Für modernes Projektmanagement, Aufgabenüberwachung, Prozessautomatisierung und Zusammenarbeit von Arbeitsplätzen oder entfernten Büros aus ist Smartsheet das einzige Tool, das Sie benötigen.
Ein dynamisches Projekt und Task-Management-Tool ist notwendig für Unternehmen, die online tätig sind, nach Wachstum streben und schnell skalieren möchten. Sie verwenden jedoch mehrere Tools, da sich die meisten Aufgabenverwaltungsprogramme auf bestimmte Funktionen konzentrieren.
Smartsheet ist eine All-in-One-Lösung, die Zeit und Geld spart. Lesen Sie diese kurze Rezension von Smartsheet bis zum Ende. Sie lernen wesentliche Features kennen und wie diese sich praktisch einfügen.
What Is Smartsheet?
Wie der Name schon sagt, Smartsheet ist ein modernisiertes Tabellenkalkulationsprogramm. Es dient jedoch nicht nur der numerischen Geschäftsdatenverarbeitung. Sie können auch Projekte verwalten, Aufgaben verfolgen und Geschäftsprozesse automatisieren.
Es ist auch in der Geschäftswelt als No-Code-Plattform für digitale Lösungen beliebt. Ihr Team kann sich automatisch entwickeln Arbeitsablauf. Lösungen wie Dokumentengenehmigung, Inhaltsgenehmigung, Aufgabenzuweisung und mehr, ohne eine einzige Codezeile schreiben zu müssen.
Mehr als 90 % der Fortune-100-Unternehmen verwenden Smartsheet, um die Zusammenarbeit automatisiert zu erleichtern workflows, mühelos Projektmanagement, Inhaltsverwaltung und dynamisches Arbeiten.
Das Tool passt zu jedem Unternehmen, von nur einem Projekt bis hin zu einem Portfolio mit vielen Projekten. Abhängig von Ihrer Arbeitsbelastung können Sie Ihre auswählen Smartsheet-Plan und bei Bedarf skalieren.
Where Can You Use Smartsheet?
Ob online oder offline, Smartsheet ist für alle Arten von Unternehmen geeignet. Nachfolgend finden Sie eine Liste beliebter Anwendungsfälle:
- Professional services
- Telekommunikation
- Gemeinnützige Organisationen
- Software- und Produktentwicklung
- Produzierende Betriebe
- Vertriebs- und Marketingagenturen
- IT-Unterstützung und Operationen
- Technologieberatungsunternehmen
- Finanzdienstleistungen
- Kleine und mittlere Unternehmen
- Bundesregierung
- Personallösungen
Core Capabilities of Smartsheet
Smartsheet verfügt über viele Funktionen, um alltägliche Arbeit in eine aufregende zu verwandeln. Zu den Kernfunktionen gehören vorgefertigte Lösungen, Premium-Add-Ons und Kernfunktionalitäten. Hier sind einige wichtige Funktionen, die Sie regelmäßig benötigen würden:
- Aktivitätsverlauf von Aufgaben, Projekten und WorkApps
- Anhängen von Dateien an Projekte und Aufgaben
- Workflow-Automatisierung
- Kalenderverwaltung
- App-Konnektoren von Drittanbietern
- Armaturenbretter
- Methode des kritischen Pfads
- E-Signaturen
- Tabellenformeln
- Benachrichtigungen und Erinnerungen
- Einblicke in die Arbeit
- Gantt-Diagramm
- Kontrollen der Datenaufbewahrung
- Dokumentenersteller
- Offline- und Online-Formulare
Smartsheet: A One-Stop Solution for Projects and Tasks
Smartsheet verfügt über alle Tools und Funktionen, die Sie zum Verwalten einfacher bis komplexer Projekte benötigen. Sie benötigen also keine weitere Unternehmenssoftware, um dieselben Aufgaben zu bearbeiten. Darüber hinaus können Sie bestehende Business-Apps mit Smartsheet verbinden und alle Daten und Aufgaben von einem zentralen Tool aus steuern.
