Wie man ein Killer-Geschäftsmemo schreibt (Schritt für Schritt)

Auch im Zeitalter von E-Mail und Instant Messaging bleiben Geschäftsnotizen am Arbeitsplatz relevant.

Das liegt daran, dass ein Geschäftsmemo eine offizielle Möglichkeit ist, wichtige Updates oder neue Informationen an alle Mitarbeiter in einer Organisation weiterzugeben.

Zu verstehen, wie man ein Killer-Business-Memo schreibt, ist von entscheidender Bedeutung: Es kann die internen Kommunikationswege Ihres Unternehmens buchstäblich beeinflussen oder zerstören. Bevor wir uns direkt damit befassen, wie man ein effektives Memo schreibt, werfen wir einen Blick auf die verschiedenen Arten, Verwendungen und Vorteile eines Geschäftsmemos.

Types of Memos

Im Allgemeinen fallen Memos in 5 verschiedene Kategorien.

# 1. Memo anfordern

Manchmal versenden Unternehmen Anforderungsmemos, um Mitarbeiter zur Teilnahme zu ermutigen Tagungen, Webinare und externe Veranstaltungen. Es kann auch um ihre Zusammenarbeit bei einer Prozessänderung oder Unterstützung für laufende Aktivitäten gebeten werden.

In jedem Fall enthalten Anfrage-Memos spezifische Anweisungen und einen Überblick über die Maßnahmen, die Sie befolgen sollen. In bestimmten Fällen können sie auch die Vorteile der Schauspielerei oder Probleme, die bei Abwesenheit auftreten können, skizzieren.

# 2. Bestätigungsnotiz

Wenn eine Vereinbarung mündlich getroffen wurde, kann man ein Bestätigungsschreiben ausstellen, um seine Erklärungen schriftlich festzuhalten. Dies ist besonders nützlich, wenn etwas von zwei oder mehr Parteien vereinbart werden muss.

Wenn Sie ein Bestätigungsschreiben schreiben, achten Sie darauf, die wichtigsten Details hervorzuheben, die gegenseitig vereinbart wurden. Ermutigen Sie den Empfänger auch, bei unklaren Punkten unter einer Bedingung um weitere Klarheit zu bitten Timeline.

# 3. Fortschrittsmemo

Die meisten Unternehmen verwenden diese Memos, um über den Fortschritt ihrer Projekte zu berichten; Fortschrittsnotizen werden häufig für vierteljährliche Leistungsbeurteilungen, wöchentliche Projektstatusaktualisierungen und ähnliche informative Zwecke verwendet.

Dieses Memo kann neben Ankündigungen, Werbeaktionen und anderen Meilensteinen auch Verzögerungen oder Änderungen des Startdatums mitteilen.

# 4. Vorschläge Memo

Wie der Name schon sagt, ermutigen diese Memos Mitarbeiter, Vorschläge in einer Organisation zu machen. Sie sind ein außergewöhnlich nützliches Werkzeug, um die Kreativität der Mitarbeiter zu wecken.

Während Vorschlags-Memos weitgehend zur Lösung eines Problems beitragen, können sie auch verwendet werden, um Ihrem Team beim Brainstorming zu einer bevorstehenden Markteinführung oder Produktankündigung zu helfen!

Wenn Sie Ihren Arbeitgebern ein Vorschlagsmemo senden, seien Sie analytisch und untermauern Sie Ihre Idee mit relevanter Recherche.

# 5. Richtlinienmemo

Ihre Organisation kann auch ein Geschäftsmemo verwenden, um Richtlinienänderungen, Prozessaktualisierungen und dergleichen mitzuteilen.

Das Geschäftsmemo kann eine bestehende Richtlinie angeben oder die Änderungen an der bestehenden Unternehmensrichtlinie skizzieren. Ein Richtlinienmemo wird verwendet, um Richtlinienänderungen detailliert darzustellen und alle Mitarbeiter über eine bevorstehende/neu vorgenommene Änderung zu informieren.

Why Should Use a Business Memo?

Wenn Sie sich fragen, warum die Verwendung eines Geschäftsmemos für Unternehmen von entscheidender Bedeutung sein kann, werfen Sie einen Blick auf die folgenden Gründe:

1. Es ist bequem, offizielle Informationen über Memos zu kommunizieren
2. Es hilft, besser organisierte Betriebsaufzeichnungen zu führen
3. Memos werden von Mitarbeitern ernster genommen als E-Mails
4. Es ist kostengünstig, Memos zu erstellen und zu teilen
5. Es gewährleistet schnelle und effektive Reaktionen innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens
6. Es ermutigt Mitarbeiter und Teamkollegen, kritisch zu denken

Business Memo Elements

Ohne diese 5 Elemente ist Ihr Geschäftsmemo nicht vollständig:

Kopfzeile

Ihr Geschäftsmemo sollte mit einer Überschrift beginnen, die besagt, dass es sich um ein Geschäftsmemo handelt.

