Modelado de procesos empresariales: Definición, técnicas, plantillas y herramientas

Documente los flujos de trabajo de su empresa en imágenes fáciles y sencillas utilizando estas técnicas de modelado de procesos empresariales (BPM).

Puede que usted tenga una idea clara de su proceso empresarial, pero puede que sus subordinados no. También es posible que el grupo inversor interesado en financiarle no entienda con claridad sus propuestas si usted se limita a presentar un ensayo.

Aquí entra en juego el modelado del proceso empresarial. Este concepto de gestión de procesos empresariales (BPM) permite a los empresarios dibujar un diagrama de flujo de todas las tareas utilizando elementos visuales. La representación visual debe destacar todas las tareas, como la creación y venta de productos, la contratación y jubilación de empleados, etc.

¿Qué es el modelado de procesos empresariales (BPM)?

BPM es el proceso de creación de diagramas de flujo para los flujos de trabajo de una empresa. Un flujo de trabajo puede contener subsiguientes flujos de trabajo hijos. Por lo tanto, vincular todos los procesos grandes y pequeños en el diagrama de flujo siguiendo las directrices estándar de BPM para crear un plano o diagrama fácil de seguir es el modelado de procesos empresariales.

Los empleados pueden seguir estos diagramas de flujo para realizar sus tareas cotidianas. El equipo de I+D puede seguir un BPM de I+D adecuado para impulsar el crecimiento de los rendimientos necesarios para una línea de productos o servicios. Y el equipo de TI resuelve los tiempos de inactividad del hardware informático y de la red en el menor tiempo posible siguiendo un PNT. Todas estas actividades empresariales cruciales siguen un diagrama BPM estandarizado.

Componentes clave de un modelo de proceso empresarial

En un proceso BPM estándar, encontrará los siguientes elementos:

1. Un Flujo de Proceso: Una secuencia de acciones o tareas esbozadas desde el inicio hasta el final de un trabajo.
2. Actividades: Son pasos definitivos que se deben completar dentro de un proceso.
3. Eventos del proceso: Son acciones importantes que ponen en marcha o detienen un flujo de proceso.
4. Pasarelas: Son puntos en los que el proceso puede tomar diferentes caminos en función de distintas decisiones empresariales.
5. Roles o participantes: Grupos de empleados o gestores de proyectos individuales responsables de llevar a cabo las tareas de producción y gestión.
6. Objetos de datos: Son entradas o subproductos del proceso. Los objetos de datos son principalmente códigos, documentos, gráficos, multimedia, registros de actividades de máquinas, etc., procesados por el flujo de trabajo.
7. Flujo de secuencia y conectores: Son líneas con flechas que indican en qué dirección fluye un proceso. Estos componentes BPM también dictan el orden de las actividades.
8. Puntos de Inicio y Fin: Un evento que pone en marcha el flujo de trabajo y un archivo, estado digital o estado físico que marca la finalización del flujo de trabajo.
9. Políticas empresariales: Reglas, condiciones y lógica que deben guiar a los empleados al ejecutar los elementos del flujo de trabajo.
10. Métricas de rendimiento y KPI: Retorno de la inversión (ROI), ventas, inscripciones, suscripciones, formularios de comentarios enviados, puntuación neta del promotor (NPS), etc., que indican el rendimiento del flujo de trabajo.

A continuación, exploraremos cómo crear un modelo de proceso empresarial.

Cómo crear un modelo de proceso empresarial

Las actividades de BPM comienzan con los registros de eventos. A continuación, debe utilizar la minería de procesos para dar sentido a los datos del registro de eventos. Por último, utilice diagramas normalizados y líneas de conexión para formar el diagrama de flujo completo.

