Eine Spend-Management-Software bietet Kontrolle, Transparenz, Compliance und Dokumentation, um Unternehmen dabei zu helfen, Kosten zu senken, unnötige Ausgaben zu vermeiden und Anbieter oder Mitarbeiter pünktlich zu bezahlen.

Unternehmen weisen ein Budget für verschiedene Aktivitäten wie Versicherungen, Investitionsgüter usw. zu Inventar Nachschub. Budgetlecks schaden jedoch den Gewinnmargen Ihres Unternehmens, wenn die Ausgaben unbeaufsichtigt bleiben. 

Wenn das Unternehmen wächst, werden solche Probleme auch an Volumen zunehmen und die Rentabilität Ihres Unternehmens in Frage stellen. Daher verwenden Unternehmen jeder Größe ein Spend-Management-Tool, um das ausgegebene Geld im Auge zu behalten und es innerhalb des Unternehmensbudgets zu halten.

Was ist Ausgabenmanagement?

Spend Management ist der Prozess der Verwaltung aller geschäftlichen Einkäufe und Lieferantenzahlungen. Das Hauptziel ist es, jeden Dollar, der vom Firmenkonto abgeht, zu berücksichtigen und den besten Gegenwert zu erzielen.

Was ist Ausgabenmanagement

Richtlinien für das Ausgabenmanagement sollten alle mit Ausgaben verbundenen Aktivitäten von der Quelle bis zur Lieferantenabrechnung automatisieren und integrieren. Eine solche granulare Praxis sollte sicherstellen, dass die Beschaffung wie von den Geschäftsbeteiligten geplant verläuft. Darüber hinaus erzwingt es die Zahlung an Anbieter, Auftragnehmer und andere Dritte durch den Vertragserfüllungsprozess.

Bedeutung des Ausgabenmanagements 

Die standardmäßigen Ausgabenverwaltungsaktivitäten bieten die folgenden Vorteile: 

  • Geschäftseffizienz durch Automatisierung von Ausgaben und Kostenverfolgung Prozesse, die fehleranfällig und langwierig sind, wenn sie an Mitarbeiter delegiert werden. 
  • Reduzieren Sie Risiken und Kosten, da das Tool Sie über das zu beschaffende Produkt, den Namen des Anbieters und die mit der Beschaffung verbundenen Kosten informiert.
  • Eine bessere Zusammenarbeit zwischen Geschäftsressourcen und Drittanbietern ist erreichbar, wenn Sie einen Standardprozess für das Ausgabenmanagement zusammen mit einer digitalen App befolgen.
  • Nachhaltige Produktivitätssteigerungen, indem Sie Mitarbeiter von der alltäglichen Arbeit entlasten und sie Aufgaben erledigen lassen, die Ihrem Unternehmen Einnahmen bringen.  

Im Folgenden finden Sie die besten Ausgabenverwaltungstools, mit denen Sie alle Ausgaben unter Ihre Kontrolle bringen und das beste Preis-Leistungs-Verhältnis erzielen können: 

Airbase

Airbase ist ein umfassendes Spend-Management-Tool für verschiedene Arten von Unternehmen, wie Unternehmen in der Frühphase, kleine Unternehmen, mittelständische Unternehmen, Pre-IPO-Unternehmen und Großunternehmen. Es bietet eine Reihe fortschrittlicher Ausgabenkontroll-, Audit- und Überwachungslösungen.

Beispielsweise bietet das Receipt Management-Modul die Durchsetzung von Compliance, müheloses Anhängen von Quittungen, dedizierte E-Mails, Teilen von Quittungen von einem anderen Gerät usw. Außerdem gibt es Sicherheit und Entdeckung eines Betruges Modul zur Aktivierung von Kartenkontrolle, Kartenlimits, Kartensperrung, Betrugserkennung, Betrugsbenachrichtigung, verschlüsseltem Teilen virtueller Kartendetails usw.

