Ein detaillierter Leitfaden zur Priorisierungsmatrix [4 Vorlagen]

Die Prioritätensetzung könnte recht einfach erscheinen. Erledigen Sie einfach die Aufgabe, die Ihr Kunde für dringend hält. Aber das ist nicht die professionelle Art der Priorisierung von Aufgaben und Geschäftsprojekten. Es steckt eine ganze Menge Wissenschaft dahinter, bestimmte Aufgaben hervorzuheben. Diese Wissenschaft ist bekannt als die Projektpriorisierungsmatrix.

Um Ihr Unternehmen wachsen zu lassen und Ihre Konkurrenten auszustechen, brauchen Sie mehr als nur ein brillantes Konzept, ein erfahrenes Team und fortschrittliche Werkzeuge. Sie brauchen eine qualitativ hochwertige Ausführung von Aufgaben, sei es bei der Entwicklung von Apps oder der Produktion von Konsumgütern. 

Hervorragende Qualität bei der Ausführung kann nur erreicht werden, wenn Ihr Team diszipliniert ist und eine wissenschaftliche Methode der Aufgabenzuweisung, der Erledigung und des Übergangs zu einer anderen Aufgabe anwendet. Die Priorisierungsmatrix ist ein solches Instrument, mit dem Projektaufgaben gestrafft und durch die geplante Ausführung wertvoller Aufgaben schneller und in kürzerer Zeit erledigt werden können.

Lesen Sie weiter in diesem Artikel über Projektpriorisierungsmatrix, Nutzen, Anwendungsfälle und Priorisierungsmatrixvorlagen.      

Was ist eine Priorisierungsmatrix?

Eine Prioritätsmatrix ist ein Instrument zur Analyse von Projektaufgaben, das hauptsächlich in Verbindung mit anderen Instrumenten des Geschäftsprozessmanagements verwendet wird. Sie wird auch mit Six Sigma-Techniken verwendet, um Entscheidungen anhand bestimmter Kriterien zu bewerten und zu entscheiden, worauf sich die Mitarbeiter konzentrieren sollten.

Ganz gleich, ob es sich um eine einfache Aufgabe oder ein komplexes Projekt handelt, das sich über Jahre hinzieht, Sie können das Tool für beide Szenarien verwenden. Außerdem ist es nicht nur ein Tool zur Priorisierung von Aufgaben für Unternehmen. Auch Freiberufler, Einzelunternehmer und Fachleute können dieses Tool aus beruflichen oder privaten Gründen nutzen.  

Manchmal haben die Projektbeteiligten einen Engpass bei der Entscheidung, welche Aufgabe vorrangig behandelt werden sollte. Um solche Probleme zu lösen, dient die Prioritätsmatrix als wissenschaftliche Grundlage für die Auswahl der richtigen Aufgabe mit dem richtigen Wert und der richtigen Dringlichkeit. 

Eine Prioritätenmatrix kann je nach Projektkomplexität und Bewertungskriterien unterschiedliche Formen annehmen. Einige sind beispielsweise so einfach wie ein 2X2-Gitterquadrant, in dem "Wert" gegen "Kosten" aufgetragen wird. Im Gegensatz dazu können einige Projekte sehr komplex sein, wenn man die Prioritätsmatrix mit der Six Sigma-Methodik verbindet.

Six Sigma-Priorisierungsmatrix

Die Six Sigma-Managementmethodik ist ohne das Instrument der Prioritätsmatrix unvollständig. Da es bei Six Sigma um Lückenanalyse, kontinuierliche Prozessverbesserung und die Beseitigung von Verschwendung geht, passt die Prioritätenmatrix perfekt in diesen Managementansatz.

Bei diesem Prozess vergleichen die Prioritätsmatrizen mehr als einen Datensatz, mindestens zwei, und verwenden gewichtete Kriterien, um eine Rangfolge der Aufgaben zu erstellen. Da die Six Sigma-Prioritätenmatrix mehrere Datensätze bewertet, ist das endgültige Werkzeug mehr als nur ein 2X2-Quadrant. 

