Cómo proteger con contraseña un PDF rápido y fácil

Aprenda a proteger con contraseña un archivo PDF para no tener que preocuparse por archivos confidenciales de fuentes comerciales o personales. 

Hackers siempre están encontrando formas de poner a las empresas y a las personas en trampas al obtener acceso a sus datos confidenciales y explotarlos para obtener ganancias monetarias.

Según Statista, ha habido 15 millones violaciones de datos en todo el mundo en el tercer trimestre de 3. Es un fuerte aumento del 2022% en comparación con el segundo trimestre del mismo año.

Una parte considerable de estas enormes filtraciones de datos provienen de documentos PDF. Una razón vital es que las empresas y las personas son reacias a proteger los archivos PDF con contraseña o no saben cómo hacerlo.     

Si le preocupa la confidencialidad de sus datos comerciales o personales en archivos PDF y busca una solución, ¡ha venido al lugar correcto! Siga leyendo para conocer las posibles vulnerabilidades de los documentos PDF, los casos de uso de la protección con contraseña de PDF y las herramientas para ayudarlo a proteger los PDF con contraseña. 

Vulnerabilidades de los documentos comerciales privados

Deje de circular documentos PDF profesionales entre clientes y empleados si utiliza archivos PDF sin protección para uso empresarial. Cuando el archivo PDF de su empresa está abierto, cualquier persona puede acceder a su contenido y utilizarlo de una forma ventajosa que quizás usted no apruebe.

Además, los piratas informáticos no siempre obtienen acceso a sus datos comerciales confidenciales directamente desde su empresa. Es posible que los terceros con los que ha compartido los PDF de su empresa sean víctimas de un ataque de piratería y, en consecuencia, su organización. 

Business PDFs reveal sensitive and useful information that hackers might use to access your organization’s servers.

Por ejemplo, está circulando un PDF desprotegido entre clientes/clientes/proveedores. Los piratas informáticos apuntarían y obtendrían acceso a correos electrónicos o almacenamiento en la nube de personas que almacenaron el documento de su empresa en PDF.

Through open access, the bad actor will know how you format your business files. They will create a fake one, add a malicious executable (.exe) file into the PDF and send it back to your company, mimicking a reply from a client.

Su empleado, si no está capacitado en la seguridad cibernética extensivamente, podría no dudar del documento y abrirlo junto con el archivo ejecutable. Eso podría instalar ransomware en el servidor de su organización poniendo los datos de su empresa en manos del hacker.   

¿Cómo ayuda la protección con contraseña de PDF?

#1. Prevent Unauthorized Copying

Alguien que no conozca la contraseña para abrir un PDF no podrá acceder al documento. Le ayuda a proteger la información confidencial de copiar y pegar no deseados.

Cuando comparte el archivo PDF protegido con contraseña con un cliente/proveedor/empleado, sabe que puede confiar en ellos. Si no siguen las políticas de privacidad, sabrá que se trata de un conjunto específico de personas con las que ha compartido el PDF.  

#2. Detenga el acceso ilegal a datos confidenciales

If you store password-free PDFs on your company server and an employee without viewing the file gets access to it, you could be in big trouble. Alternatively, some clients might accidentally forward your PDF file to a third party whom you did not authorize. 

En tales escenarios, si tenía sus archivos PDF protegidos con contraseña, es posible que no sea una víctima de la violación de datos. 

#3. Protección de impresión

Gracias a su capacidad para conservar la integridad y el formato de los datos, la mayoría de las personas prefieren imprimir desde archivos PDF cuando necesitan una copia impresa de un documento. Esta función también aumenta la posibilidad de que se distribuya públicamente después de imprimirse sin el permiso correspondiente.

So, setting up the password for a PDF file is not only to prevent others from copying it but also to stop them from printing the document. Many applications even offer you options to stop a PDF file’s printing feature. 

Si desea proteger sus documentos PDF del acceso no autorizado, utilícelos para este fin.

