7 software de automatización de documentos para ahorrar horas de trabajo

For ages, documents have been a vital component of any industry. Business documentation needs to have grown enormously and become more complex as firms grow.

To utilize documents effectively, businesses must precisely categorize and sort them; otherwise, problems for staff members may arise.

En este mundo acelerado, es bueno que exista un software de automatización de documentos.

Document automation is possible due to progressive technologies, which impact how firms handle documentation and make laborious and time-consuming manual documentation processes más fácil.

Sin embargo, con tantas opciones disponibles, decidir cuál es mejor para su empresa puede llevar tiempo. Algunos tienen una funcionalidad diferente y otros se adaptan a tipos de usuarios particulares.

Por ejemplo, los requisitos de automatización de documentos de un equipo de ventas difieren de los de una firma legal, y cada uno se beneficiaría de una solución diseñada para su rutina diaria habitual.

Esta publicación descubrirá más sobre el mejor software de automatización de documentos y cómo podría ahorrarle horas.

¿Qué es la Automatización de Documentos?

La automatización de documentos utiliza programas y software para crear documentos electrónicos con la menor contribución humana.

Document automation helps automate workflows, including scanning, storage, extraction, data capture, and document classification.

Users create documents known as “templates” in document automation software. These templates specify how one should add, change or remove documents based on specific inputs.

La automatización de documentos puede ser:

• Documento ProcessEn g: Es extracting pertinent information from various documents, validating it, and turning it into enriched data for the end user. Every stage of the document lifecycle is handled during document processing.
• Producción de documentos: Esto implica el uso de datos que ya se recopilaron o recuperaron como entradas para producir propuestas, contratos, cartas comerciales, facturas y más.

¿Por qué las empresas necesitan la automatización de documentos?

Las empresas deben encargarse de muchos papeles, que pueden ser costosos de administrar de manera ineficaz.

Documento processing is made more accessible and more convenient with automation. Look at the following reasons why businesses need document automation:

Reduzca el trabajo repetitivo de documentos

Automation of documents reduces employees’ time and effort spent on repeated procedures. Document scanning, data extraction, classification, document indexing, and data storage are essential for any business to run efficiently. Automation of documents accomplishes all of this and more.

Process Documents More Quickly

Employing customized templates can reduce the time spent on paperwork and streamline the document processIng. process. This aids in establishing a documentation procedure that all staff members can follow to put their time and effort para un buen uso.

Inferior Rate of Errors

Documents createmanu dally may need copying and pasting, or more recent ones may contain errors that must be corrected numerous times, requiring arduous human effort and adding needless delays to operations.

These errors can be eliminated or considerably reduced with the accuracy of advanced document automation. Predefined templates y AI-based technologies that leverage data capture make it easier to obtain the necessary information and notify the appropriate personnel when data is lacking.

Ahorro en Gastos

Businesses that automate documento creation will undoubtedly profit from lower costs. Automation can considerably lower total charges, including those associated with printing documents, building filing cabinets for actual documents, etc., and enhance administrative control.

Mejora las interacciones con los clientes y las asociaciones comerciales

Las buenas relaciones entre empleados, proveedores y consumidores son esenciales para el éxito de cualquier organización. El mantenimiento de conexiones positivas puede verse afectado si el documento manual creation es propenso a errores, retrasos e inconsistencias.

Access to online documentation makes working with more vendors and contacting more consumers simpler and safer. The ease of viewing the papers from any location at any time promotes better interactions and helps to create individualized client experiences.

Mejora la seguridad y la privacidad

Los sistemas de automatización de documentos cuentan con áreas de almacenamiento digital integradas con los permisos de acceso necesarios para evitar la pérdida de documentos y mejorar la seguridad de los datos.

Los sectores legal y de atención médica, por ejemplo, pueden proteger los datos confidenciales de fugas e infracciones mediante el uso de software de automatización de documentos con medidas de seguridad adicionales. 

How is it more efficient than Manual Document Process¿En g?

Si produce con frecuencia los mismos tipos de documentos, como contratos, facturas o informes mensuales, es posible que experimente los siguientes problemas:

• It takes a lot of time and effort a manually collect data from many sources, carry out complex computations, and produce visualizations to illustrate los datos.
• Es un desafío garantizar que los documentos estén completamente libres de errores, incluso después de pasar horas (o días) buscando errores.

These issues can be resolved using document automation software, which enables you to gather data automatically from many sources and arrange it however you like. 

Como resultado, puedes crearate any report in fractions of a second while also being confident that all the information is accurate y sin errores.

Caracteristicas

#1. acceso web

Users must have access to their documents from any location in this era where the internet is so widely used. In the age of the internet, web-based document automation software offers quick and simple access to files and folders, which is vital. These comprise:

• Acceso a través de dispositivos móviles para ver o editar documentos
• Para almacenar documentos en la nube, utilice almacenamiento en la nube.
• Comparta carpetas o archivos individuales con otras personas mediante el uso compartido de archivos.

