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En Gestión de RRHH Última actualización: 24 de septiembre de 2023
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Cuando un empleado solicita tiempo libre, a menudo puede surgir la preocupación de cómo afectará a las operaciones generales de la empresa. Sin embargo, gracias a los avanzados sistemas de gestión de bajas, preocuparse por las complejidades del seguimiento de las bajas es cosa del pasado.

Estas soluciones innovadoras están diseñadas para gestionar las ausencias de los empleados, lo que permite a las empresas centrarse en sus operaciones principales.

Los empleados pueden enviar fácilmente sus solicitudes de vacaciones a través de sistemas intuitivos en línea, eliminando la necesidad de papeleo que consume tiempo o de procesos manuales confusos. Dado que los empleados también realizan el seguimiento del tiempo, es importante que dediquen el menor tiempo posible a las tareas de información para que puedan ser más productivos.

En este post, hemos recopilado nuestra mejor selección de sistemas de gestión de bajas laborales para ayudarle a agilizar y mantenerse informado sobre las ausencias de los empleados. Pero antes, dediquemos un momento a hacernos una mejor idea de los sistemas de gestión de bajas laborales.

Ventajas de los sistemas de gestión de bajas

Las organizaciones deberían optar por los sistemas de gestión de bajas para agilizar y automatizar la gestión de las solicitudes de baja de los empleados y llevar un registro de su tiempo libre. Los empleados pueden presentar solicitudes de vacaciones a través de este portal centralizado y la dirección puede examinarlas, aceptarlas o rechazarlas.

He aquí las principales razones para utilizar estos sistemas y los beneficios que aportan:

  • Eficacia y automatización: Un sistema de gestión de permisos automatiza el flujo de trabajo de aprobación, lo que reduce la carga administrativa y libera tiempo para el personal de RRHH y los empleados.
  • Mejora de la experiencia de los empleados: Con una interfaz fácil de usar, los empleados pueden enviar solicitudes de permisos, examinar sus permisos restantes y supervisar el progreso de sus solicitudes con facilidad.
  • Mayor precisión y responsabilidad: El sistema automatizado disminuye la posibilidad de errores y elimina los cálculos manuales, garantizando unos cálculos y acumulaciones de vacaciones correctos para mejorar la productividad.
  • Integración con los sistemas de nóminas y RRHH: Muchos sistemas de gestión de las vacaciones se integran sin problemas con la nómina, lo que permite actualizar automáticamente la información sobre las vacaciones. Esto conduce a una mejor gestión de las tareas del personal de RRHH.
  • Escalabilidad y personalización: Un sistema de gestión de permisos puede modificarse para adaptarse a políticas de permisos y procesos de aprobación únicos.

Características a tener en cuenta al elegir un sistema de gestión de permisos

Las siguientes son las características clave que hay que buscar en un sistema de gestión de bajas laborales:

  • Panel de control basado en la nube: Para que los gerentes puedan acceder y revisar las métricas relacionadas con las licencias desde una plataforma basada en la nube.
  • Portal de autoservicio: Los empleados pueden solicitar permisos fácilmente y supervisar el estado de sus solicitudes. No es necesario dirigirse a los gestores o enviarles correos electrónicos para solicitar permisos.
  • Flujos de trabajo de aprobación configurables con notificaciones: Para configurar los tipos de permisos y los flujos de trabajo en función de la jerarquía de departamentos.
  • Seguimiento de la asistencia basado en la web: Las soluciones de gestión de permisos pueden enlazarse perfectamente con los sistemas de gestión de asistencia en línea. También es posible la integración con dispositivos biométricos o el acceso mediante tarjetas llave.

En esta guía exhaustiva, arrojaremos luz sobre los proveedores que han entrado en la lista de las mejores aplicaciones de gestión de bajas laborales gracias a sus sólidas funciones.

