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En Colaboración Última actualización: 24 de septiembre de 2023
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Tanto ClickUp como Airtable ofrecen amplias funciones para gestionar tareas, proyectos y la plantilla de una organización.

Sin embargo, si está interesado en saber cuál es la más adecuada para usted, lea esta guía sobre ClickUp frente a Airtable hasta el final

¿Qué es ClickUp?

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ClickUp es una herramienta de productividad todo en uno para que su trabajo y el de sus equipos sea más fácil que nunca. Al tiempo que facilita la planificación, aprobación, seguimiento y entrega de proyectos, también facilita una plataforma sin esfuerzo para la colaboración sincrónica y asincrónica.

Viene con una arquitectura escalable, por lo que puede adaptar fácilmente el espacio de trabajo a una organización pequeña, mediana o grande. Además, hay más de cien elementos del espacio de trabajo personalizables, como vistas, fechas de vencimiento, asignados, estados de las tareas, etc., para que pueda crear una herramienta de gestión de proyectos que se adapte al producto, las personas y el proyecto.

Además, puede gestionar un proyecto completo de desarrollo de software, sitios web, aplicaciones móviles o productos de consumo directamente en los espacios, listas, carpetas, etc. de ClickUp. Para Agile, Scrum y DevOps, existen elementos dedicados como Sprints, Epics, Statuses, GitHub, etc.

¿Qué relevancia tiene ClickUp como herramienta de gestión de proyectos?

Aunque ClickUp ofrece muchas herramientas y elementos para convertir espacios en aplicaciones y flujos de trabajo automatizados, es principalmente una herramienta de gestión de proyectos. Descubra a continuación la relevancia de la aplicación para todas sus necesidades de gestión de proyectos:

  • Vistas del proyecto como diagramas de Gantt, tableros Kanban, Box, listas, mapa mental, cronograma, carga de trabajo, actividad, tabla, etc.
  • Personalizaciones espaciales como Campos personalizados, Estados de tareas personalizados, Cuadros de mando personalizados, etc., para un proyecto personalizado.
  • Herramientas de colaboración y comunicación en línea como Asignados, Observadores, Vista de chat de las tareas, Correos electrónicos, Comentarios, Menciones, @etiquetas, uso compartido basado en roles y una Pizarra digital.
  • Cuadros de mando predeterminados y personalizados para seguir el progreso de las carteras de proyectos.
  • Informes en tiempo real sobre tareas, proyectos, desarrollo de productos y personal mediante cientos de métricas y plantillas de informes.
  • Realice un seguimiento del tiempo de los trabajadores a tiempo completo y de los contratistas utilizando elementos del proyecto como el tiempo facturable, el tiempo de edición, las notas, las etiquetas, etc.

¿Cómo funciona ClickUp?

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ClickUp funciona facilitando una herramienta PM, pizarra digital, plantillas, ClickUp AI y automatización del flujo de trabajo. Además, puede almacenar un número ilimitado de archivos y documentos en sus espacios de trabajo y espacios, por lo que también funciona como un sistema de gestión de contenidos. A continuación encontrará las características principales que hacen que ClickUp funcione para usted:

Jerarquía de tareas y trabajos

  1. El Espacio de trabajo es el primero en la jerarquía de elementos de ClickUp. Puede crear un Espacio de trabajo por organización. Si su negocio incluye más de una empresa, utilice diferentes espacios de trabajo para organizarse mejor.
  2. Los espacios son como los distintos departamentos de una organización. Si es una agencia de marketing digital, cree varios Espacios para cuentas, finanzas, RR.HH., marketing, ventas, desarrollo empresarial, etc.
  3. Las carpetas van dentro de los Spaces y significan proyectos. Los equipos ágiles y DevOps pueden tener Carpetas Sprint.
  4. ClickUp alberga Listas dentro de las Carpetas. Las listas significan una bóveda para tareas similares. Por ejemplo, las Carpetas de publicación de sitios web pueden tener Listas para grupos de tareas como SEO, Esbozos de contenido, Creación de contenido, Creación de imágenes, Corrección de pruebas, Aprobación de borradores y Publicación en el sitio web.
  5. Las tareas son los elementos de nivel inferior de la jerarquía de ClickUp. Las tareas vienen con campos como Asignado, Tiempo estimado, Estado, Discusiones, etc.
  6. Si no puede completar una tarea sin realizar las microtareas subyacentes, puede añadir subtareas a una tarea. Por ejemplo, la Tarea Publicar contenido puede tener Subtareas como Asignar tareas a escritores, Revisión por un editor, Añadir elementos visuales y, por último, Publicar en WordPress.

