8 Software zur Aufgabenautomatisierung, um sich wiederholende Aufgaben zu optimieren

Software zur Aufgabenautomatisierung reduziert die manuelle Arbeit und erhöht die Produktivität in den meisten Unternehmen, die Technologie in digitaler oder physischer Form einsetzen!

Automatisierung ist die niedrig hängende Frucht für Geschäftsinhaber und Manager, wenn es darum geht, die Gemeinkosten zu senken, ohne die Produktivität und den Output zu beeinträchtigen.

Von der Herstellung von Konsumgütern, Waren und Fahrzeugen bis hin zur Software-Codierung- alle Branchen profitieren von der Automatisierung von Aufgaben und Prozessen.

Wenn Sie neu im Bereich der Aufgabenautomatisierung sind oder bereits Automatisierung nutzen, aber bestehende Automatisierungsszenarien effizienter gestalten möchten, sind Sie hier genau richtig!

In diesem Artikel stellen wir Ihnen einige herausragende Tools zur Aufgabenautomatisierung vor, die von führenden KMUs, Startups und Unternehmen genutzt werden. Außerdem erfahren Sie mehr über die Schritte und Vorteile der Aufgabenautomatisierung. Also, lesen Sie los!

Was ist Aufgabenautomatisierung? 👩‍💻

Aufgabenautomatisierung ist der Einsatz von Software oder Programmieralgorithmen zur Erledigung sich wiederholender und vorausschauender manueller Aufgaben mit Hilfe von Computern, Smartphones, Tablets oder Einplatinencomputern (SBCs) wie dem Raspberry Pi.

Sie verbessert die Konsistenz und Genauigkeit von Arbeitsabläufen. Ganz zu schweigen davon, dass die Automatisierung von Aufgaben eine außerordentliche Effizienz bei den komplexesten Aufgaben bringt. Es ist offensichtlich, dass sie die manuelle Arbeit minimiert, die erforderlich ist, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen, und gleichzeitig das gesamte Geschäft oder kommerzielle Projekt rationalisiert.

Durch die Automatisierung von Aufgaben wird die Beteiligung von Menschen nicht vollständig beseitigt. Sie reduziert lediglich den Bedarf an manuellen Eingriffen durch die Mitarbeiter Ihres Unternehmens, während diese ihre Zeit in die Steigerung des Umsatzes, die Verbesserung der Marketingkennzahlen und letztlich in die Erzielung höherer Einnahmen investieren können.

Die Schritte zur Automatisierung einer Geschäftsaufgabe 🏦

Die Automatisierung von Geschäftsaufgaben stützt sich in hohem Maße auf Konditionale, ein Segment der Computerprogrammierung, das die IF Then Else (auch bekannt als Wenn dies, dann das) Probleme gelöst.

Sie müssen sich jedoch nicht in die Programmierung stürzen, denn es gibt Drag-and-Drop-Tools für die Aufgabenautomatisierung. Sie können hochkomplexe Automatisierungsrezepte erstellen, ohne eine einzige Zeile Code zu schreiben.

Hier sind die Schritte, die Sie für die meisten der in diesem Artikel erwähnten oder anderswo im Internet gefundenen Tools befolgen müssen:

#1. Erstellen Sie einen Workflow für sich wiederholende Aufgaben

Zunächst müssen Sie feststellen, ob es sich um einen sich wiederholenden Geschäftsprozess handelt. Werfen Sie einen Blick auf den folgenden Workflow für das Projektmanagement auf Asana. Er ist ein hervorragendes Beispiel für ein Automatisierungsrezept:

• Der Projektmanager hat eine Aufgabe in Asana hinzugefügt.
• Er hat auch einen Empfänger in Asana hinzugefügt.
• In der Google Kalender-App des Empfängers wird diese Aufgabe automatisch als Aufgabenplan angezeigt.

Sie können Ihre Phantasie und Kreativität nutzen, um Arbeitsabläufe wie diese zu erstellen.

#2. Wählen Sie eine Auslöser-App und fügen Sie Auslöser-Ereignisse hinzu

Die meisten Programme zur Aufgabenautomatisierung fordern Sie auf, eine Auslöser-App und ein Auslöser-Ereignis auswählen, die den automatisierten Workflow in Gang setzen. Im obigen Beispiel:

• Auslösende App: Asana

• Auslösendes Ereignis: Neue Aufgabe hinzugefügt und ein Teammitglied zugewiesen

#3. Wählen Sie eine Aktions-App und Aktions-Ereignis(e)

Wählen Sie jetzt einfach den Google Kalender als Aktions-App und Kalenderereignis hinzufügen als Aktionsereignis.

