Sie sich für ein Produkt entscheiden:

• Wie sieht Ihre Strategie zum Schutz vor unbefugtem Zugriff aus?
• Verwenden Sie Firewalls oder eine Zwei-Faktor-Authentifizierung zum Schutz der Daten?
• Werden die Daten vertraulich behandelt?

Fragen wie diese helfen Ihnen, sich Klarheit darüber zu verschaffen, wie der Dienstleistungsanbieter Datensicherheit für seine Nutzer.

#5. Versionierung

Unterstützt die Plattform die Versionierung? 

Als Produktunternehmen müssen Sie sicherstellen, dass die Produktentwicklung erfasst und dokumentiert wird. Die Benutzer können Ihr Produkt in verschiedenen Entwicklungsstadien einsetzen. Möglicherweise müssen sie die ältere Dokumentation erneut lesen, um eine Produktfunktion besser zu verstehen. Dies ist nicht nur für die Endbenutzer nützlich, sondern auch ein Muss für das Produktentwicklungsteam.

Daher sollte die Plattform die Versionierung mit einem Zeitstempel unterstützen.

#6. Workflow-Management

Ihre Wissensdatenbank muss Ihnen für ein erfolgreiches Workflow-Management vollständige Zugriffskontrollen bieten. Wenn Sie beispielsweise Administrator sind, sollten Sie den Personen, die auf die Software zugreifen, um Artikel zu schreiben und zu bearbeiten, Rollen zuweisen können. Diejenigen, die den Artikel verfassen, müssen einen eingeschränkten Zugang erhalten, während diejenigen, die die Artikel bearbeiten, eine andere Kontrolle haben werden.

#7. Anpassung

Wie wir wissen, dient die Anpassung der Benutzerzufriedenheit und dem Vertrauen in Ihre Marke. Das gilt auch für Ihre Dokumentations-Website. Wenn ein Benutzer auf Ihrer Dokumentations-Website landet, sollte er sie als Teil Ihrer Marke empfinden. Die Plattform sollte Ihnen die Freiheit geben, Ihre Online-Dokumentationsseite anzupassen, nicht nur mit einem Logo und einem Favicon, sondern mit einer benutzerdefinierte Domäne, benutzerdefinierte URL, und gestalten Sie Ihre Dokumentationsseite.

Hier sind einige der effektivsten Online-Dokumentationstools.

Die Tipps zur Auswahl der Online-Dokumentationssoftware sind zwar nützlich, aber es wäre gut, wenn Sie ein paar Optionen hätten, um Ihre Suche nach dem besten Tool der Branche zu starten. In diesem Abschnitt werden die besten Lösungen vorgestellt, mit denen Sie mühelos eine vollständige Online-Softwaredokumentation erstellen können. 

Lasst uns eintauchen!

Dokument360®.

Dokument360 bietet Ihnen eine vollständige Online-Dokumentationslösung, die unter anderem eine einfache Suche, einen Kategoriemanager, eine Tag-Verwaltung und Artikelvorlagen umfasst. Die Drag-and-Drop-Oberfläche hilft Ihnen, alle Kategorien und ihre Unterkategorien in der gewünschten Reihenfolge aufzulisten.

Das ist noch nicht alles. Es kommt mit AI-powered Suche, Private Hosting, Versionierung Fähigkeiten, Backup & Restore, etc. Der umfangreiche Editor ist etwas, das Sie unbedingt ausprobieren sollten. Sie können zwischen einem Markdown und einem WYSIWYG Herausgeber.

Es ermöglicht eine vollständige Anpassung der Dokumentationsseiten, und die Artikelbeschreibungen ermöglichen es Ihnen, das Wesentliche des Artikels hinzuzufügen, was eine schnelle Suche und SEO. Es unterstützt die Zusammenarbeit mit einem Team von Redakteuren, Autoren und Herausgebern auf der nächsten Ebene. Sie können auch Benachrichtigungen zum Entfernen oder Aktualisieren veralteter Artikel einrichten. 

Es lässt sich in eine breite Palette von Helpdesk-Systemen integrieren, Chatbotund CRO-Technologien, wie z. B. Zendesk, Gegensprechanlage, Freshdesk, Drift, Zapier, Microsoft Teams, Slack und viele andere. Außerdem können Sie mit Hilfe von JavaScript-Snippets jede andere Plattform integrieren.

Der Tarif beginnt bei $99/Monat.