#4. Evite alteraciones de datos

Los archivos PDF ofrecen una integridad de contenido inigualable, lo que significa que los datos incluidos allí permanecen precisos y sin cambios. Sin embargo, debe bloquearlo con una contraseña segura para mantener la coherencia y la validez del documento. Se vuelve particularmente importante cuando ha incluido comentarios y firmas en ese documento.

Besides, distributing PDF files that contain embedded forms of fillable fields without password protection is a big no-no. Adding edit protection to such documents will prevent users from accidentally or willingly making changes while working on these.

#5. Proporcionar acceso basado en roles

Many companies allow their employees to browse cloud-based internal file storage to find what they need for business. However, some sensitive internal documents might always be stored in a common archive. Businesses need to secure these files from unauthorized people, even if they are a part of the organization.

Cuando se trata de acceso a PDF, no es la única razón para usar contraseñas. Su red interna podría recibir algunos intruders que quieren robar los documentos. Durante las violaciones de datos, las contraseñas funcionan como una medida de control de acceso eficaz para proteger sus datos críticos.

#6. Prevent Private Document Previstas

Moreover, password-protected PDF files stop people from previewing its content. You may not think this to be a crucial reason for habilitación de contraseña, but in certain situations, a preview can cause your personal and business damage.

For instance, you have some PDF files with mission-critical data in your organization’s shared computer or cloud platform. If a colleague, who does not have the authorization to see the data, can preview the file content, there could be unforeseen issues.

#7. Garantice el cumplimiento de la industria

La mayoría de las industrias que se ocupan de los datos de los usuarios deben cumplir con varias reglas y regulaciones. Las regulaciones gubernamentales, las leyes y los estándares basados ​​en la industria existen para garantizar la privacidad y la seguridad de los documentos confidenciales frente al acceso público y/o no autorizado. 

Para la industria médica, HIPAA regula el control de cómo las organizaciones médicas deben manejar los registros médicos de los pacientes. La industria legal es otra que necesita proteger la confidencialidad de los clientes. 

Además, las empresas que hacen negocios en Europa deben cumplir con las reglas de GDPR. Al utilizar la protección con contraseña, las organizaciones pueden garantizar el máximo cumplimiento de todas las reglamentaciones de la industria.

#8. Detener el uso compartido no deseado

Though PDF files are popular doe its shareability, the same feature could be harmful to you if you do not want your PDF file to get shared with every other person. Sharing a PDF file with someone means they can share it with more people. But, this can be prevented by password-protecting the file.

Many apps and platforms allow you to prevent further sharing of a PDF file by limiting the number of devices where the user can open the file. There is also a facility to add an expiration date. After that, people can not open or share a file.

#9. Prevent Web Caching

Apart from the above points, another reason to password-protect a PDF file is to disable local caching. When someone views or changes a PDF file using a web browser, they might unintentionally save a copy of that document on their device.

Most times, web pages are cached on the user’s hard drive to be used later for offline access and file recovery. Password-protecting a PDF file will prevent this situation and keep your document secured.

#10. Evite la piratería y proteja la propiedad intelectual

PDF files are an excellent and unparallel cross-platform file format for distributing electronic publications to subscribers. For this reason, one has to take necessary measures to prevent unauthorized file production from the distributed copy.

Cuando se trata de proteger publicaciones informales o de bajo volumen contra la piratería, la protección con contraseña es muy beneficiosa. Si pertenece a una empresa que distribuye libros blancos, informes de la industria o estudios de casos a través de documentos PDF, una contraseña puede proteger sus datos intelectuales del plagio. 

Not to mention creative businesses such as the publishing and film industry need to protect their unpublished manuscripts and screenplay to prevent piracy and leaking. 

Cómo proteger con contraseña un archivo PDF

La forma más conveniente y económica de proteger con contraseña los archivos PDF comerciales o de uso personal es la aplicación Adobe Acrobat Reader. Siga estos pasos en su Adobe Acrobat Reader: 

• Abra el documento PDF que desea proteger con contraseña Adobe Acrobat Reader.
• En Todas las herramientas barra lateral, seleccione Ver todas las herramientas.

• Se abrirá un menú de pantalla completa de las herramientas disponibles. Elegir Proteger un PDF. Actualmente, esta función solo está disponible para una versión con licencia de Adobe Acrobat Reader.  

