Confluencia Vs. Noción: ¿Cuál es la mejor opción para usted?

¿No puede decidir si necesita Confluence o Notion? Esta guía Confluence vs. Notion le ayudará a tomar una decisión informada ¡ahora mismo!

El ecosistema de trabajo digital depende cada vez más de las herramientas de software y servicios de productividad (SaaS). Tanto si desarrolla aplicaciones, contenidos de marketing, productos de consumo o servicios digitales, debe planificar proyectos, realizar lluvias de ideas sobre diseños y contenidos, y almacenarlos de forma segura en línea para que los miembros del proyecto puedan acceder a ellos sin problemas.

Pero elegir una para el próximo proyecto requiere cientos de horas de investigación y pruebas sobre estas herramientas. No querrá cambiar de software de gestión de contenidos y de trabajo en la mitad de un proyecto y no cumplir los plazos. Por ello, le ayudo a decidir con inteligencia si necesita Confluence o Notion para su empresa comparando a continuación Confluence y Notion frente a frente.

¿Qué es Confluence?

Confluencia, de Atlassian, es una aplicación en la nube de colaboración y gestión del conocimiento. Es el hogar de todos los wikis de su empresa, contenidos, sesiones de intercambio de ideas, bocetos de diseño de productos, etc.

Las personas internas y externas a su empresa pueden utilizar Confluencia sin problemas para colaborar en ideas, crear un borrador de diseño de producto o un esquema de contenido y obtener la aprobación de los directivos.

Podría ser un verdadero reto si su asistente de oficina tuviera que ir corriendo a los archivos y recuperar una carpeta de documentos y wireframes de un proyecto pasado. Le haría perder horas, si no días. Confluence le ayuda a evitar esos penosos procesos de archivo y recuperación de contenidos digitalizando todo el proceso.

Utilizando Espacios, Árboles de páginas y Páginas, puede almacenar en línea miles de documentos, planos, procedimientos operativos estándar (SOP), etc. Recupérelos cuando los necesite con sólo pulsar un botón. Por no mencionar que Confluence hace que el trabajo en equipo remoto e híbrido sea seguro al ofrecer un acceso basado en roles a los contenidos y recursos del proyecto.

Usos de Confluence en las empresas

A continuación encontrará diversos usos de Confluence en cualquier empresa, ya sea en línea o fuera de línea:

• La documentación es uno de los usos más comunes de Confluence. La mayoría de las empresas lo utilizan para crear contenido de documentación de Conductor, Aprobador, Colaborador e Informado (DACI) para la toma de decisiones, gestión de cambios, PNT de operaciones empresariales, PNT de continuidad empresarial, etc.
• Cuando las empresas necesitan crear una estrategia para la próxima agregación de inversores, el lanzamiento de una OPI, el lanzamiento de un producto, el marketing, las ventas o la contratación de RR.HH., utilizan Confluence.
• La publicación de contenidos es otro de los principales usos de Confluence. Los editores en línea y fuera de línea utilizan Confluence para crear documentos de estrategia de contenidos. Resulta más fácil actualizar el documento de estrategia trimestral o semestralmente o realizar cambios ad hoc cuando el mercado muestra cambios bruscos en la industria editorial. Todos los usuarios compartidos obtienen automáticamente acceso a los últimos cambios.
• Los profesionales creativos también utilizan Confluence como herramienta colaborativa de intercambio de ideas.
• También pueden utilizarlo para el diseño de productos, servicios, aplicaciones móviles, sitios web y software integrándolo con inVision, Atlassian Team, Figmaetc.
• Las empresas crean espacios de trabajo en equipo para dar a los equipos acceso a documentos confidenciales, diseños, discusiones y políticas en un espacio en línea seguro donde pueden auditar cada clic y cada cambio.

¿Cómo funciona Confluence?

Confluence le proporciona a usted y a sus equipos un panel de control que contiene una visión global de las tareas, las actualizaciones de la organización, las actividades de los espacios y mucho más. Atlassian ha incorporado las siguientes interfaces a esta herramienta de gestión de contenidos y conocimientos:

1. Su nombre y Espacio
2. función "Retomar donde lo dejó" para la reanudación de tareas
3. "Descubra lo que está pasando" feed que muestra contenidos populares y seguidos
4. Espacios que engloban todos los espacios de trabajo y las páginas creadas o compartidas con usted
5. Anuncios
6. Calendarios personal y de equipo

Los Espacios de Confluencia son el eje central de todas las actividades de un proyecto, equipo, departamento u organización. Una pequeña empresa puede tener un único Espacio, mientras que una entidad multinacional podría tener cientos de Espacios.