Nachfolgend finden Sie die Merkmale und Funktionen, die Smartsheet zu einer echten Komplettlösung für alle Geschäftsvorgänge und -prozesse machen:
Basics for Work Structuring
Im Kern ist Smartsheet ein fortschrittliches Tabellenkalkulationstool. Somit. Es verfügt über ähnliche Funktionen wie eine Standard-Tabellenkalkulations-App. Zusätzlich zu den Standardfunktionen gibt es erweiterte Funktionen wie Automatisierung, benutzerdefinierte Apps, Teilen, Veröffentlichen usw.
Die Idee ist, dass Benutzer die App an ihre geschäftlichen Anforderungen anpassen können. Einige wichtige Grundfunktionen sind:
1. Blätter und Zeilen
Blätter sind das Rückgrat für alles, was Sie auf Smartsheet tun. Unabhängig davon, ob Sie ein Projekt, eine WorkApp, einen automatisierten Workflow, einen Bericht usw. erstellen müssen, benötigen Sie ein Blatt. Smartsheet erstellt und formatiert das Blatt automatisch, wenn Sie verschiedene Optionen aus auswählen Erstellen Speisekarte. Innerhalb eines Blattes finden Sie Zeilen für die Dateneingabe.
2. Spalten
Mit Spalten können Sie die Zeilendaten organisieren. Sie können je nach Projektanforderungen benutzerdefinierte Spalten hinzufügen. Ein Projektmanagement-Blatt enthält standardmäßig die Spalten Aufgabenname, Start, Ende, Dauer, Vorgänger, Zugewiesen an, Kommentar, % Abgeschlossen und Status.
3. Formeln
Smartsheet enthält standardmäßige Tabellenkalkulationsformeln wie SUM, AVG, COUNT, MIN, MAX usw. Komplexere Formeln finden Sie in der Alle Funktionen Liste.
Project Management and Gantt Charts
Das Projektmanagement in Smartsheet ist praktisch, da es eine Tabellenkalkulation als zugrunde liegende Datenquelle für die Projekte verwendet. Sie können ein neues Projekt aus der erstellen Erstellen Menü von Smartsheet.
Wenn Sie wählen Projekt im Menü Erstellen erstellt Smartsheet ein neues Blatt unter Ihrem ausgewählten Projektnamen.
Das neue Projektblatt wird automatisch formatiert, sodass Sie Projektdaten wie Aufgabenname, Dauer, Start, Ende, Vorgänger, Zugewiesen an, % Abgeschlossen und Status eingeben können.
Sie können den Klick Schaltfläche „Blattzusammenfassung“. auf der rechten Symbolleiste, um eine Zusammenfassung für das Projekt hinzuzufügen. Zusammenfassend können Sie Text/Nummer, Kontaktliste, Datum, Dropdown-Liste, Kontrollkästchen und Symbole verwenden.
Nachdem Sie einige Aufgaben und ihre Start- und Enddaten eingegeben haben, können Sie ein Gantt-Diagramm für Ihr Projekt erstellen. In der oberen Symbolleiste des Blatts sollten Sie sehen Grid-Ansicht.
Klicken Sie darauf und wechseln Sie zu Gantt-Ansicht um ein automatisches Gantt-Diagramm zu erhalten.
Automated Workflows
Wenn Ihr Geschäftsprozess aus vielen manuellen und sich wiederholenden Aufgaben besteht, können Sie diese Aufgaben mithilfe von „Automatisiert“ effizient automatisieren Workflows. Das Erstellen eines automatisierten Workflows ist auf Smartsheet mit Vorlagen supereinfach. Sie können eine solche Automatisierung in endlosen Fällen verwenden, und einige wichtige Beispiele sind:
- Benachrichtigen Sie ein Teammitglied, dass Sie ihm eine Aufgabe zugewiesen haben.
- Informieren Sie den Stakeholder, dass sich das Datum einer fälligen Aufgabe geändert hat.
