Microsoft Excel es la mejor herramienta para el análisis de datos. Su amplia gama de características maneja incluso las tareas de análisis de datos más desafiantes.
¿Qué es el análisis de datos y su significado?
El proceso de recopilar, organizar y analizar datos para detectar patrones y tendencias se conoce como análisis de datos. Con la ayuda del análisis de datos, las organizaciones pueden tomar iniciativas para mejorar la satisfacción del cliente, aumentar retención de clientes, aumentar la rentabilidad y reducir los costos.
Otro uso del análisis de datos es la identificación de valores atípicos y anomalías, que pueden utilizarse para detectar actividades no éticas o conductas dudosas.
Todas las empresas necesitan análisis de datos porque les ayuda a comprender mejor sus datos, identificar oportunidades para mejorar las operaciones, crear planes y tomar decisiones más informadas.
Al utilizar información basada en datos, las empresas pueden obtener una comprensión más profunda de las tendencias del mercado, el comportamiento del consumidor y la eficiencia operativa.
Para resolver problemas importantes y comprender las tendencias, el análisis de datos generalmente ayuda a las organizaciones, investigadores, gerentes y analistas a clasificar, manipular y resumir los datos.
A través del análisis de datos, las correlaciones entre diversos aspectos pueden ayudar a informar opciones o brindar nuevas oportunidades. Es beneficioso ya que puede ayudar en la toma de decisiones y revelar nuevos conocimientos que podrían pasar desapercibidos.
¿Cómo ayuda MS Excel en el análisis de los datos?
Microsoft Excel es un programa valioso que ha ganado popularidad en el mundo empresarial y personal. Los usuarios pueden administrar, ver y analizar grandes volúmenes de datos con esta sencilla herramienta de informes y análisis de datos.
Es sencillo modificar, filtrar y ordenar datos usando las herramientas y funciones integradas de Excel para obtener información significativa. Además, varias funciones de Excel, como tablas dinámicas, tablas y gráficos, ayudan a los usuarios a comprender los datos y sacar conclusiones.
Los usuarios también pueden generar rápidamente informes y proyecciones y simular datos utilizando una plataforma integral de Excel.
Excel proporciona al usuario una plataforma fácil de usar para el análisis de datos y hace posible que los usuarios identifiquen tendencias rápidamente y tomen decisiones.
Excel es una opción fantástica para crear visualizaciones de datos ya que cuenta con herramientas que detectan errores automáticamente.
MS Excel es una herramienta vital para las empresas que necesitan analizar rápidamente grandes volúmenes de datos y presentar información compleja de una manera visualmente atractiva.
Funciones importantes de MS Excel que ayudan en el análisis de datos
- Ordenar y filtrar
- Formato condicional
- Tablas y Gráficos
#1. Ordenar y filtrar
El análisis de datos incluye pasos clave como ordenar y filtrar datos en Excel. Debido a que los datos están ordenados de manera comprensible, los usuarios pueden estudiar rápidamente grandes cantidades de datos.
En Excel, la clasificación de datos es una técnica que ayuda a organizar los datos de una manera particular. Por ejemplo, puede configurar los números en orden ascendente o descendente u organizar el texto alfabéticamente en orden ascendente y descendente.
El proceso de clasificación y filtrado se explica en detalle en el siguiente video:
El filtrado de datos es un procedimiento que facilita la identificación rápida de registros con valores específicos de una variedad de datos. Es beneficioso enfocar los datos en estándares más precisos. Por ejemplo, un conjunto de datos se puede filtrar instantáneamente por fecha, ubicación u otro campo de un campo.
Los usuarios pueden detectar tendencias de inmediato al organizar los datos mediante la clasificación y el filtrado, que luego se pueden usar para tomar decisiones.
Puede extraer información relevante a través de la clasificación y el filtrado, mostrar rápidamente estadísticas resumidas y contrastar varios grupos de datos. Juntas, estas dos operaciones pueden resumir, identificar tendencias, encontrar valores atípicos e identificar otras ocurrencias interesantes en prácticamente cualquier conjunto de datos.