Registros de eventos

Las aplicaciones empresariales crean registros de eventos con fines de auditoría. Estos registros históricos o de datos del software son registros digitales de los cambios realizados en un sistema al realizar una tarea. Cualquier cosa que ocurra en un sistema empresarial al completar un flujo de trabajo es importante. A continuación encontrará una sencilla lista de eventos cuando un usuario compra un producto en un mercado en línea:

1. El cliente entra en el sitio web utilizando su cuenta y su contraseña.
2. Buscan un producto específico.
3. Aplican filtros de precio, reseña, valoración, etc.
4. El usuario añade un producto al carrito.
5. Van a la cesta y pulsan el botón de pago.
6. El usuario introduce la dirección de entrega.
7. También introducen los datos del método de pago.
8. Por último, el cliente pulsa el botón pagar y finalizar.

Minería de procesos

La lista anterior de registros de eventos son ejemplos muy sencillos. Una empresa pequeña o mediana puede crear cientos y miles de registros de eventos de este tipo. Organizar estos registros de eventos en el orden en que se producen es una tarea difícil.

En este caso, debe emplear la minería de procesos. En la minería de procesos, usted pasa los datos del registro de eventos a través de un programa de minería de datos. El programa identifica patrones en las ocurrencias de los eventos. A continuación, utiliza elementos del diagrama BPM para construir un modelo de flujo de procesos.

Beneficios del modelado de procesos empresariales

He aquí por qué debe aprender e implantar el BPM en la gestión empresarial:

• Proporciona una representación visual de flujos de trabajo empresariales complejos.
• Estos diagramas visuales de procesos empresariales mejoran la comprensión y la comunicación en el proyecto.
• Al crear un diagrama BPM, puede identificar y resolver los cuellos de botella y las ineficiencias de su proceso empresarial.
• También puede optimizar el flujo de trabajo eliminando pasos innecesarios.
• Para producir un producto consistente o proporcionar un servicio de alta calidad a todos los clientes, debe estandarizar el flujo de trabajo del proceso. Un diagrama BPM hace exactamente esto.
• Un diagrama BPM también le ayuda a descubrir formas de automatizar el proceso.
• Puede planificar sin esfuerzo la gestión del cambio simulando los efectos en el flujo de trabajo introducidos por el cambio.
• Cuando forme a los nuevos trabajadores, a menudo recurrirá a muchos diagramas BPM.

Ahora exploraremos las técnicas de modelado de procesos empresariales.

Técnicas de modelado de procesos empresariales

BPMN

BPMN son las siglas de Business Process Modeling Notation (notación de modelado de procesos empresariales). Esta técnica consiste en una representación gráfica de la norma del proceso empresarial. Utiliza un conjunto de objetos gráficos y reglas para definir la relación entre los objetos.

Tiene una sintaxis bien definida y se considera la norma de oro para el modelado de procesos empresariales. Por este motivo, ofrece un modelo de proceso inequívoco a la vez que evita las lagunas de comunicación.

Entre los componentes más utilizados de este enfoque se incluyen los objetos de flujo, los objetos de conexión, los artefactos y los swim lanes. Puede optar por utilizar sus propios símbolos y lenguaje visual para mejorar el modelo, pero para los trabajos en colaboración, es mejor utilizar elementos BPMN estandarizados.

Mapeo del flujo de valor

El mapeo del flujo de valor (VSM) es una herramienta de análisis visual que se enseña en la gestión ajustada para mejorar la eficiencia de los procesos. Proporciona una visión completa de todo el flujo de trabajo. La visión general incluye desde el proceso de aprovisionamiento de materias primas hasta la entrega de productos acabados o servicios a los clientes, y todo lo que hay entre medias.

En el proceso de VSM, puede identificar fácilmente las actividades sin valor añadido y con valor añadido de un proceso empresarial. De este modo, puede reducir los residuos y los pasos sin valor añadido para que el flujo de trabajo sea rentable y fácil de utilizar. Si busca una mejora continua en la gestión empresarial ajustada, el VSM es una herramienta imprescindible.

