Mejora de los procesos empresariales (BPI): Qué es y cómo funciona

Para seguir el ritmo de la evolución de los escenarios, la mejora de los procesos empresariales (BPI) es esencial para toda organización.

Cada empresa tiene que lidiar con cientos de procesos empresariales. Ningún empresario puede decir que estos procesos son 100% infalibles, ya que siempre hay algunos cuellos de botella que les cuestan tiempo y dinero.

Optimizar o mejorar estos procesos empresariales puede ayudar a eliminar cualquier problema que cause molestias a su equipo o a sus clientes. Veamos cómo funciona la mejora de los procesos empresariales y cómo ayuda a que su empresa prospere.

¿Qué es la mejora de los procesos empresariales?

Los procesos empresariales son las tareas que realiza para dirigir su empresa. Necesita mejorar estos procesos para mantenerse fuerte en este mundo competitivo. Por lo tanto, la mejora de los procesos empresariales significa optimizar continuamente los procesos empresariales para lograr una mayor productividad y eficacia.

Los procesos empresariales de una empresa implican tres tipos de actividades:

• Tareas operativas: Las tareas repetitivas que las empresas deben realizar cada día, como la fabricación, la logística y la elaboración de informes.
• Tareas de gestión: Estas tareas incluyen la elaboración de presupuestos, la administración y el desarrollo de RRHH.
• Tareas de apoyo: Las tareas restantes entran en esta categoría, como el soporte técnico, la contratación, la contabilidad, etc.

Todas las tareas pertenecientes a estas categorías deben someterse a una evaluación y corrección periódicas para evitar ineficiencias. A través del BPI, las empresas pueden introducir continuamente cambios positivos en estas operaciones de acuerdo con las aportaciones de las partes interesadas internas y externas.

Estas mejoras introducen nuevas formas de hacer las cosas o eliminan fallos de los procesos actuales. En ambos casos, el objetivo es racionalizar el proceso.

Importancia de la mejora de los procesos empresariales

Independientemente del sector al que pertenezca su organización, necesita adaptarse a los cambios para sobrevivir a la competencia. La mejora de los procesos empresariales le permite realizar ese cambio.

Durante este proceso, las empresas pueden determinar las áreas que necesitan mejoras y localizar cualquier ineficacia que deba eliminarse. Ayuda a las organizaciones a comprender el sistema y a evolucionar según las normas actuales del sector.

Además, ofrece una nueva perspectiva de su proceso empresarial para mejorar la productividad, la calidad, la relación con los clientes y el desarrollo de habilidades.

¿Cómo funciona la mejora de los procesos empresariales?

#1. Seleccione un proceso

En primer lugar, debe determinar las áreas o procesos que necesitan una mejora. Aunque en una empresa se llevan a cabo numerosos procesos empresariales, puede dar prioridad a los procesos repetitivos para su mejora.

#2. Mapee los problemas del proceso

Céntrese en el proceso elegido para identificar los problemas que deben eliminarse. Mapear significa visualizar toda la operación y descubrir los cuellos de botella.

#3. Analice los procesos empresariales

Ahora tiene que analizar los puntos conflictivos para encontrar los problemas que pueden mejorarse. Puede hacer las preguntas relacionadas a las personas responsables para obtener las respuestas.

#4. Rediseñar el proceso

En esta fase, necesita rediseñar el proceso para mejorarlo. Utilice la metodología más adecuada para eliminar los problemas identificados y hacer que sus procesos sean más eficaces.

#5. Adquirir recursos

Para cualquier tipo de mejora en el proceso empresarial, las empresas necesitan conseguir los recursos necesarios. Puede tratarse de conseguir nuevo software, hardware o mano de obra. Para todo ello, obtenga la aprobación de la dirección.

#6. Pruebe el nuevo proceso

Antes de aplicar el sistema BPI en su organización, las pruebas son un proceso obligatorio. Compruebe cada paso del flujo de trabajo para que no se le escape nada crítico. Si necesita algún cambio, este es el paso para hacerlo.

#7. Implemente el método

Tras el éxito de las pruebas y la aprobación de la dirección, ha llegado el momento de implantar la metodología para la mejora de los procesos empresariales. Puede empezar a pequeña escala e ir ampliando el alcance para obtener mejores resultados.