Es besteht aus: 

• Ausgabevariablen als Spaltenüberschriften am oberen Rand des Diagramms
• Eingabevariablen als Zeilen auf der linken Seite des Fensters   
• Gewichtete Punktzahl, Prozentsatz, Rang und Status ganz rechts in der Tabelle
• Und eine berechnete gewichtete Punktzahl am unteren Rand der Spaltenüberschriften

Wenn Sie die absolute Six-Sigma-Methode zur Priorisierung von Projektaufgaben anwenden, können Sie auf logische Weise angemessene Entscheidungen treffen. Außerdem können alle Beteiligten bei der Anwendung von Six Sigma einen Konsens erzielen.

Laut Lynne Hambleton, einer führenden Unternehmensberaterin, Strategieentwicklerin und Autorin, kann es drei verschiedene Arten von Six Sigma-Priorisierungsmatrizen geben. Die Autorin hat in ihrem Buch Folgendes erwähnt Schatztruhe mit Six Sigma-Wachstumsmethoden, Werkzeugen und bewährten Praktiken Buch:

#1. Wenn Variablen mit höherer Punktzahl wichtiger sind, müssen die Konsenskriterien die erste Wahl sein. Es berücksichtigt alle Eingaben der Teammitglieder, um ein konsensbasiertes Modell mit numerischen Punktzahlen zu erstellen.

#2. Bei der Kombinationsmatrix handelt es sich eher um ein Ursache-Wirkungs-Diagramm und um eine Prioritätsmatrix. Bei dieser Methode werden die Auswirkungen aller Variablen auf die anderen Variablen berechnet.

#3. Full Analytical Criteria ist das komplexeste Sigma-Priorisierungstool, das hauptsächlich von Projektportfoliomanagern verwendet wird, um mehrere Projekte und ihre Auswirkungen auf das Geschäftsmodell und die Kundenbeziehungen zu bewerten.    

Vorteile der Priorisierungsmatrix

#1. Die Organisation einer großen Anzahl von Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und ihrem Wert wird mit Prioritätsmatrix-Tools einfacher. Da es nicht einfach ist, sich alle Aufgaben eines großen Projekts zu merken, kann die Unterscheidung zwischen wichtigen und weniger wichtigen Aufgaben zu einem Ratespiel werden, wenn Sie dieses Werkzeug nicht verwenden.

#2. Im Gegensatz zu anderer Software ist dieses Tool anpassbar. Während eines Projekts kann das gesamte Team zusammensitzen und je nach Aufgabe weitere Variablen hinzufügen oder entfernen. Daher finden Sie viele verschiedene Arten von Prioritätsmatrizen. 

#3. Sie können die Priorisierungsmatrizen eines bestehenden Projekts für neue Projekte verwenden. Erstellen Sie einfach eine Vorlage dieses Tools und aktualisieren Sie Gewichte, Kriterien, Variablen, Aufgaben usw., wenn sich das Projekt ändert.

#4. Dieses Tool ist für alle Teammitglieder leicht verständlich, auch für diejenigen, die nicht technisch versiert sind. Geben Sie einfach die Aufgabenliste, die Punkte und die Kriterien ein. Das Tool erledigt den Rest.

#5. Das Tool arbeitet mit Objektivität im Mittelpunkt, und so können Unternehmen den persönlichen Ballast loswerden, der mit manueller Arbeit einhergeht.

#6. Mit diesem Tool können Projektmanager und -inhaber ihre Aufgaben effektiv an untergeordnete Mitarbeiter delegieren und die Auslastung der zugewiesenen Arbeitskräfte maximieren.       

Wann wird die Prioritätenmatrix verwendet?