• Dentro del Proteger un PDF menú, seleccione Proteger usando contraseña.

• Ahora, escriba una nueva contraseña y verifíquela volviendo a escribirla.
• Haga clic en Ok para proteger con contraseña el PDF.

También puede configurar una contraseña de permisos para habilitar el acceso basado en funciones a los documentos PDF. Por ejemplo, un empleado que solo tiene acceso a la contraseña para abrir un PDF no puede copiar, editar, modificar ni eliminar el PDF.

Por el contrario, si ha compartido la contraseña de permisos con el empleado, puede realizar varios cambios en el archivo PDF.

Algunas aplicaciones de edición de PDF, como Foxit, agregan un complemento de MS Word. Este complemento también le permite crear archivos PDF desde la aplicación de Word. Además, el complemento le permite usar la función de protección con contraseña de la aplicación del editor para cifrar archivos PDF para mayor seguridad. 

Herramientas

Función "Cifrar con contraseña" de MS Office

Microsoft Word 2013 y versiones posteriores de esta aplicación le permiten proteger con contraseña un archivo PDF cuando lo crea a partir de un archivo de Word.

El process is pretty straightforward and mentioned in easy steps:

• Mientras el archivo de Word está abierto, presione Alt + F y Alt + E.
• Créar un Documento PDF/XPS se abrirá la pantalla.
• Haga clic en Crear PDF / XPS.
• Seleccione Opciones por encima de la Publicar del botón.
• En el menú contextual que sigue, elija Cifrar con una contraseña.
• Introduzca una contraseña y verifíquela.
• Haga clic Publicar para obtener un archivo PDF protegido con contraseña de un archivo de Word.  

On a Mac Using the Preview App

El Preview application on macOS is the default PDF and image viewer for Mac computers. It also allows Mac users to edit PDF and image files. Further, you can use the default PDF editor of it to add password protection to the document file. You will find the option in the Export menu of the app. 

Proteger con contraseña un PDF usando Adobe Acrobat

Proteger con contraseña un PDF es una herramienta en línea de Adobe que ayuda a cifrar un PDF con una contraseña segura en línea. Solo necesita visitar la aplicación web anterior y seleccionar un archivo de su computadora para restringir el acceso a los archivos PDF mediante contraseñas.

Verá una interfaz visual para ingresar y confirmar una contraseña una vez que cargue un archivo PDF sin protección. Al hacer clic en Guardar contraseña, se cifrará el documento con una contraseña. Una vez hecho esto, verá un botón Descargar para obtener el PDF en su computadora portátil o de escritorio.  

PDF 2 Go.com: Proteger PDF

Proteger PDF de PDF 2 Go.com ofrece una interfaz avanzada para proteger archivos PDF con contraseña y asignar acceso basado en roles. Además, puede importar archivos PDF desde el almacenamiento en la nube como Dropbox y Google Drive.

Once you import a file, enter a password to open the document and confirm it. Then, choose the restrictions you want to add, like Prevent Printing, Prevent Copying, and Prevent Modifying. If you choose restrictions, you must add a separate password for permission control.   

pdfFiller by airSlate

airSlate’s pdfFiller offers a PDF password protection facility for a registered account. You need to sign up with an email to access the pdfFiller web app. You can upload PDFs and select the Protect option by clicking the kebab menu icon on each file and setting a password.

You can also create a password-protected PDF folder by activating the encrypted document folder on pdfFiller.

Palabras finales

En estos días, la mayoría de las empresas y las personas interesadas protegen los archivos PDF con contraseña para mantener a los piratas informáticos alejados de su información personal. Ya sea que comparta un currículum en PDF con un empleador o envíe un PDF alcance del documento de trabajo a un cliente, debe proteger con contraseña estos archivos.

La mayoría de los editores de PDF tienen herramientas de cifrado estrictas para proteger con contraseña sus archivos PDF directamente desde su computadora portátil, PC o teléfono inteligente. Además, también hay aplicaciones en la nube. Puede utilizar las herramientas mencionadas anteriormente para proteger sus archivos PDF de miradas indiscretas.

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