Top 12 de software de gestión de proyectos para PYMES

Los proyectos exitosos tienen que ver con una gestión de proyectos exitosa. ¡Utilice estas herramientas para recorrer su camino hacia el éxito!

La gestión de proyectos es la salsa secreta que termina proyectos con éxito y permite que las empresas se vuelvan grandes. No, esto no es un cebo de clics: he visto de cerca a dos empresas de software (yo trabajaba allí) destruidas en 1-2 años debido a una mala gestión de proyectos. Algunos otros vieron el lanzamiento de sus productos retrasado varios meses. Si bien estoy de acuerdo en que, como la mayoría de las otras disciplinas, la gestión de proyectos ve mucho aceite de serpiente y charlatanes, pero no disminuye su importancia e impacto.

Y que se aplica a gestión de proyectos también se aplica a las herramientas de gestión de proyectos: las excelentes pueden ayudarlo a aumentar la eficiencia de la gestión, reducir el tiempo de finalización, reducir la confusión y la frustración, etc. Por lo tanto, estas son algunas de las mejores herramientas de gestión de proyectos para empresas de todos los tamaños y necesidades.

monday.com

Cuando necesite una plataforma de gestión de proyectos para sus proyectos básicos y carteras complejas, monday.com puedo ayudarte. Aproveche el siguiente nivel de gestión de proyectos con funciones personalizables que le permiten ejecutar planes, diseñar estrategias y enviar su mejor trabajo.

monday.com lo ayuda a colaborar de manera efectiva con los miembros del equipo y reunirlos en una única plataforma compartida. De esta manera, puede involucrarlos más, acelerar el desarrollo de proyectos y eliminar las barreras de comunicación.

Puede conocer el estado de su proyecto y acceder fácilmente a aprobaciones de presupuesto, estado de tareas, actualizaciones de progreso, productividad del equipo y mucho más dentro de un tablero interactivo y claro. con poderoso diagramas de Gantt, puede visualizar, planificar, monitorear y administrar todo para tomar decisiones informadas basadas en datos reales. En cada etapa del ciclo de vida de su proyecto, puede cambiar y controlar las dependencias, la línea base y los hitos del proyecto.

Puede rastrear la carga de trabajo de cada miembro con datos actualizados y en vivo sobre su capacidad actual y decidir cómo asignar los recursos de manera efectiva. De esta manera, puede ahorrar tiempo e invertirlo en un trabajo más creativo al tiempo que reduce la repetición. No se queda con un solo estilo; obtienes diferentes plantillas para diferentes proyectos y las eliges según tus preferencias.

Estas plantillas están diseñadas exclusivamente para la gestión de programas, carteras y proyectos. Organiza tu tarea de equipo y priorizarlo para obtener una visibilidad completa. Puede agregar líneas de tiempo, alinear a todos y asignar fechas límite a los miembros de su equipo.

Hay cientos de formas de ver sus datos mediante el uso ágil, en cascada e híbrido. La herramienta también le permite involucrar a sus partes interesadas con datos en tiempo real y actualizaciones en vivo y beneficiarse de la automatización para impulsar sus proyectos y ahorrar tiempo.

También mantienen los más altos estándares de seguridad con características como propiedad completa de los datos, registros de auditoría granulares y permisos de acceso para garantizar que la experiencia del usuario nunca se vea comprometida. Puede integrarlo a la perfección con sus herramientas existentes como Excel, Google Calendar, Slack, Microsoft Teams, etc.

monday.com ofrece cuatro planes de precios que puede elegir según sus necesidades y el tamaño de su equipo. En caso de duda, comience su prueba gratuita.

Smartsheet

Hoja inteligente presenta herramientas inteligentes de gestión de proyectos que actualmente utilizan casi el 90 % de las empresas Fortune 100.

Esta plataforma de administración inteligente es perfecta para una colaboración saludable y garantiza flexibilidad con su cuadrícula, Gantt, tarjeta y formato de vista de calendario.

Además, puede aplicar fórmulas a celdas y columnas para cálculos fáciles en la misma hoja y entre hojas separadas. Smartsheets admite sólidas políticas de inicio de sesión para los usuarios y permite el uso de una sola credencial en todas partes.