#2. Formato condicional
Con la ayuda de la potente función de formato condicional de Excel, puede modificar el formato de las celdas según su contenido. Es beneficioso cuando se intenta resaltar celdas con valores específicos o llamar la atención sobre patrones o tendencias particulares en los datos.
El siguiente video explica el formato condicional:
Al configurar el formato condicional, puede definir una amplia gama de criterios que se pueden aplicar a las celdas. Por ejemplo, puede establecer un color de fondo específico o poner en negrita todas las celdas con un valor específico.
Además, puede utilizarlo para mejorar la visualización de sus datos entractiveness y legibilidad.
Esta función es bastante útil para identificar rápidamente datos importantes o realizar cambios. Por ejemplo, la gerencia podría utilizarlo para distinguir rápidamente entre los vendedores que se están reuniendo y no están logrando sus cuotas resaltando las celdas en un color diferente o incluso al incluir formas o íconos particulares en ellas.
#3. Tablas y Gráficos
Los cuadros y gráficos de Excel son herramientas visuales muy eficaces. La mayoría de los usuarios de Excel deben ser conscientes de la fuerza de los cuadros y gráficos como herramientas prácticas para la visualización de datos.
Los gráficos y tablas de Excel representan con precisión las tendencias en los datos subyacentes combinándolos con la amplia colección de fórmulas efectivas que están fácilmente disponibles.
Los pasos para crear un gráfico se explican a continuación:
En lugar de leer largas listas de números, permiten al usuario comprender rápidamente datos complejos en un formato visual.
Los usuarios pueden detectar patrones y tendencias con mayor rapidez utilizando cuadros y gráficos que el análisis de datos tradicional. Esto es increíblemente beneficioso cuando se examinan datos financieros, de producción o de ventas que pueden incluir cientos de puntos de datos.
Los usuarios pueden detectar fácilmente las relaciones entre los conjuntos de datos mediante tablas y gráficos, lo que mejora su comprensión de los datos evaluados. Los usuarios de Excel pueden generar rápidamente entractive gráficos utilizando funciones integradas, plantillas de gráficos fácilmente ajustables y una gama de varios formatos de gráficos.
Ahora, exploremos la lista de fórmulas de Excel útiles en el análisis de datos.
CONCAT
La función CONCAT en Excel se usa para combinar texto de muchas celdas en una celda. La popular función CONCATENAR se reemplaza por CONCAT.
Es extremadamente útil cuando se trabaja con grandes conjuntos de datos que necesitan integrarse de una manera específica. Puede combinar fácilmente datos en una celda usando la función CONCAT, como nombres, direcciones, etc.
El siguiente ejemplo explica el uso de la función CONCAT:
Es un enfoque perfecto para construir conjuntos de datos rápidamente y reducir el error humano. También elimina las entradas duplicadas automáticamente.
Sintaxis
CONCAT(text1, [text2],…)Argumentos
- text1: El elemento inicial para unirse. El elemento podría ser una referencia de celda, un número o un valor de texto
- text2: Esto es opcional. Elementos de texto adicionales para unirse
XLOOKUP
La nueva función de Excel Xlookup se lanzó con la edición Office 365 de Excel. Ofrece una forma más fácil y lógica de buscar datos que las funciones convencionales BUSCARV y BUSCARH de Excel.
Trabajar con enormes conjuntos de datos les ayudará a ahorrar tiempo y esfuerzo al simplificar el proceso de búsqueda y devolución de datos, tanto vertical como horizontalmente.
La siguiente URL proporciona información sobre cómo funciona BUSCARX:
Es una herramienta eficaz para manejar volúmenes masivos de datos y puede usarse para identificar y recuperar información rápidamente sin realizar una búsqueda manual. Además, Xlookup se puede usar para filtrar y ordenar datos, así como para crear informes únicos.
