7 mejores plantillas de agenda para reuniones más productivas [2023]

Las reuniones sin orden del día son la causa principal de las sesiones improductivas. Cambiemos el juego con estas plantillas de agenda para reuniones productivas.

¿Así que llevas una vida comunitaria pero no has asistido a ninguna reunión de despistados? ¿Me está tomando el pelo? Todos hemos formado parte de varias reuniones en las que o bien no tenemos oportunidad de contribuir o bien no tenemos ninguna pista sobre la discusión.

En consecuencia, volvemos a nuestra mesa sin resultados concretos y con horas improductivas. Afortunadamente, aún puedes aportar cambios positivos a tu reunión a través del orden del día.

Hoy, en este artículo, no sólo te ayudaré a entender qué son las agendas de reuniones, sino que también te daré algunas de las mejores plantillas de agendas de reuniones para que saques el máximo partido a tu reunión. No tardemos mucho y comencemos con la productividad.

¿Qué ventajas tiene documentar el orden del día de las reuniones?

Antes de hablar de las ventajas de documentar los órdenes del día de las reuniones, permítanme explicarles qué son los órdenes del día. Un orden del día es un breve plan o esquema de reunión que el organizador comparte con todos los participantes. El orden del día ayuda al equipo a establecer expectativas claras para la reunión, qué preguntas deben responderse y mucho más. 

Volviendo a la pregunta, ¿cuáles son las ventajas de documentar los órdenes del día? Estas son algunas de las ventajas de documentar los órdenes del día.

Todo el mundo puede contribuir

El principal reto de toda reunión no planificada es que no todos los participantes pueden seguir hablando en la reunión. Esto puede deberse a varias razones: o no saben qué hablar, o los demás no les dejan hablar. Pero las tornas pueden cambiar si documentas la reunión. La documentación de la reunión permite que todos los participantes sepan el por qué, el cómo y el cuándo de la reunión.

Optimizar el tiempo

La documentación de una reunión no consiste en nada específico sobre el tiempo. Pero, aun así, puede ayudar a que la reunión sea breve y productiva. Anima a los miembros del equipo a comprender previamente los objetivos de la reunión y resuelve cualquier confusión. Además, la documentación de la reunión ayuda a evitar conversaciones fuera de tema, lo que ahorra tiempo.

Puede seguir el debate

La principal característica de la documentación de reuniones es que los datos están bien clasificados y organizados. Gracias a estas características, los participantes en la reunión pueden seguir fácilmente los debates y exponer sus puntos de vista, ya que saben lo que viene a continuación y cuándo pueden intervenir.

Mantener un registro de la discusión

Las reuniones son un elemento esencial de cualquier negocio y empresa. Puede que tenga que asistir a dos o más reuniones en un día y a veces ni siquiera a una. Pero, ¿puedes recordar todos los puntos y planes que se trataron en la reunión?

Por lo tanto, la documentación de reuniones puede ayudarle a tomar todas las notas importantes de forma organizada. Además, la documentación de las reuniones también puede utilizarse posteriormente para compartir el resumen del debate con los participantes ausentes.

¿Cómo puede ayudarle una plantilla de orden del día a organizar y agilizar la reunión?

En cuanto sepas qué es el orden del día de una reunión y cuáles son sus ventajas, seguro que sientes curiosidad por saber cómo hacer un orden del día de reunión. Pero planificar el orden del día de una reunión no es tan sencillo como un bricolaje de un minuto. Sin embargo, Internet ha facilitado la mayoría de las tareas complejas.

Por lo tanto, en lugar de planificar usted mismo el orden del día de una reunión, siempre puede optar por reunión en línea plantillas de orden del día. Estas plantillas prediseñadas que describen los motivos y la estructura de una reunión presentan varias ventajas. A continuación se exponen las principales ventajas de utilizar plantillas de órdenes del día.

Racionalización

Las plantillas de órdenes del día le ayudarán a confeccionar un orden del día productivo, agilizando aún más la reunión al servir de guía directa para todos los asistentes. Estas plantillas incluyen todos los temas y acciones que deben tratarse en la reunión.

De este modo, los asistentes no tienen que pensar en todos los puntos esenciales en el último momento. En lugar de ello, pueden prepararse incluso antes con la ayuda de la documentación.