Cada Espacio contiene varias Páginas. Por ejemplo, el Espacio de gestión de proyectos preconfigurado en Confluence incluye páginas para el plan del proyecto, la documentación de las decisiones y los informes de estado.

A diferencia de Notion, Confluence no permite el acceso sin restricciones a los Espacios, Páginas o Blogs. Se puede invitar a colaboradores externos, pero éstos deben suscribirse a una cuenta gratuita o de pago de Confluence antes de poder participar en los esfuerzos de colaboración.

Ventajas del uso de Confluence

• Confluence permite a las empresas crear sin esfuerzo bases de conocimientos en línea compatibles con teléfonos inteligentes, tabletas y ordenadores.
• Agiliza el proceso de creación y publicación de contenidos mediante la creación de un espacio de edición colaborativa, el consentimiento automático para publicar y funciones de confidencialidad de contenidos.
• Utilizar Confluence para crear y compartir contenidos empresariales añade una capa adicional de seguridad, ya que evita la duplicación no autorizada de contenidos y protege contra los ataques de ransomware.
• Existe una función de control de versiones para que usted o los miembros de su equipo puedan volver a la versión más antigua o a la más reciente del contenido sin esfuerzo.
• Las empresas de TI que ya utilizan varias herramientas SaaS de productividad de Atlassian, como Jira Software, Jira Service Management, Jira Work Management, etc., prefieren Confluence a otras aplicaciones de colaboración de contenidos.

¿Qué es Notion?

Notion es una herramienta de productividad del espacio de trabajo para fines personales, profesionales y empresariales. Combina funcionalidades de gestión de proyectos, toma de notas y gestión del conocimiento en una sola aplicación en la nube. De este modo, sus empleados, contratistas y proveedores no necesitan utilizar distintas aplicaciones para diferentes tareas.

Si su empresa o concierto necesita crear bases de datos, páginas de contenido, sitios compartibles para trabajos profesionales, etc., Notion le tiene cubierto. Utilizando los cientos de campos que ofrece Notion, puede crear una página web o una aplicación con todos los puntos personalizados que necesite.

Por ejemplo, diagramas de Gantt, tablas, galerías, líneas de tiempo, nombres, especificaciones de productos, fórmulas, teléfonos, correos electrónicos, y muchos más le quedan por explorar en Notion Pages.

Usos de Notion en las empresas

Estos son los principales usos de Notion para cualquier entidad comercial:

• Puede crear documentos interactivos en lugar de documentos tradicionales utilizando la base de datos de Notas de Reunión de Notion. Puede incluir propiedades del documento como Creado por, Asistentes, Tipo, Orden del día, Elementos de acción, Fecha de última edición, una sección separada de notas para opiniones personales y mucho más.
• Puede añadir varios tipos de vistas en su base de datos de Notion para convertirla en una página de gestión de proyectos. Las vistas que puede utilizar en la aplicación son Tabla, Línea de tiempo, Galería, Lista, Kanban, Calendario, etc.
• Si posee muchos proyectos, puede crear diferentes espacios de equipo para cada proyecto y verlos todos uno al lado del otro en su página de inicio de Notion.
• Su última incorporación es Notion AI, un modelo generativo de IA que puede crear presentaciones, contenidos, procedimientos operativos normalizados, bases de datos, tablas e ideas de negocio.

¿Cómo funciona Notion?

Bajo el capó, Notion es una robusta aplicación de base de datos relacional. Mientras que las bases de datos tradicionales sólo le permiten realizar consultas y recuperar uno o varios datos, Notion le permite crear historias a partir de bases de datos. Cuando cree varias páginas en Notion, puede enlazarlas para que cuenten la historia que desee.

El elemento principal de Notion son las páginas. Una nueva página viene con las siguientes personalizaciones estándar:

• Título (Icono, Portada y Comentario)
• Empiece a escribir con Notion AI
• Añada nuevos bloques de contenido como
  • Importar
  • Plantillas
  • Tabla
  • Tabla
  • Línea de tiempo
  • Calendario
  • Lista
  • Galería

Si desea crear experiencias únicas para empleados y clientes, puede empezar por una página vacía. En una página vacía, puede añadir muchos bloques, y algunos de ellos son los siguientes:

• Texto
• Lista de tareas
• Lista con viñetas
• Lista alternada
• Medios
• Código
• Hipervínculos
• Vista enlazada de bases de datos
• Botones
• Tabla de contenido

Por encima de las páginas, hay espacios de trabajo (para toda la empresa) y espacios de equipo (para proyectos individuales o de equipos). Una ventaja de Notion sobre Confluence es que puede publicar su wiki o diario en línea, y cualquier persona en Internet puede ver el contenido publicado sin necesidad de registrarse en Notion.