Sintaxis
=XLOOKUP(lookup_value, lookup_array, return_array, [if_not_found], [match_mode], [search_mode]) Argumentos requeridos
- búsqueda: El valor a buscar
- matriz_buscada: La matriz o rango para buscar
- volver_matriz: La matriz o rango a devolver
Argumentos opcionales
no_encontrado, modo_de_coincidencia, modo_de_búsqueda
LEN
La función LONGITUD de Excel, comúnmente conocida como función LEN, se utiliza para determinar la longitud de una cadena dada. Puede ayudar a los usuarios a determinar rápidamente el tamaño de cada columna en el conjunto de datos, lo cual es muy valioso cuando se trabaja con conjuntos de datos masivos.
El siguiente video muestra cómo funciona la función LEN:
La función es fácil de usar; todo lo que se necesita es que el usuario ingrese la celda que contiene la cadena de texto en la función. El número total de caracteres en la cadena de texto, incluidos los espacios, es el resultado devuelto. LEN es especialmente útil para rastrear datos o garantizar que los datos tengan la misma longitud.
Sintaxis
= LEN(text)Argumento
- texto: El texto que está buscando en términos de longitud.
SUMIFS
Puede usar SUMAR.SI.CONJUNTO para realizar operaciones matemáticas en muchas columnas o rangos de datos en una hoja de cálculo.
A modo de ilustración, un usuario debe calcular las ventas generales de un producto en particular en un mes específico. Pueden resumir rápidamente los datos de ventas en una columna que satisfaga ambos criterios utilizando la función SUMAR.SI.CONJUNTO.
A continuación se muestra un ejemplo del uso de SUMAR.SI.CONJUNTO:
Se puede utilizar para calcular sumas, promedios, conteos y otras funciones estadísticas y para analizar y resumir grandes volúmenes de datos.
Esta función permite una comparación rápida de varios conjuntos de datos, la identificación de patrones y tendencias en toda la hoja de trabajo y el formato condicional.
Sintaxis
SUMIF(range, criteria, [sum_range])Argumentos
- distancia: Las celdas que desea utilizar al determinar los criterios. Cada rango debe incluir solo números, nombres, matrices o referencias que contengan números.
- criterios: Las especificaciones de qué celdas se agregarán, expresadas como un número, expresión, referencia de celda, texto o función.
- rango suma: si desea agregar celdas distintas de las enumeradas en el parámetro de rango, es opcional especificar las celdas específicas para agregar.
IF
La función SI es una función lógica que se utiliza para determinar si una condición es verdadera o falsa en función de un valor o expresión y devolver una respuesta en cualquier caso. Lo hace ideal para construir fórmulas complicadas, como aquellas que muestran varios valores dependiendo de ciertas circunstancias.
El funcionamiento exacto de la función SI en Excel se explica a continuación:
La función IF, por ejemplo, se puede utilizar para verificar si dos celdas tienen el mismo valor, mostrar diferentes valores predefinidos cuando se cumplen criterios específicos o incluso realizar cálculos basados en requisitos específicos.
Es una de las funciones de hojas de cálculo más utilizadas y se puede utilizar para diversas actividades, desde el análisis de datos hasta la automatización de tareas.
Sintaxis
IF(condition, value_if_true, [value_if_false] )Argumentos
- Estado: El valor que desea probar
- si es verdad: Si la condición se evalúa como VERDADERO, es el valor devuelto
- si_falso: Opcional. Si la condición se evalúa como FALSO, se devuelve el valor
COUNTBLANK
La función COUNTBLANK de Excel es una herramienta flexible y práctica para el análisis de datos. Como su nombre lo indica, cuenta las celdas en blanco (vacías) de una hoja de cálculo de Excel.
El ejemplo se muestra a continuación:
COUNTBLANK se puede combinar con las funciones SUMA, PROMEDIO y CONTAR.SI de Excel para crear fórmulas eficaces que mejoren el análisis de datos.
Sintaxis
COUNTBLANK (cell range)Argumento
- rango de celdas: El rango desde el que desea contar las celdas en blanco
RANK
En función del tamaño de un valor con otros valores, la función RANK se puede utilizar para clasificar elementos en un conjunto de datos en orden ascendente o descendente numéricamente. La capacidad de organizar y analizar datos rápidamente lo convierte en una característica popular.