#2. Arrastrar y soltar

Arrastrar y soltar es un elemento esencial de cualquier sistema de automatización de documentos. Puede arrastrar y soltar archivos de una ubicación a otra o incluso de una aplicación a otra.

#3. Búsqueda de documentos

Cada usuario tiene muchos archivos. Por lo tanto, deben poder buscar rápidamente a través de ellos utilizando solo unas pocas letras del término de búsqueda. El software de automatización de documentos ayuda a organizar el almacenamiento de documentos para que sea sencillo recuperar documentos cuando sea necesario. 

Users can search through the stored material using the document search function easily.

#4. Versionado de documentos

El control de versiones es otra característica crucial de un sistema de automatización de documentos. Los usuarios pueden acceder a las versiones anteriores del documento, compararlas y volver a la aplicación.revVersión mejorada si es necesario, gracias al versionado.

#5. Bloqueo de archivos

Un componente crucial del software de automatización de documentos es el bloqueo de archivos. Los usuarios son prevPuede impedir que se realicen cambios en un archivo bloqueado hasta que la persona que lo bloqueó lo abra.

#6. Integrated Viewer and Editor

You can view and edit documents using the embedded viewer without downloading them or opening them in a new window, saving you time by eliminating the need to jump between tabs or programs.

Cuando el software nota que alguien más está haciendo ajustes al archivo, lo bloquea y luego lo desbloquea cuando terminan.

#7. Calificar y Compartir

Los usuarios deben poder compartir documentos de manera segura y conveniente utilizando un buen software de automatización de documentos.

También puede tener un sistema de calificación que permite a los usuarios asignar un valor numérico a cada documento utilizando una escala predeterminada. Este método de calificación ayuda a rastrear qué documentos son del agrado de los empleados y cuáles requieren modificación.

#8. Privilegios de archivos y carpetas

Cualquier software de automatización de documentos debe incluir privilegios de archivos y carpetas. Puede administrar lo que su equipo puede hacer con los documentos en los que están trabajando otorgándoles derechos de edición.

#9. Vinculación de Documentos

El process of linking documents, files, or other data sources together so you can access them from a single location is known as document linking.

Esta función le permite vincular un documento con cualquier otro registro pertinente en el software de automatización de documentos o acceder a una copia desde otra.

#10. Gestión de contenido inteligente

The best systems should seamlessly update across all accounts and data sources, edit templates, build bespoke workflowsy hacer cumplir las reglas que garantizan la precisión, el cumplimiento y los estándares de la marca. 

Además, algunos platforms provide batch automation capabilities that let users produce hundreds or thousands of presentations, statements, reports, and other types of collateral at once, enabling sellers to make technical papers on demand that target particular client segments.

Hemos producido una lista de las soluciones más populares con una breve descripción de sus características clave para ayudarlo a evitar perderse en la amplia gama de opciones de software de automatización de documentos disponibles.

DocuPilot

Docupilot is a user-friendly and adaptable document automation program. You can use available data and creative templates to build documents. The built-in document builder can create tema personalizadoplatpor ejemplo.

You can also email the papers you make using this automation software to services like Dropbox, Zapier, and Docusign.

Características

• Predefined templatpor ejemplo: Docupilot contains predefined templates that businesses may use to form quotations, agreements, invoices, and other documents.
• Integración: CRM, formularios, bases de datos en línea, encuestas y recursos humanos son solo algunas fuentes de datos con las que puede vincular el software.
• Seguro: Con la ayuda de Docupilot, you can password-protect and encrypt your documents. You can always guarantee the privacy of your clients, fostering much-needed client confidence.
• Flujo de trabajo automático: Some of the most complicatedocumento d workflows in a business are made simpler with Docupilot. So that you won’t have to repeat the data-entering process each time you compose a document, this makes the entire process sencillo.

DocuPilot stands out because of its comparably inexpensive cost, which makes it more accessible.

airSlate

From flow generation to process analítica, airSlate es una aplicación en la nube todo en uno que puede gestionar cada etapa de la automatización de sus documentos. También es un no-code utilidad.

tu documento processing manual staff can be reduced by half if you can make the most of the app.

Características

• Creador de flujo: The drag-and-drop user interface of Flow Creator allows you to create a visual depiction of document workflow (UI).
• Firma electrónica: Digital forms, surveys, documents, and content can easily have legally uniéndose firmas electrónicas añadido a ellos.
• Encuestas en línea: Con la función de encuestas en línea, puede realizar encuestas públicas, documentos de prueba de aplicaciones beta y cuestionarios. 
• Robótico Process Automatización: Puedes automatizarate processestá usando airSlate bots without writing a single code string.