Además, las modificaciones se ajustan en todas partes automáticamente. Sus 'formularios' tienen una lógica condicional que permite la retroalimentación de la audiencia prevista.

Además, la automatización preconstruida reduce el trabajo repetitivo y la "prueba" pone todo en un solo tablero para dar aprobaciones y sugerencias.

Permite publicar hojas e informes para todos, incluidos los que están fuera de Hoja inteligente para un mejor alcance.

Finalmente, Smartsheet viene con una prueba gratuita de 30 días para probarlo todo sin riesgos.

Teamwork

Fiel a su nombre, Trabajo en Equipo permite que los equipos colaboren y trabajen de manera más eficiente al tiempo que permite a las partes interesadas mantener siempre una vista de alto nivel del proyecto.

Trabajo en Equipo tiene tableros tipo Trello y seguimiento del tiempo integrado, por lo que si está buscando una aplicación limpia y útil con estas características, Teamwork es para usted. Es de uso gratuito si tiene hasta cinco usuarios, mientras que los planes premium comienzan en $ 9 por usuario por mes.

Antes de cerrarlo, quiero mencionar que Teamwork es un conjunto de productos, la aplicación de gestión de proyectos es uno de ellos. También ofrecen un CRM, software de asistencia técnica, un sistema de gestión de documentos, una aplicación de chat (como Slack) y más.

Basecamp

Campamento base ha estado en el juego de la gestión de proyectos durante mucho tiempo. Fue lanzado en 2004 y se ha mantenido fiel a su filosofía de simplicidad y claridad desde entonces. Estas son las personas que crearon el hiperpopular Ruby on Rails marco web, por lo que diría que saben un par de cosas sobre el diseño de cosas simples y útiles. 🙂

Basecamp tiene equipos, proyectos, tareas, etc., como era de esperar, pero hay algunas otras características interesantes que me gustaría destacar:

• Chat en tiempo real: Si usa Basecamp, no es necesario alternar entre él y una herramienta de chat para administrar comunicación en tiempo real. Los chats grupales también son capaces de todas las funciones que esperamos estos días de las aplicaciones de chat: @menciones, archivos adjuntos de medios, emojis y más.
• Acceso cliente: Basecamp te permite enganchar a tus clientes directamente en tus proyectos (controlando completamente lo que pueden o no pueden ver) y trabajar con ellos. Puede reenviar los correos electrónicos de los clientes existentes a Basecamp, y los entregables se pueden previsualizar, discutir y aprobar directamente desde Basecamp.
• Listas de tareas pendientes: No importa cuán sofisticadas sean las herramientas de gestión de proyectos, siempre habrá espacio para listas de tareas pendientes. Hay muchos, muchos casos en los que las tareas son muy bien entendidas por todos los involucrados, y todo lo que necesitamos es una forma “rápida y sucia” de guardarlas en algún lugar. En Basecamp, las listas de tareas pendientes son bastante poderosas, ya que los recordatorios y las notificaciones se realizan automáticamente, por lo que no tiene que presionar a nadie para obtener actualizaciones de estado. 😉
• Pizarrón de mensajes: Cuando se realizan lluvias de ideas o anuncios, se pueden generar y perder discusiones tremendamente útiles. Los tableros de mensajes de Basecamp le permiten convertir dichas comunicaciones en un tablero de mensajes, donde su equipo puede discutir, reaccionar y adjuntar archivos.
• Documentos y archivos: El juego de gestión de archivos y documentos de Basecamp es sólido. Todos los proyectos cargados y conservados, y los archivos que se modifican, tienen versiones. Google Docs se puede compartir directamente en Basecamp y editar.

Basecamp es un producto delicioso, en mi opinión, que tiene sentido para equipos de todos los tamaños cuyas necesidades son genéricas y sencillas. Sí, Basecamp no es una herramienta poderosa para realizar tareas muy especializadas (por ejemplo, desarrollo de software ágil), y la empresa no oculta ese hecho.

Probablemente la mejor parte es el precio: a un precio fijo de $ 99 por mes (¡sí, sin importar el tamaño del equipo!) Basecamp se convierte en una obviedad en su dominio.