Empfänger, Absender & Datum

Alle Geschäftsmitteilungen sollten einen beabsichtigten Empfänger, den Namen und die Details des Absenders sowie das Ausstellungsdatum haben. Dies ist entscheidend, um offizielle Aufzeichnungen über den Betrieb Ihrer Organisation zu führen.

Betreff

Ihre Geschäftsnotiz muss gleich zu Beginn das Thema bzw. das Hauptthema skizzieren. Sie können eine Einführung verwenden, um dies richtig zu machen.

Diskussionspunkte

Nachdem Sie die Einleitung oder das Thema umrissen haben, erläutern Sie die Diskussionspunkte Ihres Geschäftsmemos. Kommen Sie mit Präzision und Klarheit zu jedem Diskussionsthema.

Aktionselemente

Wenn Sie möchten, dass Ihr Publikum nach dem Lesen des Memos eine bestimmte Aktion ausführt, skizzieren Sie das Aktionselement. Dies hängt weitgehend vom Zweck Ihres Memos ab. Es kann Informationen darüber enthalten, wann Richtlinienänderungen in Kraft treten, welche Ideen Sie für eine Brainstorming-Sitzung erwarten und wie Ihr Team anstelle eines bevorstehenden Projekts nützlicher sein kann.

Eine Zeitleiste

Vergessen Sie nie, den Zeitrahmen anzugeben, innerhalb dessen Sie hoffen, eine Antwort von Ihren Mitarbeitern zu erhalten. Dies ist entscheidend für eine effektive und schnelle Reaktion.

Schlusserklärung

Ihre Geschäftsnotiz ist ohne Schlusserklärung unvollständig. Dies geschieht, um alle Informationen zu verstärken, die Sie für wichtig halten. Geben Sie auch Kontaktdaten an, falls Sie eine Antwort erwarten.

zusätzliche Anlagen

Dies ist weitgehend optional. Sie können wichtige Anhänge anhängen, wenn Sie dies für erforderlich halten. Sie können dies jedoch gerne überspringen.

How to Write a Great Memo?

Das Schreiben eines großartigen Geschäftsmemos ist keine Raketenwissenschaft. Machen Sie es richtig, indem Sie diese effektiven Tipps befolgen:

# 1. Beginnen Sie damit, Ihren Zweck aufzulisten

Ihr Geschäftsmemo sollte mit Ihrem Zweck beginnen. Verwenden Sie die Kopfzeile oder den Themenbereich, um den Zweck des Versendens dieses Memos klar zu kommunizieren. Denken Sie daran, Ihr Thema kurz und klar zu halten.

# 2. Führen Sie mit Ihrem Thema

Aus dem ersten Satz Ihrer Einleitung sollte klar sein, wovon Sie sprechen. Sie können die nächsten Zeilen verwenden, um dem Thema einen Hintergrund oder Kontext zu geben. Wenn Ihre Geschäftsnotiz jedoch lang ist, verwenden Sie diesen Bereich, um zusammenzufassen, was als Nächstes für Ihre Mitarbeiter kommt.

Geben Sie ihnen eine kurze Vorstellung von allen Punkten, auf die Sie gleich eingehen werden, und was sie vom Rest des Geschäftsmemos erwarten können.

# 3. Seien Sie klar und prägnant

Beim Schreiben Ihres Geschäftsmemos ist es eine Ihrer obersten Prioritäten, Ihre Punkte klar zu kommunizieren, ohne es zu einer langwierigen Angelegenheit zu machen.

Vermeiden Sie große Absätze und wählen Sie kleine, leicht verdauliche Stücke, um bestimmte Punkte zu veranschaulichen. Teilen Sie nur das, was relevant ist, damit Sie Ihr Publikum nicht verwirren.

# 4. Treffen Sie den richtigen Ton

Geschäftsmitteilungen sollten direkt und direkt auf den Punkt gebracht werden. Ihr Ton sollte offiziell, selbstbewusst und direkt sein.

