Die 9 besten Beschaffungstools für KMUs (2023)

Optimieren Sie den Beschaffungsprozess Ihres KMUs mit diesen erstklassigen Softwareanwendungen für die Beschaffung.

Das Management des Beschaffungsprozesses ist komplex, da es Einkäufe, Bestände, Bestellungen, Rechnungen, Lieferanten, Zahlungen und mehr umfasst. Aber gleichzeitig ist er für den Unternehmenserfolg unerlässlich. Aus diesem Grund müssen Unternehmen diesen Prozess mit Anwendungen automatisieren und verwalten.

Wenn Sie mit dem Einsatz von Beschaffungssoftware in Ihrem Unternehmen bis zum letzten Moment warten, wird die manuelle Verarbeitung Folgen haben. Daher ist es ratsam, mit der Implementierung dieser Tools zu beginnen, sobald Sie die Reibung durch ineffiziente manuelle Prozesse bemerken.

Lassen Sie uns in die Grundlagen der Beschaffungssoftware eintauchen und mehr über die besten Tools in diesem Bereich erfahren.

Was ist Beschaffungssoftware?

Beschaffung bedeutet, die Waren und Dienstleistungen zu finden und zu erwerben, die ein Unternehmen benötigt. Der Begriff Beschaffungssoftware bezieht sich daher auf eine Unternehmenslösung, die verschiedene Phasen des Beschaffungsprozesses automatisiert.

Ganz gleich, ob es um die Analyse von Ausgaben, die Verwaltung von Verträgen oder die Durchführung von Zahlungen geht, mit solchen Tools haben Sie die volle Kontrolle über jeden Prozessvorgang. Sie können auch mit verschiedenen ERP-Plattformen integriert werden, um den Prozess reibungsloser zu gestalten.

Darüber hinaus ermöglichen einige Tools allen Mitarbeitern den Zugriff und die Ausführung von Aufgaben von einer zentralen Stelle mit Pepper-Benutzerrechten.

Was leisten diese Tools?

Eine Beschaffungssoftware kann mehrere Aufgaben übernehmen, um den Beschaffungsprozess für Ihr Team mühelos zu gestalten. Mitarbeiter können von überall aus Einkäufe bestellen und mit Teammitgliedern kommunizieren. Hier sind die wichtigsten Aufgaben, die diese Software übernehmen kann:

• Erzeugen einer Bestellung und deren Überprüfung
• Automatisieren Sie die Übermittlung von elektronischen Bestellungen
• Erinnern Sie sich an neue Bestellungen und Stornierungen
• Senden Sie ausstehende Bestellungen an die zuständigen Mitarbeiter zur weiteren Bearbeitung
• Durchführung von Finanz- und Inventartransaktionen nach Eingang der Bestellung
• Vermeiden Sie punktuelle Engpässe durch die Führung eines Inventars
• Sammeln Sie Daten und analysieren Sie Trends für maximale Rentabilität
• Rationalisierung des Standardisierungsprozesses über verschiedene Plattformen hinweg

Lassen Sie uns nun besprechen, wann Sie Software-Tools für die Beschaffung einsetzen.

Wer nutzt Beschaffungssoftware?

Sie benötigen eine Beschaffungssoftware, wenn Sie das ganze Jahr über Rohstoffe, Computerhardware, Büromaterial usw. in großen Mengen kaufen. Auch jedes Unternehmen, das häufig Waren von Drittanbietern bezieht und das Beschaffungssystem transparent machen möchte.

In den meisten Fällen verwenden die folgenden Unternehmen Beschaffungstools:

• Hersteller von Konsumgütern und Geräten
• Fahrzeughersteller
• eCommerce- und Einzelhandelsunternehmen

Es gibt jedoch auch ein spezialisiertes Unternehmen, das diese Software einsetzt, nämlich Beschaffungsberater oder -agenturen.

Die meisten Marken lagern ihre Beschaffungsvorgänge aus Gründen der Bequemlichkeit und der Erschwinglichkeit an diese Agenturen aus. Unternehmen wie Capgemini, Bain & Company, GEP Worldwide, Accenture usw. sind führend in der Beschaffungsberatung.