Trackabi

Trackabi es una solución de software muy apreciada para el seguimiento eficaz del tiempo, la supervisión de los empleados, la programación de las vacaciones de los empleados y la preparación de informes de tiempo. Una de las características destacadas de Trackabi es su innovador enfoque de gamificación en el que se incentiva a los usuarios para que alcancen objetivos específicos fijados por sus jefes, ganando logros y puntos de karma en el proceso.

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Funciones:

  • Las bajas de los empleados pueden incluirse en las hojas de horas para facilitar la gestión de la integridad de los datos.
  • Las hojas de horas pueden editarse de forma similar a las hojas de cálculo de Excel con varias opciones de personalización.
  • Se proporcionan logros y puntos de karma para impulsar la motivación de los empleados y aumentar su compromiso.
  • Se pueden generar informes de tiempo a partir de las hojas de horas en función de los ajustes definidos por el usuario.
  • Un panel de control a vista de pájaro muestra los días de ausencia de los empleados y alerta sobre los informes de tiempo que faltan.

Trackabi proporciona un temporizador de escritorio dedicado diseñado para plataformas Windows, Linux y MacOS. Este temporizador registra automáticamente el tiempo de trabajo de los usuarios, eliminando la necesidad de introducir datos manualmente.

Leave Dates

El diseño intuitivo deLeaveDates garantiza que todo el mundo pueda navegar y utilizar sus funciones con facilidad. Es la mejor opción para una gestión eficaz del tiempo libre, con opciones personalizables y una conectividad perfecta con el calendario.

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Características:

  • Proporciona una representación visual dinámica de los estados y calendarios de las vacaciones.
  • Permite a los empleados ver rápidamente su saldo de vacaciones restante y comprobar sus días de vacaciones disponibles.
  • Agiliza el proceso de envío de solicitudes de vacaciones y la obtención de aprobaciones de forma sencilla.
  • Se adapta a diversas políticas de permisos y permite su personalización para satisfacer las necesidades específicas de cualquier empresa.
  • Genera informes periódicos para realizar un seguimiento de las actividades de vacaciones y analizar las tendencias.

Leave Dates se integra perfectamente con herramientas conocidas como Excel, Google Calendar y Outlook. Además, soporta integraciones con Slack, mejorando su compatibilidad con los flujos de trabajo existentes. Los usuarios pueden conectar Leave Dates a una cuenta Zapier de pago para obtener aún más posibilidades de integración.

Leave Board

LeaveBoard es un sistema de gestión del tiempo libre fácil de usar y basado en la nube que está totalmente automatizado y permite a los usuarios acceder y visualizar fácilmente su asignación de tiempo libre. Los empleados pueden reservar cómodamente el tiempo libre que deseen a través de una interfaz sencilla e intuitiva.

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Funciones:

  • Los empleados pueden enviar sus solicitudes de permisos a través de cómodos formularios en línea.
  • Proporciona cuadros de mando de RR.HH. que permiten al personal de recursos humanos ver y gestionar eficazmente la información relacionada con las vacaciones.
  • Ofrece flexibilidad en la asignación de permisos, lo que permite a las organizaciones personalizar las políticas de permisos en función de sus requisitos específicos.
  • El sistema detecta automáticamente las solicitudes de permisos que se solapan y genera avisos, evitando conflictos de programación.
  • Realiza un seguimiento y registra los detalles de las licencias, incluido el tipo de licencia, la duración y los saldos restantes.

Además, Leave Board mantiene una completa base de datos de empleados y un repositorio centralizado para todos los registros de ausencias. Esta base de datos es un sistema de registro fiable que genera valiosos datos de RR.HH.

Todas las horas

AllHours está diseñado para agilizar el proceso de aprobación y seguimiento de las solicitudes de permisos y ausencias. Su compatibilidad en varios dispositivos ofrece una solución cómoda para organizaciones de todos los tamaños. Al implantar este sistema, podrá reducir significativamente el tiempo y los gastos.