El siguiente ejemplo ilustra el funcionamiento de la función RANK en Excel:
Se puede usar para comparar valores entre sí, encontrar un percentil específico de valores en un rango u ordenar objetos de mayor a menor.
Sintaxis
RANK (number, ref,[order])Argumentos
- número: El número que estás buscando en términos de rango
- ref.: Una lista de números en una matriz o una referencia a una lista de números
- solicite: Un número que indica cómo ordenar números, ya sea ascendente o descendente (opcional). Cero o vacío para descender y uno para ascender
IFERROR
IFERROR es una función que ayuda en la detección de errores de fórmula. Su hoja de cálculo puede reconocer y dar cuenta de cualquier falla que pueda existir; por lo tanto, es útil solucionar cualquier error que pueda haber allí.
El siguiente video muestra cómo IFERROR localiza un error:
Cuando ocurre un error, la función IFERROR puede suprimir el error o devolver un valor o texto específico. Esta función es una herramienta de fórmula de Excel muy versátil porque se puede aplicar a criterios únicos y múltiples.
Ayuda en la prevención de errores de cálculo y es una gran característica si necesita evaluar celdas que pueden contener errores, especialmente en una hoja de cálculo grande.
Sintaxis
IFERROR(value, value_if_error)Argumento
- propuesta de: El argumento cuya exactitud se examina
- value_if_error: El valor de salida en caso de que la fórmula resulte en
DAYS
La función Días de Excel determina cuántos días hay entre dos fechas. Es una función en la categoría Fecha y hora de Excel que se puede usar para determinar cuántos días, meses o años separan dos fechas.
A continuación se muestra un ejemplo:
Sintaxis
DAYS(end_date, start_date)Argumento
- fecha_de_inicio y fecha_de_finalización: Son las fechas entre las que se quiere saber el número de días
AVERAGEIFS
Una de las muchas funciones estadísticas efectivas de Excel, AVERAGEIFS, se usa para determinar el promedio de muchos elementos según un conjunto de criterios. Permite a los usuarios ejecutar cálculos de manera eficiente sin tener que calcular manualmente cada elemento, lo que puede ser muy útil para el análisis de datos.
En el siguiente vídeo se explica uno de sus usos:
AVERAGEIFS también se puede utilizar para determinar la media de un conjunto de valores agrupados según un determinado criterio, como la duración o el tipo de cliente. Esta puede ser una característica importante cuando se trata de evaluar y resumir datos rápidamente.
Es una función sólida que puede evitar que tengas que pasar manualmente por las celdas o desarrollar fórmulas complejas para obtener los resultados deseados.
Sintaxis
=AVERAGEIFS(average_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], ...)Argumentos
- rango promedio: Una o más celdas para promediar, con nombres, matrices o referencias que contienen números y números o nombres
- criterio_rango1, criterio_rango2: Se debe cumplir el primer rango de criterios; todos los demás rangos de criterios son opcionales
TRIM
Los usuarios pueden eliminar rápidamente los espacios innecesarios de los datos mediante la función TRIM. Ayuda a eliminar espacios accidentales e inconvenientes en los datos que podrían sesgar los resultados, lo que es especialmente útil cuando se examinan grandes conjuntos de datos.
A continuación se muestra una ilustración de cómo funciona TRIM:
También se puede aplicar cuando se trata de datos importados de otras fuentes o para solucionar problemas de formato. Para modificar aún más los datos, TRIM se puede usar con otras operaciones como LEFT, MID o RIGHT.
Sintaxis
=TRIM (start cell: end cell)on a range of cellsLEFT/RIGHT
Los usuarios pueden extraer ciertos caracteres de una cadena de texto utilizando la función IZQUIERDA/DERECHA de Excel. Es útil cuando se intenta manipular datos usando una cadena larga.
La función DERECHA extrae caracteres del final de una cadena de texto, mientras que la función IZQUIERDA extrae un número específico de caracteres desde el principio.