Ahorro de tiempo

Preparar el orden del día de una reunión no es sencillo. Además de pensar en todos los puntos clave esenciales, también hay que organizar y categorizar el orden del día de una forma específica para no perderse ningún tema relevante.

Ahí es donde las plantillas de agenda de reuniones vienen al rescate. Las plantillas de órdenes del día ya contienen datos bien organizados y categorizados. Solo tienes que añadir en ellas los puntos esenciales, y esta característica no solo te ahorra tiempo, sino que también te permite cubrir todos los temas sin perder mucho tiempo.

Numerosas opciones

Como sabemos, no todas las reuniones son iguales. Por lo tanto, ni siquiera el orden del día de una reunión puede ser el mismo. Pero aun así, no tienes de qué preocuparte, ya que varias plataformas online ofrecen numerosos tipos de plantillas de órdenes del día.

Tanto si busca una consulta 1:1 como si tiene un equipo, puede encontrar y organizar su reunión mediante plantillas de agenda en línea en cuestión de segundos. Incluso planificación del proyecto resulta más fácil con la ayuda de las plantillas de reuniones adecuadas.

Según un encuesta recienteEn la actualidad, alrededor de 83% de los empleados dedican hasta 33% de su semana laboral a reuniones, y un empleado medio dedica al menos 3 horas de trabajo a reuniones. Estas cifras son más que suficientes para decir cuánto tiempo consumen las reuniones.

Además, estas muchas horas pueden ser en vano si las reuniones no dan el resultado deseado. Por lo tanto, es esencial tener una agenda de reuniones bien organizada para ahorrar tiempo y obtener un resultado productivo. Estas son algunas de las mejores plantillas de órdenes del día en las que puede confiar para sus próximas reuniones.

Hugo 

Cuando busque plantillas de órdenes del día para reuniones, siempre verá Hugo en la cima. No es por buena estrategia de marketingsino también por sus servicios. Hugo ofrece más de 80 plantillas gratuitas de agendas de reuniones elaboradas por personas con experiencia. Puedes encontrar plantillas para diversas reuniones, como ideas para campañas publicitarias, reuniones de todos los equipos, actas de reuniones básicas y mucho más. 

Las plantillas de agenda de reuniones de Hugo son compatibles tanto con Word como con Google Docs. Además, también puedes utilizarlas en Fellow. Hugo proporciona plantillas en 13 categorías diferentes, incluidas plantillas de reuniones ágiles, reuniones individuales, plantillas de reuniones, etc.

Hugo viene con muchas más funciones adicionales para los usuarios. Por ejemplo, Hugo permite a los usuarios tomar notas, preparar agendas de reuniones en colaboración, sincronizar calendarios, etc. Hugo es un sitio fácil de usar. Por lo tanto, puedes acostumbrarte a él en una fracción de tiempo.

Hugo es gratuito. Sin embargo, siempre puedes optar por la versión premium para obtener más funciones.

Canva 

Se trata de una aplicación muy popular que la mayoría de nosotros utilizamos a diario. Pero, ¿sabías que nuestra aplicación de edición favorita, Canva, también puede ayudarte a crear una agenda de reuniones perfecta? Si no, no te preocupes; ahora ya lo sabes.

Canva es una potente aplicación con varias plantillas como invitaciones, publicaciones en redes socialesy demás. Pero las plantillas de agenda de reuniones ponen la guinda al pastel. Canva ofrece docenas de plantillas gratuitas de agendas de reuniones que se pueden usar, editar e imprimir fácilmente.

En la aplicación encontrarás plantillas tanto formales como informales. Además, Canva también ofrece plantillas de presentación de agenda personalizables, que pueden ayudarte a que tu reunión sea aún más auténtica y productiva. Como ya estamos familiarizados con Canva, utilizar este sitio no será difícil para nadie.

Asana

¿Busca plantillas de órdenes del día para reuniones que cubran todas las necesidades de su oficina? Asana puede sacarte de apuros. Asana es un sitio web gratuito que puede dar vida a tus reuniones y hacerlas más productivas y emocionantes.

Es un sitio web fácil de usar con las mejores plantillas de órdenes del día para reuniones. Las plantillas de este sitio reducen la carga de trabajo, ya que incluyen todos los temas y puntos esenciales que deben tratarse en una reunión.

