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En Diseño Última actualización: 25 de septiembre de 2023
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Conocer a las partes interesadas, sus intereses y el modo en que pueden influir en un proyecto es esencial para su éxito, razón por la que los mapas de partes interesadas se están haciendo populares en la actualidad

Las empresas se enfrentan a veces a riesgos inesperados en relación con sus proyectos y a dificultades a la hora de gestionar a sus actores clave y sus repercusiones en los proyectos. Además, las barreras de comunicación pueden dificultar la colaboración si no se gestionan adecuadamente. Por lo tanto, lo mejor sería que encontrara una forma de calibrar estos riesgos e impactos utilizando canales de comunicación fluidos.

Dicho esto, un mapa adecuado de las partes interesadas puede ayudarle a gestionarlas con eficacia, a evaluar sus intereses e influencia y a reducir los silos en sus proyectos para poder avanzar hacia su finalización con éxito.

Afortunadamente, no tiene que dibujar estos mapas manualmente porque existen muchas herramientas de software que sirven para este propósito

En este artículo, hablaré de los mapas de partes interesadas, de cómo pueden ayudarle y de algunas de las herramientas de mapeo de partes interesadas que le ayudarán a crear mapas impresionantes

Empecemos

¿Qué es un mapa de las partes interesadas?

Un mapa de las partes interesadas es un diseño que representa la relación de éstas con un proyecto u organización

Este mapa también puede mostrar cómo evoluciona esta relación a lo largo de un periodo de tiempo. Si lo observa, podrá conocer el impacto de las partes interesadas en un proyecto y una organización y el resultado de una organización o un proyecto en las partes interesadas. Como ve, funciona en ambos sentidos

Un mapa de las partes interesadas se dibuja como un gráfico formado por dos ejes. El eje x representa el nivel de influencia de las partes interesadas, mientras que el eje y representa su nivel de interés. El cuadrante ocupado por la parte interesada determina la frecuencia, la intensidad y el compromiso

El mapa representa a las personas implicadas en un proyecto y afectadas por él, lo que le ofrece una imagen clara de los grupos de partes interesadas, sus intereses y sus motivos.

Así pues, cuando elabore un mapa de las partes interesadas, asegúrese de algunas cosas

  • El mapa debe ser detallado, que pueda presentar la visión completa de todas las partes interesadas implicadas
  • Debe ser fácil de comprender porque no todo el mundo puede entenderlo si lo hace complejo.
  • Debe transmitir la información de forma clara y rápida para que el personal implicado pueda tomar decisiones rápidamente.
  • Organice a las partes interesadas en diferentes grupos en función del nivel de influencia, su naturaleza y los intereses compartidos.

¿Por qué es importante el mapeo de las partes interesadas?

He aquí las ventajas de crear mapas de las partes interesadas para su organización y sus proyectos

Para identificar fácilmente a los actores clave: Los mapas de las partes interesadas le ayudan a identificar a las partes interesadas de su proyecto, incluidas las que son actores clave responsables del éxito del mismo

Podrá consultarlos de un vistazo y comprender a quién debe informar, supervisar o dirigirse en las distintas fases de un proyecto. Así se asegurará de que el proyecto finaliza con éxito en el plazo estipulado y con el mínimo ruido

Tome mejores decisiones rápidamente: Si observa el mapa de las partes interesadas, dispondrá de toda la información esencial sobre ellas. De este modo, podrá tomar mejores decisiones rápidamente y aprovechar todo su potencial implicándolas en los lugares adecuados.