Sie können diesem Werkzeug vertrauen, wenn: 

• Priorisierung komplexer Aufgaben, Tickets oder Probleme, die mehrere Variablen beinhalten, anhand derer diese Elemente bewertet werden müssen.
• Auswertung von Eingabedaten zur Einstufung von Fehlern, Tickets, Aufgaben, Projekten usw., um Ränge zuzuweisen.
• Planen von geschäftlichen oder privaten Projektaufgaben auf rationale Weise mit dem Ziel der rechtzeitigen Fertigstellung.
• Erarbeitung eines einseitigen Dokuments, das die wichtigsten Bereiche eines Projekts visualisiert.
• Angemessene Delegierung von Aufgaben an Teammitglieder, ohne den Projektzeitplan zu destabilisieren.
• Förderung der Zusammenarbeit innerhalb des Projektteams.

Wenn Sie sich fragen, für wen dieses Tool nützlich sein wird:

• Personal, das von zu Hause aus arbeitet und sich um die Büroarbeit und den Haushalt kümmert Hausarbeiten.
• Freiberufler und Auftragnehmer müssen ihre Projekte bewerten und die Aufgaben entsprechend erledigen.
• Kleinst-, Klein-, Mittel- und Großunternehmen bewerten Projekte auf der Grundlage ihres Geschäftswerts.
• Projektleiter, die mehr als ein Projekt und ein Projektteam betreuen.    

Verwendung der Priorisierungsmatrix

Wenn Sie dieses Instrument effektiv nutzen wollen, müssen Sie die Quadranten der Prioritätsmatrix vollständig verstehen: 

Quadrant 1

• Hochwertige Aufgaben erfordern einen geringen Aufwand, haben aber größere Auswirkungen als andere.
• Die Aufgaben in diesem Rechteck sind dringend und kritisch, also erledigen Sie sie so schnell wie möglich. 

Quadrant 2

• Großprojekte erfordern einen höheren Aufwand, und die Auswirkungen sind ebenfalls hoch.
• Meistens sind diese Aufgaben nicht mit einer Frist versehen.
• Sie sollten angemessene Meilensteine für diese Projekte und erreichen regelmäßig einen Meilenstein. 

Quadrant 3

• Oft handelt es sich dabei um Aufgaben mit geringem Aufwand und geringer Auswirkung. 
• Wann immer möglich, delegieren Sie diese Aufgaben an Ihre Untergebenen oder Kollegen.

Quadrant 4

• Diese Aufgaben tragen nicht viel zum Geschäft bei Kapitalrendite (ROI), erfordern aber einen hohen Aufwand.
• Diese Aufgaben sollten Sie später erledigen als die anderen Quadranten.
• Vielleicht möchten Sie auch Ihre Geschäftsprozesse verbessern, um solche Aufgaben ganz zu vermeiden.

Sobald Sie die Quadranten verstanden haben, ist es an der Zeit, die Prioritätsmatrix anzuwenden:

#1. Wählen Sie Projekte oder Aufgaben aus der Matrix aus, die nach Variablen und ausgewählten Kriterien gewichtet ist.

#2. Die aus der Matrix ausgewählten Posten sind automatisch von echtem Wert für Ihr Unternehmen. Prüfen Sie jedoch erneut, um finanzielle Verluste zu vermeiden.

#3. Wählen Sie die nächste Aufgabe aus der Prioritätsmatrix entsprechend der Rangfolge der Aufgaben. Dieses Tool funktioniert mühelos als Projektplanungsanwendung.

#4. Versuchen Sie, eine Software oder eine Vorlage für eine Prioritätenmatrix zu verwenden, um Prioritätenmatrixdateien zu verwalten. Ihre Interessengruppen können Ihre Arbeitsprioritäten schnell überprüfen. Außerdem können Sie die Vorlage in Zukunft wiederverwenden.      

Bewährte Praktiken der Priorisierungsmatrix

#1. Auswahl von Kriterien für die Einstufung von Aufgaben oder Problemen durch ein geeignetes Brainstorming mit dem Projektverantwortlichen, dem Manager, den Teammitgliedern und den Endbenutzern.