Roles de usuario

Los roles de usuario le permiten principalmente asegurar su Espacio de trabajo ClickUp y reforzar la privacidad de los datos. En un espacio de trabajo puede haber propietarios, administradores, miembros e invitados. Los distintos roles tienen diferentes permisos de acceso. También puede personalizar el control de acceso cuando sea necesario.

Centro de mando

ClickUp vs Airtable ClickUp Command Center

Command Center Search es el buscador global de contenidos, chats, activos o tareas en ClickUp. Le permite buscar en todo ClickUp añadiendo Filtros de Ubicación, Filtros Rápidos, Filtros de Tareas y Filtros de Aplicaciones.

Una vez que busque contenido en el Centro de comando, ClickUp organiza los resultados de la búsqueda en encabezados de columna como Todos, Tareas, Documentos, Pizarras, Tableros, Chats, Archivos, Comentarios y Personas.

Ventajas de ClickUp como herramienta de gestión de proyectos

Estas son las ventajas que obtendrá frente a sus competidores si se pasa a ClickUp:

  • Una solución todo en uno para la gestión de proyectos.
  • Fácil planificación y creación de proyectos mediante Plantillas, Fechas de inicio, Fechas de vencimiento, Dependencias de tareas, Gestión de recursos, Hitos, Slack Time, Ruta crítica, etc.
  • Establezca objetivos y metas claros utilizando métricas como Moneda, Tareas, Verdadero/Falso y Número.
  • Gestión de tareas y subtareas sin esfuerzo con uno a muchos asignados.
  • Puede equilibrar las cargas de trabajo de los recursos de su proyecto por Horas, Puntos, Tareas y Campos personalizados.
  • Organice fácilmente la mano de obra, los proyectos, las tareas y el contenido mediante Espacio de trabajo > Espacios > Carpetas > Listas > Tareas.
  • Los espacios de trabajo compartidos, las vistas y los cuadros de mando funcionan como aplicaciones.
  • UI y UX de productividad sin esfuerzo que aprovechan elementos como la barra de herramientas de multitarea, las prioridades, la edición de texto enriquecido, el seguimiento nativo del tiempo y la búsqueda inteligente.

¿Qué es Airtable?

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Airtable es un creador de aplicaciones sin código para los usuarios internos, proveedores, clientes y usuarios finales de su organización. Con este tipo de aplicaciones, puede automatizar diversos procesos empresariales, como el seguimiento del progreso de un proyecto de desarrollo de productos o las campañas de marketing que esté llevando a cabo a escala global o local.

Y no sólo para marketing y desarrollo de productos, la herramienta también es adecuada para otros departamentos empresariales como gestión de recursos humanos (HRM), ventas, finanzas, bases de datos, administración de TI, gestión de servicios de TI (ITSM) y gestión de contenidos.

Facilita una alta productividad en sus equipos empresariales al ofrecer funciones como diseñador de interfaces, vistas para proyectos y eventos, automatización para flujos de trabajo, sincronización de datos entre tablas e informes sobre lo que gestiona en Airtable.

¿Qué relevancia tiene Airtable como software de gestión de proyectos?

Airtable es más que una herramienta de PM; es un flujo de trabajo automatizado y un creador de aplicaciones sobre bases de datos robotizadas. Por lo tanto, sólo necesita utilizar una parte de la aplicación Airtable para gestionar muchos proyectos. El módulo que le ayuda a gestionar tareas, subtareas y proyectos es el Diseñador de interfaces.

Las interfaces de Airtable son perfectas como herramientas de gestión de proyectos por lo siguiente:

ClickUp vs Airtable Airtable PM Elements
  • Los miembros del equipo del proyecto pueden acceder a elementos PM como la Lista, Galería, Kanban, Línea de tiempo, Calendario, Formulario, Tablero, Revisión de registros, y más.
  • Los colaboradores pueden interactuar simplemente con las interfaces PM para actualizar los estados de las tareas, asignar nuevas tareas, solicitar ayuda, etc., sin necesidad de acceder por completo a las bases de datos de Airtable.
  • Los jefes de proyecto pueden revisar todas las tareas de los miembros del equipo y aprobarlas cuando proceda.
  • Los socios comerciales interfuncionales, los inversores y el equipo directivo pueden acceder a la aplicación Panel de interfaz de Airtable para obtener una visión rápida de las carteras de proyectos.