Incluso si algo sale mal, podrá abordarlo con una toma de decisiones rápida para salvar a su organización de posibles riesgos y daños

Navegación eficaz del plan: El mapa le ayudará a analizar el poder y el interés de sus partes interesadas. De este modo, podrá definir estrategias basadas en este conocimiento y navegar por el plan en consecuencia. Ayudará a su equipo a ceñirse al plan y a garantizar que el proyecto se complete con éxito dentro del plazo previsto

Mayor productividad: Si puede identificar y evaluar a las partes interesadas del proyecto, podrá elaborar un plan de compromiso productivo. Dirigirá el esfuerzo, el tiempo y los recursos de su equipo en los lugares adecuados y garantizará que su trabajo se desarrolle como debe, manteniendo su reputación corporativa

Mejor comunicación: Al poder categorizar a las partes interesadas en función de sus intereses, niveles y otros factores, podrá asignarles funciones en consecuencia. Esto hará que todos estén alineados con la misma estrategia y el mismo flujo de responsabilidades.

De este modo, podrán comunicarse entre sí de forma eficaz y con la organización sin confusiones ni desinformación

¿Dónde se utilizan los mapas de las partes interesadas?

Puede utilizar los mapas de las partes interesadas en varios casos de uso, entre ellos

  • Si planea lanzar un producto o servicio, puede trazar un mapa de las partes interesadas y elaborar estrategias sólidas.
  • Cuando vaya a introducirse en un nuevo mercado o ubicación geográfica, es crucial realizar un estudio de mercado. Los mapas de las partes interesadas pueden ayudarle en ello.
  • Puede crear mapas de las partes interesadas mientras pone en marcha sus estrategias de marketing, como una campaña publicitaria, un programa de fidelización, etc.

¿Cómo crear un mapa de las partes interesadas?

La tecnología moderna ha facilitado la elaboración de mapas de las partes interesadas. Puede encontrar un montón de herramientas de partes interesadas para crear mapas increíbles con facilidad

Pero la pregunta es, ¿cómo hacerlo?

Deben existir algunas estrategias para empezar antes de empezar a crear el mapa

Así pues, he aquí cómo crear un mapa de las partes interesadas en tres sencillos pasos

#1. Identifique a sus partes interesadas

Lo primero que debe hacer es identificar a sus principales partes interesadas. Para ello, empiece a organizarlos en tres categorías: líderes, colaboradores y partes interesadas indirectas

  • Líderes: Coloque en esta categoría a los líderes y a los responsables de la toma de decisiones que determinan el ciclo de vida de su proyecto. Están directamente asociados al proyecto y tienen la mayor influencia sobre la organización o la técnica del proyecto.
  • Colaboradores: Coloque a los contribuyentes, como los directores de proyecto, sus equipos y los departamentos clave. También incluye a las partes interesadas externas, como clientes, responsables de autorizaciones y proveedores.
  • Partes interesadas indirectas: Coloque a los espectadores que observen el desarrollo del proyecto desde la distancia. Pueden o no estar interesados en el proyecto o comprometerse con él más adelante.

#2. Realice un análisis de las partes interesadas

Evalúe el nivel de compromiso de cada parte interesada en el proyecto. Averigüe sus intereses en el proyecto y sus posibles impactos e influencias. Piense en cómo pueden sufrir o beneficiarse debido al proyecto y contribuir a él. Asimismo, no olvide analizar sus motivos y utilizar estas percepciones para crear los grupos y elaborar estrategias.

#3. Pase a la acción

Por último, adopta un enfoque adecuado para crear el mapa basado en el interés o el poder de sus partes interesadas. Asimismo, elabore planes de comunicación eficaces

Una vez que conozca el concepto y la forma de crear un mapa de las partes interesadas, utilice una herramienta de mapeo de partes interesadas para crear un mapa que pueda representar la mejor información sobre sus partes interesadas

Aquí tiene algunas de las mejores que puede considerar

Miro

Conozca quién influye en los proyectos de trabajo y consiga su apoyo con la ayuda del creador de mapas de partes interesadas de Miro. Le ayuda a crear y colaborar en sus mapas con facilidad y a centralizar todas sus comunicaciones para el esfuerzo del equipo interfuncional.