#2. Verwenden Sie den Analytic Hierarchy Process (AHP), um einen klaren und starken Konsens zwischen den Beteiligten zu entwickeln. Legen Sie dann die gewichteten Kriterien fest, denen jeder vertrauen kann.

#3. Der Bewertungsprozess sollte in hohem Maße kooperativ sein. Sie können verschiedene Instrumente wie Online-Formulare und Whiteboards verwenden, um einen Konsens über die subjektive Beurteilung der Prioritätenmatrix zu erzielen.

Jetzt ist es an der Zeit, einen Blick auf einige Tools und Vorlagen zu werfen, die Ihnen bei der Erstellung von Prioritätsmatrizen helfen können:    

Smartsheet

Smartsheet ist ein weltweit anerkannter Arbeitsraum und Projektmanagement-Tool die von Unternehmen unterschiedlicher Größe flexibel und erfolgreich eingesetzt wird. Wenn Ihr Arbeitsplatz bereits über ein Abonnement für diese Cloud-basierte App verfügt, können Sie das Projektmanagement-Lösungscenter nutzen, um eine einfach zu verwendende Produktpriorisierungstafel zu erstellen.

Wenn Sie sich im Solution Center der Smartsheet-App befinden, finden Sie verschiedene Projekt-Boards wie Finanzen und Buchhaltung, Kunden und Kunden, Personalwesen usw. In der Gruppe "Produktentwicklung" sollten Sie die erforderliche Priorisierungsmatrix finden.

Wenn Sie kein Abonnement von Smartsheet nutzen oder den Testplan nicht ausprobieren möchten, brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen. Smartsheet bietet auch eine grundlegende Priorisierungsmatrix an, die jeder herunterladen und aus beliebigen Gründen verwenden kann. Besuchen Sie einfach diese offizielle Smartsheet-Vorlagen Bibliotheksportal. Sie erhalten 2 bis 3 Vorlagen, die Sie im Excel-, PDF- oder Word-Dateiformat herunterladen können.        

Miro Prioritäten-Matrix

Miro ist eine weitere vertrauenswürdige und zuverlässige Lösung, die mehrere Geschäftsanwendungen an einem Ort vereint, z. B. ein Whiteboard, einen hybriden Arbeitsbereich, Remote-Meetings, Flussdiagramme, Projektplanung usw. Darüber hinaus ist es ein hochwertiges Repository für verschiedene Zeit- und Projektmanagementvorlagen wie Mind Maps, Kanban-TafelnDienstleistungsverzeichnisse, Prioritätenmatrizen, usw.

Wenn Sie die Vorlagenbibliothek besuchen, suchen Sie nach "Priorisierung" und Sie werden praktikable Vorlagen für Prioritätsmatrizen wie 2X2, 3X3 und RICE (Reichweite, Auswirkung, Vertrauen und Aufwand) finden, die eine Priorisierung ermöglichen.

Sie müssen diese Vorlagen in der Zeichenfläche von Miro anpassen. Im Gegensatz zu Smartsheet können Sie die Vorlage nicht einfach herunterladen, um sie in einer Excel-Arbeitsmappe zu verwenden. Stattdessen können Sie die Zeichenfläche in verschiedene Formate exportieren, wie JPEG, PDF, CSV und JIRA-kompatiblen Dateien.

Das ist noch nicht alles! Miro ist für die Online-Zusammenarbeit bei der Projektplanung und beim Brainstorming sehr beliebt. Daher erhalten Sie in Ihrer Miro-Prioritätenmatrix-Vorlage eine Vielzahl von Konnektivitäts-Tools wie Abstimmungen, Präsentationsmodus, Echtzeit-Notizen, Chat, Video-Chat und Online-Board-Sharing.     