Clickhelp 

Clickhelp, ein Tool zur Erstellung von Hilfe, hilft Ihnen bei der problemlosen Erstellung von Software-Dokumentation. Diese Cloud-basierte Lösung ist dafür bekannt, dass sie ihren Nutzern hilft, die Zusammenarbeit innerhalb des Dokumentationsteams zu optimieren. Das bedeutet, dass es sie bei der Verfolgung der Änderungen unterstützt und weitere Verbesserungen vornimmt, nachdem bestätigt wurde, wer die Dokumente schreibt und bearbeitet.

Es hilft Ihnen sogar, den Inhalt zu verbessern, indem es detaillierte Einblicke in die Leistung der Artikel über Berichte bietet. Diejenigen, die Zweifel haben über Datenmigration von Plattformen wie MS Word, HTML, CHM und anderen können ihre Sorgen hinter sich lassen. Clickhelp ist auf die Datenmigration von diesen und anderen Plattformen spezialisiert. Darüber hinaus macht die einfache Benutzeroberfläche die Konfiguration zu einem Kinderspiel.

Der Tarif beginnt bei $55/Monat.

Zusammenfluss 

Zusammenflusswie auch andere Online-Dokumentationslösungen, hilft den Benutzern bei der Erstellung von Software-Dokumenten, die kategorisch organisiert werden können. Dieser Seitenbaum ermöglicht eine erweiterte Suche und hilft so den Kunden, relevante Artikel schneller zu finden.

Darüber hinaus können Sie intern mit anderen Teams zusammenarbeiten, um die Korrektheit und Qualität von Inhalten zu optimieren. Rationalisierung der internen Zusammenarbeit und Sicherung von Inhaltsressourcen und Benutzerrechten. Auf diese Weise können Sie den Zugriff auf Konten mit Teams teilen, die am Schreib- und Bearbeitungsprozess beteiligt sind.

Der kostenpflichtige Tarif beginnt bei $55/Monat.

Nuclino

Nuclino ist ein weiteres Software-Dokumentationstool, das Ihr Unternehmen bei der Suche nach der besten Lösung auf dem Markt in Betracht ziehen kann. Dieser Dienstleister behauptet, dass er seinen Nutzern hilft, Inhalte mit kreativen Assets wie Bildern, Videos und mehr zum Leben zu erwecken. Er unterstützt sogar Funktionen wie die automatische Speicherung, mit der Sie den Fortschritt Ihrer Inhalte bei der Erstellung Ihrer Softwaredokumentation speichern können.

Darüber hinaus finden Sie auch Optionen wie die Sofortsuche, die Kunden bei der effizienten Suche nach relevanten Artikeln unterstützen. Die mehr als 40 Integrationen sind ebenfalls sehr nützlich, da sie Ihre Arbeit rationalisieren und zukünftige Artikel problemlos für Produktaktualisierungen und Funktionserweiterungen planen.

Der Tarif beginnt bei $5/Benutzer/Monat.

DocuWare 

DocuWare ist bekannt für seine herausragenden Funktionen wie die optische Zeichenerkennung (OCR), die den Benutzern hilft, Bildtext in Daten umzuwandeln. Dies hilft den Nutzern, relevante Daten schneller hinzuzufügen und sie für ihre Kunden zugänglich zu machen. 

Sie können auch die Versionen bestehender Dokumente verfolgen. Auf diese Weise können Sie den in der ursprünglichen Version veröffentlichten Inhalt und die mit jeder neuen Aktualisierung des Produkts vorgenommenen Änderungen überwachen. 

Lesen Sie die Dokumente

Lesen Sie die Dokumente ist eine technische Dokumentation Lösung, die die Erstellung und das Hosting Ihrer Support-Artikel rund um die Software kostenlos ermöglicht. Richtig, der Dienstanbieter behauptet, seinen Dokumentationsdienst kostenlos anzubieten. Sie können mehrere Versionen Ihrer Dokumente effizient verwalten.

Sie müssen sich auch nicht um die Bezahlung pro Benutzer kümmern. Sie können beliebig viele Benutzer haben, um Ihre Software-Dokumentation zu verwalten. Der einzige Haken an dem Produkt sind die Anzeigen. Um kostenlos zu sein, wird Werbung als Quelle zur Unterstützung des Betriebs verwendet. Benutzer, die sich für die kostenlose Version entscheiden, werden möglicherweise auf mehrere Anzeigen stoßen, da ihre Konten nicht werbefrei sind. Wer aber lieber werbefrei arbeiten möchte, muss $5/Projekt bezahlen.