SIPOC

SIPOC es la abreviatura de Proveedores, Entradas, Procesos, Salidas y Clientes. Explica cómo encajan estos elementos en un flujo de trabajo empresarial. Es una técnica BPM muy popular para mejorar los procesos empresariales.

El SIPOC identifica a los proveedores de los inputs empresariales, el flujo de trabajo hacia un producto o servicio final y los usuarios finales que reciben los outputs. Al aclarar los proveedores, las entradas y las salidas, el SIPOC proporciona una comprensión clara del alcance del proceso.

Esta herramienta de modelado de procesos empresariales ayuda en lo siguiente:

• Identificar a las partes interesadas del proceso
• Encontrar dependencias dentro y fuera del proceso
• Mejorar el flujo de trabajo en cada ejecución

Notación Universal de Procesos (UPN)

Para representar los flujos de trabajo, los analistas empresariales utilizan la Notación Universal de Procesos (UPN), un lenguaje visual estandarizado. UPN utiliza un conjunto de símbolos, formas y conectores para visualizar las interacciones, decisiones y flujos entre los elementos del proceso.

UPN ayuda a los analistas a mejorar la colaboración y la comunicación al ofrecer un lenguaje estándar para la documentación del flujo de trabajo. Utilizando UPN, podrá crear diagramas BPM claros y concisos que, a su vez, le permitirán optimizar y automatizar sus procesos empresariales.

Diagramas de Gantt

Es un método popular para visualizar los flujos de procesos empresariales. Cuando las empresas necesitan crear un modelo para procesos sensibles al tiempo, recurren a los diagramas de Gantt. Con él, se pueden visualizar los calendarios y la duración de los proyectos, las dependencias de las tareas, los hitos, etc.

Este método es muy beneficioso para seguir y registrar los procesos de forma secuencial. También proporciona una visión clara del comienzo y el final de una tarea. Sin embargo, resulta un poco difícil incluir subtareas en este modelo de visualización de tareas.

Un diagrama de Gantt implica una matriz con ejes verticales y horizontales. El eje vertical enumera las tareas incluidas en un proceso. El eje horizontal tiene la duración estimada de la actividad, la persona asignada, el nivel de habilidad requerido, etc.

Diagramas de flujo de datos (DFD)

Los diagramas de flujo de datos (DFD) pueden mostrar cómo se vinculan entre sí los distintos procesos a través de los almacenes de datos. También muestran la relación entre los procesos que se relacionan y los usuarios, y el mundo exterior.

El uso más común de esta técnica es mostrar cómo los datos entran y fluyen a través de un sistema. Al hacerlo, se centra en el flujo de datos entre procesos en lugar de en las operaciones de los procesos.

Lenguaje Unificado de Modelado (UML)

Si necesita modelar la lógica empresarial, los flujos de trabajo y los procesos en la industria del desarrollo de software, debe utilizar UML. Es el sistema de notación visual estándar y mundialmente conocido en el sector del desarrollo digital.

El lenguaje de notación UML consta de varios elementos gráficos como diagramas de secuencia, diagramas de actividad, diagramas de clase, etc. Puede utilizar estos elementos de diagrama para visualizar diferentes partes de la estructura, el comportamiento y las interacciones del proceso empresarial.

La mayoría de los gestores de proyectos DevOps, desarrolladores, empleados de operaciones, diseñadores de UX y partes interesadas del negocio entienden la notación UML. Por lo tanto, cuando necesite crear una canalización de CI/CD colaborativa y en tiempo real, pruebe el proceso de diagramación UML para obtener un éxito rápido.

Modelado de definición integrada de funciones (IDEF)

Si busca una técnica de modelado de procesos empresariales que pueda aplicar en todos los sectores, debería empezar a utilizar IDEF. A mediados de 1970, las Fuerzas Aéreas de Estados Unidos idearon IDEF para el modelado funcional de procesos empresariales a partir de datos, el análisis orientado a objetos, la simulación de procesos, la adquisición de conocimientos y el diseño de interfaces de usuario.