#8. Revisar y perfeccionar

Su trabajo no termina con la fase de implantación. Necesita controlar constantemente si los nuevos métodos están mejorando su proceso o no. A veces puede ser necesario un perfeccionamiento, y tiene que aplicarlo en consecuencia.

Métodos de mejora de los procesos empresariales

Dependiendo de su proceso empresarial y de su sector, puede elegir las siguientes metodologías para el MDP.

#1. Metodología ágil

Esta metodología libera a un proyecto de tener un plazo estricto y le permite incorporar más iteraciones. Basándose en los comentarios del equipo y del cliente, Agile le permite solucionar los problemas destacados. También mejora la comunicación y la colaboración entre todas las partes.

#2. Fabricación ajustada

El objetivo de esta metodología es eliminar los residuos y reducir así los costes. Aparte de la industria manufacturera, otras también pueden aplicar sus principios básicos. En este caso, los equipos deben comprender la percepción del comprador para eliminar el despilfarro y la redundancia.

#3. Seis Sigma

Este popular enfoque puede reducir la variabilidad y los errores aprovechando los datos y las estadísticas y maximizando el valor. Seis Sigma implica el uso de DMAIC y DMADV para lograr un proceso racionalizado y un mayor retorno de la inversión.

#4. Gestión de la calidad total (TQM)

Las empresas que utilizan esta metodología necesitan que todo su equipo se implique para mejorar la satisfacción del cliente. Ofrece a los empleados un entorno y una cultura de trabajo en los que se valoran las experiencias y se les anima a tener un objetivo empresarial compartido.

#5. Teoría de las limitaciones

La metodología de la Teoría de las Restricciones se utiliza habitualmente siempre que se necesita una mejora instantánea. Puede determinar los cuellos de botella del proceso y mejorarlos hasta eliminarlos.

#6. Kaizen

Esta metodología de mejora de procesos empresariales se centra en las prácticas lean y ágiles. Modifica ligeramente su trabajo y su cultura empresarial para mejorar la calidad y la productividad de los procesos.

#7. Kanban

Kanban es una técnica visual de flujo de trabajo que le permite identificar problemas y eliminar cuellos de botella. Como resultado, puede aumentar la eficacia y supervisar el progreso de su iniciativa.

#8. Justo a tiempo

Este método es ideal para las empresas de fabricación que desean minimizar los costes de inventario produciendo bienes en función de la demanda. En la mayoría de los casos, se utiliza con la metodología Kanban para realizar previsiones precisas y evitar el exceso de capacidad de trabajo.

#9. Mapeo de procesos

Las empresas pueden trazar un plan de mejora de procesos utilizando esta técnica de visualización del flujo de trabajo. También se puede utilizar para desarrollar mapas para funciones u objetivos empresariales específicos.

#10. PDCA

Este modelo significa planificar, hacer, comprobar y actuar. Al formar parte de la metodología Kaizen, ayuda a las organizaciones a localizar los procesos ineficaces.

Beneficios de la mejora de los procesos empresariales

Agilidad empresarial

A través de la mejora de los procesos empresariales, las empresas pueden ser más capaces de hacer frente a los requisitos siempre cambiantes de los clientes. Pueden responder rápidamente a las demandas y perfeccionar los proyectos en consecuencia.

Mejor visibilidad de los procesos

Para implantar la BPI, las empresas necesitan visualizar todo el flujo de trabajo. Les permite supervisar los procesos empresariales y medir la eficacia de cada etapa.

Rentable💰

El objetivo de mejorar los procesos empresariales es eliminar los cuellos de botella y las ineficiencias. Como le permite identificar y eliminar los gastos innecesarios, el gasto global se reducirá automáticamente.

Más productividad

Para que sus procesos sean eficientes, BPI elimina todas las tareas repetitivas e innecesarias del flujo de trabajo. Como resultado, la productividad de los empleados se multiplica.

Cumplimiento y seguridad

Implantar la mejora de los procesos empresariales significa disponer de un lugar de trabajo debidamente regulado y gestionado. De este modo, las empresas pueden cumplir la normativa y disponer de las medidas de seguridad necesarias.