En cuanto a los tipos, Asana ofrece plantillas básicas y avanzadas. Aquí puedes encontrar plantillas de agendas de reuniones bien estructuradas basadas en tipos específicos de reuniones. Tanto si buscas reuniones de inicio de proyecto, reuniones de intercambio de ideas en equipo, reuniones de toda la empresa o cualquier otro tipo de plantilla, Asana puede facilitarte el trabajo en cuestión de segundos.

Smartsheet 

Smartsheet es un sitio web gratuito que ofrece varias plantillas de órdenes del día. El sitio ofrece un listado bien organizado y completo, lo que hace que su búsqueda sea fácil y más duradera.

Este sitio incluye varios tipos de plantillas de órdenes del día de reuniones, como plantillas de órdenes del día de reuniones clásicas, plantillas de órdenes del día de conferencias, plantillas de órdenes del día de reuniones informales, plantillas de órdenes del día de reuniones de juntas directivas, etc.

Además de varias plantillas, Smartsheet es una herramienta práctica para las empresas, ya que este sitio ofrece muchas funciones adicionales como colaboración en tiempo realflujo de trabajo automatizado, mejor visibilidad y mucho más. En general, se puede concluir Smartsheet es un perfecto asistente de reuniones.

Trello

Trello es un sitio web y una aplicación populares y de confianza. Trello se considera la jefe de proyecto. Esta plataforma te ayuda a organizar tareas, gestionar proyectos y mucho más. En cuanto a las plantillas, Trello ofrece numerosas plantillas de agendas de reuniones que se pueden utilizar y personalizar fácilmente.

Además, Trello también permite a sus usuarios subir imágenes y documentos para gestionar su trabajo de forma más eficiente. Además, también puedes colaborar con los miembros de tu equipo directamente desde el sitio para compartir la agenda de reuniones y ahorrarte.

Miro

Encontrar una plataforma para todas las necesidades de tu oficina es una gatera. Pero Miro tiene todas esas características. Miro es un sitio web gratuito con varias plantillas de agenda de reuniones y funciones avanzadas.

La plantilla principal de Miro es la agenda de reuniones de equipo. Esta plantilla incluye todos los datos esenciales, que pueden utilizarse posteriormente para tomar decisiones acertadas en relación con la empresa. Las plantillas de agenda de reuniones de equipo pueden ayudarle a revisar el progreso, compartir actualizaciones relevantes del proyecto, reconocer los esfuerzos individuales y mucho más.

La plantilla de orden del día de reunión de equipo se considera una plantilla llena de energía. Esta plantilla se puede personalizar fácilmente para cualquier otro departamento, como campañas de marketingplanificación de sprints, etc. 

Atlassian

Si está buscando una plantilla de orden del día para una reunión productiva, su búsqueda puede terminar en el siguiente sitio. Atlassian es un sitio web gratuito que ofrece numerosos tipos de plantillas de órdenes del día. Pero este sitio es más famoso por su plantilla de orden del día para reuniones de todos los grupos.

Las reuniones a cuatro manos se consideran una de las reuniones más importantes de toda organización. Teniendo esto en cuenta, este sitio le ofrece las mejores plantillas de orden del día para reuniones a cuatro manos que proporcionan un formato transparente y de conexión.

Esta plantilla de Atlassian incluye todos los temas de debate. Desde los objetivos hasta la atención a un equipo específico, esta plantilla no defraudará a su reunión desde ningún punto de vista. La plantilla de orden del día para reuniones de todos los equipos de Atlassian ofrece un formato de orden del día productivo y exhaustivo por el que toda empresa debe optar.

Conclusión

Las reuniones son una parte esencial de la organización. Permiten a los miembros del equipo conocer sus objetivos, su posición actual, sus planes y otros factores de la empresa. Pero, ¿de qué sirve pasar horas en reuniones si los asistentes vuelven con un "para qué ha servido esta reunión"?

Eso es lo que hace que una empresa necesite utilizar plantillas de agenda de reuniones. Hoy en este blog, hablamos de algunas de las mejores plantillas de agenda de reuniones que no sólo pueden hacer que su reunión sea productiva, sino también darle vida. 

También puede explorar algunos aplicaciones para reuniones de pie a distancia para Slack y Teams.