Su suave editor de arrastrar y soltar hace que el diseño parezca pan comido. Capacite a su equipo para realizar lluvias de ideas utilizando un lienzo infinito, plantillas prefabricadas, potentes funcionalidades de plataforma y un potente conjunto de widgets. Miro proporciona todo un conjunto de herramientas para historias de clientes, mapas de viaje, planificación de sprints u hoja de ruta, retros, wireframing y mucho más

Aparte de las plantillas preconstruidas, también puede crear marcos y plantillas inteligentes por su cuenta. Trabaje como quiera y descubra su creatividad utilizando un lienzo infinito. Utilice notas adhesivas, formas, lápiz de forma libre, dibujo inteligente, flechas y mucho más

Comprométase mejor con los equipos remotos y distribuidos durante las lluvias de ideas, los talleres, los procesos y la toma de decisiones utilizando espacios de trabajo que ofrecen colaboración sincrónica y asincrónica como si todo el equipo estuviera cerca. Vea los cursores de los colaboradores y haga un seguimiento de cómo interactúan los miembros de su equipo con los tableros

Puede compartir fácilmente sus mapas y documentos directamente desde el tablero. Además, obtenga revisiones, comentarios y aprobaciones mediante varias opciones de comunicación con chat, comentarios y vídeo incrustado. Construya un centro para facilitar el trabajo interfuncional utilizando distintas herramientas

Estandarice los procesos y amplíelos a toda la empresa para lograr una transformación digital completa, independientemente de que los miembros de su equipo estén repartidos por todo el mundo. Miro se ocupa de la seguridad ofreciendo cifrado SSL, registro de auditoría, SSO, filtrado de dominios, gestión avanzada de usuarios y mucho más. Miro cumple con PCI, GDPR y SOC-2. También se integra con 20 servicios como Slack, Teams y Dropbox

Moqups

Moqups es un buen lugar para crear mapas de las partes interesadas con fantásticas plantillas que pueden ayudarle a priorizar, identificar y comprender eficazmente a las partes interesadas clave de todos sus proyectos

Puede analizar el mapa para asegurar un comienzo perfecto de sus proyectos y garantizar la participación de los actores clave desde el principio. El uso de estas plantillas ayudará a su equipo a implicar a las figuras cruciales desde las primeras fases de desarrollo y a acercarse al éxito de su proyecto.

También proporciona una base sólida para la estrategia de implicación y la comunicación a nivel de equipo. Los mapas creados en Moqups le ayudarán a priorizar a las partes interesadas, garantizando que los recursos se distribuyan en función de sus funciones

Detecte y prevenga los riesgos perjudiciales que puedan plantear otras partes interesadas que se sientan desatendidas. Además, puede vincular sus mapas de partes interesadas a otros elementos visuales como wireframes, cuadros, gráficos y maquetas. También puede crear su flujo de trabajo y seguir eliminando los obstáculos en aplicaciones de propósito único

Smaply

El software de mapeo de partes interesadas de Smaply le ayuda a comprender mejor las perspectivas de sus partes interesadas y a gestionar sus expectativas con facilidad. También le permite visualizar el ecosistema de sus productos y encontrar interconexiones

Cree mapas en Smaply para saber qué partes interesadas influyen en su trabajo y las conexiones entre ellas. Vea cómo están conectadas sus partes interesadas importantes, analice su influencia en su producto/servicio y aproveche los conocimientos para mejorar su oferta.

Organice a las partes interesadas en diferentes categorías como importantes, esenciales o interesantes y cuáles de ellas son internacionales, nacionales o locales. Además, utilice filtros para ver relaciones específicas y comprender así las funciones de las partes interesadas. También puede aprovechar estos conocimientos para alinear su comunicación con los intereses de las partes interesadas

Los mapas de alta resolución de Smaply funcionan muy bien para sus talleres. Decida las partes interesadas en las que debe centrarse y cree distintos tipos de mapas para otros productos. Conecte a las partes interesadas a un mapa de recorrido y vea cómo pueden influir en los recorridos de los usuarios

Puede añadir partes interesadas, vincularlas mediante la función de arrastrar y soltar y desplazarlas por el mapa. Imprima su mapa y aprovéchelo en el próximo taller