Spendesk

Ausgaben verfügt über viele hilfreiche und intuitive Funktionen, einschließlich Integrationen und optischer Zeichenerkennung (OCR). Mit diesem Tool kann Ihr Unternehmen alle wiederkehrenden Ausgaben automatisieren. Darüber hinaus ist es leistungsfähig genug, um Spesenabrechnungen der jeweiligen Rechnung zuzuordnen und Zeit zu sparen.

Spendesk ist auch ein flexibles Tool, das Unternehmen an ihre Ausgabenmanagementansätze anpassen können. Beispielsweise weisen Sie einzelnen Mitarbeitern Debitkarten für bestimmte Ausgaben zu. Darüber hinaus können Sie auch virtuelle Kreditkarten für einmalige Verwendungszwecke zuweisen. 

Außerdem bietet es Push-Benachrichtigungen für die Zahlungsvalidierung, die Integration von Buchhaltungstools, eine zeitpunktbezogene Übersicht der Ausgaben und ein umfassendes Ausgabenübersichts-Dashboard.  

Coupa

Coupa ist ein weiteres beliebtes Tool für Business Spend Management (BSM) mit Cloud-Zugriff. Es kann Ausgaben in verschiedenen Branchen wie Zahlungen, Lieferketten, Beschaffung, Finanzverwaltung usw. verwalten. Es gibt drei Stapel von Tools für ein bequemes Ausgabenmanagement. 

Der erste Stapel von Tools sind die Anwendungen. Dieser Stack umfasst alle wesentlichen Module wie Procure, Invoice, Expense, Pay, Vertragsmanagement, strategische Beschaffung, Ausgabenanalyse usw. 

Der zweite Stack ist die BSM-Plattform, die sich auf den Datenschutz, das Profil, die Datensicherheit und die Integrationen der Benutzer konzentriert. Es umfasst einen verbundenen Kern, Cloud-Zugriff, Integrationen, eine grafische Benutzeroberfläche (GUI) usw. 

Und schließlich ist der dritte Stack die Coupa Business Community. Es bietet Funktionen wie ein offenes Geschäftsnetzwerk, Coupa-Vorteile und Community-KI.     

Emburse 

Prägung bietet komplette Tools für das Ausgabenmanagement von Startups bis hin zu großen multinationalen Unternehmen. Die Lösungen umfassen Spesenmanagement, Kreditorenbuchhaltung, Einkaufsautomatisierung, optimiertes Zahlungssystem, Audit, Reisemanagement und Daten-Dashboards.

Emburse Ausgabenmanagement-Software

Emburse bietet virtuelle Karten an, die direkt über seine Plattform mit einem Tool namens Emburse Spend ausgestellt werden können. Die virtuellen Karten von Emburse lassen sich nahtlos in die Software integrieren, die von Buchhaltungs- und AP-Teams verwendet wird, einschließlich Emburse Chrome River, Emburse Certify oder eines der anderen angebotenen Produkte. Produkte wie Emburse Go helfen Travel Managern, ihre Reisenden und Ausgaben genau im Auge zu behalten.

Das Beste ist der modulare Ansatz von Emburse für das Business Spend Management, abhängig von der Unternehmensgröße. Emburse Tallie eignet sich gut für kleine und mittlere Unternehmen. Emburse Certify funktioniert gut für in den USA ansässige Unternehmen. Emburse Chrome River eignet sich gut für große Unternehmen mit Betrieb, unabhängig davon, wo sich das Büro befindet. Große Unternehmen wie Microsoft, Nike und Estee Lauder verwenden die Software von Emburse.“

Mesh Payments

Mesh-Zahlungen ist noch eine weitere Software, die Sie verwenden und Ausgabenlecks stoppen können. Zunächst einmal liefert Ihnen die Spend Insights-Funktion wertvolle Dateneinblicke genau dann, wenn Sie sie brauchen. Wann immer Sie einen Ausgabenartikel anzeigen, zeigt die mobile App automatisch Einsparmöglichkeiten in der Zukunft, Ausgabenprognosen zum aktuellen Preis usw. 