Eisenhower Matrix-Vorlage: Evernote

Evernote ist eine der führenden Apps für Notizen, die auch die Synchronisierung von Dokumenten, das Scannen von Dokumenten, die Organisation von Kalenderplänen, die Rationalisierung von Aufgaben usw. bietet. Im Einklang mit den anderen bisher erwähnten Tools bietet Evernote auch eine Vielzahl von Vorlagen für geschäftliche, private, private und berufliche Zwecke. Eine solche Vorlage ist Eisenhower-Matrix.

Die Eisenhower-Matrix, die der Priorisierungsmatrix ähnelt, wird seit langem in Geschäftsprozessen verwendet, um die wichtigsten Aufgaben zu priorisieren. Es ist einfach ein 2X2-Quadrant, in dem Sie Ihre Aufgaben auf der Grundlage ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit einordnen.

Die linke Spalte enthält zum Beispiel zwei gestapelte Spaltenüberschriften: Dringend + Wichtig, und darunter Dringend + Nicht wichtig. Die Spalte auf der rechten Seite hat ebenfalls zwei vertikale Spaltenüberschriften, die übereinander gestapelt sind: Wichtig + Nicht dringend und Nicht wichtig + Nicht dringend. 

Sie können die Vorlage auf der Seite Evernote App über eine Testversion oder ein kostenpflichtiges Abonnement.       

Google Workspace Prioritäten-Matrix

Wenn Ihr Unternehmenscode oder die Richtlinie zur Nutzung von Unternehmensanwendungen Sie innerhalb der Google Arbeitsbereich Ökosystem, müssen Sie versuchen Prioritäten-Matrix, entwickelt von prioritymatrix.com. Es handelt sich um eine spezielle Google Workspace Marketplace-App, die mit Ressourcen von Google wie der Google Cloud App Engine usw. entwickelt wurde.

Die intuitive Benutzeroberfläche (UI) bietet einen Rahmen für die Prioritätensetzung. Mit kollaborativen Projektansichten können Sie auch Teamprioritäten vermitteln. Einige der bemerkenswerten Funktionen sind: 

• Delegation von Aufgaben
• Verwaltung der Aufgaben
• Verwaltung mehrerer Projekte
• Integriert mit Google Mail, Google Drive, Google Docs, usw.
• Aufgabensortierung über erweiterte Filterung

Kurz gesagt, das Tool hilft Ihnen und Ihrem Team, sich auf die richtige Aufgabe zu konzentrieren. Es handelt sich jedoch um eine abonnementbasierte Anwendung. Nach Ablauf der kostenlosen Testphase müssen Sie eine Abonnementlizenz erwerben, um das Tool weiterhin nutzen zu können.   

Schlussbemerkungen

Bisher haben Sie gelernt, dass die Prioritätenmatrix ein beliebtes Zeitmanagement-Tool ist, um Entscheidungen zu treffen. Viele einfache und komplexe Projekte nutzen dieses Instrument, um wissenschaftlich zu entscheiden, welche Aufgaben sofort erledigt werden müssen und welche für eine spätere Ausführung beiseite gelegt werden können.

Das Konzept und die Wissenschaft hinter dieser Technik sind solide. Sie bringt Ihr Team dazu, die Aufgaben optimal auf die Projektziele abzustimmen. Um dies zu rechtfertigen, verwendet das Tool eine gewichtete Punktebewertung, um die Aufgaben in eine Rangfolge zu bringen. Die Nutzung der Prioritätsmatrix kann jedoch aus folgenden Gründen zu kurz kommen: 

• Erlernen der geeigneten Kriterien für die Anwendung des Instruments
• Richtiges Abwägen dieser Kriterien durch Gespräche mit den Kunden
• Zusammenarbeit in Echtzeit und die Gewohnheit, zusammenzuarbeiten
• Erstellen der perfekten Vorlage, die für die meisten Projekte geeignet ist

Mit den in diesem Artikel erläuterten Konzepten und den kostenlosen Priorisierungsmatrix-Tools wird es für Sie viel einfacher sein, die Umsetzung in Einzel- oder Teamprojekten zu erproben.

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