Lucidchart

Entre en Lucidchart -una excelente herramienta de diseño- para crear un mapa de las partes interesadas. Le ofrece montones de plantillas para identificar a las partes interesadas y las relaciones entre ellas. También puede utilizarlo para conocer su interés en un proyecto concreto

Conozca el nivel de compromiso necesario para cada parte interesada en un proyecto. Abra las plantillas de mapas para ver un mapa completo y personalizable para su caso de uso. Lucidchart mantiene sus datos seguros y privados. Utiliza una conexión cifrada de 256 bits a través de TLS 1.2 junto con un cifrado AES-256 en reposo para la protección de los datos

Los servicios de gestión de claves de Amazon proporcionan las claves criptográficas que aseguran Lucidchart. No se preocupe por el cumplimiento ya que Lucidchart cumple con GDPR, CCPA, PCI y SOC 2 y está certificado con el Escudo de Privacidad Suiza-EE.UU. y UE-EE.UU.. Puede integrarlo con Google, Atlassian, Microsoft, Salesforce, Slack, AWS, Azure, GCP, GitHub, Zapier, BabooHR, Quip, etc.

Mural

Obtenga cientos de plantillas de mapeo de partes interesadas preelaboradas por Mural y comience a analizar a los actores clave de su proyecto. Es útil para que su equipo o las partes interesadas del lado del cliente minimicen la confusión de responsabilidades cuando pasan de ser desconocidos a colaboradores importantes.

Mural facilita la colaboración visual en un entorno dinámico y compartido. Con una curva de aprendizaje casi plana, puede empezar a utilizar la herramienta con facilidad. Su interfaz de usuario es intuitiva pero sencilla, con potentes funciones fáciles de usar para cualquier persona con cualquier conjunto de habilidades

Utilice notas adhesivas y texto para añadir pensamientos, comentarios e ideas sin esfuerzo. También puede construir diagramas utilizando una amplia gama de conectores y formas para facilitar flujos de trabajo complejos. También proporcionan una amplia galería de iconos en la que puede buscar y crear su historia visual

Mural ofrece marcos que le permiten organizar sus ideas y contenidos de forma impactante para dar rienda suelta a sus ideas. Arrastre y suelte elementos visuales como imágenes y GIF y mejore las sesiones de colaboración. También puede escribir y hacer bocetos a mano alzada para maximizar su creatividad

Programe las actividades y manténgase concentrado utilizando un temporizador, y asegúrese de que todo el mundo mira lo mismo simultáneamente. Guíe a los participantes a través de las instrucciones y oculte o muestre los siguientes pasos. También puede utilizar el superbloqueo para asegurarse de que los objetos permanecen en su sitio o moverlos con los facilitadores

Celebre con confianza, céntrese en los momentos positivos y utilice el modo privado para evitar el pensamiento de grupo con colaboradores individuales ocultos. Mural ofrece múltiples formas de comunicarse con su equipo y compartir diagramas con simples hipervínculos. También admite comentarios y chat de texto para colaborar en los diagramas

Construya potentes flujos de trabajo integrando Mural con múltiples servicios como Slack, MS Word, Dropbox, MS Excel, GitHub, Jiray mucho más. Siguen prácticas de vanguardia como los mejores protocolos de su clase, estándares globales y prácticas de seguridad versátiles para la seguridad

Conclusión

Si planea lanzar un producto/servicio o se prepara para entrar en un nuevo mercado, conocer a las partes interesadas y gestionarlas puede completar sus objetivos con éxito

Por lo tanto, dibujar mapas con la ayuda de herramientas de mapeo de las partes interesadas para representar a todas sus partes interesadas y utilizar sus recursos y sus potenciales de forma eficaz.

  • Amrita Pathak
    Autor
    Amrita es redactora independiente y redactora de contenidos. Ayuda a las marcas a mejorar su presencia en línea mediante la creación de contenido impresionante que conecta y convierte. Es licenciada en Ingeniería Aeronáutica.
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