IDEF no es un lenguaje individual, sino una familia de lenguajes de notación. Existen 14 versiones diferentes de IDEF, y cada una de ellas atiende a necesidades específicas de modelado y simulación. Por ejemplo, IDEF0 para el modelado funcional, IDEF2 para el diseño de modelos de simulación, IDEF7 para la auditoría de sistemas informáticos e IDEF14 para el diseño de redes digitales.

Las mejores plantillas de modelado de procesos empresariales

#1. Mapa de procesos empresariales de Lucidchart

En Lucidchartobtendrá una plantilla para un mapa de procesos empresariales. Esto le permitirá mostrar los pasos necesarios para alcanzar un resultado concreto. También muestra las diferentes decisiones tomadas durante el proceso.

Puede abrir esta plantilla en Lucidchart para personalizarla según los requisitos de su empresa. Utilizándola, las empresas pueden analizar un proceso y mejorarlo.

#2 . Proceso de pedido iPhone BPMN - Creately

Esta plantilla avanzada de Creately le ofrece una vista colaborativa de un proceso de pedido de iPhone. Puede elegir esta plantilla y editarla en la aplicación Creately basada en la nube. Esta app tiene un conjunto especial de símbolos bajo la categoría de flujo BPMN que puede utilizar para personalizar esta plantilla.

#3. Plantilla BPMN de Miro

Miro ofrece una plantilla BPMN que puede utilizarse para mantener a todo el mundo al tanto del proceso empresarial y evitar cualquier malentendido. Este diagrama de flujo de procesos es adecuado para múltiples industrias. Utiliza diferentes símbolos y objetos para identificar el flujo y personalizarlo según sus necesidades.

Herramientas de modelado de procesos empresariales

#1. IBM Blueworks en directo

IBMBlueworks Live es una herramienta de modelado de procesos empresariales para organizaciones que desean descubrir y cartografiar mejor los procesos empresariales. Esta plataforma basada en la nube permite documentar los procesos de forma colaborativa.

No necesita descargar ningún software y varios equipos pueden documentar y analizar los procesos mediante una interfaz web intuitiva y accesible. De este modo, podrá empezar a documentar fácilmente los procesos existentes o nuevos en pocos minutos.

El software también es capaz de analizar los procesos existentes para que pueda identificar las áreas que necesitan mejoras. Los procesos sencillos pueden automatizarse con esta herramienta, y puede almacenar aquí los mapas de procesos para conservar registros actualizados de las operaciones empresariales.

#2. Cflow

Cflow no es sólo una herramienta BPM sin código, sino también una solución asequible para automatizar su flujo de trabajo. Puede diseñar sin problemas su flujo de trabajo empresarial utilizando su intuitivo constructor visual de flujos de trabajo. Puede ser utilizado por pequeñas, medianas y grandes empresas.

Puede utilizar este software para automatizar procesos como operaciones de TI, contabilidad y finanzas, adquisiciones, ventas, marketing, RRHH y administración. Este software fácil de usar mejora su productividad mediante la automatización. Además, le ayuda a gestionar y controlar eficazmente todos sus flujos de trabajo.

La plataforma también cifra los datos para una mayor seguridad y utiliza los centros de datos de AWS. También realiza copias de seguridad de todos los datos en la nube y le permite configurar sus políticas de copia de seguridad.

Palabras finales

Hasta ahora, puede que haya comprendido que el modelado de procesos empresariales es la base de varias actividades de mejora empresarial como la automatización, la transformación, la continuidad empresarial, etc.

Si ha leído el artículo hasta el final, también debe haber entendido varios métodos de BPM como BPMN, SIPOC, UML, y más. Este artículo le resultará extremadamente útil la próxima vez que tenga que explicar su negocio a un cliente, inversor o parte interesada. Sólo tiene que utilizar una técnica, una plantilla y una herramienta apropiadas de este artículo.

A continuación, el mejor software de gestión de procesos para el crecimiento de su organización.