#4. Veröffentlichen Sie die Automatisierung

Das Automatisierungstool führt während des gesamten Prozesses verschiedene Tests und Kontoauthentifizierungen durch. Wenn Sie sehen, dass die Testautomatisierung wie gewünscht funktioniert, veröffentlichen Sie das Rezept.

Von nun an bucht die App zur Aufgabenautomatisierung automatisch den Kalenderplatz Ihrer Teammitglieder, wenn Sie eine neue Aufgabe zuweisen. Sie müssen sie nicht mehr verfolgen oder Erinnerungs-E-Mails verschicken!

Vorteile der Aufgabenautomatisierung 👍.

Die Vorteile, die Ihr Unternehmen durch die Aufgabenautomatisierung genießt, sind von Branche zu Branche unterschiedlich. Aber die folgenden Vorteile sind in jeder Branche gleich:

• Es beschleunigt sich wiederholende Aufgaben. Wenn Sie die genauen Schritte einer Aufgabe vorhersagen können, kann die Software diese Schritte reproduzieren, und Sie können sich entspannen, während das Programm die Aufgaben nacheinander ausführt.
• Sie können Ihre Mitarbeiter vor Burnout und Ermüdung bewahren, indem Sie einen algorithmischen Code zur Ausführung sich wiederholender Aufgaben verwenden.
• Menschen neigen zu kleinen Fehlern wie Tippfehlern, wenn sie die gleichen Schritte einer Aufgabe wiederholt bearbeiten. Aber solche Fehler können für Ihre Kunden fatal werden. Sie können Software zur Aufgabenautomatisierung einsetzen, um sich wiederholende Aufgaben auszuführen und Ihr Unternehmen vor Rufschädigung zu bewahren.
• Solche Tools entlasten Ihre Mitarbeiter von manueller Arbeit, so dass Sie sie weiterbilden und in anderen umsatzfördernden Abteilungen wie Vertrieb, Marketing, Upselling und Kundenservice einsetzen können.
• Die meisten Konsumgüter-, Haushaltsgeräte- und Automobilhersteller verwenden eine Kombination aus Algorithmen und Roboterarmen, um die gesamte Produktionslinie zu automatisieren. Dadurch werden vor allem die Produktionskosten gesenkt.
• Die Automatisierung von Aufgaben stellt sicher, dass Ihre digitalen Geschäftsprozesse mit Ihren Unternehmensrichtlinien übereinstimmen, wie z.B. die Automatisierung von Dokumenten-Workflows zur Erstellung und Freigabe von Geschäftsdokumenten.
• Sie erhalten mehr Kontrolle über die Geschäftsabläufe und Produktionslinien. In Notfällen können Sie problemlos Disaster-Recovery-Lösungen aufrufen, z. B. die Übertragung der Cloud-App auf einen anderen Cloud-Anbieter oder die Produktionsanforderungen einer nicht betroffenen Fabrik.
• Und schließlich ist der begehrteste Vorteil ein besserer ROI bei manuellen Geschäftsprozessen wie digitalem Marketing, E-Mail-Marketing, Online-Kunden-Onboarding, digitale KYC-Überprüfung und mehr.

Jetzt kennen Sie die Definition von Software zur Aufgabenautomatisierung, ihre Schritte und ihre Vorteile. Jetzt ist es an der Zeit, einige beliebte Tools für die mühelose und erschwingliche Aufgabenautomatisierung für Unternehmen und Privatpersonen kennenzulernen:

Pipefy

Wenn es darum geht, Ihre Aufgaben oder Arbeitsabläufe zu automatisieren, ist Pipefy für Sie da. Neben der Automatisierung können Sie auf dieser Plattform auch jede Art von Workflow erstellen und ändern, der sich endlos und mühelos skalieren lässt. Dank der intuitiven visuellen Oberfläche wird der Automatisierungsprozess nahtlos.

Dadurch wird die Effizienz des Teams gesteigert und es kann das Beste aus seinen Anwendungen herausholen. Außerdem hilft es Ihnen, schnelle Änderungen am Workflow aufgrund von Kundenfeedback oder neuen internen Anforderungen zu verwalten.

Jetzt sind Sie weniger auf E-Mail-Protokolle und Tabellenkalkulationen angewiesen, denn mit dieser Automatisierungssoftware können Sie Fehler vermeiden, indem Sie doppelte Dateneingaben vermeiden.

Mit Pipefy können Sie mit dem visuellen Editor einen Workflow von Grund auf neu erstellen oder eine der Vorlagen auswählen, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Darüber hinaus sind die anpassbaren Dashboards und Berichte dieses Tools nützlich für die Verfolgung von KPIs, die Statusüberwachung und die Identifizierung neuer Möglichkeiten.