Wie kann Beschaffungssoftware Unternehmen helfen?

#1. Automatisierung der Beschaffung

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist in jedem Bereich offensichtlich, auch im Beschaffungswesen. Mit Hilfe von Beschaffungssoftware können Sie den gesamten Beschaffungsvorgang erfolgreich automatisieren.

Von der Lieferantensuche über die Registrierung, die Produktauswahl und die Qualitätsprüfung bis hin zur Vertragsunterzeichnung - alles läuft über eine Software.

In den meisten Fällen verarbeitet das Tool interne Beschaffungsanfragen automatisch. Es muss nur noch von einem Manager genehmigt werden, bevor die Bestellung abgeschickt wird.

#2. Transparenz bei der Beschaffung

Die Beteiligten des Unternehmens wie Manager und CFOs können die Einkaufstrends von einer zentralen Software aus einsehen. Sie müssen keine Umwege gehen, um Berichte über Beschaffungen zu erhalten.

Außerdem verfolgt das Tool jeden Schritt, bis das Geschäft abgeschlossen ist, und gewährleistet so eine hohe Unternehmenstransparenz, um Korruption zu vermeiden.

#3. Optimierung von Genehmigungen

Solche Tools verfügen über intelligente Algorithmen, um echte Kaufaufträge von Verschwendung zu trennen. Daher erhalten die Genehmigungsmanager nur Kaufanfragen, die in den meisten Fällen echt sind. Anschließend können die Manager die Kaufaufträge schnell genehmigen.

#4. Sichtbarkeit der Ausgaben

Das Dashboard des Tools zeigt Ihnen sofort die Gesamtausgaben des Unternehmens für den Einkauf von Verbrauchsmaterialien, wer Ihre Lieferanten sind, wie viel Sie ihnen zahlen und so weiter. Es hilft Ihnen, Projekte zu budgetieren, unnötige Einkäufe zu vermeiden usw.

Funktionen, auf die Sie bei der Auswahl einer Beschaffungssoftware achten sollten

Die meisten Beschaffungstools bieten eine Reihe von Standardfunktionen. Vergewissern Sie sich jedoch vor dem Kauf, dass die Software mindestens die folgenden Funktionen bietet:

• Das Tool sollte über ein Dashboard zur Lieferantenverwaltung verfügen, über das Sie neue Lieferanten einbinden oder Verträge mit bestehenden Lieferanten überprüfen können.
• Es ist praktisch, wenn die Software auch eine Funktion zur Ermittlung von Lieferanten bietet.
• Es muss ein Dienstprogramm für das Risikomanagement vorhanden sein, das unnötige Ausgaben oder unrechtmäßige Kaufaufträge blockiert.
• Ihr Beschaffungstool muss über eine Audit-Funktion verfügen, damit Sie Bestellungen, Lieferantenzahlungen usw. überprüfen können.
• Das beste Beschaffungstool bietet auch eine Budgetierungsfunktion, mit der Sie ein monatliches oder vierteljährliches Budget eingeben und die Einkäufe innerhalb dieses Betrages halten können.
• Es sollte auch eine Kommunikationsfunktion geben, die den Nutzer der Software über neue Bestellungen, Rechnungen, fällige Aufträge usw. benachrichtigt.
• Es ist gut, wenn die App eine mobile Version für die Nachverfolgung von Ausgaben, die Genehmigung von Bestellungen, den Abschluss von Geschäften und mehr bietet.
• Eine zuverlässige Beschaffungssoftware sollte es Ihnen ermöglichen, Unternehmensrichtlinien für den Einkauf festzulegen.
• Und schließlich muss das Tool den Beschaffungsverantwortlichen die Möglichkeit geben, individuelle Beschaffungsworkflows zu erstellen, wenn die Software keine Vorlagen für bestimmte Einkaufsszenarien enthält.

Jetzt, da Sie das Konzept dieses Tools und die Aufgaben, die es erfüllen kann, kennen, werfen Sie einen Blick auf die besten Beschaffungssoftware-Anwendungen für KMUs.

