Haga que su gestión del correo electrónico sea superproductiva con eM Client

Una bandeja de entrada caótica es indicio de un negocio ineficaz. Si no ha optimizado sus correos electrónicos, está perdiendo mucho más que su tiempo. Por eso, elegir un cliente de correo electrónico inteligente es vital para su negocio. Este artículo le presenta una de esas soluciones: eM Client.

Enviar correos electrónicos puede ser mucho más divertido con un buen cliente de correo electrónico. Es la puerta de entrada para interactuar con clientes potenciales y conseguir lucrativos acuerdos empresariales. Puede convertirse en el motor de la fortuna de su empresa.

Pero todas estas oportunidades pueden perderse en el desorden si no se dispone de una bandeja de entrada inteligente.

Puede perderse fácilmente correos electrónicos importantes entre la multitud de basura innecesaria. Y este montón de correos inútiles no hace más que crecer con el tiempo.

Por lo tanto, es inteligente invertir en esta herramienta tan importante para sacar el máximo partido a sus esfuerzos de marketing y creación de redes.

Antes de empezar con el cliente eM, compartiré algunos de los problemas a los que puede enfrentarse con una gestión ineficaz del correo electrónico.

Efectos de una mala gestión del correo electrónico

#1. Spam

Según Statista, más del 50% de su bandeja de entrada es spam.

Ahora calcule el tiempo invertido (o perdido) en encontrar información relevante y eliminar la basura.

Un cliente de correo electrónico le ayuda a evitar estos problemas. Puede centrarse en lo que es vital y encontrar el verdadero valor de su tiempo.

#2. Mala comunicación

Las bandejas de entrada desordenadas pueden hacer que los correos electrónicos importantes se pierdan entre la multitud y que los empleados incumplan los plazos. Disponer de un cliente de correo electrónico estándar y de herramientas de apoyo en su organización aporta un nivel de comodidad y facilidad. Esta integración ayuda a evitar que nada se escape.

Puede ayudar en la colaboración estratégica entre varios departamentos: una mejor comunicación se traduce en un flujo de trabajo más ágil y una mayor eficacia.

#3. Costes legales

Puede que aún no sienta la necesidad de utilizar un cliente de correo electrónico. Pero una solicitud legal que le pida un documento de hace 10 años puede empujarle a ello.

Las potentes utilidades de gestión del correo electrónico pueden almacenar y gestionar sus datos. Ayudan a guardar conversaciones críticas por correo electrónico y facilitan el proceso de búsqueda de documentos.

Puede buscar cualquier archivo sin esfuerzo y presentarlo si es necesario.

Le ahorra tiempo, buena voluntad y costes al evitar sanciones legales.

#4. Mal servicio al cliente

Una bandeja de entrada de correo electrónico demasiado complicada hace que sus empleados pierdan el tiempo buscando lo importante.

Un solo cliente insatisfecho puede desatarse el infierno. Una sola publicación negativa en las redes sociales puede convertirse en la mayor desgracia para su empresa.

Después de todo, en estos tiempos de competencia feroz, no puede dar por sentados a sus clientes.

Por el contrario, un sistema simplificado de gestión del correo electrónico da tiempo de sobra a sus empleados para atender las peticiones de los consumidores.

#5. Amenaza para la seguridad

Los programas maliciosos enviados por correo electrónico pueden exponer información clasificada. También pueden dañar y perjudicar a sus servidores.

Por ello, es esencial disponer de un cliente de correo electrónico con una función de verificación de archivos adjuntos. Buscando en el interior del adjunto sin abrirlo, puede asegurarse de su credibilidad.

#6. Pérdida de datos

Cada dato es importante. El almacenamiento seguro de los datos resulta crucial en caso de pirateo.

Por ello, es imprescindible contar con un sólido sistema de copias de seguridad para los correos electrónicos. Debe ser capaz de hacerle retroceder desde cero en tiempos difíciles.

Un sistema de archivo adecuado puede ayudarle a restaurar todo su correo vital en caso de pérdida de datos.

Ahora que ya conoce la importancia de un cliente de correo electrónico. Empecemos con el tema principal.

cliente eM: Correo electrónico inteligente

eM Client es una solución de productividad de correo electrónico todo en uno.

Está probado y comprobado. Más de 1.500.000 personas en 30.000 empresas de todo el mundo lo utilizan para sacar el máximo partido a sus correos electrónicos.

Cómo empezar

Cliente eM está disponible para Windows y Mac. Descárguelo, instálelo y cree una cuenta para ponerse en marcha.

• La pantalla inicial le pide que elija un tema. Selecciónelo y pulse Siguiente.

• Dispondrá de varias opciones para empezar. La herramienta es compatible con los principales servicios de correo electrónico.
• Puede importar contactos y configurar diferentes calendarios. Es compatible con Google Talk y con la opción XMPP/Jabber en Chat.

• Para configurar un correo electrónico, seleccione Correo. A continuación, elija su proveedor de servicios e introduzca su dirección de correo electrónico en la siguiente pantalla.
• Tras añadir los datos de su cuenta, la pantalla siguiente le pedirá que configure las claves de cifrado. También puede introducir sus claves preestablecidas si no es nuevo en eM.