Mit dieser Anwendung können Sie eingehende Anfragen, Eingänge und Tickets zusammenfassen, sortieren und weiterleiten, unabhängig von ihrer Quelle. Es unterstützt die Zusammenarbeit, indem es alle Teammitglieder auf dieselbe Seite bringt und die Benutzerrechte für die Sichtbarkeit und Zusammenarbeit festlegt.

Zoho Flow

Sind Sie es leid, mehrere Apps für Ihre Teams einzeln zu verwalten? Mit Zoho Flow können Sie Geschäftsabläufe und Aufgaben automatisieren, indem Sie die von Ihnen verwendeten Apps miteinander verbinden. Mit der intelligenten Integrationsfunktion dieser Software werden Sie jetzt alle Informationssilos los.

Die App verbindet alle Anwendungen, so dass alle E-Mails, Datensätze und Berichte in einem ununterbrochenen Fluss fließen. Sie können Abläufe entwerfen, indem Sie vorgefertigte Ablaufsammlungen für maximale Produktivität und die Erledigung von Routineaufgaben anpassen.

Außerdem müssen Sie sich nicht mit komplexer Integrationscodierung begnügen, denn mit dem dynamischen Builder können Sie einen Auslöser und Aktionen durch nahtlose Integration festlegen. Teams können sogar Workflows erstellen, die abteilungsübergreifend für eine bessere Orchestrierung des Geschäftsbetriebs sorgen.

Außerdem können Unternehmen mit diesem Tool benutzerdefinierte Integrationen für verschiedene Geschäftsfunktionen erstellen. Einige der wichtigsten unterstützten Anwendungen sind Zoho CRMTrello, Asana, Slack, Google Kalender, Zoho Desk, Calendly, Azure DevOps, Confluence, Dropbox und Salesforce.

Wrike

Wenn Ihr Team es leid ist, mühsame Prozesse durchzuführen, die die Produktivität beeinträchtigen, ist es an der Zeit, sich für Wrike zu entscheiden. Seine leistungsstarke und effiziente Automation Engine kann alle alltäglichen Arbeitsabläufe automatisieren, so dass Sie sich um die für Ihr Unternehmen wichtigsten Aktivitäten kümmern können.

Unternehmen können mit Hilfe von Auslösern und Aktionen Regeln für sich wiederholende Aufgaben erstellen, um schneller und intelligenter arbeiten zu können. Außerdem warnt Sie das Tool und aktualisiert Sie automatisch, um die Skalierung zu beschleunigen, Prozesse zu rationalisieren und Fehler zu reduzieren.

Wenn Sie Wrike verwenden, verschiebt es die Aufgabe automatisch in die nächste Workflow-Stufe, je nach Priorität, Status und Risiko der Aufgabe. Da alle Teammitglieder volle Einsicht in die Arbeitsabläufe haben, ist für Transparenz gesorgt.

Die Anwendung verfügt außerdem über Funktionen wie @Merkungen, Benachrichtigungen und Erinnerungen für eine bessere Zusammenarbeit.

ClickUp

Mit der Funktion ClickUp-Automatisierungen können Sie Ihre Routineaufgaben ganz einfach automatisieren und Ihrem Team helfen, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.

Mit dieser Plattform können Sie Aufgaben auf mehr als 100 Arten erstellen. Neben der Erstellung benutzerdefinierter Automatisierungen können Sie auch Aufgaben in Bezug auf Empfänger, Status, Prioritäten, Termine, Erstellung und Verschiebung automatisieren.

Darüber hinaus können Sie Aufgaben zuweisen, den Status ändern, Kommentare posten und zahlreiche andere Aktivitäten durchführen. Die Benutzer können die Aktion auswählen, die während eines Automatisierungsauslösers ausgeführt werden soll, und so ihre wertvolle Zeit sparen.

ClickUp Automations unterstützt mehrere externe Apps, darunter Slack, Google Sheets, Calendly, Dropbox, GitHub, Typeform und Airtable, um einen einzigen, aber gemeinsamen Workflow zu erstellen. Vor allem aber sorgt es mit einer sicheren Plattform für die Sicherheit der Benutzerdaten und bietet ein hohes Maß an Betriebszeit.

Jira Automatisierung

Sind Sie auf der Suche nach einer Lösung zur Aufgabenautomatisierung, die Ihnen hilft, sich auf Ihre wichtigen Aufgaben zu konzentrieren? Entscheiden Sie sich für Jira-Automatisierung, um jede Aufgabe oder jeden Arbeitsablauf Ihres Unternehmens mit ein paar Klicks zu automatisieren.

