Una breve guía para ayudar a su oficina a prescindir del papel [7 herramientas].

En los últimos años se ha producido un cambio en la cultura empresarial y laboral. Los empresarios promueven cada vez más el software de oficina sin papel para facilitar un acceso rápido, cómodo y sencillo a la información.

Con este tipo de oficina, los empleados pueden trabajar en función de sus horarios y la información se distribuye más fácilmente por toda la organización.

Con la creciente preocupación por el medio ambiente, las empresas dependen cada vez más de las oficinas sin papel. Cada año, el oficinista medio genera más de 2.000 libras de residuos, según un estudio realizado por la Asociación Nacional de Proveedores de Productos de Oficina (NAOP).

Depende de las empresas aumentar sus esfuerzos de reciclaje o reducir la cantidad de residuos que generan.

Podría considerar un modelo de oficina sin papel si su empresa busca un enfoque sostenible para reducir la producción de residuos. Elimina la necesidad de documentos tradicionales como cartas, informes y facturas utilizando software de oficina sin papel.

Se pueden eliminar las fotocopias y la clasificación de pilas de papel, lo que ahorra tiempo al personal administrativo. Además, las empresas pueden ahorrar dinero en impresión con una oficina sin papeles.

Puede parecer desalentador pasar a la oficina sin papel, pero no es tan difícil como cree. En esta guía, le explicaremos los aspectos básicos de la eliminación del papel y le daremos consejos para empezar.

Los siguientes pasos le ayudarán a organizar su oficina y hacerla más eficiente, facilitándole la vida en el trabajo.

Impacto medioambiental debido a las oficinas centradas en el papel

El papel es un material versátil que se ha utilizado durante siglos. Puede utilizarse para diversos fines, desde la escritura y la impresión hasta el embalaje y el aislamiento. Con la creciente popularidad del uso del papel, es esencial ser consciente del impacto de los residuos en el medio ambiente.

Tiene un impacto medioambiental significativo debido a sus elevadas tasas de producción y consumo. De hecho, según el Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente (PNUMA), la industria papelera es una de las tres industrias más perjudiciales para el medio ambiente del mundo.

Las oficinas centradas en el papel contribuyen al daño medioambiental cuando las plataformas digitales se convierten en la nueva normalidad.

¿Qué es la oficina sin papel?

Las oficinas sin papel son una tendencia popular en las empresas, en las que los empleados no tienen que llevar consigo ningún tipo de papeleo. Con la oficina sin papeles, todo el papeleo que solía hacerse en las oficinas puede hacerse ahora electrónicamente.

Esto reduce el uso de papel y permite a los empleados trabajar desde cualquier parte del mundo. La oficina sin papeles es importante por varias razones, y es probable que se popularice aún más en los próximos años.

Ventajas de la oficina sin papel

No es ningún secreto que la tecnología evoluciona constantemente. Atrás quedaron los días en los que teníamos que revolver papeles por la oficina para mantenernos organizados.

Los modernos programas de oficina sin papel pueden encontrar fácilmente consultas en los documentos más voluminosos en cuestión de segundos. Por este motivo, las oficinas avanzan hacia una oficina sin papeles con el avanzado software de oficina sin papeles actual, que incluye archivos digitales y registros electrónicos.

He aquí algunas ventajas de por qué debería plantearse adoptar una oficina sin papeles:

Mejora la comunicación

A diferencia de los viejos tiempos en los que los empleados tenían que esperar horas a que los documentos llegaran a sus buzones, ahora pueden acceder a la información al instante cuando la necesitan a través de sistemas digitales. Esto significa tiempos de respuesta más rápidos a las peticiones de los clientes y una mejor comunicación entre los empleados y la dirección.

Reduce los costes energéticos

El papel requiere mucha energía para su producción y envío, lo que se va acumulando con el tiempo. Al prescindir del papel, puede reducir el consumo energético de su oficina utilizando documentos electrónicos en lugar de físicos. Esto puede reducir su factura energética a la mitad o más.

Ahorre tiempo

Cuando todo es digital, no hay necesidad de copiar y pegar información de un documento a otro.

Puede acceder fácilmente a cualquier información que necesite desde la comodidad de su escritorio sin tener que dedicar tiempo extra a buscarla. Esto ahorra tiempo, reduce el estrés y la presión innecesarios y le ayuda a asegurarse de que nunca se le pasará ese plazo crítico.