• Si es nuevo, introduzca una contraseña para crear un par de claves: pública y privada. También puede elegir entre un tamaño de clave de 1024 bits o de 2048 bits.
• Cabe destacar que un tamaño de clave mayor proporciona una encriptación más segura.
• Pero, al mismo tiempo, tardarán más tiempo en crearse. Por lo tanto, el proceso de encriptación consumirá más datos y tiempo cada vez que envíe o reciba un mensaje encriptado.
• Por favor, lea esto si quiere saber más sobre el procedimiento de encriptación del cliente eM.
• Después de establecer una contraseña, le pedirá que guarde su par de claves de encriptación.
• La siguiente pantalla le pedirá que compare su clave pública con el libro de claves eM. Es el directorio de claves públicas de un cliente eM. Puede utilizarse para enviar correos electrónicos cifrados con sólo buscar la clave pública del destinatario.
• Por último, seleccione los servicios que desea activar y pulse Finalizar.

Características

En esta sección, destacaré algunos de los atributos importantes del Cliente eM. No repetiré características comunes que encontrará en su aplicación de correo electrónico habitual.

Comencemos.

#1. Pantalla de inicio

Esta es la pantalla de inicio:

La interfaz de usuario es limpia e inspira productividad.

#2. Etiquetas

Esto es inmensamente útil para clasificar su bandeja de entrada.

Para utilizarlo, desactive la vista previa de mensajes. Cambiará su pantalla de inicio a una vista de dos paneles desde los tres normales.

Navegue por esto: Menú → Ver → Diseño → Panel de mensajes desactivados.

Ahora podrá ver sus mensajes de correo electrónico con sus etiquetas. Y, puede utilizarlas para ordenar su bandeja de entrada como corresponda.

Para ordenar, haga clic en la columna Etiquetas y ordenará su bandeja de entrada.

Para establecer etiquetas, haga clic con el botón derecho en cualquier correo y seleccione Etiquetas en el cuadro de diálogo. Aparecerá una lista de etiquetas preestablecidas. Haga clic en una o varias para asignarlas a un correo concreto.

También puede etiquetar varios correos a la vez. Sólo tiene que pulsar Ctrl y seleccionar los correos haciendo clic con el botón izquierdo. Una vez seleccionados, siga el proceso de etiquetado de un solo correo.

También puede añadir cualquier etiqueta que desee. Para ello, pulse Menú → Etiquetas → Añadir. Ahora añada el nombre de la etiqueta, el color y el acceso directo (opcional), y pulse Aceptar.

#3. Respuestas automáticas

Resulta práctico si está de vacaciones o tomándose un descanso.

Puede configurar respuestas automáticas. Estas respuestas automáticas pueden iniciarse entre dos fechas concretas o sólo con una fecha de inicio.

Para configurar esta función, haga clic en Menú → Herramientas → Respuestas automáticas.

#4. Archivos adjuntos

Uno de los mejores atributos del cliente eM es su capacidad para manejar archivos adjuntos.

No tendrá que abrir cada correo electrónico para encontrar un archivo antiguo importante.

Todos los archivos adjuntos pueden verse como listas o tarjetas. Éstos pueden dividirse a su vez en subcategorías de Imagen, Medios, Documento y Archivos.

Haga clic en estos tres puntos horizontales y seleccione Adjuntos en el cuadro de diálogo.

La vista por defecto muestra todos los archivos adjuntos en la vista de lista. Pero, puede hacer clic en Imágenes, Medios, Documentos y Archivos junto a Todos. Finalmente, podrá ver todos sus adjuntos relacionados sólo con esa categoría específica.

Si la vista de lista le parece torpe, haga clic en Tarjetas para obtener una vista de cuadrícula más limpia. Mostrará sus archivos adjuntos como fichas sin ningún detalle como la fecha, el tamaño o el tipo de elemento.

Las opciones Lista y Tarjetas se encuentran justo encima de las categorías de adjuntos (Imágenes, Medios, etc.).

#5. Búsqueda de mensajes

Esta es una característica destacada de este sistema de gestión de correo electrónico. Puede buscar cualquier mensaje desplazándose por su bandeja de entrada sin llegar a abrir un solo correo.

Para ello, haga clic en la flecha que apunta hacia la izquierda en la parte superior izquierda.

A continuación, haga clic en cualquier correo electrónico. Verá que el panel de la derecha muestra todos los correos de ese único contacto. Después, mantenga el cursor sobre el panel de la derecha e instantáneamente se mostrará la vista previa completa de ese correo.

Puede leer todo el correo, abrir los archivos adjuntos y responder desde ese mismo panel de vista previa.

Es una de las formas más rápidas de repasar el historial completo de conversaciones de un cliente potencial o de cualquier contacto. Puede ser su salvavidas en un lunes ajetreado.

#6. Filtro inteligente

Tengo 41856 correos electrónicos en una de mis bandejas de entrada.