Zweitens erhalten Sie mit dem Spend Controls-Modul Echtzeit-Warnungen zu Zahlungsanforderungen, können Ausgaben begrenzen, Abonnements von einer zentralen Schnittstelle aus kündigen und Anbieterzahlungen mit einem einzigen Klick blockieren. Weitere bemerkenswerte Funktionen sind die Ausgabenoptimierung, Echtzeitberichte und der automatisierte Zahlungsablauf.   

Ramp

Rampe hat sein Business Spend Management System in 4 Mega-Module unterteilt: Start, Scale, Streamline und Save. Das Startmodul bietet Ihnen Zugriff auf Tools zur Verwaltung mehrerer Karten, Rechnungszahlungen (ACH/Schecks/Karten) in Echtzeit Kostenverfolgung, und genaue Ausgabenabrechnung.

Mit dem Skalierungsmodul können Sie Geschäftsrichtlinien in Bezug auf Ausgaben und Ausgaben durchsetzen. Beispielsweise können Sie Ausgabenrichtlinien verwenden, um Regeln und Ausgabenkontrollen festzulegen, um diese Ausgabenrichtlinien durchzusetzen.

Das Streamline-Modul bietet Ihnen mehrere Workflows (Onboarding, Collaboration und Buchhaltung), um das Ausgabenmanagement zu automatisieren und (mehr als 1000 Integrationen) mit anderen Geschäftstools zu integrieren. Zu guter Letzt ist das Save-Modul da, um Ihre Anforderungen an Quittungsabgleich, Ausgabenkategorisierung, Preisintelligenz, Spareinblicke usw. zu erfüllen.  

Brex

Brex dreht sich alles darum, die Finanzen des Geschäftsbetriebs zu beschleunigen und gleichzeitig die Unternehmensrichtlinien für Ausgaben und Ausgaben einzuhalten. Indem es dem Mitarbeiter ermöglicht wird, genaue Spesen einzureichen, und dem Buchhaltungsteam, die Spesen mühelos zu prüfen, entwickelt Brex eine Kultur der Finanzdisziplin im Unternehmen und in der Belegschaft. 

Brex bietet derzeit verschiedene Lösungen für das Ausgabenmanagement von Unternehmen wie Kreditkarten, Geschäftskonten, Ausgabenverfolgung, Integrationen usw. Es bringt auch die Ausgabenverwaltungsfunktion für das Brex Empower-Abonnement.  

Workday

Arbeitstag, das renommierte Human Capital Management-Tool, begann auch damit, einfache und strategische Möglichkeiten zur Verwaltung von Geschäftsausgaben anzubieten. Es verfügt über eine intuitive, einfache und leichte grafische Benutzeroberfläche für die Ausgabenverwaltung von einer zentralen Plattform aus. 

Die Benutzeroberfläche hat 3 grundlegende Registerkarten: Source to Pay, Inventory und KPIs. Das Source-to-Pay-Modul bietet wertvolle Dateneinblicke zu Lieferantenausgaben, verwalteten vs. nicht verwalteten Ausgaben, Lieferantenleistung, Rechnungsverarbeitung usw. Darüber hinaus ist es eine Cloud-basierte App, mit der Sie und Ihre Geschäftsbeteiligten die Unternehmensausgaben im Auge behalten können jedes Gerät und überall mit einer Internetverbindung.

PayEm

PayEm dreht sich alles um fortschrittliche Automatisierung in der vertikalen Ausgabenverwaltung Ihres Unternehmens. Es bringt Anbieterabonnements und SaaS-Abonnements für Mitarbeiter an einem Ort. Somit müssen Sie keine separate Software für unterschiedliche Ausgaben kaufen.

PayEm-Ausgabenverwaltungssoftware

Auf PayEm können Sie virtuelle Kreditkarten für verschiedene Drittanbieter erstellen und ausgeben und einen Ansprechpartner für das Ausgabenmanagement zuweisen. Dieselbe Strategie können Sie auch auf Softwareabonnements anwenden. 

