¿Puede la IA de ClickUp hacer 30 minutos de trabajo en 30 segundos?

Veamos cómo ClickUp AI puede realizar tareas empresariales cotidianas, como redactar correos electrónicos, generar informes, etc., con facilidad.

¿Cuánto tiempo le llevaría elaborar un calendario social para su empresa? ¿O qué le parecería elaborar un calendario de lanzamiento de un proyecto? ¿O redactar informes de incidencias? ¿Correos electrónicos?

Todo esto y más requiere tiempo, mucho tiempo.

Sólo leer y escribir correos electrónicos consume más de dos horas de cada jornada laboral de un empleado medio, según un informe de Forbes.

Pero no todo lo que se escribe es un correo electrónico. Hay otros muchos que necesitan que superemos el bloqueo inicial y luego una lluvia de ideas antes de completar el primer borrador. Lo que sigue son unas cuantas rondas de correcciones que ocupan además la mayor parte de las horas productivas.

En consecuencia, todos los ámbitos sufren de escritura mundana, y es una de las áreas que necesita cierto grado de automatización. Ahora, exploremos ClickUp AI.

ClickUp AI: una visión general

ClickUp le ayuda a sustituir múltiples aplicaciones como Asana, Jira, Slack, MS Teams, Lattice, Monday, Trello, etc., por su paquete de productividad.

En pocas palabras, se trata de una herramienta "todo en uno" que abarca la gestión de proyectos, el chat, el establecimiento y seguimiento de objetivos y mucho más en un único lugar. La idea es sencilla: evitar hacer malabarismos entre múltiples utilidades y tenerlo todo en ClickUp.

Es importante destacar que no puedo abarcar la totalidad de ClickUp en esta reseña. Eso sería demasiado grande para caber en un solo artículo.

En su lugar, se trata de su característica más reciente, ClickUp AI. Se trata de una oferta similar a ChatGPT, pero adaptada a diversos equipos (marketing, ventas, soporte, etc.) para ayudarles a realizar las tareas digitales "estándar" relacionadas con el trabajo en un santiamén.

Otras secciones recogen mi breve experiencia con ClickUp AI.

He creado un espacio "Geekflare" de muestra para esta demostración, y para utilizar cualquier herramienta de ClickUp AI, hay que escribir la barra (/) en el espacio vacío.

Como se trata sobre todo del texto, se puede ir directamente a "Escribir con IA" y dar la indicación para que se haga. Alternativamente, las herramientas de AI tienen miniherramientas específicas para cada departamento con instrucciones de inicio que describen sus capacidades.

Empecemos esta revisión de ClickUp con los correos electrónicos.

Redacción de correos electrónicos

ClickUp AI dispone de unas cuantas plantillas de correo electrónico que cubren situaciones comunes como la promoción, la reactivación de servicios, la bienvenida, etc.

Para cualquier cosa personalizada, la opción Escribir un correo electrónico resulta muy útil. Le pedí que escribiera un correo electrónico a Forbes Outreach para promocionar Sparkian (nuestro sitio web hermano de juegos digitales).

Hay opciones para elegir el tono, como profesional, inspirador, informal, optimista, etc. También se puede ajustar el nivel de creatividad: bajo, medio o alto.

ClickUp AI tolera los errores. Esto significa que incluso sus avisos imperfectos tendrán una salida óptima.

En la parte inferior, puede hacer clic en Insertar o Copiar para utilizar este texto en el espacio ClickUp correspondiente o en cualquier otro lugar. O bien, desplegar otras opciones como Editar entradas o Volver a intentarlo para regenerar la respuesta.

Además, en Dígale a la IA qué hacer a continuación (marcado como 2) es donde puede volver a preguntar para pulir aún más la respuesta.

Pero el envío de correos electrónicos nunca está completo sin las respuestas. Así que probé también su herramienta de respuesta de IA.

Sólo tiene que pegar todo el cuerpo en el campo Correo electrónico para responder e introducir algunos detalles importantes en la sección Sus temas de conversación.

Como todas las herramientas de AI, las respuestas pueden necesitar un toque humano. Aun así, esto proporciona un primer borrador suficientemente bueno con el que trabajar.