Y no poseo ningún superpoder para filtrar los más importantes de ese desorden.

Así que recurrí a una práctica función de la aplicación cliente eM, Reglas, una forma astuta de dejar su bandeja de entrada libre de desorden.

Lo que hice fue establecer una regla para enviar los correos de mi bandeja de entrada con palabras como Ofertas, Tratos, etc, en el asunto o en el cuerpo del mensaje a una carpeta diferente llamada No deseados.

También puede añadir excepciones a este filtro. Por ejemplo, yo hice una excepción para que todos los correos electrónicos con algún archivo adjunto escaparan al proceso de filtrado.

Compruébelo paso a paso.

a ) Haga clic en Menú y seleccione Reglas en el desplegable.

b ) Seleccione Nueva regla en la parte superior izquierda.

c ) Desplácese hacia abajo hasta Aplicar reglas personalizadas a los mensajes que reciba. Haga clic en Siguiente. A continuación, seleccione Palabras encontradas en el cuerpo o en el asunto y haga clic en Siguiente.

d) Marque la opción Mover a carpeta y Excepto cuando el mensaje tenga un archivo adjunto en los pasos siguientes.

e ) A continuación, debe asignar un nombre a esta regla. A continuación, haga clic en palabras en la sección de vista previa de la regla. Después, introduzca las palabras que desea filtrar. Por ejemplo, yo quería alejar los correos electrónicos promocionales. Así que utilicé palabras como ofertas, tratos, etc.

A continuación, haga clic en la carpeta en la sección de vista previa de reglas y seleccione la carpeta de destino para los correos electrónicos filtrados.

f) Ahora, la vista previa de la regla tendrá este aspecto. Sus palabras de filtro y la carpeta de destino aparecerán en el lugar de palabras y carpeta. Haga clic en siguiente.

Seleccione la casilla de verificación situada a la izquierda del nombre de su regla en la pantalla posterior y pulse Aplicar en la parte superior.

g) En el penúltimo paso, seleccione la carpeta de origen en la que desea aplicar la regla. Yo había seleccionado Bandeja de entrada, ya que quería filtrar los correos electrónicos de mi bandeja de entrada. Ahora pulse Ejecutar , y el proceso comenzará. Puede tardar entre unos minutos y una hora, dependiendo del tamaño de la carpeta.

#7. Importar y exportar

Para realizar copias de seguridad, también puede guardar sus correos electrónicos en varios formatos. Se pueden guardar correos electrónicos de varias bandejas de entrada en una carpeta de correo principal. Alternativamente, también puede descargar correos electrónicos en su almacenamiento eM local.

Del mismo modo, puede importar correos electrónicos y configuraciones desde cualquier archivo de copia de seguridad u otra aplicación de correo electrónico.

Para estas opciones, pulse Menú → Archivos y, a continuación, seleccione Importar o Exportar según sus preferencias.

#8. Mensajes cifrados

el cliente eM utiliza el cifrado estándar PGP (Pretty Good Privacy) para enviar mensajes seguros.

Para ello, necesita generar su par de claves PGP si no lo ha hecho en la configuración inicial. A continuación, el proceso consiste en compartir su clave pública con el destinatario. Una vez que el destinatario tenga su clave pública, podrá compartir mensajes cifrados. Este vídeo explica el proceso:

#9. Otros

La lista de funciones es realmente larga, y sólo he tocado las básicas. eM Client es una de las aplicaciones de gestión de correo electrónico con más funciones que he visto hasta la fecha.

Además, puede iniciar Google meet, chatear con sus compañeros, guardar notas y eliminar automáticamente los correos duplicados directamente dentro de la aplicación.

Apenas necesitará una herramienta de terceros para sus actividades empresariales diarias.

además, eM Client le ofrece un editor de temas incorporado para que lo haga a su estilo. En conclusión, en mis breves pruebas, eM Client me pareció la solución integral perfecta para la comunicación por correo electrónico.

Es limpio, sencillo y eficaz; muy recomendable.

Y lo mejor es que está disponible de forma gratuita con funciones limitadas. Incluso las opciones de pago son de pago único. Despídase de los pagos recurrentes.

Alternativas a eM Client

El consumidor actual quiere poder elegir. Y tiene opciones alternativas si el cliente eM no es de su agrado.

Mailbird es una de esas soluciones similares que no debería perderse. Puede probarla con una garantía de devolución del dinero de 14 días.

Las empresas de todos los tamaños suelen utilizar una bandeja de entrada compartida. Se utiliza como único punto de contacto con el consumidor para evitar respuestas duplicadas. Si desea una gestión del correo electrónico para una bandeja de entrada compartida, pruebe Spark. Vea este vídeo de Spark para un rápido repaso sobre una bandeja de entrada compartida.

Palabras finales

Invertir en la gestión del correo electrónico es inteligente. Aunque su cliente de correo electrónico básico por defecto puede hacer el trabajo, está lejos de ser ideal.

Un gestor de correo electrónico inteligente como el Cliente eM merecerá la pena la inversión.