Cómo escribir una firma de correo electrónico profesional: Plantillas y ejemplos

Seguro que está familiarizado con las firmas de correo electrónico situadas en el pie de página del mensaje. Descubra cómo crear una firma de correo electrónico profesional para usted.

Tanto si es usted un profesional nuevo como experimentado, la firma de correo electrónico es crucial para su estrategia de comunicación. No la considere sólo una firma al pie del correo electrónico: aprovéchela como una oportunidad para mostrar su profesionalidad y una forma fácil de causar una impresión duradera.

Esta guía le mostrará cómo escribir una firma de correo electrónico que sea pegadiza e informativa al mismo tiempo. Además, compartiremos algunos recursos donde puede crear firmas de correo electrónico u obtener plantillas de firmas.

¿Qué es una firma de correo electrónico?

Cuando reciba correos electrónicos, seguro que ha visto un bloque de texto, imágenes y enlaces al final de algunos correos. Esto se denomina firma de correo electrónico. Suele contener el nombre y la información de contacto del remitente del correo electrónico. También puede incluir la denominación, la URL del sitio web, una foto, un descargo de responsabilidad, etc.

El principal objetivo de una firma de correo electrónico es ofrecer garantías a los destinatarios de que se están comunicando con un ser humano real en lugar de con unos robots. Utilizando una firma de correo electrónico diseñada profesionalmente, puede establecer su identidad y la de su empresa. Por lo tanto, las firmas de correo electrónico también cumplen la función de una tarjeta de visita digital.

¿Por qué necesita una buena firma de correo electrónico?

En caso de que todavía se esté preguntando sobre la necesidad que hay detrás de una buena firma de correo electrónico, aquí tiene algunas razones.

Razones personales

#1. Asegure una Primera Impresión Positiva

Una primera impresión positiva es crucial para cualquier comunicación profesional o entorno de trabajo en red. Una firma de correo electrónico bien elaborada puede proyectar correctamente su imagen al destinatario.

#2. Ahorra un tiempo valioso

Cuando haya establecido una firma de correo electrónico para todos los mensajes salientes, no tendrá que añadir el saludo y la firma individual cada vez que escriba un mensaje. Así, ahorrará un tiempo valioso.

#3. Promueve la marca personal

Puede añadir un logotipo y un eslogan a su firma de correo electrónico para promocionar su marca personal. Si es autónomo o ha puesto en marcha un pequeño negocio recientemente, añadir información sobre su marca en su firma hará que ésta resulte familiar entre sus conocidos.

#4. Le hace fácil de recordar

¿Quiere que la gente le recuerde? Añada a sus correos electrónicos una firma memorable y distintiva. Con el tipo de firma adecuado al final de su correo electrónico, puede asegurarse de que los destinatarios le recuerden.

#5. Muestre su personalidad

A veces, puede que no tenga suficiente margen para retratar su personalidad en su correo electrónico. Sin embargo, siempre puede utilizar la firma de correo electrónico para mostrar su personalidad. Elija el estilo, el color y la fuente que más se ajusten a su personalidad.

Razones profesionales

#1. Muestre su profesionalidad

Al interactuar con el mundo como un profesional, cada palabra de su correo electrónico, junto con la firma de correo electrónico, debe mostrarlo. Una firma de correo electrónico sofisticada permitirá a los destinatarios trabajar con usted.

#2. Establece la credibilidad

Una buena firma de correo electrónico también desempeña un papel crucial a la hora de establecer su credibilidad ante los demás. Por lo tanto, una firma de correo electrónico profesional es necesaria cuando se comunica con clientes, colegas o posibles empleadores.

#3. Permite a los demás ponerse en contacto con usted fácilmente

Las firmas de correo electrónico contienen sus datos de contacto, como el número de teléfono y la dirección de correo electrónico. Les permite ponerse en contacto con usted fácilmente si lo desean.

También puede incluir los enlaces a las cuentas de los medios sociales de su organización, como Facebook, LinkedIn, Twitter e Instagram. Con esto, puede hacer que los demás conozcan su presencia social y conseguir nuevos seguidores para las páginas de su empresa.

#5. Promueve la coherencia de la marca

Una firma de correo electrónico también ayuda a reforzar la marca y la identidad visual de la empresa. Al asegurarse de que todos en su empresa utilizan firmas de correo electrónico del mismo estilo, puede promover la identidad de marca.

Guía paso a paso para crear una firma de correo electrónico

En Gmail

Los usuarios de Gmail pueden añadir una firma de correo electrónico a sus mensajes utilizando este método:

Vaya a su bandeja de entrada de Gmail.
Haga clic en Configuración (icono de engranaje) en la esquina superior derecha y seleccione Ver toda la configuración.
En la pestaña General, desplácese hacia abajo hasta encontrar la opción Firma .