El constructor de interfaces de Airtable también le permite añadir campos avanzados como cuadrícula, número, gráfico, texto, divisor, comentario, filtros y acciones de botón personalizadas.

¿Cómo funciona Airtable?

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Airtable funciona sobre Bases de Datos. Los datos de esta Base de Datos pueden ser imágenes, textos, etiquetas, vídeos, etc. Si usted es una agencia de publicidad, poblará su base de datos de Airtable con activos de campañas publicitarias. Por el contrario, una agencia de diseño gráfico poblaría su base de datos con imágenes, vectores, wireframes, etc.

También puede llamar a estas bases de datos espacios de trabajo de Airtable. Así que su viaje por Airtable comienza con la creación de un Espacio de trabajo. Si su empresa tiene diferentes departamentos, cree Espacios de trabajo dedicados para organizar mejor los proyectos.

Lo primero que debe hacer ahora es crear una Base. Una Base es también conocida como la columna de Datos en Airtable. La Base le da acceso a otras características como Interfaces y automatización.

También puede gestionar sus proyectos en Bases creando diferentes Bases para diferentes proyectos. Al igual que las Interfaces, también puede añadir Kanban, Cronograma, Lista, etc., a estas Bases. En la pestaña Automatizaciones, puede crear Disparadores, Acciones y Acciones de lógica avanzada vinculando Interfaces, Bases y aplicaciones de terceros para llevar los flujos de trabajo al modo de piloto automático.

Ventajas de Airtable como herramienta PM

Estas son las ventajas de utilizar Airtable:

  • Dé acceso a datos, aplicaciones empresariales personalizadas, flujos de trabajo automáticos y herramientas PM a empleados y contratistas con un solo software en la nube.
  • Puede dar acceso basado en roles a los espacios de trabajo empresariales en función de los roles de los empleados o contratistas. Por ejemplo, el responsable de marketing puede tener acceso a todo el espacio de trabajo de Marketing. Por el contrario, un miembro del equipo del espacio de trabajo de Marketing sólo puede tener acceso a Interfaz o Base para entregar los entregables del proyecto.
  • Puede utilizar los comandos y funciones de Airtables para crear acciones complejas en sus flujos de trabajo.
  • Las Interfaces, Bases, Tablas, Formularios, etc. de Airtable pueden compartirse en línea públicamente, igual que una aplicación web. El público objetivo puede acceder fácilmente al contenido sin necesidad de comprar Airtable.

ClickUp Vs. Airtable

Características comparadasClickUpAirtable
Vistas del proyectoAmplias vistas de proyecto con 15 opcionesVistas de proyecto limitadas
Interfaces de proyectoLa interfaz PM incluye listas y páginasDiseñador de interfaces para crear aplicaciones
Propiedades del proyectoDisponibleDisponible
Colaborar en proyectosComparta espacios, páginas y listasCompartir bases, tablas de datos e interfaces
Jerarquía de contenidosEspacio de trabajo > Espacios > Carpetas > Listas > TareasUso de la automatización “Si esto, entonces aquello
Flujos de trabajo automáticosUso de aplicaciones ClickUpUso de automatizaciones If This Then That
IntegracionesDisponibleDisponible
PlantillasPlantillas independientes para espacios, carpetas, listas, etc.Plantillas de espacios de trabajo disponibles
Informes y análisisFunciones limitadas de elaboración de informes y análisis utilizando Tarjetas incorporadas como Sprints, Estados, Etiquetas, etc.Amplias funciones de elaboración de informes y análisis incorporadas directamente en la Base o Tabla de datos como Extensiones
100 extensiones para análisis estadísticos y matemáticos
Inteligencia artificial (IA)IA del modelo GPT para la creación de contenidos y la ideaciónNo disponible en el momento de redactar este documento
Pizarra digitalDisponibleNo disponible
Carga de datos100 MB para el plan gratuito
Ilimitada para todos los planes de pago
2 GB para el plan Gratuito
5 GB para Plus, 20 GB para Pro y 1.000 GB para Enterprise
Aplicaciones móvilesDisponible para Android e iOSDisponible para Android e iOS

Casos de uso de ClickUp

ClickUp es sólido para muchos casos de uso como Equipos de Marketing, Gestión de Proyectos SEO, Ecosistemas Blockchain, Organizaciones sin ánimo de lucro, Asignación de Clases, Gestión Agile Scrum, Backlog y Sprints, y muchos más. A continuación encontrará los casos de uso que aplico con frecuencia:

Gestión de agencias

Agency Management

Puede gestionar agencias de cualquier tamaño en ClickUp. Como agencia, necesitará un CRM, declaraciones de alcance del trabajo, facturación, compromiso postventa, proyectos de grandes clientes, proyectos de pequeños clientes, comentarios de clientes, etc.