Jira

A diferencia de nuestra herramienta anterior, Basecamp, Jira es una suite de gestión de proyectos orientada a gestionar proyectos de software ágiles. Como resultado, su mercado objetivo, precios, complejidad, capacidades, etc., son todos diferentes. De hecho, no es raro que los equipos de software comiencen en Basecamp y se "gradúen" en Jira.

Jira es desarrollado por Atlassian, la empresa detrás BitBucket, que durante mucho tiempo fue preferido por los proyectos de código cerrado sobre GitHub, ya que ofrecía repositorios privados ilimitados.

Si sus equipos de software han crecido hasta el punto de que las herramientas de gestión de proyectos que antes parecían sencillas ahora parecen ser inadecuadas, es hora de pasarse a Jira. Desde la planificación de proyectos hasta la generación de informes, el seguimiento de errores y la profundización en el desperdicio, Jira lo tiene todo. Aquí hay algunas características interesantes que distinguen Jira:

• Un amplio conjunto de API disponibles para aquellos que desean crear interfaces alternativas para sus workflows.
• Scrum y Kanban plancha.
• Se admiten varias metodologías de desarrollo. Para aquellos que aún no están contentos, existe la opción de crear uno propio.
• Se integra con más de 3,000 aplicaciones.
• La automatización inteligente, como la asignación automática de tareas a una persona, la vinculación de problemas al código, etc., reduce la fricción mental y le permite crear complicados workflows con rapidez.
• Informes completos y potentes.

Jira es caro, al menos en comparación con otras herramientas de gestión de proyectos populares pero ligeras. Su costo por usuario por modelo mensual ($ 7 para el estándar, $ 14 para el premium) puede costar miles de dólares al mes para equipos grandes. Pero entonces, el costo se compensa con el hecho de que sin Jira, los equipos de este tamaño simplemente se hundirían. 🙂

Asana

Asana es una herramienta de gestión de proyectos de uso general que se centra en la velocidad y la intuición. Digo velocidad porque Asana es un gran ejemplo de una aplicación de una sola página bien diseñada. Todo sucede instantáneamente cuando haces clic, lo cual es muy conveniente cuando estás haciendo cosas con prisa (bajo presión).

Estas son algunas de las características notables de Asana:

• Carga de trabajo: Las cargas de trabajo son un resumen visual de cuánto tienen los miembros de su equipo en su plato. De esa manera, puede saber de un vistazo si sus equipos de marketing, diseño e ingeniería podrán colaborar en ese cambio de producto clave que se realizará el próximo mes.
• Líneas de tiempo visuales: Los cronogramas de proyectos en Asana están compuestos visualmente y son muy poderosos. Le permiten planificar un proyecto con facilidad y ver visualmente dónde se encuentra.
• Calendario: El calendario de Asana está conectado a todas tus tareas y planificación y puede revelar cómo se acumula la agenda del equipo. Es al lugar adonde ir si desea asegurarse de que el horario no esté desincronizado o simplemente roto.
• Prueba de imagen: Este es solo un término elegante, pero la característica subyacente es excelente: permite a los revisores agregar comentarios a varias partes de una imagen. Esto es invaluable para los equipos de diseño, ya que recopilar comentarios sin referencias visuales específicas tiende a ser una pesadilla.

La versión básica de Asana es gratuita y tiene una restricción de 15 miembros del equipo. Si necesita agregar más miembros o desea acceder a funciones avanzadas como la consola de administración, pruebas de imagen, etc., el precio comienza en $ 10 por usuario por mes.

Aquí hay mucho más y no hay suficiente espacio para cubrir. La conclusión es que Asana ha ganado popularidad rápidamente y es una excelente opción para la gestión de proyectos. para organizaciones de todos los tamaños.

Trello

Trello es una versión refrescantemente diferente y minimalista de la gestión de proyectos. No tiene ninguna de las características abrumadoras que requieren un estudio profundo y compromiso. De hecho, puede contar su número total de funciones clave con los dedos de una mano. Antes de poner los ojos en blanco y descartarlo, dale una oportunidad.