Darüber hinaus erhalten Sie die ultimative Ausgabekontrollbefugnis für PayEm. So können Sie verhindern, dass Sie zu viel für Softwareabonnements ausgeben, indem Sie unnötige Apps oder ehemalige Mitarbeiterkonten aus bestehenden Apps entfernen.

Teampay

TeamzahlungMit der cloudbasierten App von ® sitzen die Finanzteams auf dem Fahrersitz, sodass sie alle Ausgaben aus verschiedenen Branchen Ihres Unternehmens visualisieren können. Unternehmensbeteiligte erhalten auch einen Echtzeit-Überblick über die täglichen Ausgaben und können bei Bedarf schnell Ausgabenbeschränkungen vornehmen.

Es bietet auch eine dialogorientierte Benutzeroberfläche, sodass Mitarbeiter in Echtzeit Unterstützung vom Finanzteam erhalten können, um den Kaufprozess kennenzulernen oder Transaktionsgenehmigungen zu erhalten. Außerdem müssen Sie nicht auf die Rechnung des nächsten Monats warten, um zu verstehen, wie Ihre Mitarbeiter ausgeben. Sie erhalten Echtzeitdaten zu den aktuellen Ausgaben.

JAGGAER ONE

JAGGAER EINS ist auch ein beliebter Name für Source-to-Pay-Aktivitäten, die alle Ausgaben aus verschiedenen Branchen an einem Ort zusammenführen, um die Ausgaben des Unternehmens einfach zu überwachen. Die durchdacht gestaltete App ermöglicht es Ihnen, indirekte und direkte Ausgaben von einem einfachen Tool aus zu verwalten.

Es bietet hochentwickelte Datenanalyse und Erkenntnisse durch die Kombination von KI und Robotic Process Automation (RPA). Auf diese Weise erhalten Sie umsetzbare Daten, um den Ausgabenverwaltungsprozess neu zu strukturieren, z. B. um einen Beschaffungskatalog für das gesamte Unternehmen zu erstellen. 

RealPage

RealPage hilft Ihnen, kosteneffizient und produktiv zu werden, wenn Sie Lieferanten, Rechnungen und Einkäufe mit diesem Tool verwalten. Es ist nicht nur ein reines Ausgabenverfolgungstool. 

Es sammelt Ausgaben- und Verdienstdaten aller Geschäftsportfolios Ihres Unternehmens und bietet Ihnen Dateneinblicke für eine intelligente Beschaffung. Darüber hinaus hilft es Ihnen, alle Bestellungen (POs) und ihre Genehmigungsprozesse zu automatisieren, indem Daten in Echtzeit an ein zentrales Dashboard zur Ausgabenübersicht und -analyse übermittelt werden.

Concur Expense

Vereinbaren Sie Kosten ist ein Spend-Management-Angebot von SAP, dem renommierten Geschäftsbetrieb ERP-Software Entwickler. Das Produkt hilft Ihnen bei der Integration und Automatisierung des Geschäftsausgabenmanagements, indem es mehrere Source-to-Pay-Transaktionen verknüpft.  

Das Tool ist sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber von Vorteil. Beispielsweise können Außendienstmitarbeiter ihre Spesenbelege mobil einreichen. Das intelligente Programm von Concur überprüft die Ausgaben automatisch und sendet Ihnen eine Benachrichtigung, damit Sie die Ausgaben schneller genehmigen können. 

Final Words

Durch den Einsatz einer Spend-Management-Software können Sie die Löcher stopfen, die unwissentlich Geld verschwenden, und die Gewinnmarge Ihres Unternehmens abfedern. Möglicherweise benötigen Sie auch eine der Die besten Spesen-Tracker wenn Ihr Unternehmen wiederkehrende Zahlungen von Mitarbeitern oder Lieferanten erstatten muss.