las 9 mejores herramientas de espacio de trabajo digital seguro para empresas remotas

Espacio de trabajo digital es un término que hace referencia al conjunto de herramientas, aplicaciones y servicios que permiten a los equipos empresariales remotos colaborar y realizar su trabajo desde cualquier lugar.

Proporciona un entorno seguro para que los equipos empresariales remotos accedan, almacenen y compartan información, documentos y activos de forma segura. También ayuda a agilizar los procesos empresariales, mejorar la eficiencia y reducir los costes.

El espacio de trabajo digital es fundamental para las empresas remotas, ya que proporciona la infraestructura necesaria para que los empleados dispongan de los recursos necesarios para realizar sus tareas, al tiempo que garantiza que los datos estén seguros y protegidos.

Además, el espacio de trabajo digital permite a las empresas remotas colaborar de forma más eficaz con socios, clientes y otras partes interesadas.

Las herramientas del espacio de trabajo digital proporcionan un acceso seguro a documentos, aplicaciones y servicios, así como herramientas de colaboración y comunicación para ayudar a los equipos remotos a mantenerse conectados y productivos. También ofrecen funciones de seguridad avanzadas para proteger los datos y evitar accesos no autorizados.

Retos de un espacio de trabajo digital

Colaboración

Puede ser un reto garantizar que todos los miembros del equipo trabajen juntos de forma eficiente y eficaz en diferentes espacios físicos. Para que los espacios de trabajo digitales tengan éxito, las empresas deben crear herramientas y sistemas que faciliten la colaboración y la comunicación.

Adaptabilidad

A medida que el espacio de trabajo digital sigue evolucionando, las empresas deben asegurarse de que sus sistemas pueden seguir el ritmo del cambiante panorama. Las empresas deben estar preparadas para implantar nuevas tecnologías y procesos cuando sea necesario.

Formación

Los espacios de trabajo digitales requieren que los usuarios estén familiarizados con diversas herramientas y tecnologías. Las empresas deben asegurarse de que sus empleados reciben la formación adecuada y tienen acceso a los recursos apropiados para realizar su trabajo.

Riesgos para la seguridad y la privacidad

La seguridad y la privacidad de los datos se han convertido en una preocupación cada vez mayor con el aumento del uso de las herramientas digitales. Sin las medidas de seguridad adecuadas, los datos sensibles pueden ser vulnerables a agentes malintencionados o a violaciones accidentales.

Dificultades técnicas

Como ocurre con cualquier tecnología, los espacios de trabajo digitales pueden experimentar dificultades técnicas. Esto puede incluir tiempos de carga lentos, problemas de conectividad y otros problemas de rendimiento.

Complejidad

Los espacios de trabajo digitales requieren más conocimientos técnicos que los espacios de trabajo tradicionales, lo que dificulta su uso a los menos expertos en tecnología. Esto puede ser especialmente cierto para quienes no estén familiarizados con las herramientas digitales utilizadas en el espacio de trabajo.

Pérdida de concentración

Con los espacios de trabajo digitales, puede ser fácil distraerse con notificaciones, correos electrónicos y otras distracciones. Con las medidas adecuadas, puede ser más fácil mantener la concentración en las tareas.

Asegurar un espacio de trabajo digital: Una necesidad absoluta

Asegurar un espacio de trabajo digital es una necesidad absoluta en el mundo actual. A medida que más empresas cambian a espacios de trabajo digitales, la necesidad de proteger estos espacios de trabajo de ataques maliciosos e infracciones crece exponencialmente.

Existen varias formas de proteger un espacio de trabajo digital, como la implantación de cortafuegos, la encriptación de datos, la aplicación de controles de acceso de los usuarios y la creación de sistemas de detección y prevención de malware.

Además, las empresas también deberían invertir en formar y educar a sus empleados sobre cómo proteger sus espacios de trabajo digitales y asegurarse de que sus sistemas se supervisan y actualizan regularmente con los últimos parches de seguridad para protegerse contra las nuevas amenazas.

Tomando estas medidas, las empresas pueden garantizar que sus espacios de trabajo digitales sigan siendo seguros y que sus datos permanezcan a salvo.

Principales herramientas para un espacio de trabajo digital seguro

El espacio de trabajo digital se está convirtiendo rápidamente en una parte esencial de las operaciones empresariales modernas. Proporciona un entorno virtual seguro en el que los empleados pueden acceder, colaborar y compartir datos y recursos importantes.

Las organizaciones necesitan utilizar las mejores herramientas de espacio de trabajo digital disponibles para garantizar el máximo nivel de seguridad y eficacia en el espacio de trabajo digital.

Analizamos algunas de las principales herramientas de espacio de trabajo digital seguro que pueden ayudar a las organizaciones a proteger sus datos y recursos al tiempo que agilizan los flujos de trabajo.