- Benachrichtigen Sie Stakeholder und Mitarbeiter, dass sich ein kritisches Datum nähert, z Gruppentreffen.
- Halten Sie den Projektzeitplan auf dem neuesten Stand, indem Sie den wöchentlichen Aufgabenstatus von den Projektteammitgliedern abrufen.
- Lassen Sie Smartsheet das Blatt abhängig von bestimmten Aktionen automatisch bearbeiten, z. B. wenn jemand eine Aufgabe schließt oder den Aufgabenstatus aktualisiert.
Sie können einen automatisierten Workflow aus dem Projektblatt erstellen. Suche nach Automation Schaltfläche in der oberen linken Ecke eines beliebigen Blattes. Klicken Sie darauf und wählen Sie dann aus Workflow aus einer Vorlage erstellen.
Sharing and Collaboration
Das sichere Arbeiten an kollaborativen Projekten ist eine der besten Funktionen von Smartsheet. Das Teilen und Kollaborationswerkzeug bringt Zusammenarbeit und Datensicherheit auf Unternehmensebene in Ihre Projekte, Aufgaben, Dashboards, Berichte und WorkApps.
1. Berechtigungen
Wenn Sie Ihre Smartsheet-Inhalte mit jemandem teilen, können Sie ihm basierend auf seinen Rollen unterschiedliche Berechtigungen zuweisen. Smartsheet lässt derzeit fünf Berechtigungsstufen zu: Administrator, Eigentümer, Bearbeiter, Kommentator und Betrachter.
2. Formulare
Sie können Formulare aus der Arbeitsblattansicht erstellen, um Daten zu Projekten zu sammeln. Smartsheet-Benutzer verwenden Formulare zum Konsolidieren von Daten wie:
- Mitarbeiterfeedback
- Kunden-Feedback
- Produktbestellungen
- Aufgabenaufträge
- Projektvorschläge
- Ticketerstellung und Datenerfassung
3. Arbeitsbereiche
Arbeitsbereiche funktionieren wie gemeinsam genutzter Cloud-Speicher auf Smartsheet. Sie können Smartsheet-Inhalte wie Blätter, Berichte, Dashboards, WorkApps usw. in Workspaces ablegen. Konfigurieren Sie dann Zugriffsberechtigungen und geben Sie die Arbeitsbereiche für Mitarbeiter frei. Sobald Sie wieder Inhalte zu demselben Arbeitsbereich hinzufügen, erhalten die Mitarbeiter automatisch Zugriff.
Reports
Mit Smartsheet Reports können Sie die übergeordneten Projekt- oder Aufgabendaten mit Mitarbeitern und Beteiligten teilen. Sie können mehrere Blätter, Aufgaben oder Projekte in einem Bericht konsolidieren oder einzelne Berichte erstellen.
Berichte sind hilfreich, wenn Sie Blattdaten herausfiltern und bestimmte Daten anzeigen, die das Publikum wissen muss. Daher können Sie Berichte für Folgendes verwenden:
- Anstehende Projekte oder Aufgaben präsentieren
- Verkaufsvolumen darstellen
- Berichterstattung über Marketingerfolge in Zahlen
- Präsentation von Finanzberichten
- Ressourcennutzung informieren
- Bestandsstatus melden
Sie können einen eigenständigen Bericht oder einen projektbezogenen Bericht aus dem erstellen Erstellen Menü von Smartsheet. Hier ist, wie:
- Auswählen Report von dem Erstellen Menü.
- Wählen Sie entweder aus Zeilenbericht or Blattzusammenfassungsbericht.
- Zeilenbericht hilft beim Erstellen von Berichten aus Karten, Gantt, Kalendern und Blattrastern.
- Blattzusammenfassungsbericht ist effektiv, wenn Sie ein Konto für Zusammenfassungen verschiedener Projektblätter erstellen müssen.
- Wählen Sie die neu erstellte aus Link melden um mit dem Hinzufügen von Daten zu beginnen.