Precoro

Wenn Sie zu einem kleinen oder mittelgroßen Team gehören, können Precoro Ihnen bei der Rationalisierung des Einkaufsprozesses und der Eliminierung manueller Arbeit helfen. Es spart Ihnen wertvolle Zeit und Geld und ermöglicht es Ihnen, sich auf dringendere Angelegenheiten zu konzentrieren.

Diese innovative und blitzschnelle Software kann das Procure-to-Pay-System Ihres Unternehmens optimieren und so die Arbeitseffizienz steigern. Sie erledigt effizient die Aufgaben, die mit dem Einkaufsprozess verbunden sind, wie z.B. Bedarfsanforderung, Bestellung und Rechnungsstellung.

Darüber hinaus verbessert Precoro Ihr Einkaufssystem, indem es Ihren Genehmigungs-Workflow verbessert. Workflow-Phasen wie Anforderungsprozess, Bestellungen, Genehmigung, Rechnungsstellung und Rechnungsmanagement können mit diesem Tool elektronisch durchgeführt werden.

Die Anwendung erleichtert auch die Prozesskontrolle, die Genehmigung und die Kostenanalyse von unterwegs aus.

Mit dieser zuverlässigen Lösung können Unternehmen regelmäßig Berichte und Datenanalysen erstellen. Die detaillierten und umfassenden Berichte decken alle Flussdiagramm-Prozesse und Beschaffungsdaten ab.

Außerdem können Sie mit diesen Berichten Fehler aufspüren und beheben, die Berichtsformate für die Beteiligten anpassen und Daten in Echtzeit für die Buchhaltung und Finanzanalyse exportieren.

Tradogramm

Mit Tradogramm können Sie Ihre Bestellungen einfach verwalten und Ihre Geschäftsausgaben kontrollieren. Diese Cloud-basierte Anwendung für die Beschaffung hilft Ihnen, Fehlkommunikation zu vermeiden und produktiver zu werden.

Die kostenlose Software rationalisiert nicht nur Ihre Beschaffungsaufgaben, sondern verschafft Ihnen auch einen vollständigen Überblick über die Budgets und Ausgaben Ihres Unternehmens. Diese Plattform bietet mehrere Lösungen, wie z.B. Beschaffung, Bestellmanagement, Lieferantenmanagement, Ausgabenanalyse, Vertragsmanagement und mehr.

Tradogram ist ein einfaches Einkaufstool, mit dem Sie benutzerdefinierte Workflows erstellen und von überall aus auf Ihre Kontodaten zugreifen können. Außerdem können Sie es mit anderen beliebten Anwendungen, die Sie verwenden, integrieren und die Funktionen, die Sie nicht benötigen, ausblenden.

Weitere hervorzuhebende Funktionen dieses Tools sind die Verwaltung auf mehreren Ebenen, die Bestandsverfolgung, Ausgabenanalysen und -berichte, die Vertragsverwaltung, die Rechnungsstellung, die Kommunikation mit IM usw.

Kissflow

Möchten Sie die Kontrolle über den Procure-to-Pay-Prozess haben, aber dennoch ausreichend flexibel sein? Kissflow bietet Ihnen diese Möglichkeit mit seiner einfachen und anpassbaren Lösung. Für Bestellanforderungen bietet es fließende Formulare, mit denen Sie die Kaufanträge erfassen, genehmigen und verfolgen können.

Sobald eine Anfrage genehmigt ist, generiert es automatisch Bestellungen und gibt Bestellungen aus. Für die Verwaltung von Lieferanten bietet dieses Tool ein effizientes Portal für das Onboarding, die Verwaltung und die Pflege von Lieferanten.

Mit dieser Anwendung können Sie Rechnungen auch unterwegs genehmigen. Es unterstützt auch den automatischen Drei-Wege-Abgleich, bei dem Rechnungen mit Verträgen, Bestellungen und Leistungserfassungsblättern abgeglichen werden.

Kissflow kann auch datengestützte und umsetzbare Erkenntnisse über Einkaufstrends, Ausgaben und die Leistung von Lieferanten liefern. Mit dieser Software können Benutzer auch Sofortberichte mit anpassbaren Parametern erstellen.