Ventajas de utilizar Notion

• Cualquiera puede empezar a crear páginas y sitios en Notion.
• Las páginas de Notion pueden verse a través de navegadores web sin necesidad de instalar Notion o suscribirse a él.
• Puede disfrutar de las ventajas de la base de datos relacional en Notion.
• Notion ofrece amplios tipos de vistas de página como línea de tiempo, tabla, lista, galería, etc.
• Su módulo de creación de documentos le permite añadir 100 bloques para insertar contenido personalizado.

Lea también: Plantillas de cuadros de mando de Notion para una gestión de tareas sin fisuras

Confluence vs Notion: Comparación de funciones

Aplicaciones reales de Confluence

Creación de artículos prácticos de software

Las empresas que desarrollan aplicaciones y sitios web o bienes de consumo físicos utilizan Confluence para crear artículos prácticos. Una página de este tipo en Confluence proporciona una guía paso a paso para utilizar un producto o software. Aquí suele añadir dos títulos distintos: uno para las Instrucciones y otro para el Contenido relacionado. También le permite importar el contenido de Cómo se hace desde Word, Docs, etc.

Lluvia de ideas

Muchas agencias creativas y equipos empresariales también utilizan Confluence para generar ideas y validar grandes ideas en un enfoque colaborativo. Al vincular Confluence con Mural, puede introducir la pizarra de Mural directamente en una página de Confluence. Así, los colaboradores y desarrolladores tendrán acceso directo a las ideas y contextos iniciales para desarrollar diseños o productos de éxito.

Gestión de la base de conocimientos de RR.HH

Si desea crear un portal de gestión de RR.HH. asequible, utilice gratuitamente esta plantilla de Confluence. Un portal de RR.HH. con diferentes vistas para los RR.HH. y los empleados podría costarle miles de dólares.

Por el contrario, Confluence se lo ofrece gratuitamente. La plantilla viene con amplios campos de contenido de gestión de RR.HH. como Licencias/Tiempo libre, Salud y bienestar, Política de recomendación de empleados, Programa 401K, etc.

Aplicaciones reales de Notion

Reuniones

Muchas empresas inteligentes utilizan Notion para planificar, organizar y cerrar reuniones. En una página de reuniones, puede añadir botones útiles para obtener información rápida sobre los organizadores de la reunión, los asistentes, los tipos de reuniones y los eventos del calendario.

Estas páginas también incluyen otros elementos de la base de datos, como la puesta en marcha de reuniones, la sincronización de diseños, la planificación de sprints, la puesta en marcha de diseños, etc. Utilizando la vista Tabla para una reunión; puede convertir rápidamente las notas en datos segmentados para Ideación, Standup, Formación, etc.

Docs

La creación de un sitio Docs es el caso de uso más eficiente de Notion. Las empresas agrupan todos sus documentos confidenciales y no confidenciales en un único lugar en Notion. Para ello, puede empezar con la plantilla Docs de Noción.

Contiene documentos estándar en la página Editados recientemente como especificaciones técnicas, documento de requisitos del producto (PRD), tormenta de ideas, etc. Además, puede filtrar los documentos mediante una tabla por categorías para una mejor comprensión.

Confluencia Vs. Noción: El veredicto

Si busca automatización, informes de páginas, análisis, colaboración intuitiva en tiempo real y asequibilidad, debería elegir Confluence en lugar de Notion.

Notion no es adecuado cuando:

• Necesita una amplia automatización del flujo de trabajo
• La empresa depende de varias aplicaciones de Atlassian
• Funciones modernas de wiki, base de conocimientos y edición de documentos
• Control de versiones robusto
• Acceso complejo basado en roles a una página de Confluence para diferentes partes como clientes, proveedores y empleados internos
• Informes y análisis integrados y avanzados

También desde el punto de vista de los precios, Confluence es una mejor opción. Su suscripción gratuita es buena para una pequeña empresa de hasta 10 empleados. Viene con páginas, espacios e integraciones de aplicaciones ilimitadas. Por no hablar de los 2 GB de espacio gratuito para subir archivos. Mientras que el plan Gratuito de Notion viene con servicios muy limitados y sólo es adecuado para un particular.

Si actualiza y amplía su suscripción a Confluence, el plan Premium sólo le costaría 110 dólares para 10 usuarios al mes, frente a los 180 dólares del plan Negocio de Notion. Confluence Premium ofrece almacenamiento ilimitado, análisis, permisos de usuario, IP permite el listado y mucho más.

A continuación, Confluence Vs. Jira: Conociendo sus similitudes y diferencias