- Die Smartsheet-Oberfläche führt Sie beim ersten Mal durch den Vorgang.
Dashboards
Dashboards ermöglichen es Ihnen, ansprechende und intuitive Berichte mit Mitarbeitern zu teilen, ohne komplexe Blätter zu teilen.
Unternehmen können Smartsheet-Dashboards auf viele Arten verwenden, z. B.:
- Projektabschlussmetrik für Projektteams
- Mitarbeiterleistungs-Dashboard für das HR-Team
- Financial Performance Board für Finanzprozesse
- Erreichter Umsatz vs. Ziel für Vertriebsteams
So erstellen Sie ein Dashboard:
- Wählen Sie ein beliebiges Projekt aus Smartsheet aus Entdecken.
- Klicken Sie auf Erstellen und dann wählen Dashboard/Portal.
- Geben Sie einen Namen ein und klicken Sie OK.
- Unterhalb des Projekts wird ein Dashboard angezeigt.
- Klicken Sie darauf, um auf den Bearbeitungsbildschirm zuzugreifen.
- Nun wähle Widget hinzufügen um Daten zum Dashboard hinzuzufügen.
- Sie können zwischen Metrik, Diagramm, Verknüpfung, Bericht, Bild usw. wählen.
- Sobald Sie ein Widget ausgewählt haben, erhalten Sie die Option Daten hinzufügen.
- Klicken Sie darauf und wählen Sie aus Gitter or Blattzusammenfassungsdaten von dem Wählen Sie Daten Bildschirm.
Document Builder
Unternehmen, die mit zahlreichen Verträgen und benutzerdefinierten Dokumenten zu tun haben, können von dieser Smartsheet-Funktion profitieren. Sie können Blattdaten aus einem Smartsheet-Projekt oder einer Aufgabe sofort in ein ausfüllbares PDF-Formular aktualisieren.
- Wählen Sie die Zeilen eines Blatts aus und klicken Sie dann mit der rechten Maustaste und wählen Sie aus Zeilenaktionen.
- Im neu erscheinenden Kontextmenü finden Sie Dokumente generieren.
- Klicken Sie darauf, um zu den zu gelangen Dokumentenersteller Mapping-Seite.
- Ordnen Sie ausfüllbare PDF-Dokumente einmal pro Projekt zu und erstellen Sie Dokumente, wann immer Sie wollen.
1. DocuSign-Signaturen
Sollten Sie jetzt aufgefordert werden, ein Dokument benötigt Unterschriften von Mitarbeitern können Sie die DocuSign-Vorlage verwenden.
2. E-Mails anpassen
Mit dieser Unterfunktion können Sie direkt von jedem Projekt oder Aufgabenblatt aus personalisierte E-Mails an Mitarbeiter für elektronische Signaturen senden.
3. Status verfolgen
Fügen Sie beim Zuordnen eines Document Builder die Fügen Sie eine Tracking-Spalte hinzu -Element, um den Genehmigungsstatus des Dokuments zu verfolgen. Wenn Smartsheet eine Änderung in DocuSign erkennt, aktualisiert es den Status im Blatt.
WorkApps
Mit diesen Apps können Sie eigenständige Web-Apps für den Inhalt von Smartsheets wie Dashboards, Berichte, Blätter, Formulare, Google Docs, Tableau-Dashboards usw. erstellen. WorkApps werden mit dedizierten URLs geliefert, sodass Sie die URL für eine effektive Zusammenarbeit per SMS oder E-Mail senden können. Darüber hinaus können Sie in WorkApps benutzerdefinierte Zugriffskontrollen festlegen.
1. Erstellen Sie eine WorkApp
- Klicken Sie auf Ihrer Smartsheet-Startseite auf Erstellen und wählen Sie WorkApp.
- Sie können von vorne beginnen oder eine auswählen WorkApp Vorlage.
- Klicken Sie auf die Unbenannte App Abschnitt auf dem WorkApp-Bildschirm, um einen Namen einzugeben.