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Funciones:

  • Los administradores reciben notificaciones por correo electrónico de las nuevas solicitudes.
  • Los empleados reciben notificaciones para la aprobación o el rechazo de sus solicitudes.
  • La solución de RRHH incorpora y calcula automáticamente todas las ausencias en los informes de nóminas.
  • Puede exportar los informes de ausencias a través de CSV o Excel.
  • La vista Calendario proporciona a la dirección una visión general de todas las ausencias.

Todas las Horas permite personalizar los tipos de ausencia según los requisitos de su organización. Esto significa que puede supervisar y gestionar fácilmente el trabajo a distancia, garantizando un seguimiento preciso y exhaustivo de las ausencias.

GreytHR

Con GreytHR, las empresas pueden capturar y mantener sin esfuerzo registros precisos de turnos y asistencia de los empleados. Ofrece un cómodo acceso a través de un portal de autoservicio en línea para empleados o una aplicación móvil. El software también proporciona interfaces intuitivas para revisar los registros de asistencia, configurar los ajustes de la política de permisos e integrarse a la perfección con el software de nóminas.

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Funciones:

  • Políticas de vacaciones personalizables con más de 50 parámetros para adaptarse a las necesidades individuales de cada empleado.
  • Planes y políticas de vacaciones a medida para los distintos grupos de empleados de la organización.
  • Compatibilidad con un número ilimitado de tipos de vacaciones y transacciones para satisfacer las distintas necesidades de los empleados.
  • Registros e informes completos y detallados en cumplimiento de la normativa gubernamental.
  • Creación de calendarios de vacaciones personalizados que tengan en cuenta las diversas necesidades de la plantilla.

Aprovechando GreytHR, las organizaciones pueden agilizar sus cálculos de nóminas y garantizar un procesamiento de nóminas fluido y eficiente.

Sage

Sage es un sistema colaborativo basado en calendarios que permite una visibilidad perfecta de la disponibilidad de los compañeros para todos los usuarios. Simplifica el envío y la aceptación de solicitudes, al tiempo que proporciona sólidas capacidades de elaboración de informes.

Cada empleado tiene acceso a su cuenta, lo que le permite controlar los días libres que le quedan y el estado de sus solicitudes.

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Funciones:

  • Los datos del calendario compartido son accesibles por varios usuarios en cualquier dispositivo.
  • Los empleados pueden acceder a sus cuentas para solicitar tiempo libre y acceder a información importante de la empresa.
  • Los gerentes pueden aprobar el tiempo libre desde el correo electrónico, la aplicación móvil Sage HR o Slack.
  • Los informes automatizados se envían directamente al contable.
  • Creación rápida y sencilla de informes exactos de tiempo libre.

Sage es accesible a través de aplicaciones web y móviles. Cabe destacar que se integra perfectamente con Slack, lo que permite a los usuarios aceptar las solicitudes de tiempo libre de los empleados directamente dentro de la plataforma Slack.

Workday

El software de gestión de ausenciasWorkday proporciona un sistema sin fisuras para gestionar las solicitudes de tiempo libre y permisos y para supervisar los saldos y las acumulaciones. Esta completa solución se integra sin problemas con las funciones de tiempo, RRHH y nóminas, agilizando el proceso global.

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Funciones:

  • Se ofrece una visión global de la utilización de los distintos planes de ausencia por parte de un trabajador.
  • Los responsables de primera línea pueden optimizar la tarea de gestión de ausencias utilizando Workday Scheduling y Labor Optimization.
  • Se dispone de herramientas para fomentar el desarrollo de los empleados, recompensar a los trabajadores y participar en la planificación de la carrera profesional.
  • Elseguimiento del tiempo se simplifica permitiendo fichar a la entrada y a la salida.
  • Se dispone de informes y análisis para realizar un seguimiento del rendimiento de los empleados.

Con Workday, los empleados pueden solicitar cómodamente tiempo libre y acceder a sus saldos de PTO a través de varios canales, como interactuar con el Asistente de Workday o enviar mensajes a través de Slack.