Versuchen Sie auch, einen positiven Ton beizubehalten, wenn er mit dem Inhalt des Memos übereinstimmt. Sensible Themen können einen empathischeren Ton erfordern; Achten Sie daher auf die Informationen und die Zielgruppe Ihres Geschäftsmemos.

Entscheiden Sie sich auch für eine aktive Stimme, die Sie glaubwürdiger und selbstbewusster klingen lassen kann.

# 5. Listen mit Aufzählungszeichen einschließen

Ihr Memo sollte ein prägnantes, aber detailliertes Stück sein Kommunikation. Wie erreicht man das?

Während es sicherlich ein hilfreicher Schritt ist, Ihre Informationen in kleinere Absätze aufzuteilen, reicht es nicht aus. Erstellen Sie Listen und fügen Sie Aufzählungszeichen hinzu, um alle relevanten Informationen auf prägnante, leicht lesbare Weise zu teilen.

# 6. Machen Sie es scanbar

Das Schreiben in Listen mit Aufzählungszeichen, kleinere Absätze und das Hervorheben von Unterüberschriften sind Möglichkeiten, um Ihr Geschäftsmemo für Ihre Leser leichter scannbar zu machen. Ihr Geschäftsmemo kann komplexe oder sensible Informationen enthalten, und es kann Ihrem Leser helfen, es auf visuell angemessene Weise aufzuschlüsseln.

# 7. Am Ende zusammenfassen

Um wesentliche Punkte zu untermauern, fasst man sie am besten am Ende zusammen. Verwenden Sie Ihren abschließenden Absatz, um Ihre Empfänger über wichtige Änderungen zu informieren und was sie aus diesem Memo mitnehmen müssen.

# 8. Geben Sie Zeitleisten und Aktionspunkte an

Wenn Sie möchten, dass Ihr Publikum auf Ihr Memo reagiert, geben Sie klar an, was Sie von ihm erwarten. Erwähnen Sie einen Zeitplan, bis zu dem Sie ihre Antwort auf Ihr Geschäftsmemo erwarten.

Indem Sie Aktionen und Zeitpläne klar umreißen, lassen Sie keinen Grund für Vermutungen oder Verwirrung. Daher wird die Antwort, die Sie erhalten möchten, schnell und effizient sein.

# 9. Überprüfen Sie Ihr Memo

Sobald Sie ein Geschäftsmemo geschrieben haben, das den Zweck gut kommuniziert, stellen Sie sicher, dass Sie es überprüfen und Korrektur lesen. Dadurch sollen Rechtschreibfehler, verwirrende Aussagen oder das Versäumen wichtiger Punkte vermieden werden.

# 10. Wählen Sie einen Kommunikationskanal aus

Heutzutage sind Geschäftsmemos traditionell gedruckte Kopien, die in Ihrer gesamten Organisation geteilt werden. Angesichts der Tatsache, dass unser Leben und Arbeiten derzeit hauptsächlich online stattfindet, können Sie gerne einen Online-Kommunikationskanal wählen.

Sie können eine E-Mail für wichtige offizielle Ankündigungen senden; Für Prozessänderungen oder dringende Aktualisierungen ist jedoch eine Chat-Plattform wie z Slack oder Google Chat funktionieren möglicherweise besser. Die Wahl Ihres Kommunikationskanals hängt vom Inhalt Ihres Memos ab.

Tips to Format a Memo

Dieser ist einfach. Hier sind die 6 Tipps, die Sie beachten sollten:

1. Memos sind in der Regel kurz und bleiben daher bestenfalls auf einer oder zwei Seiten
2. Memos sind in der Regel einzeilig und linksbündig
3. Um neue Absätze zu beginnen, überspringe einen Satz, bevor du den neuen beginnst
4. Sie können eine offizielle Schriftart wie Times New Roman verwenden und sich für die Schriftgröße 12 oder 14 entscheiden
5. Erwähnen Sie „Memo“ oben in Ihrem Geschäftsmemo
6. Überspringen Sie die Verwendung von Anreden, Schlussphrasen und Absenderadressen

Online Memo Maker Tools

Jedes Memo folgt einem ähnlichen Format, weist jedoch je nach Zweck entscheidende Stilunterschiede auf. Anstatt es manuell zu tun, nehmen Sie die Hilfe dieser Top-Memo-Maker-Tools in Anspruch:

# 1. canva

Verbessern Sie die Geschäftskommunikation, indem Sie mit Canva ein Memo erstellen.

Sie können aus einer Vielzahl von Vorlagen, Schriftarten und Stilen wählen, sie an Ihre Bedürfnisse anpassen und kostenlos herunterladen. canva wird auch mit einem Pro-Paket geliefert, mit dem Sie auf Premium-Schriftarten und -Vorlagen zugreifen können.