- Der Builder führt Sie durch die Fertigstellung der WorkApp.
2. Inhalte zu WorkApp hinzufügen
- Wenn Sie der Inhaltseigentümer oder Smartsheet-Administrator sind, können Sie den Inhalt zu WorkApps hinzufügen.
- Gehen Sie zur WorkApps-Startseite, indem Sie auf klicken WorkApp Schaltfläche auf der linken Seite.
- Klicken Sie auf die Ziel-WorkApp und wählen Sie dann aus App bearbeiten.
- Von dem Seiten Abschnitt auf der linken Symbolleiste, wählen Sie Seiten hinzufügen.
- Klicken Sie auf Smartsheet-Inhalt und suchen Sie den Inhalt, um ihn der WorkApp hinzuzufügen.
3. WorkApps in der Vorschau anzeigen
Nachdem Sie Ihrer WorkApp Rolle und Inhalt hinzugefügt haben, können Sie eine Vorschau nach Rolle anzeigen, um zu sehen, wie die App aussehen wird, sobald sie online ist. Klicken Sie auf die Vorschau-Schaltfläche in der oberen linken Ecke des WorkApp-Bildschirms und wählen Sie eine Rolle wie Projektteam aus. Sie können auf Veröffentlichen klicken, um die App im Vorschaumodus abzuschließen, oder auswählen Vorschau beenden um mit der Arbeit an der WorkApp zu beginnen.
Third-Party App Connectors
Viele Smartsheet-Konnektoren (ODBC-Protokolle) befinden sich im Bereich „Add-Ons“ des Solutions Center. Die folgenden sind jedoch die beliebtesten, die von mittleren und großen Unternehmen verwendet werden:
1. Jira-Konnektor
Damit können Sie Jira-Probleme und -Tickets direkt aus der Smartsheet-App heraus bearbeiten. Sie müssen Business, Enterprise oder Smartsheet Advanced abonnieren, um diesen Connector zu erhalten. Der Connector unterstützt sowohl selbst gehostete als auch Cloud Jira Anzüge. Der Smartsheet-Administrator kann Profilen auf Benutzerebene erlauben, Tickets zu aktualisieren, den Fortschritt zu überwachen und zu verfolgen workflows von Jira.
2. Salesforce-Konnektor
Das Abonnement von Salesforce Connector for Smartsheet Advance ermöglicht es Vertriebs-, Produkt- und Bestellteams, Echtzeitdaten aus der Salesforce-Anwendung abzurufen. Sie können automatisieren Salesforce Prozesse wie Pipeline-Überprüfung, Massenaktualisierungen, Prognosen, Übergabe vom Verkauf an die Dienstleistungen und mehr.
3. Microsoft Dynamics 365-Connector
Die Microsoft Dynamics 365-Synchronisierung ist mit Smartsheet Advance verfügbar. Es hilft Unternehmen mit Kundenkontakt, direkt mit Vertriebs-, Produkt- und Bestellteams auf Smartsheet zusammenzuarbeiten. Verbinden Sie Ihre Microsoft Dynamics 365-Instanz einmal und führen Sie alle regulären Aufgaben von Smartsheet aus durch.
Fazit
Sie müssen nach einer All-in-One-Lösung suchen, wenn Sie sich für eine Projekt- und Aufgabenverwaltungssoftware entscheiden. Andernfalls werden Sie und Ihr Team feststellen, dass Sie damit beschäftigt sind, mehrere Geschäftstools anstelle von Projekten zu verwalten, und an Produktivität verlieren.
Smartsheet ist ein solches Tool, das alle Funktionalitäten bietet, die ein dynamisches Unternehmen benötigt. Probieren Sie das Tool aus und wenden Sie die oben genannten Funktionen in Ihrem Unternehmen an. Sehen Sie, ob Sie eine bessere Produktivität, Automatisierung und Zusammenarbeit zwischen Ihren Teams erleben können.
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