ClickUp

ClickUp es una plataforma de gestión de proyectos y productividad que ayuda a los equipos a organizarse, mantener el rumbo y alcanzar sus objetivos. Es ideal para equipos de todos los tamaños, desde pequeños negocios hasta grandes empresas.

Características de ClickUp

• Gestión de tareas
• Automatización
• Integración con aplicaciones de terceros
• Flujos de trabajo personalizables
• Colaboración
• Notificaciones
• Comentarios y conversaciones
• Calendario y cronograma
• Informes y análisis

ClickUp proporciona a los usuarios herramientas completas de gestión de proyectos, como la gestión de tareas, la programación, la colaboración, la generación de informes y mucho más.

También permite a los usuarios personalizar su espacio de trabajo y adaptarlo a sus necesidades. ClickUp recopila datos de diversas fuentes, como tareas, asignaciones, conversaciones y documentos, para ofrecer a los usuarios una visión organizada de sus proyectos.

Tresorit

Tresorit es un sistema de almacenamiento seguro en la nube que proporciona encriptación de extremo a extremo y un intercambio seguro de archivos para proteger sus datos de accesos no autorizados. Es lo mejor para empresas, organizaciones y particulares con datos sensibles que necesitan estar protegidos.

Características de Tresorit

• Cifrado de extremo a extremo
• Arquitectura de conocimiento cero
• Sincronización automática
• Gestión de usuarios y roles
• Herramientas de colaboración
• Control de acceso a archivos
• Prevención de pérdida de datos
• Autenticación de dos factores
• Supervisión de la actividad de los usuarios
• Almacenamiento seguro de documentos

Tresorit funciona encriptando los datos en el dispositivo antes de subirlos a la nube y desencriptándolos cuando se vuelven a descargar. Esto garantiza que los datos permanezcan protegidos incluso si el entorno de la nube es violado.

La información también se almacena en varias ubicaciones para aumentar la seguridad y la redundancia. Tresorit ofrece otras funciones, como la autenticación de dos factores, el uso compartido seguro de enlaces y el borrado remoto de dispositivos.

Confluencia

El software de colaboración en equipoConfluenciadesarrollado por Atlassian, ofrece una plataforma unificada pero única. Dispone de un espacio de trabajo a distancia en el que los equipos pueden interactuar, intercambiar conocimientos y organizar la información. Permite muchas formas de producción de contenidos, como páginas, blogs y wikis. Además, proporciona sofisticadas herramientas de colaboración para la edición en tiempo real y la gestión de documentos.

Características de Confluence:

• Colabore y edite un proyecto en tiempo real y de forma flexible con varios usuarios.
• Los miembros del equipo pueden almacenar, organizar y gestionar todos sus documentos en un solo lugar.
• Ahorre tiempo y mejore la coherencia creando y utilizando plantillas de uso común.
• Establezca un repositorio común de conocimientos fácilmente disponible para todos los miembros.
• Intégrelo con otras herramientas de Atlassian, como Slack, Google Drive, Trello, etc.
• Sólidas capacidades de búsqueda y estructura de navegación natural para acceder fácilmente a toda la información.
• Se implementa el cifrado estándar de la industria para proteger todos los datos mientras están en tránsito y en reposo.
• Dispone de capacidades de auditoría e informes y de copia de seguridad y recuperación.

Las capacidades del motor de búsqueda y la función de base de conocimientos de Confluence facilitan la obtención de toda la información que necesitan los usuarios. Además, la sencilla interfaz de usuario y las plantillas editables lo hacen adecuado para equipos de diferentes tamaños y sectores. En general, es una plataforma de colaboración completa que permite a los equipos trabajar juntos de forma más eficaz y productiva.

VMware Workspace ONE

VMware trabaja pace ONE es una plataforma de espacio de trabajo digital basada en la inteligencia que ayuda a las organizaciones a gestionar, proteger e implantar de forma eficaz sus aplicaciones y datos en todos los dispositivos.

Es lo mejor para que las organizaciones entreguen y gestionen de forma segura las aplicaciones y los datos en cualquier punto final, a la vez que automatizan y gestionan todo el ciclo de vida de los dispositivos.

Con VMware Workspace ONE, las organizaciones pueden unificar el control de acceso, la gestión de dispositivos, la entrega de aplicaciones, la gestión de identidades y accesos, la seguridad y el cumplimiento normativo en una única plataforma de espacio de trabajo digital.

Proporciona una única plataforma para gestionar todos los dispositivos móviles, portátiles, ordenadores de sobremesa y aplicaciones en todas las plataformas. También recopila datos de los puntos finales para proporcionar información en tiempo real sobre el comportamiento, las actividades y el cumplimiento de los usuarios.

Proporciona análisis para ayudar a las organizaciones a tomar mejores decisiones sobre su espacio de trabajo digital y optimizar la experiencia del usuario.