Haga clic en el botón Crear una nueva.
Añada un nombre para la firma antes de pulsar el botón Crear.
Ahora, el cursor se situará en un recuadro donde deberá añadir su firma de correo electrónico.
Aquí puede elegir el estilo de fuente, el tamaño de fuente, el color del texto, la negrita, la cursiva, el subrayado, la alineación y las viñetas.
La firma de Gmail también admite hipervínculos e imágenes.
También puede realizar los cambios necesarios en la configuración de la firma.
Desplácese más hacia abajo para hacer clic en el botón Guardar cambios.
La firma estará lista para su uso.

En perspectiva

Para añadir una firma a su correo electrónico de Outlook, esto es lo que tiene que hacer:

Abra la bandeja de entrada de Outlook y haga clic en el menú Archivo .
Elija Opciones en la parte izquierda.
Seleccione la pestaña Correo de la ventana Opciones de Outlook.
En el panel derecho, haga clic en Firmas..

Se abrirá la ventana Firmas y papelería con la pestaña Firma de correo electrónico .
Seleccione su correo Outlook en el menú desplegable de su cuenta de correo electrónico.
Haga clic en el botón Nuevo . Después de añadir un nombre para la firma, haga clic en Aceptar.
Escriba y personalice su firma en el cuadro Editar firma.
Puede seleccionar el estilo de fuente, el tamaño, la negrita, la cursiva, el subrayado, el estilo de alineación, los enlaces, etc.
También le permite importar información de una tarjeta de visita.
Pulse el botón Guardar .
Seleccione la firma que desea utilizar para los nuevos correos y las respuestas/reenvíos.
Pulse el botón Aceptar y la firma estará lista para su uso.

En Yahoo Mail

Si desea crear una firma de correo electrónico en su cuenta de Yahoo Mail, esto es lo que tiene que hacer:

Inicie sesión en su cuenta de Yahoo Mail.
Estando en la bandeja de entrada, haga clic en Configuración en la esquina superior derecha y elija Más configuraciones.
Seleccione Escribir correo electrónico en el panel izquierdo.
En la sección Firma, haga clic en el botón deslizante situado junto al id de correo electrónico al que desea añadir la firma.

Una vez activada la opción, aparecerá un cuadro en el que podrá añada su firma de correo electrónico.
Puede personalizarla con emoji, negrita, cursiva, alineación, sangría, viñetas y tachado,
También le permite elegir el estilo y el tamaño de la fuente y añadir hipervínculos.
Salga de la configuración cuando haya terminado. El próximo correo electrónico que envíe tendrá la firma que acaba de crear.

Mejores prácticas para la firma de correo electrónico

✅ La regla general para una firma de correo electrónico es ser breve e incluir sólo la información necesaria.

✅ Al crear una firma de correo electrónico profesional, utilice un tipo de letra limpio, legible y profesional, como Arial o Times New Roman. Se sugiere evitar las fuentes estilizadas para uso profesional, pero puede utilizarlas para correos electrónicos estrictamente personales.

✅ A menos que tenga correos electrónicos separados para uso personal y profesional, es mejor utilizar varias firmas de correo electrónico. Así, podrá utilizar firmas adecuadas mientras interactúa con diferentes públicos.

✅ Hágala visualmente atractiva utilizando las fuentes, el formato, el espacio y los gráficos adecuados.

✅ Aunque quiera que la firma sea llamativa, debe limitarse a utilizar uno o dos colores. Demasiados colores pueden distraer a la gente.

✅ La firma del correo electrónico debe incluir su foto de cabecera, el logotipo de la empresa, la URL del sitio web y el enlace a los perfiles de las redes sociales.

✅ Cree una firma de correo electrónico que pueda leerse fácilmente desde cualquier dispositivo, incluidos teléfonos inteligentes y tabletas.

✅ Antes de utilizar una nueva firma de correo electrónico en su mensaje, pruébela en diferentes dispositivos y clientes de correo electrónico para garantizar el aspecto y la funcionalidad de los elementos de la firma.

✅ Si todos los empleados de su empresa van a utilizar firmas de correo electrónico, deben emplear un formato único coherente con la identidad de la marca.

✅ Utilice siempre la información más reciente en la firma de correo electrónico, como la dirección de correo electrónico, el número de teléfono, la URL, etc.

✅ No incluya nunca su información personal, como la dirección de su domicilio y su número de contacto personal, para evitar cualquier riesgo de seguridad.

✅ Podría haber restricciones sobre la información que puede añadir a su firma de correo electrónico, profundizando en su sector y ubicación. Debería averiguarlas con su equipo legal para garantizar el cumplimiento.

Las mejores herramientas para crear una firma de correo electrónico

#1. HubSpot

HubSpot ofrece un generador de firmas de correo electrónico gratuito para crear una firma de correo electrónico para usted. Tiene seis plantillas para elegir que se pueden personalizar según su profesión e identidad de marca.