GitHub

GitHub ist bekannt dafür, dass es Entwicklern hilft, ihre Programmiertage in ihren Profilen zu protokollieren. Wenn ein Profil überwiegend grün angezeigt wird, bedeutet dies, dass der Entwickler häufig programmiert hat und seine Fortschritte auch aktualisiert. Aber nicht viele wissen, dass dieselbe Plattform auch Dokumentations-Software anbietet.

Offensichtlich bieten sie GitHub Pages und sogar eine Wiki-Plattform zur Erstellung Ihres zentralen Repositorys. Wenn Sie es jedoch mit Plattformen wie Jekyll integrieren, können Sie mit den GitHub Pages problemlos eine vollständige Produktdokumentation erstellen. Beachten Sie jedoch, dass die Seiten meist öffentlich und nicht privat sind. Außerdem benötigen Sie gute Entwicklungsfähigkeiten, um die Dokumentation auf dem Laufenden zu halten.

Der kostenpflichtige Tarif beginnt bei $19/Monat.

Whatfix

Whatfix hilft Ihnen bei der Erstellung eines vollständigen digitalen Rundgangs durch Ihr Produkt. Mit dieser Lösung können Sie auf möglichst interaktive Weise erklären, wie das Produkt funktioniert. Sie können mit der Software eine vollständige Dokumentation, FAQs und vieles mehr erstellen. 

Es bietet auch eine detaillierte Analyseplattform. Sie hilft Ihnen dabei, abzuschätzen, wie jeder Leser mit jedem Artikel im Repository interagiert, und gibt Ihnen somit mehr Spielraum, um sie für bessere Ergebnisse oder sogar Konversionen zu verbessern.

Dropbox Papier

Wenn Sie dachten, dass Dropbox auf Speichereinrichtungen beschränkt ist, sollten Sie sich eines Besseren belehren lassen. Ihr Dokumentationswerkzeug, Dropbox Papierist als Co-Editing-Tool sehr beliebt. Es verspricht, sowohl die Erstellung als auch die Koordination zusammenzubringen. Es ist perfekt für die Erstellung von Repositories für interne und externe Zwecke. 

Interessant ist seine Fähigkeit, Bilder, Audiodateien, Videos und andere Arten von Kreativmaterial in den Artikeln unterzubringen. Das Einzige, was es vielen Leuten schwer macht, sich für dieses Tool zu entscheiden, ist seine begrenzte Ordnerfunktion. Außerdem ist es für diejenigen, die bereits ein Dropbox-Konto haben, kostenlos. Wenn Sie jedoch ein separates Abonnement wünschen, ist es ratsam, sich mit dem Dropbox-Team in Verbindung zu setzen.

HelpDocs 

HelpDocs ist ebenfalls eine unserer Top-Auswahlen. Das liegt daran, dass HelpDocs, genau wie die anderen in dieser Liste, Ihnen die Möglichkeit bietet, Dokumentationen zu erstellen, sie im Rahmen ihrer Dienste zu hosten und sogar die Leistung aller von Ihnen erstellten Artikel zu überwachen.

Diese Software bietet auch eine Drag-and-Drop-Funktion, mit der Sie die Artikel nach ihrer Wichtigkeit oder Reihenfolge im Produkt ordnen können. Sie hilft Ihnen sogar, einige Artikel im Editor für Autoren oder Produktteams separat zu markieren. Diese Markierungen helfen ihnen, Artikel zu identifizieren, die für eine bessere Leistung und Kundenerfahrung aktualisiert werden müssen.

Der Tarif für dieses Tool beginnt bei $46/pro Monat.

Sind Sie bereit, das beste Online-Dokumentationstool auszuwählen?

Machen Sie sich Sorgen, dass Ihre Kunden Ihr Produkt nicht verstehen? Wie wäre es, wenn Sie eine Software-Dokumentation erstellen, die ihnen hilft, den Zweck, die Funktionalität und die Merkmale des Produkts zu verstehen?

Wenn Sie eine vollständige Software-Dokumentation erstellen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Kunden alle Antworten zu Ihrem Produkt an einem Ort finden. Sie müssen sich auch nicht mehr an die Support-Teams wenden und sparen Zeit und Energie. Eine Dokumentation von Grund auf zu erstellen, kann eine mühsame Aufgabe sein und würde mehr Ressourcen auf Ihrer Seite erfordern. In diesem Fall wäre es gut, eine Online-Dokumentationssoftware zu verwenden, um Hilfedokumente für Kunden zu erstellen.

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, haben wir die besten Optionen aufgelistet, die Sie bei der Auswahl des besten Online-Dokumentationstools für Ihr Unternehmen unterstützen. Wir hoffen, dies hilft Ihnen!

Sie können sich auch ansehen, wie man schöne API-Dokumentation.