Funciones de VMware Workspace ONE

• Gestión unificada de puntos finales: Gestione, proteja y configure dispositivos en cualquier sistema operativo, incluidos dispositivos Windows, macOS, Android e iOS.
• Gestión de identidades y accesos: Autentique de forma segura a los usuarios y concédales acceso a las aplicaciones y recursos que necesiten
• Habilitación de aplicaciones: Entregue y gestione aplicaciones en todos los espacios de trabajo digitales, incluidos los dispositivos virtuales y físicos y los dispositivos móviles virtualizados
• Análisis dinámico: Supervise y analice los datos de los puntos finales, las aplicaciones y los usuarios para identificar y abordar los riesgos potenciales
• Experiencia de usuario final unificada: Cree una experiencia unificada e intuitiva que simplifique los flujos de trabajo de los usuarios
• Seguridad y conformidad: Garantice el cumplimiento de las normas del sector y de la organización y proteja los datos con funciones de seguridad integradas
• Gestión de la nube: Orqueste, supervise y gestione las aplicaciones basadas en la nube

VMware Workspace ONE proporciona una seguridad de datos y un cumplimiento de normativas exhaustivos que garantizan la seguridad de los dispositivos, las aplicaciones y la rojo.

Salida

Salida es una suite avanzada de colaboración y uso compartido de archivos que proporciona comunicación y colaboración seguras, auditables y conformes a las normativas. Es ideal para empresas y organizaciones que necesitan compartir información confidencial con partes interesadas externas, como clientes, socios y proveedores.

Egress permite a los usuarios enviar y recibir de forma segura archivos, correos electrónicos y mensajes a y de colaboradores externos. Utilice la encriptación para garantizar la seguridad de todos los datos y proporciona un registro de auditoría de todas las actividades.

Características de Egress

• Edición de archivos en tiempo real, incluida la edición de documentos y la anotación en PDF
• Los registros de auditoría granulares registran las actividades de los usuarios y administradores, como aperturas, ubicaciones, comparticiones, ediciones y descargas, con sus marcas de fecha y hora para una visualización en el panel de control y pistas de auditoría exhaustivas.
• Proteja los datos en reposo y en tránsito
• Control de usuarios y permiso de acceso

Los usuarios también pueden configurar permisos de usuario y controles de acceso personalizados para garantizar que sólo las personas con los permisos adecuados puedan acceder a los datos.

Además, Egress proporciona prevención automatizada de pérdida de datos, control de acceso granular y colaboración segura de documentos. Por último, Egress ofrece un portal de inicio de sesión único para todos los usuarios, lo que les permite acceder fácilmente a sus datos desde cualquier dispositivo.

Espacio de trabajo de Google

GoogleEspacio de trabajo es una suite de colaboración basada en la nube que ayuda a los equipos a trabajar mejor juntos. Es ideal para empresas, escuelas y organizaciones que necesitan colaborar, compartir archivos y comunicarse de forma segura.

Google Workspace se integra con Gmail, Calendar, Drive, Meet y otros servicios de Google Workspace, para que los usuarios puedan acceder fácilmente a correos electrónicos, documentos, videoconferencias y mucho más en un solo lugar.

También proporciona un entorno seguro para la colaboración, con funciones como la autenticación en dos pasos, la prevención de pérdida de datos y la seguridad de nivel empresarial.

Con Google Workspace, los usuarios pueden crear, almacenar y compartir archivos en la nube, acceder a sus documentos desde cualquier dispositivo y colaborar con los miembros del equipo en tiempo real.

Funciones de Google Workspace

• Gmail: Correo electrónico profesional para su empresa, con unos 15 GB de almacenamiento, direcciones de correo electrónico personalizadas y protección de datos segura.
• Calendario: Un calendario le permite programar reuniones fácilmente, compartir documentos y mantenerse al día con sus colegas.
• Conduce: Un sistema de almacenamiento seguro basado en la nube con funciones para compartir y guardar archivos.
• Docs: Cree, edite y colabore en documentos con su equipo en tiempo real desde cualquier lugar.
• Hojas: Una intuición herramienta de hoja de cálculo que le ayudará a crear, editar y compartir rápidamente hojas de cálculo y a colaborar con su equipo.
• Diapositivas: Cree, presente y colabore en impresionantes presentaciones con su equipo en tiempo real.
• Formularios: Cree formularios y encuestas personalizados para capturar datos, comentarios y opiniones de clientes y colegas.
• Grupos: Cree espacios dedicados para que sus colegas colaboren y compartan ideas, documentos y mucho más.
• Conozca: Una solución de videoconferencia segura para hasta 500 participantes, con pantalla compartida.

Además, Espacio de trabajo de Google ofrece sólidas herramientas de análisis e informes para ayudar a las organizaciones a medir su rendimiento y tomar decisiones basadas en datos.