Aquí puede añadir su nombre, denominación, nombre de la empresa, información de contacto y mucho más. Incluso puede incluir enlaces a sus cuentas de redes sociales, como LinkedIn, Facebook, Twitter e Instagram. Si es necesario, puede incluso añadir campos personalizados adicionales a su firma de correo electrónico.

Para la estilización, HubSpot proporciona opciones de personalización para el color del tema, el color del texto, el color del enlace, el tipo y el tamaño de la fuente. También hay opciones para subir su retrato y logotipo de la empresa, junto con la creación de un CTA personalizado.

#2. Nuevo sello

Nuevo sello es una plataforma para generar firmas personalizadas. Esta herramienta basada en web es perfecta para que usted y su equipo creen firmas de correo electrónico adaptadas a los requisitos de su marca.

En esta solución, obtendrá una página generadora de firmas totalmente personalizada que contiene plantillas personalizables. Puede añadir su propio diseño y utilizar los colores y fuentes de su elección en la firma de correo electrónico.

También hay un panel de control centralizado que pueden utilizar las empresas. Newoldstamp también tiene un sistema de análisis y gestión de banners que le resultará útil. Las firmas pueden integrarse con Espacio de trabajo de Google, MS Exchange y Microsoft 365.

#3. WiseStamp

Si está buscando una plataforma para crear firmas de correo electrónico para particulares u organizaciones, puede elegir WiseStamp. Puede diseñar firmas de correo electrónico profesionales que puedan transformar su correo electrónico en una herramienta de marketing convincente.

Las firmas de correo electrónico generadas por esta solución son compatibles con Gmail (individual o Workspace,) Outlook (escritorio y web,) Apple Mail y Yahoo. Este diseñador de firmas de correo electrónico fácil de usar le permite elegir la fuente, el color, el diseño, la forma y otros elementos adecuados.

También hay opciones para añadir funciones enriquecidas, como el descargo de responsabilidad, el vídeo, el botón, el banner, etc. Si está creando firmas para su empresa, utilícela para generar una firma de correo electrónico unificada para toda la empresa.

Recursos populares para plantillas de firmas de correo electrónico

#1. Biblioteca de plantillas de firma de correo electrónico de Microsoft 365

Aquellos que busquen una firma de correo electrónico de Outlook de aspecto profesional deberían optar por la Galería de firmas de correo electrónico de Microsoft 365. Esta biblioteca de recursos contiene 20 plantillas de firma de correo electrónico que pueden personalizarse fácilmente con fotos, enlaces a sitios web, logotipos de empresa y perfiles sociales.

Utilizando estas plantillas 100% personalizables, podrá dar un toque profesional a sus correos electrónicos de Outlook. Le permiten dar rienda suelta a su creatividad con fuentes, gráficos, fotos, vídeos, animaciones y transiciones.

Las plantillas están disponibles en MS Word, por lo que podrá editarlas sin esfuerzo para personalizarlas. Tras crear las firmas de correo electrónico, podrá compartirlas y publicarlas rápidamente en cualquier lugar.

#2. Firmas de correo

Si necesita plantillas de firmas de correo electrónico gratuitas que sean compatibles con el modo oscuro, Mail Firmas es el lugar adecuado. Este sitio web le permite descargar plantillas de firmas listas para usar para uso empresarial y personal. Ni siquiera necesita tener conocimientos de HTML para crear o personalizar firmas de correo electrónico.

Este generador de firmas integrado también le permite personalizar las plantillas. Las firmas generadas aquí pueden utilizarse en Outlook, Office 365, Apple Mail, Thunderbird, Gmail, Exchange Server y muchos más. También hay opciones de estilo de fuente personalizado y tres colores de fuente.

Ejemplos populares de firmas de correo electrónico

Firma de correo electrónico para empresa de energía verde

Este ejemplo es perfecto para cualquiera que trabaje en una empresa respetuosa con el medio ambiente. El banner plantea una pregunta retórica que pide indirectamente a los destinatarios que ahorren papel no imprimiendo el correo electrónico. El color de fuente principal utilizado aquí es el verde, que es el símbolo de la naturaleza y el bosque.

Firma de correo electrónico para una empresa de automóviles

Coche-Compañía-Firma-Email-Ejemplo — Crédito de la imagen: Firmas de correo

En esta firma de correo electrónico, el premio ganado por la empresa automovilística se resalta con una gran pancarta. La foto de cabecera garantiza que la información del remitente no se pierda debido a la pancarta. El color principal de esta firma es el granate, pero puede variar en función del color de la marca de su empresa.

Palabras finales

Una firma de correo electrónico es una forma estupenda de dirigirse a los demás con profesionalidad. También permite a los destinatarios comunicarse fácilmente y conectar con usted. Ahora que ya sabe cómo crear una firma de correo electrónico profesional, puede añadirla a su cliente de correo electrónico favorito siguiendo los pasos aquí mencionados.

Puede que también desee conocer las soluciones de firma electrónica y las API de firma electrónica.