Reduce los residuos

Gran parte de la reducción de residuos consiste en limitar lo que va a parar al cubo de la basura. Al prescindir del papel, puede evitar imprimir innumerables trozos de papel que acaban tirados en la papelera de reciclaje.

En su lugar, almacene toda la información digitalmente en su ordenador o en archivos digitales. Esto significa menos residuos y menos viajes al centro de reciclaje.

¿Cómo implantar la idea de la oficina sin papel en el lugar de trabajo?

Gestionar todo el papel que acumula en el mundo digital actual puede resultar difícil. Pero cuando implanta un entorno sin papel, no sólo hace que su empresa sea más eficiente, sino que también le ayuda con cuestiones como el reciclaje y el almacenamiento. He aquí algunas formas de conseguir un entorno sin papel para su empresa:

#1. Utilice plataformas de almacenamiento en la nube

La transición a una oficina sin papel es cada vez más popular, pero no está exenta de desafíos. Uno de los mayores retos es que muchos empleados siguen dependiendo de los documentos en papel para completar su trabajo.

Esto significa que necesitan acceder a estos documentos estén donde estén, lo que puede suponer un problema si están lejos de su mesa o si su ordenador se estropea.

Una forma de resolver este problema es utilizar plataformas de almacenamiento en la nube. Estas plataformas permiten a los empleados almacenar sus documentos electrónicamente y acceder a ellos desde cualquier dispositivo. Esto elimina la necesidad de que lleven consigo montones de documentos en papel y facilita el seguimiento de todo lo que necesitan.

Otra ventaja de utilizar estas plataformas es que pueden ayudarle a ahorrar dinero. Si almacena sus documentos electrónicamente, no tendrá que pagar por el espacio que ocupan en su disco duro. Esto es especialmente importante si tiene muchos documentos que almacenar.

En general, el uso de plataformas de almacenamiento en la nube es una forma estupenda de mejorar la eficacia de su oficina sin papeles. Proporcionan a los empleados una forma fácil de acceder a sus documentos, lo que minimiza su tiempo buscándolos.

#2. Implemente herramientas de comunicación electrónica

No es ningún secreto que las herramientas de comunicación electrónica son cada vez más comunes en el lugar de trabajo actual. Los trabajadores de oficina de todos los niveles están adoptando estas herramientas como el correo electrónico, Microsoft Office 365 o Slack para aumentar la eficiencia y reducir el desperdicio de papel.

Uno de los beneficios más significativos del uso de estas herramientas es que pueden ayudar a eliminar el papeleo innecesario. Esto ahorra tiempo y energía y reduce el riesgo de errores humanos.

Además, las herramientas de comunicación electrónica también pueden ayudar a mejorar la eficiencia y la productividad en la oficina. Al permitir a los empleados compartir archivos y colaborar en proyectos en tiempo real, estas herramientas pueden aumentar la eficiencia hasta en un 50%.

Las empresas que han implantado con éxito estas herramientas han aumentado significativamente la productividad y la satisfacción de sus empleados.

#3. Forme a los empleados sobre el software electrónico

A medida que las empresas avanzan hacia un lugar de trabajo sin papel, los empleados deben recibir la formación adecuada para evitar posibles accidentes. Si hace que los empleados reciban formación sobre cómo trabajar sin papeles, podrá estar seguro de que pueden manejar cualquier archivo o documento que deba almacenarse electrónicamente.

Esto no sólo ahorrará tiempo y dinero a su empresa, sino que también ayudará a su equipo a seguir siendo productivo y seguro mientras trabaja en un entorno sin papeles.

#4. Cree un espacio de trabajo electrónico

Las oficinas sin papel son cada vez más populares, no sólo porque son más respetuosas con el medio ambiente, sino también porque son mejores para la productividad de sus empleados.

Crear un espacio de trabajo electrónico adaptado a sus necesidades garantiza que todos en su oficina sean productivos y puedan centrarse en su trabajo.

El software de oficina electrónica facilita la eliminación del papel

Realizar manualmente cada uno de los pasos necesarios para crear un espacio de trabajo sin papel puede resultar exasperante.