Time Off Cloud

Time OffCloud es una solución líder para la gestión de los permisos de los empleados, que proporciona un sistema automatizado de PTO, seguimiento de vacaciones y gestión de permisos. El software elimina la necesidad de anticuados formularios en papel, hojas de cálculo manuales y cálculos que consumen mucho tiempo, simplificando el proceso en unos simples clics.

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Funciones:

  • Los flujos de trabajo de aprobación de permisos están automatizados para un procesamiento eficiente.
  • Las acumulaciones y los saldos se calculan automáticamente.
  • Los calendarios dinámicos muestran las ausencias de los empleados y sus fechas correspondientes.
  • Opciones para modificar los tipos de permisos según las necesidades de la empresa.
  • Los informes automáticos ofrecen resultados en tiempo real y un almacenamiento centralizado de todos los datos.

Con la confianza de organizaciones de todo el mundo, Time Off Cloud es utilizado por empresas de todas las escalas en más de 100 países. Este sistema de gestión de equipos almacena los datos en una ubicación centralizada, lo que facilita la gestión de los permisos al recibir los resultados en tiempo real.

Flamingo

Flamingo revoluciona el sistema de gestión de bajas de su organización proporcionando una experiencia sin fisuras. Su aplicación web fácil de usar y su integración intuitiva con Slack hacen que la gestión del tiempo libre remunerado de su equipo no suponga ningún esfuerzo.

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Funciones:

  • La aplicación web ofrece un calendario completo que se actualiza automáticamente para mostrar los permisos pasados, próximos y pendientes de su equipo.
  • Proporciona un repositorio centralizado de todos los registros de permisos de sus empleados.
  • Integra el sistema con aplicaciones de calendario externas como Google Calendar, Outlook o iCal.
  • Acceda a análisis en tiempo real, índices de ausencia y posibles conflictos de programación.
  • Personalice la configuración del equipo y los permisos de acceso.

Con Flamingo, el proceso de solicitud y aprobación de permisos se produce directamente dentro de Slack, eliminando la necesidad de que los miembros del equipo y los gerentes naveguen fuera de su espacio de trabajo. Pueden enviar o revisar fácilmente las solicitudes de permisos sin interrupciones.

Office Timer

OfficeTimer ofrece gratuitamente un completo sistema de gestión de permisos y un planificador de permisos. Le permite gestionar varios tipos de permisos de forma eficaz, aplicar diversas políticas de permisos y mantener calendarios de vacaciones para diferentes ocasiones.

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Características:

  • Gestione varios tipos de permisos e implemente políticas de permisos personalizadas.
  • Configure fácilmente los períodos de vacaciones y las acumulaciones.
  • Ofrece la opción de controlar los permisos sándwich.
  • Integra software de nóminas de terceros con sus informes o datos de permisos/horas.
  • Exporta en formatos como Excel y PDF.

Las organizaciones pueden aplicar eficazmente estrategias de gestión que las lleven en la dirección correcta utilizando el paquete OfficeTimer, que incluye funciones como la gestión de hojas de horas y proyectos, la gestión de la asistencia, la gestión de gastos y el software de facturación.

Resumiendo

Los sistemas de gestión de bajas laborales ofrecen ventajas significativas tanto para los empleadores como para los empleados. Desde la perspectiva del empleador, estos sistemas agilizan la gestión de las solicitudes de tiempo libre de los empleados, al tiempo que mantienen la privacidad de los datos.

En lugar de lidiar con las complejidades de los cálculos manuales de las normas sobre horas extraordinarias y los requisitos de personal a la hora de crear los horarios, el sistema de gestión de permisos permite a los empleadores aprobar o denegar eficazmente las solicitudes en función de las necesidades de la empresa.

Ahora que ya tiene sincronizado el proceso de permisos de su empresa, es hora de trabajar para aumentar la productividad. Consulte este artículo para saber cuál es el mejor software de supervisión de empleados para aumentar la productividad laboral

  • Taiba Hasan
    Autor
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