Satisfacción de clientes y empleados

Cualquier proceso improvisado va a añadir valor a los clientes. Con clientes satisfechos, puede tener un negocio próspero. También hace que su equipo sea eficiente y productivo al eliminar tareas innecesarias.

Retos de la mejora de los procesos empresariales

#1. Resistencia de los empleados

El mayor reto al que se enfrenta la BPI es la resistencia de los empleados. La mayoría de la gente se opone a cualquier cambio y prefiere seguir trabajando de forma tradicional. Por ello, las empresas necesitan hacer comprender a los empleados el beneficio de esta mejora. De lo contrario, la iniciativa se convertirá en un fracaso total.

#2. Incapacidad para fijar objetivos

Durante este proceso, la dirección debe tener objetivos claros y específicos. Sin objetivos claros, no podrán hacerse una idea completa de la dirección de la empresa. Aunque los objetivos le permitirán saber dónde invertir su tiempo y sus recursos, la falta de ellos causará dificultades para mejorar los procesos empresariales.

#3. Tiempo Adjustment⏲️

Para que las cosas funcionen, hay que dedicarles tiempo. Muchas empresas piensan que la mejora de los procesos es imposible debido a sus actividades cotidianas. Sin embargo, a menudo es posible racionalizar los flujos de trabajo y asignar a una persona la ejecución de este proceso. Sin embargo, las empresas pueden incluso emplear a un contratista o autónomo para analizar el proceso.

#4. Introducir nuevas tecnologías

La mayoría de las mejoras de los procesos empresariales requieren decir adiós a las aplicaciones heredadas y adoptar nuevas tecnologías. Para la mayoría de las empresas esto supone un gran reto. Además de ser costoso, debe familiarizar a sus empleados con las tecnologías innovadoras.

Recursos de aprendizaje

Fundamentos de la mejora de los procesos empresariales: Udemy

Este curso de Fundamentos de la mejora de los procesos empresariales le enseña el marco y los pasos necesarios para el BPI. También se incluyen en este curso la alineación de los procesos empresariales con los objetivos y la búsqueda de soluciones prácticas de mejora.

También puede aprender a utilizar diferentes herramientas para crear nuevos procesos empresariales y técnicas para medir sus objetivos desde este recurso.

Mejora eficaz de los procesos empresariales: Udemy

Este curso de Mejora Eficaz de los Procesos Empresariales le enseña el impacto de la mejora de los procesos empresariales para que pueda rediseñar sus procesos organizativos.

En este curso se enseña a desarrollar el modelo BPI, a implementarlo en el proyecto y a medir el progreso. Incluye 2,5 horas de vídeo a la carta y un certificado al finalizar el curso.

Mejora de los procesos empresariales

Este libro sobre la mejora de los procesos empresariales le explica cómo aplicar técnicas de mejora de la calidad en el sector servicios.

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Le indica todo lo que debe saber para iniciar el BPI al instante. A partir de este recurso, también podrá aprender a crear y formar equipos para el BPI, simplificar el proceso, reducir el tiempo y realizar un seguimiento del progreso.

Caja de herramientas para la mejora de los procesos empresariales

Este libro sobre la caja de herramientas para la mejora de los procesos empresariales le proporcionará una visión práctica y completa sobre el desarrollo de un sistema coherente de MDP.

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Analiza el modelo de BPI utilizando la medición del rendimiento y le presenta las herramientas adecuadas. Además, podrá aprender a utilizar estas herramientas y obtener algunas plantillas para su aplicación.

Palabras finales

Sin la mejora de los procesos empresariales, es imposible mantenerse en la competencia. Le permite descubrir sus puntos débiles e ineficiencias para que pueda aplicar nuevos métodos para mejorarlos.

Aquí hemos hablado de cómo funciona el mundo de la mejora de los procesos empresariales junto con algunos cursos y libros útiles para aprenderlo. Una vez que tenga los conocimientos suficientes, empiece a realizar las mejoras necesarias para llevar su empresa al siguiente nivel.

También puede informarse sobre el software de gestión de procesos empresariales.