Además, gestionar un nexo tan complejo de aplicaciones diferentes es toda una tarea. He aquí algunos programas informáticos de oficina sin papel hechos a medida para que las oficinas puedan pasar fácilmente a la vía digital sin necesidad de mucha formación ni asignación de recursos.

SignNow

Muchas personas están familiarizadas con el método tradicional basado en papel a la hora de firmar documentos. Sin embargo, este proceso a veces puede llevar mucho tiempo y no hay garantías de que todas las firmas sean precisas.

Afortunadamente, una nueva herramienta en línea llamada SignNow facilita el proceso sin papel para firmar documentos en línea.

Sign Now permite a los usuarios crear firmas digitales utilizando su ordenador o dispositivo móvil. Una vez completada la firma, puede guardarla en un archivo o compartirla con otras personas. Además, Sign Now proporciona consejos e instrucciones útiles para garantizar que sus firmas sean precisas y legibles.

El servicio es gratuito y se puede acceder a él desde cualquier ordenador con acceso a Internet. Los documentos pueden firmarse desde cualquier lugar del mundo y no es necesario imprimirlos ni enviarlos por fax.

Introduzca los datos del documento, elija un tipo de firma y envíe el formulario. El servicio creará automáticamente una copia digital del documento y se la enviará a su dirección de correo electrónico.

Además, esta herramienta puede utilizarse para diversos fines, como firmar documentos en línea, generar acuerdos y negociar contratos. En resumen, si está buscando una forma sencilla de firmar su documentación legal, merece la pena probar Sign Now.

PdfFiller

Le encantará pdfFiller si es un profesional ocupado con muchos documentos que gestionar. Esta herramienta en línea le permite editar, crear y gestionar documentos de forma rápida y sencilla.

Rellene los campos, haga clic en enviar y sus cambios se guardarán automáticamente. Además, si necesita imprimir una copia o compartirla con otra persona, el rellenador de PDF también puede ayudarle a hacerlo.

Es una herramienta versátil que puede utilizarse para transformar su PDF estático en una experiencia interactiva para el remitente y el destinatario.

PDF Filler tiene varias características que lo convierten en una opción ideal para las personas que necesitan actualizar o gestionar sus archivos rápidamente. Además, también es ideal para las personas que necesitan automatizar la creación y el relleno de documentos PDF en línea.

Eche un vistazo a las mejores herramientas para comprimir PDF [Software en línea].

DeskTime

Gestionar el tiempo personal y de trabajo es difícil, pero si está buscando una aplicación que le ayude con esto, DeskTime es una herramienta perfecta.

Con esta aplicación, podrá controlar fácilmente todo lo que requiera su atención con la ayuda de un contador de tiempo automático. Tanto si se trata de las horas dedicadas al trabajo como del tiempo que estuvo durmiendo anoche, esta aplicación cuenta con todas las funciones que le facilitarán la gestión de su agenda.

DeskTime es la aplicación definitiva para gestionar su horario y su negocio en línea con éxito. La app ofrece una gran variedad de funciones que la convierten en la herramienta perfecta para la gestión del tiempo y la organización.

La descarga de la aplicación es gratuita y no hay compras dentro de la aplicación. También se puede utilizar para realizar un seguimiento de su propio tiempo y del tiempo de los demás.

También puede utilizar esta aplicación para gestionar las actividades de su negocio en línea, incluido el seguimiento de sus cifras de ventas y las actualizaciones de las redes sociales. Este rastreador de tiempo definitivo es la herramienta perfecta para cualquiera que desee mejorar su eficiencia y productividad.

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Juro

Las complejidades de los contratos legales son bastante desalentadoras, pero una solución digital como Juro es ideal para estos casos. Se trata de una herramienta de automatización de contratos legales que puede ayudar a su equipo a agilizar la creación, la firma y el seguimiento de los contratos legales.

Al automatizar las tareas contractuales cotidianas, puede ahorrar tiempo y garantizar la precisión en la creación de contratos. También proporciona una interfaz de usuario que facilita su uso a todos los miembros de su equipo.

Esto hace que el proceso sea más fluido y accesible para todos los implicados. Además, Juro se integra con varios programas de software jurídico populares, por lo que puede gestionar y realizar un seguimiento de sus contratos fácilmente desde un solo lugar.