Die Software unterstützt außerdem die nahtlose Integration mit verschiedenen Tools von Drittanbietern. Nutzen Sie die Software zusammen mit verschiedenen ERP- und Finanzanwendungen wie Microsoft Dynamics, Quickbooks, Xero, SAP und NetSuite, um Redundanzen zu vermeiden. Mit dieser Lösung können Sie auch leistungsstarke Plugins und APIs verwenden.

Team Beschaffung

Als KMU ist es für Sie an der Zeit, den Beschaffungsprozess mit Team Beschaffung zu vereinfachen. Diese Software kann jedoch auch die Bedürfnisse von Unternehmen erfüllen, die komplexe Beschaffungsvorgänge auf internationaler Ebene abwickeln.

Diese einzige cloudbasierte Plattform kann alle Ihre Genehmigungen, Bestellungen und Bestände verwalten. Wenn es um Einkaufsanfragen geht, kann die Lösung diese nach Budget, Abteilung und Schweregrad sortieren. Aus diesen Anfragen können die Benutzer auch Bestellungen generieren und Liefertermine überwachen.

Team Procure bietet auch eine Preismatrixfunktion, mit der Unternehmen die Angebote mehrerer Lieferanten verwalten können, die vom günstigsten Anbieter gekauft werden. Da verschiedene Unternehmen unterschiedliche Anforderungen haben, können sie benutzerdefinierte Genehmigungsworkflows erstellen.

Das Onboarding von Lieferanten und Verkäufern ist hier ganz einfach. Außerdem verfügt es über integrierte KPIs zur Leistungsverfolgung. Selbst wenn Sie über Lager an mehreren Standorten verfügen, hilft Ihnen dieses Tool, ein integriertes Lagerverwaltungssystem zu haben. Sie können den Service sogar über eine personalisierte API in Ihr bestehendes System integrieren.

ProcurementExpress

ProcurementExpress ist eine ideale Beschaffungssoftware, die alle damit verbundenen Arbeitsabläufe rationalisieren kann. Außerdem hilft sie Ihnen, langwierige manuelle Prozesse, Papierwege und mögliche Betrugsfälle zu vermeiden.

Mit seinem innovativen Genehmigungssystem können Sie maximale Ausgaben festlegen und Genehmigungsketten bestimmen. Unternehmen können außerdem verschiedenen Mitarbeitern vorgegebene Genehmigungsstufen zuweisen. Darüber hinaus können Unternehmen alle Schritte einer Genehmigungskette anpassen und automatisieren, um die Effizienz zu optimieren.

Die Anwendung ermöglicht Ihnen die schnelle und genaue Erstellung von Bestellungen auf der Grundlage Ihrer Beziehungen zu einzelnen Lieferanten. Sie können notwendige Felder und Dropdown-Menüs einfügen, um professionelle und kontextbezogene POs zu erstellen.

Entsprechend der Finanzstruktur Ihres Unternehmens können Sie die Kosten verschiedenen Standorten zuordnen, um Mehrausgaben zu vermeiden. Mit der In-App-Berichtsfunktion können die Benutzer auch die umfassenden Aufschlüsselungen der Ausgaben analysieren. Außerdem kann die Lösung Budgets für verschiedene Projekte und Abteilungen erstellen.

Beschaffen Sie

Verabschieden Sie sich mit Beschaffen Sie von Papierprozessen, langsamen Genehmigungen und komplexen Lösungen. Diese proaktive Ausgabenmanagement-Software bietet vollständige Transparenz und Kontrolle über die Unternehmensausgaben.

Wenn Sie dieses Tool verwenden, können Sie alle Bestellungen von einem Ort aus genehmigen. Hier können Sie auch die Ausgaben in Echtzeit mit den Budgets vergleichen. Außerdem bietet es physische und virtuelle Ausgabenkarten für nahtlose Ausgaben.

Procurify unterstützt auch die Erstellung eines Workflows zur Automatisierung und Nachverfolgung aller Schritte des Einkaufsvorgangs. Sie können auch Einkaufsberechtigungen auf der Grundlage von Abteilungen und Standorten einrichten. Die Möglichkeit, alle Bestellungen für einen Lieferanten zu sortieren, ist eine weitere hervorzuhebende Funktion dieses Tools.