Puede crear todo esto como Carpetas en ClickUp. En cada Carpeta, puede crear múltiples Páginas, Listas, Documentos, Formularios, etc., para organizar las cosas en las que trabaja en su agencia.

Añada a los miembros pertinentes del equipo al Espacio de trabajo para que puedan gestionar sus tareas en ClickUp. Para mayor comodidad, puede vincular herramientas empresariales de terceros con su Espacio de trabajo de gestión de la agencia. Por ejemplo, puede vincular clientes de correo electrónico, Microsoft 365, Slack, Zoom, Loom, etc.

Gestión de cambios

Change Management

Gestionar un cambio en su empresa es un proyecto complicado. Sin embargo, ClickUp le permite migrar todo su negocio a un funcionamiento más novedoso utilizando Espacios, Carpetas, Listas y mucho más.

Puede crear dos Carpetas independientes: Oficina de Transformación y Área de Gestión/Factor a Cambiar. Oficina de Transformación debe incluir Listas para ADKAR, Etapas, Presupuesto, etc. Por el contrario, la Carpeta del Área de Gestión/Factor del Cambio puede tener la Lista de Evaluación y Planificación, la Lista de Ejecución del Cambio, la Lista de Seguimiento y Mejora del Cambio, la Lista de Gestión, la Lista de Riesgos y Problemas y la Lista del Plan de Comunicación de la Empresa.

Casos de uso de Airtable

Airtable es adecuado para montones de casos de uso como Planificación de Eventos, Campañas de Marketing, Operaciones de Contenido, etc. A continuación encontrará dos casos de uso comunes que utilizo a título profesional:

Encuesta pública

Public Survey

Si tiene Airtable, olvídese de conseguir una herramienta de encuestas de terceros. Puede crear formularios atractivos y sin esfuerzo en Airtable. Dado que Airtable le permite publicar sus propiedades como aplicaciones web autosuficientes, puede publicar sus Formularios públicamente.

Dentro de sus Datos o Base de Airtable, puede añadir un elemento Formulario. A continuación, personalice los campos predeterminados del Formulario para adaptarlos a su proyecto. Un plan de pago le da acceso a marcas personalizadas, extensiones, integraciones, análisis de datos de formularios en tiempo real y mucho más.

Operaciones de contenido

Content Operations

En un proyecto de Operaciones de contenido, puede crear Bases o Tablas de datos independientes para Todas las solicitudes y entregables, Objetivos de marketing, Estado de la campaña y una Interfaz para automatizar las aprobaciones.

También puede crear un formulario de Solicitud y publicarlo públicamente para recoger nuevas solicitudes del conjunto global de clientes. Si hay algún entregable del proyecto que su equipo haya completado pero el cliente aún no ha dado el visto bueno, puede crear también la Base de entregables no aprobados.

ClickUp Vs. Airtable: El veredicto

Supongamos que sólo necesita funciones de gestión de proyectos. Gestiona los datos de trabajo en otras herramientas como Microsoft 365 o Google Workspace. En ese caso, debería elegir ClickUp en lugar de Airtable. Las razones son las siguientes:

  • Es más fácil manejar ClickUp que Airtable.
  • Elprecio de ClickUp como herramienta PM es más barato; 10 $/usuario/mes en comparación con los 12 $/usuario/mes del precio de Airtable.
  • ClickUp ofrece archivos adjuntos ilimitados.
  • ClickUp dispone de una herramienta de IA asequible para la creación de contenidos basados en texto.

Por el contrario, si aún no dispone de una herramienta de agregación de datos y busca unificar bases de datos y herramientas de PM, puede echar un vistazo a Airtable. Sin embargo, deberá invertir bastante tiempo en aprender a utilizar la herramienta, ya que tiene una larga curva de aprendizaje.

A continuación, consulte el artículo sobre Airtable Vs. Notion.

  • Tamal Das
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