Las ventajas de utilizar Juro incluyen la automatización del proceso de creación de contratos, la supervisión y el seguimiento del cumplimiento, y la automatización de la negociación y el cumplimiento de los contratos.

También ofrece una serie de funciones para ayudar a las empresas a mejorar la eficiencia y la eficacia de sus contratos legales. Por lo tanto, si está buscando una forma de automatizar su proceso de creación de contratos, no busque más allá de Juro.

Filecenter

Con el creciente número de archivos digitales que tiene, es fácil sentirse abrumado por la cantidad de datos que tiene que gestionar. Pero una forma de hacer frente a esto es utilizar una herramienta como Filecenter.

Con la ayuda de esta herramienta, podrá organizar rápidamente sus documentos y gestionar todos sus archivos digitales, facilitando su localización.

Filecenter es un sistema de gestión de archivos basado en la nube que facilita el acceso, el uso compartido y la colaboración en archivos desde cualquier dispositivo o ubicación. Puede acceder a esta herramienta desde cualquier ordenador con conexión a Internet.

No necesita ningún software o hardware especial para utilizar FileCenter. Sólo tiene que abrir el sitio web y empezar a buscar los archivos que necesita. También puede utilizar esta herramienta para compartir carpetas o almacenar archivos de gran tamaño en la nube.

Si busca una forma sencilla de agilizar su flujo de trabajo y ayudarle a mantenerse organizado, Filecenter es la solución perfecta.

M-Files

Si usted es como la mayoría de los trabajadores del conocimiento, siempre está buscando formas de ser más productivo. Pero con la constante afluencia de nueva información y proyectos, puede ser difícil mantenerse al día. Ahí es donde entra en juego M-Files.

Esta plataforma de gestión de documentos basada en metadatos está diseñada para ayudar a los trabajadores a liberar su potencial de productividad. La plataforma M-Files le permite acceder fácilmente a los archivos y colaborar en ellos desde cualquier dispositivo u ordenador, ya que proporciona una ubicación centralizada para todos sus documentos.

Además, la plataforma M-Files ofrece potentes funciones de búsqueda que le permiten encontrar exactamente lo que busca de forma rápida y sencilla.

Una de las mejores cosas de los archivos M es que pueden ayudar a las empresas a aumentar sus beneficios. Revisar y crear un expediente M garantiza que todos los datos esenciales de su empresa estén organizados y sean fácilmente accesibles.

Esto facilita el seguimiento de sus progresos y el control de sus finanzas. Otra gran ventaja de los M-Files es que son privados. Los datos de su empresa no están disponibles públicamente para que otros los vean. Esto puede proteger la reputación de su empresa y sus valiosos secretos comerciales.

Cloudli

Las potentes soluciones de virtualización de fax sobre IP de Cloudli le permiten virtualizar sus operaciones al tiempo que mantiene a salvo los datos críticos.

Sus soluciones le permiten crear, gestionar y desplegar rápida y fácilmente máquinas virtuales en la nube sin preocuparse de la infraestructura necesaria para soportarlas.

Con las soluciones de fax / IP de Cloudli, puede enviar y recibir faxes de forma segura en todo el mundo sin necesidad de una línea o máquina de fax dedicada.

Cloudli ofrece varios beneficios para las empresas que necesitan virtualizar sus operaciones. En primer lugar, ayuda a consolidar su infraestructura y mejorar la eficiencia al permitirle ejecutar múltiples aplicaciones en un único servidor.

Esto le ahorra tiempo y dinero, ya que no tiene que comprar servidores separados para cada aplicación. También protege sus datos al permitirle virtualizar sus servidores.

Si un servidor falla, los demás seguirán funcionando. Por último, Cloudli puede ayudarle a reducir costes automatizando la comunicación entre sus servidores y clientes.

Conclusión

Las oficinas sin papel son cada vez más populares, no sólo por sus beneficios medioambientales sino también porque pueden ahorrarle mucho dinero.

En esta guía, hemos hablado de las formas en que puede ayudar a su oficina a convertirse en una oficina sin papel. También hemos mencionado el mejor software sin papel para ayudar a su oficina a prescindir del papel fácilmente.

Ahora puede consultar las mejores soluciones de escritorio virtual para particulares y empresas.