Die App kann eine Analyse der Lieferantenleistung durchführen, so dass Sie fundierte Einkaufs- und Geschäftsentscheidungen treffen können. Hier können Sie Katalogartikel und Details, einschließlich Bilder, importieren.

Diese Lösung lässt sich direkt mit Ihren bevorzugten Geschäftsanwendungen wie Amazon Business, Oracle, Quickbooks und Slack integrieren.

Coupa

Coupa ist eine Plattform, die Ihnen die Transparenz und Ausgabenkontrolle bietet, die Sie für die Verwaltung des Beschaffungsprozesses benötigen. Wenn Sie diese Lösung für Ihr Unternehmen wählen, können Sie mit der Leichtigkeit des Einkaufens beschaffen und gleichzeitig Ihren Mitarbeitern wertvolle Zeit sparen.

Die wichtigsten Funktionen dieser Anwendung sind:

• Vereinfachung von Bestellanforderungen und Bestellvorgängen
• Verfolgung von Bestellungen in Echtzeit
• Benachrichtigungen über Preisnachlässe und andere Vorteile
• Flexible Formulare zur Eingabe von Daten für SOW-basiert Dienstleistungen
• Dashboard für die Budgetverwaltung in Echtzeit

Außerdem unterstützt das Tool die Genehmigung per E-Mail und Mobiltelefon. Unternehmen können es auch für die Bestands- und Vertragsverwaltung nutzen.

Bellwether

Mit Bellwether können Sie den Beschaffungsprozess transparent und schnell gestalten. Mündliche Genehmigungen und langwierige Kommunikation über E-Mails und Telefonate gehören damit der Vergangenheit an.

Mit dieser Software können Sie Bedarfsanforderungen, Bestellungen und Rechnungen mit minimalem Zeit- und Arbeitsaufwand einrichten. Funktionen wie erweiterte Arbeitsabläufe und Budgetierung sorgen für mehr Transparenz und Kontrolle über die Ausgaben.

Dieses cloudbasierte Tool bietet die nötige Flexibilität und Anpassungsfähigkeit für Ihre Bedürfnisse. Wenn Ihr Unternehmen mehrere Sprachen oder benutzerdefinierte Felder benötigt, kann Bellwether Ihnen das bieten. Außerdem können Sie auf die Anwendung auch von außerhalb des Unternehmens zugreifen.

PairSoft

PairSoft ist eine benutzerfreundliche Software, mit der Unternehmen den Workflow im gesamten P2P-Prozess automatisieren können. Sie ist auch hilfreich, um einen Überblick über die Ausgaben zu erhalten und eine gute Beziehung zu den Lieferanten und Verkäufern zu pflegen.

Die Software lässt sich schnell auf Ihrem System oder Ihrem bestehenden ERP-System einrichten und problemlos nutzen. Sie ermöglicht Ihnen die Verwaltung von Bestellungen, indem sie den gesamten Prozess rationalisiert. Außerdem erhalten Sie einen vollständigen Überblick über Ihre Ausgaben in allen Kategorien.

PairSoft kann auch die Echtzeitkommunikation zwischen Unternehmen und Lieferanten erleichtern. Die Bearbeitung und Validierung von Rechnungen sind weitere Aufgaben, die Sie mit dieser Software automatisieren können. Die Software unterstützt auch Analysen und Berichte.

Letzte Worte

Im Zeitalter der Digitalisierung ist es für Unternehmen schwierig, ihre Beschaffungsprozesse ohne Software oder automatisierte Lösungen zu verwalten. Diese Tools können in jeder Phase dieses Prozesses zahlreiche neue Möglichkeiten eröffnen.

Außerdem sorgen die Anwendungen für optimale Effizienz, selbst wenn Sie Ihr Unternehmen vergrößern. Werfen Sie einen Blick auf die Liste der besten Beschaffungssoftware, um die für Ihre Bedürfnisse am besten geeignete auszuwählen. Außerdem können Sie sich ansehen, welche wesentlichen Funktionen ein robustes Tool für die automatisierte Beschaffung haben sollte.

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