Marketing

Si ya se ha dado cuenta, ClickUp AI nos ayuda a utilizar la IA generativa. En lugar de una única pregunta, solicita varias entradas en función de la complejidad de la tarea.

Esta capacidad está a pleno rendimiento en sus herramientas de marketing de AI.

He intentado preparar un brief creativo para el rediseño de un sitio web con el fin de mejorar ciertas métricas de rendimiento. De nuevo, he tomado Sparkian.com para esta ilustración.

Aunque no soy un experto en marketing como tal, su respuesta me pareció utilizable, que se puede retocar un poco para empezar. Y para recordárselo, para eso está pensada ClickUp AI.

A continuación, pedí a ClickUp AI que creara una encuesta de satisfacción del cliente. La idea era obtener una respuesta rápida sobre la estética del sitio web, el contenido y cualquier nuevo dominio que se pudiera aprovechar.

La respuesta incluía unas cuantas preguntas cada una, que abordaban los objetivos de la encuesta que mencioné en su indicación. En general, me sentí muy satisfecho con los resultados y habría utilizado esta respuesta si hubiera sido real.

Y aunque se trata de algo genérico que cualquiera puede hacer, aun así, habría tardado al menos entre 15 y 20 minutos si no fuera por este tipo de herramientas.

Aparte de éstas, las herramientas de marketing de ClickUp AI disponen de plantillas rápidas para generar informes, presentaciones, descripciones de productos, ideas para campañas, títulos de blogs, redacción de entradas de blog, etc.

Producto

Los equipos de producto son uno de los profesionales más ocupados, ya que trabajan en la conceptualización, el desarrollo y el lanzamiento de cualquier producto. Realizan un trabajo de alto riesgo y son los principales responsables del futuro de cualquier empresa.

Como hace poco lanzamos nuestra publicación sobre juegos, tenía una idea sobre el proceso general de lanzamiento, incluidos los comunicados de prensa, las ofertas de lanzamiento, las asociaciones con personas influyentes, el marketing de pago, la creación de expectación en las redes sociales, etc.

Normalmente, eso se llama hacer un plan de lanzamiento al mercado. Vamos a crear uno con ClickUp AI.

Me sorprendió gratamente ver que incluía la mayor parte del proceso que realizamos. Especialmente la tabla de entregables, canales y actividades daba en el clavo.

Esto no sólo ahorra tiempo, sino que ofrece algo en lo que fijarse a los novatos. Además, uno puede regenerar las respuestas para ver si se ha saltado algo.

El segmento de productos de ClickUp cuenta con indicaciones adicionales sobre notas de lanzamiento, planes de lanzamiento, documentación de ayuda, encuestas sobre productos, informes de estado, etc.

Ventas

Otro departamento sobrecargado de trabajo en cualquier organización es el de ventas. Sintiendo el calor al que se enfrentan estas personas cada día, ClickUp AI las ha cubierto bien.

Existen preajustes para generar discursos de ventas de ascensor, correos electrónicos de personalización de clientes potenciales, resúmenes de reuniones, estudios de casos, planes de formación, presentaciones y mucho más.

Eche un vistazo a este discurso de demostración de ventas en el que se ofrece VPN a una empresa que trabaja a distancia como nosotros

Puede parecer un discurso sencillo. Aun así, se pueden incluir tantos detalles en el aviso como se desee para adaptar el resultado a las necesidades. Para la respuesta anterior, utilicé un prompt escueto:

El resultado fue una respuesta de 200 palabras, a la que volví a incitar para reducirla a 100 palabras, como se indica en la imagen del discurso de ventas.

A continuación, intenté crear un esquema de presentación que resumiera los efectos de la automatización de la IA (¡hola, ChatGPT!) para la industria editorial.

Pude ver algunos puntos válidos que nosotros mismos estamos siguiendo tras el lanzamiento de ChatGPT. Algunas cosas como la mejora de la productividad, la ayuda a la redacción, el impacto en las oportunidades de empleo, los enigmas éticos, etc., resuenan bien entre la mayoría de las publicaciones en línea.