Mit dieser Plattform sind die Möglichkeiten endlos - Sie können sie für die Automatisierung von Aufgabenzuweisungen bis hin zur abteilungsübergreifenden Synchronisierung von Aufgaben verwenden.

Außerdem müssen Sie keine Codes schreiben. Wählen Sie eine der 100 Vorlagen(DevOps, Slack, Business, Global usw.) und erstellen Sie in wenigen Minuten Automatisierungsregeln. Sie können auch die Anleitungen und Videos nutzen, um den Prozess zu beginnen.

Unternehmen können diese Software mit anderen gängigen Business-Tools wie MS Teams kombinieren, Slack, GitHub, Bitbucket usw. nutzen.

Zapier

Mit 5.000 Apps und unendlicher Automatisierung ist Zapier die erste Wahl für die Aufgabenautomatisierung für renommierte Marken wie SalesforceMicrosoft, Google, Schriftform, Vocal, Airtable und viele mehr. Es handelt sich um eine Software zur Aufgabenautomatisierung ohne Code mit den folgenden bemerkenswerten Funktionen:

• Mehrstufige Automatisierung, die bis zu 100 Anwendungen umfassen kann
• Einfache Wenn/Dann-Logik für bedingte Programmierung in einem visuellen Arbeitsbereich
• Vollständige Erstellung von Automatisierungsrezepten per Drag&Drop
• Mehrere Filter, so dass Sie komplexe Automatisierungsrezepte erstellen können
• Formatieren Sie Ihre Daten innerhalb der Automatisierungsformel mit der Funktion Formatter

Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels ist die App-Integrationsplattform für Geschäftsbereiche wie Vertrieb, Informationstechnologie (IT), Kleinunternehmer und Online-Vermarkter geeignet.

Wenn wir von Geschäftsabläufen sprechen, können Sie die App-Integrationen oder Zaps von Zapier für die Kundenkommunikation, das Datenmanagement, das Lead-Management und Geschäftsprozesse nutzen.

Tallyfy

Tallyfy eignet sich hervorragend für Unternehmen, die ein größeres Volumen an Dokumenten, Dateien und Daten haben als andere. Der Entwickler der Automatisierungsplattform selbst hat den Schwerpunkt auf die Aufgabenautomatisierung für Online-Formulare, Geschäftsabläufe, Prozesse, Aufgaben, Dokumentenfreigaben und mehr gelegt.

Es gibt Integrationen und Webhooks für verschiedene geschäftliche und professionelle Anwendungen wie Google E-Mail (Gmail), Slack, Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Power BI, Tableau und mehr.

Außerdem unterstützt die Software zur Aufgabenautomatisierung Automatisierungstools von Drittanbietern wie Zapier Connector und Power Automate. Wenn Sie also keine Integration für Ihre Business-App auf Tallyfy finden, können Sie die App mit Power Automate oder Zapier integrieren und dann auf Tallyfly betreiben.

Nintex

Wenn es um den Einsatz einer kompletten Automatisierungsplattform geht, ist Nintex die ideale Wahl für Unternehmen. Mit diesem Tool können Benutzer manuelle und tägliche Aufgaben automatisieren und den Unternehmens-Workflow durch robotergestützte Prozessautomatisierung verwalten.

Alles, was Sie tun müssen, ist, die Prozesse herauszufinden, die automatisiert werden müssen, und diese mit wenigen Klicks zu automatisieren - und das ganz ohne Codes. Sie brauchen keine Papierformulare mehr zu verwenden, da Unternehmen Informationen digital über Formulare und Smartphones erfassen können.

Außerdem ermöglicht Nintex die elektronische Unterschrift in Ihren Dokumenten und erlaubt es Ihnen, Dokumente bei Bedarf automatisch zu erstellen. Sie können auch Teil des globalen Partnernetzwerks von Nintex werden, um schnell und erfolgreich zu automatisieren.

Abschließende Worte

Aufgabenautomatisierung ist das Geheimnis für Produktivität, Effizienz und Rentabilität eines Unternehmens. Sie hilft Ihnen, Strafen für Fehler zu vermeiden und physische oder digitale Aufgaben schneller zu erledigen. Der Erfolg der Automatisierung hängt jedoch von der Software ab, mit der Sie automatisierte Prozesse oder Aufgabenrezepte schreiben.

Testen Sie die oben genannte Software zur Aufgabenautomatisierung und wählen Sie eine aus, die zu Ihrem Geschäftsfeld und Ihrem Automatisierungsstil passt.

Als nächstes können Sie sich die Automatisierungstools für die Kreditorenbuchhaltung ansehen.