Sie können verschiedene Elemente buchstäblich per Drag & Drop auf Ihre Seite ziehen. Entdecken Sie die besten Funktionen von Canva – lassen Sie sich von Rändern, Bildern und Illustrationen verwöhnen, um mit Ihrem Memo Eindruck zu hinterlassen.

# 2. Designhügel

Designhügel ist ein weiterer nützlicher Memo Maker, mit dem Sie eine „sofortige Wirkung“ erzielen können.

Sie können Ideen durchsuchen, Vorlagen an Ihre Bedürfnisse anpassen und gebrauchsfertige Dateien in wenigen Minuten herunterladen.

Sie kümmern sich um Formatierung, Farben und alle möglichen Gestaltungsaspekte, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können: den Inhalt.

# 3. Fotor

Wenn Sie visuell erstellen möchtentractive Memos für heute, fangen Sie an Fotor.

Wählen Sie ein Layout und a Vorlage. Fügen Sie Ihre Informationen hinzu und passen Sie die Vorlage mit Bildern an, Firmenlogos, und Hintergründe. Überprüfen Sie, und Sie sind fertig!

Memo Examples

Memo zur verzögerten Produkteinführung

Memo

Datum: Jan 25, 2023

Bis: Alle Angestellten

Ab: Shirley Shaker, CEO von ABC Inc.

Thema: Produkteinführung für die Drama Division

Ich schreibe Ihnen, um Sie darüber zu informieren, dass sich die Produkteinführung für die Drama-Abteilung angesichts der vom Produkttesterteam erhaltenen Berichte verzögern wird.

Wir glauben, dass die zusätzliche Zeit uns helfen wird, zusätzliche Details zu optimieren und unsere Nutzung von Anwendungen zu erweitern, was letztendlich unsere Produktivität steigern wird.

Einige Mitarbeiter haben Bedenken geäußert, dass eine solche Verzögerung unsere Verkäufe negativ beeinflussen könnte. Daher starten wir einen standortweiten Verkauf, um die Verzögerung auszugleichen.

Wir verstehen, dass diese Änderung zahlreiche Prozesse innerhalb von Kernteams betreffen könnte. Manager können Q1-Ziele fallen lassen und mit ihren Teams daran arbeiten, unsere aktuelle Benutzerbasis zu halten und gleichzeitig Vorfreude auf die Produkteinführung aufzubauen.

Obwohl diese Verzögerung bedauerlich ist, bitten wir Sie um Ihre Unterstützung für eine schnelle Lieferung.

Richtlinienmemo

Memo

Datum: Jan 28, 2023

Bis: Alle Angestellten

Ab: Shameer S. Ranjan, CEO von Liqr Inc.

Thema: Ein Rückruf im Büro

In den letzten drei Jahren haben wir unsere Teams, die vom Büro aus arbeiten, sehr vermisst. Angesichts der jüngsten Ereignisse schreibe ich Ihnen, um Sie darüber zu informieren, dass wir die Arbeit im Büro ab März 2023 wieder aufnehmen.

Obwohl wir verstehen, dass dies für viele von Ihnen eine Zeit der Veränderung sein könnte, hoffen wir, dass Sie genauso glücklich sind wie wir, ins Büro zurückzukehren.

Es wird eine Bereitstellung von hybrider Arbeit für Nicht-Business-Teams geben. Ich bitte Sie, sich mit Ihren jeweiligen Teams und Reporting Managern in Verbindung zu setzen, um das beste Modell für Sie und Ihr Team zu besprechen.

Wenden Sie sich bei Fragen bitte an Ihren Reporting Manager. In der Zwischenzeit respektiere ich Ihre Mitarbeit, da wir uns darauf freuen, Sie alle wieder im Büro zu sehen. Ich bin zuversichtlich, dass dies erfreuliche Neuigkeiten für Sie alle sein werden.

Fazit

Das Schreiben eines großartigen Memos mag wie eine entmutigende Aufgabe erscheinen, aber Sie werden es sicher im Handumdrehen meistern, wenn Sie die von uns erwähnten Tipps befolgen. Wenn Sie Hilfe bei der Formatierung, Gestaltung und dergleichen benötigen, empfehlen wir Ihnen, die Online-Memo-Maker auszuprobieren, um in wenigen Minuten ein neues Memo zu erstellen.

Sie können auch einige der besten erkunden Online-Visitenkartenhersteller.