Felicitaciones a nuestro equipo de planificación por el título: ¿Puede la IA de ClickUp hacer 30 minutos de trabajo en 30 segundos? Yo diría que sí, sin duda. Es un excelente ahorrador de tiempo y hasta ahora ha estado a la altura de su reputación.

Pero echemos un vistazo a otra plantilla de planificación antes de dar el veredicto final.

Planificación

Todo proyecto de éxito es el resultado de una planificación meticulosa. Y eso implica un montón de propuestas, plazos, reuniones, informes y demás.

Para comprobar cómo le va a ClickUp en la elaboración de un calendario de proyecto para el lanzamiento del sitio web, le he dado este prompt:

Sé que los plazos son específicos de los proyectos, las organizaciones y muchos factores externos e internos. Aun así, el objetivo es que el armazón esté listo lo antes posible.

Para concluir las pruebas de su segmento de planificación, intenté generar un plan de gestión de riesgos para nuestra nueva publicación de juegos. Esta vez avancé con el menor número de detalles posible para comprobar lo que la IA de ClickUp cocinaría por sí sola.

Esta fue la indicación:

Y éste es el resultado:

Proporcionó una base sólida para crear un plan de gestión de riesgos específico para este caso.

En general, hace exactamente lo que se anuncia, que es acabar con el bloqueo inicial. Su IA está superajustada a diversas tareas empresariales, y el resultado confirma lo mismo. Además, cuenta con algunas otras herramientas de IA notables, entre las que se incluyen el resumen, la traducción, la edición, la simplificación, etc.

También me gustaría mencionar que tardó menos de 10 segundos en cada respuesta compartida en este artículo. Y lo único que me pareció inferior en todas las plantillas de avisos fue su creador de subtareas. Excepto eso, hizo el trabajo de forma bastante convincente, y sin duda le recomiendo que lo pruebe.

Pero, ¿y si ya está buscando sus alternativas?

Alternativas

Noción AI

Por si no lo sabe, Notion es una herramienta de gestión de proyectos y productividad. Se trata de planificar, etiquetar, comentar, compartir y hacer las cosas. Lo sé al dedillo ya que hemos utilizado Notion como nuestro conductor diario en Geekflare durante los últimos dos años.

Y recientemente, también se ha unido al carro de la IA con el lanzamiento de Notion AI. En pocas palabras, Notion AI automatiza la escritura. Pero, ¿cómo se compara con ClickUp AI, que hace predominantemente lo mismo?

Puede ver que muchas plantillas de avisos parecen iguales.

Aun así, Notion se parece mucho a ChatGPT. Por ejemplo, cada vez que haga clic en una pregunta, obtendrá un campo vacío para introducir los detalles.

Esto es muy diferente a lo que ocurre con ClickUp AI, que ofrece varios campos en los que se preguntan varias cosas sobre el aviso antes de obtener una respuesta. Personalmente, creo que el método de ClickUp es más eficaz y sencillo para alguien que no tenga mucha experiencia con avisos.

Pero hay que suscribirse a los planes de pago de ClickUp para probar sus capacidades de IA. Sin embargo, se puede hacer una prueba gratuita de la IA incluso con el nivel gratuito para siempre de Notion, lo que sin duda es una ventaja para los principiantes.

Por último, hay que adquirir un complemento de IA independiente con los planes de pago para disfrutar de una experiencia completa, una restricción común con ambos.

Reflexiones finales

Aunque ninguna herramienta de AI puede sustituir a un humano, le da un empujón para hacer las cosas con rapidez. Y eso resume la razón misma de su existencia: ser asistentes dignos.

Y como ya se ha mencionado, todo profesional de los negocios hace mucha escritura repetitiva. Perdemos mucho tiempo haciendo borradores, y es superútil tenerlos listos en pocos segundos con herramientas como ClickUp AI. En resumen, facilita la redacción y dispone de plantillas ya preparadas para casi todos los departamentos que tiene una empresa típica.

Espero que el artículo le haya proporcionado la información necesaria sobre lo que se puede hacer con ClickUp AI. Le sugiero que lo pruebe usted mismo para ver si se ajusta a su caso de uso.

PD: Aquí tiene algunas herramientas de redacción con IA si lo único que le interesa es el texto automatizado.