Además, airSlate has an extensive library with thousands of document automation templates for most sectors.

PandaDoc

Documento creation, editar y firmar se pueden hacer en un solo lugar usando PandaDoc.

Whether you require eSignature software, automated proposals, sales and marketing tools, or secure document processción, PandaDoc le proporcionará las herramientas que necesita para acelerar el embudo de su negocio y firmar documentos en un instante.

Para ofrecer una experiencia de gestión de documentos sin problemas a través de muchas fronteras digitales, PandaDoc integrar fácilmenteates with over 30 apps and counting.

Características

• Soltar y arrastrar: It provides the user with default options to drag and place into their document based on the category instead of the templates function.
• Firma digital: This is one of the most important features since it allows users to digitally sign papers without using paper.
• Producción de documentos: Los usuarios pueden crearate any document they desire here and control other content. This is perfect if you need to build business contracts, proposals, bids, and other documents.
• Arco de registrohives: Once you’ve finished creating your document, you can categorize and record archives.

A los clientes les gusta la flexibilidad de PandaDoc'provenirplates. Another fantastic feature that consumers find helpful is document tracking and analytics.

Crove

You may design and automate all of your company papers using Crove. With its robust document editor, it can assist you in automating all of your documents. To automate any document, you can add variables, logical conditions, fórmulas de excely firmas electrónicas.

By centralizing your document operations within Crove, you can go away with unnecessary tools. With its built-in library of templates Crove goes beyond simple document automation. 

Características

• Cálculos: Use formulae in mathematics to perform calculations directly on the fields in your documents.
• Formularios: Create your survey, include logic to conceal or show questions, and allow anyone to create documents by responding to the questions.
• P rápidarevVer: Complete el cuestionario y verifique sus documentos en tiempo real.
• Formularios de publicación: Post your forms on a public URL; anyone can create documents using them if they abide by the restrictions you set for your link.

Crove can be your ideal tool if you seek free document automation software.

Documate

Documate es fácil de usar no-code Software de automatización de documentos para ensamblar documentos legales. 

A group of lawyers and technologists created Documate inicioally to assist legal aid charities in creating client-facing workflows. 

Principalmente abogados use this software. However, any business can develop papers using Documate’s simple features.

Características

• web Forms: los usuarios pueden diseñar formularios web únicos que ingresan datos en documentos de Word o PDF.
• Encuesta en línea: Users build a survey and then load template documents that connect to the survey form fields. 
• Embed: With the program’s help, users can generate papers from input, distribute the developed workflows, o incluso incrustarlos en sitios web.

This document automation platform is suitable for professionals and lawyers that desire a no-code solución con una interfaz de usuario simple.

Templafy

Gran empresarises may quickly arrange company content and assets through this document automation software – Templafy.

Al mismo tiempo que aumenta la eficiencia para los usuarios finales al automatizar la gestión de documentos. creation, el sistema garantiza el cumplimiento legal y de marca en los documentos.

Esta platform is evergreen and adaptable to the constantly evolving IT and application infrastructures used by today’s businesses and organizations.

Características

• Sistema basado en permisos: Permite a los gerentes y equipos de cumplimiento administrar con control de calidad sobre todos los activos de documentos, asegurando que los miembros del equipo usen solo la información permitida.
• Integración: Los empleados pueden simplificar el creation of contracts, proposals, and sales collateral within their word processing programs with the help of Templafy’s document automation tools, which link with Microsoft Office and Google G Suite applications.
• Interfaz de administración: Employees can access standard document-generating tools with the central distribution of office template files.

Larger businesses can utilize Templafy because it needs a minimum of 50 users. 

ExperLogix

Business users may streamline, improve, and automate mission-critical document processes con la ayuda de Experlogix, software de automatización de documentos completo pero fácil de usar.

Características

• Flujos de documentos: Using a visual interface, you can quickly create document flows that use conditional logic without coding.
• Diseño de elementosplatpor ejemplo: It provides the tools you need to build dynamic, data-driven templates and set up intricate workflows.
• Recopilación de datos digitales: Experlogix Smart Forms are flexible, embedded, and web-based data collection forms that make it simple for users or customers to enter and submit information electronically.
• Gestión de salida: Document Services offer incredibly flexible automated methods for handling large volumes of document outputs. 

The Content Manager from Experlogix is a safe and organized repository that makes it easier and faster to manage, store, and retrieve digital assets, including PDF forms and documents, logos, pictures, and multimedia content.

Palabras finales

El software de automatización de documentos es una obviedad. Al automatizar el creatioCon muchos documentos similares, su empresa puede reducir los errores, ahorrar dinero y eliminar tareas tediosas y desagradables.

A continuación, puedes ver los mejores herramientas de colaboración de documentos.