En el siguiente video se muestra un ejemplo de la IZQUIERDA y otras funciones relacionadas:
Los usuarios pueden identificar y modificar rápidamente ciertos datos combinando estas dos funciones en lugar de buscar manualmente a través de largas cadenas, lo que ahorra tiempo y esfuerzo al editar datos.
Sintaxis de la función izquierda:
LEFT(text, [num_chars])Sintaxis de la función DERECHA:
RIGHT(text, [num_chars])Argumentos
- texto: La cadena de texto de la que el usuario quiere extraer caracteres
- num_chars: Es un argumento opcional. Se especifica el número de caracteres que el usuario desea extraer del lado izquierdo. Por defecto toma el valor de 1
SORT
Ordenar es una función valiosa de Excel. Se utiliza para reorganizar datos de forma rápida y sencilla. Con esta función, los usuarios pueden ordenar los datos según los valores de cada fila en orden ascendente o descendente.
En el siguiente video, se muestra un ejemplo de la función ORDENAR:
La funcionalidad ORDENAR en Excel resulta útil cuando se trabaja con conjuntos de datos masivos. Puede ordenar datos de manera rápida y confiable en orden alfabético o numérico con solo unos pocos clics. Además, los datos se pueden reorganizar en varias categorías, como por fecha o valor.
Proceso
- Seleccione una celda en la columna que desea ordenar, como se muestra en el video anterior
- En la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, realice una de las siguientes acciones:
- Para clasificar rápidamente en orden ascendente, haga clic en (Ordenar de la A a la Z).
- Para ordenar rápidamente en orden descendente, haga clic en (Ordenar de Z a A).
Recursos para el Aprendizaje
#1. Fórmulas y funciones avanzadas de Excel: Udemy
El curso Fórmulas y funciones avanzadas de Excel de Udemy proporciona una comprensión profunda de Microsoft Excel. Brinda a los clientes un resumen completo de las capacidades y herramientas del programa y recomendaciones sobre cómo usarlo de la manera más eficiente.
Su objetivo es brindar a los usuarios el conocimiento y las habilidades necesarias para evaluar y trabajar con conjuntos de datos masivos, hacer gráficos y cuadros, y detectar tendencias en los datos.
Además, este curso enseña a los estudiantes cómo usar las fórmulas y funciones de Excel e incorporar otras fuentes de datos.
#2. Análisis de datos con Excel: Edx
Análisis de datos con Excel por supuesto Edx introduce el análisis de datos utilizando Microsoft Excel. Cubre una amplia gama de temas, incluida la creación de gráficos, tablas y fórmulas, y el filtrado, la clasificación y la combinación de datos.
Proporciona un curso de cinco semanas a su propio ritmo para ayudar a los analistas de datos a aprender y utilizar la herramienta más potente de Excel para el análisis diario.
Este curso tiene como objetivo brindarle el conocimiento y las habilidades necesarias para usar Excel para trabajos de desarrollo y análisis de datos esenciales a intermedios.
Este curso es un excelente lugar para comenzar para las personas que desean aprender más sobre el análisis de datos.
#3. TakeLessons de Microsoft
Si estás buscando clases grupales en línea gratuitas, entonces tomar lecciones ofrece esta plataforma.
#4. Aprendizaje simplificado
Si está buscando un curso gratuito sobre análisis de datos con Microsoft Excel, entonces el curso de análisis de datos de Simplilearn le brindará los conocimientos suficientes.
Palabras finales
Microsoft Excel es una de las herramientas más efectivas para el análisis de datos y inteligencia empresarial. Puede utilizarse para examinar datos de cualquier manera posible debido a sus amplias funciones.
La amplia versatilidad de Excel, como se ve en las funciones anteriores, permite a los usuarios generar rápidamente cuadros, tablas y gráficos que pueden usarse para evaluar tendencias, encontrar correlaciones y sacar conclusiones para revelar información perspicaz.
A continuación, puede ver salvavidas Consejos y trucos de Excel saber.