Sincroniza

Sincroniza es un servicio de almacenamiento en la nube que proporciona a los usuarios un almacenamiento seguro y cifrado, así como la posibilidad de compartir sus datos. Es ideal para particulares y empresas que deseen almacenar y compartir de forma segura archivos, documentos y medios con su equipo o con el público.

Sync funciona cifrando sus datos con una clave de cifrado única, lo que significa que sólo usted tiene acceso a sus datos.

Características de Sync

• Seguridad de conocimiento cero: Todos los datos se cifran y descifran en el dispositivo del usuario, lo que significa que sólo él puede acceder a los datos
• Cifrado con clave privada: Todos los datos se cifran utilizando el MCG AES-256, bloqueado con la clave RSA de 2048 bits del usuario
• Registro de actividad: Seguimiento de la actividad del usuario en la cuenta
• Compartir enlaces: Comparta fácilmente enlaces a archivos y carpetas con cualquiera
• Copias de seguridad automáticas: Realice copias de seguridad automáticas de los datos sin necesidad de que intervenga el usuario

Además, Sync le permite sincronizar sus datos entre sus dispositivos, garantizando que todos sus datos estén actualizados y seguros. También incluye la posibilidad de compartir carpetas y enlaces con otras personas, el acceso remoto a archivos y el control de versiones para realizar un seguimiento de los cambios en sus archivos.

Skiff

Skiff es un espacio de trabajo digital privado y cifrado de extremo a extremo que protege sus datos confidenciales. Proporciona a los usuarios un servicio de correo electrónico seguro y cifrado que anonimiza todas las comunicaciones y protege los datos del usuario frente a intrusos.

Skiff permite a los usuarios escribir notas, compartir archivos y colaborar en un entorno seguro y privado. La interfaz fácil de usar de Skiff facilita la configuración de las cuentas y permite empezar a utilizar rápidamente el espacio de trabajo digital.

Características de Skiff

• Proyectos intuitivos y colaborativos: Cree y colabore en proyectos con facilidad
• Seguridad y conformidad sólidas: Garantice el cumplimiento de las normas del sector, proteja los datos y asegure la información confidencial de su organización
• Gestión inteligente de archivos: Almacene, acceda y compare archivos automáticamente
• Cargue, importe y compare archivos cifrados de forma segura
• Skiff ofrece 10 GB de almacenamiento gratuito y facilita el cambio desde otros proveedores de almacenamiento en la nube, dándole un control total sobre sus datos.

Skiff es la mejor opción para cualquiera que desee proteger sus datos y comunicaciones, como propietarios de pequeñas empresas, empresarios y profesionales que necesiten proteger datos confidenciales.

Slack

Slack es una herramienta de colaboración y comunicación en el lugar de trabajo basada en la nube. Es la mejor para mantenerse conectado con equipos y colegas y permite a los usuarios compartir archivos e información rápidamente. Funciona proporcionando un eje central para la comunicación y la colaboración.

Características de Slack

• Mensajería e intercambio de archivos en tiempo real
• Posibilidad de crear canales para temas, equipos o proyectos independientes
• Integraciones con otros servicios
• Capacidad para compartir y colaborar en documentos
• Aplicación móvil para el acceso sobre la marcha
• Opciones de personalización
• Funciones de seguridad y cumplimiento

Los usuarios pueden crear canales para temas específicos y luego añadir personas a los canales para mantener conversaciones. También pueden enviarse mensajes directos y compartir archivos, vídeos y documentos. Además, permite a los usuarios establecer llamadas de grupo y buscar sus conversaciones anteriores.

Conclusión

No hay dos empresas iguales, y lo mismo se aplica a las herramientas de espacio de trabajo digital. En función del tamaño y el alcance de su empresa, el mejor espacio de trabajo digital puede variar. Para algunas empresas, un conjunto de herramientas "todo en uno" podría ser la mejor opción, mientras que para otras, una combinación de herramientas que sirvan para diferentes propósitos podría ser lo más adecuado. En última instancia, el mejor espacio de trabajo digital para su empresa dependerá de sus necesidades individuales.

A la hora de elegir una herramienta de espacio de trabajo digital, tenga en cuenta sus necesidades actuales y futuras, la experiencia del usuario y el nivel de seguridad que necesita. Es esencial encontrar una herramienta segura que pueda escalar su negocio a medida que crece. También debe considerar el coste total de propiedad, incluido el coste de configuración, el mantenimiento y la asistencia continuos, y cualquier característica adicional.

Si se toma el tiempo necesario para considerar todos estos factores, podrá encontrar el mejor espacio de trabajo digital para las necesidades de su empresa, lo que le permitirá aumentar la productividad, agilizar las operaciones y mantener los datos seguros.