Trello tomó el concepto de Tablero de Kanban de la metodología de software Agile y lo hizo mercado masivo. La idea es simple: las tareas se crean en tarjetas, que se apilan en uno de los muchos tableros que crea.

Estos tableros pueden representar cualquier cosa: las funciones / divisiones de su empresa, el estado de la tarea o incluso los meses de un año calendario. Los miembros del equipo pueden comentar las tarjetas, participar en debates, adjuntar imágenes, etc. Una vez que finaliza la tarea de una tarjeta, se mueve a la siguiente. Como esto:

El plan gratuito de Trello es bastante bueno, con una limitación solo en la cantidad de tableros y el tamaño de los archivos adjuntos y no en la cantidad de usuarios. Para la mayoría de las personas, esto es suficiente, aunque los planes premium comienzan en $ 10 por usuario por mes. Si eres un equipo pequeño (¡o incluso una sola persona!) Cuyos proyectos no necesitan una planificación elaborada, ¡Trello es una opción divertida y eficiente!

Podio

El siguiente en nuestra lista es Podio, una oferta de gran peso para grandes equipos y empresas que necesitan personalización y capacidades de CRM.

Entonces, ¿por qué usar Podio? Estas son algunas de las razones:

• Personalización: A diferencia de muchos de sus competidores, Podio tiene amplias opciones de personalización. Esto le permite no solo cambiar la forma en que funcionan sus módulos, sino también deshacerse de partes que no son relevantes para usted.
• CRM integrado: Podio CRM viene completo con administración de información del cliente, seguimiento del recorrido del cliente, seguimiento de clientes potenciales y otras características clave en un CRM.
• Gestión de empleados: Podio cuenta con un soporte de primera clase para la gestión de empleados, lo que le permite administrar gastos, vacaciones, flujos de actividades y más desde un solo lugar.
• Gestión de proyectos: Colaborar con clientes, vincular correos electrónicos a tareas, derechos de acceso granulares, planificar proyectos Scrum y realizar sprints; está todo incluido.
• Gestión de eventos, gestión de correo electrónico, gestión empresarial. . . ¡la lista continua! 🙂

Si bien Podio tiene un plan gratuito, solo ofrece servicios básicos gestión de tareas. Francamente, hay pocas razones para usar el plan básico más que para familiarizarse con la plataforma. Los niveles pagados son donde se desbloquean las características atractivas, y estas varían de $ 9 a $ 24 por usuario por mes.

Airtable

En términos de innovación pura, Mesa de aire es el desarrollo más emocionante de los últimos tiempos en herramientas de gestión de proyectos. Tu puedes pensar en Mesa de aire como hojas de cálculo con esteroides, e incluso la compañía lo describe de esa manera, pero en mi opinión, esta vista perjudica las capacidades de esta herramienta.

Ahora, uno de los componentes de Airtable son las hojas de cálculo, ¡pero está tan cargado de funciones que puede que empieces a odiar tu programa de hojas de cálculo favorito! Quiero decir, solo mira esto:

Es tan conciso como una hoja de cálculo, pero tiene una separación visual de tareas, etiquetas coloridas que se pueden distinguir instantáneamente, la capacidad de asignar tareas a personas, notificaciones, etc.

Otra característica increíble son los bloques, que son módulos pequeños, completos y especializados que puede incorporar a su workflows para aumentar la productividad. Suena abstracto, lo sé, así que aquí hay algunos ejemplos concretos: mapas y geocodificación, diagramas de Gantt, diagramas de barras/líneas/dispersión, generador de páginas visuales, explorador de modelos 3D, rastreador de tiempo, organigrama. ¡Bueno, estoy sin aliento! El punto es que estos Bloques simplemente funcionan y pueden colocarse en cualquiera de sus tareas y workflows.

Combine esto con las funciones habituales como la gestión de documentos, los tableros Kanban, los calendarios y tendrá algo increíble en sus manos.

La mejor parte son los precios: el plan gratuito permite a los equipos de ilimitado tamaño, con la única restricción de que una sola base (hoja) no puede contener más de 1,200 artículos. ¡Me suena bastante irresistible!

Microsoft Project

Cuando Microsoft hace algo, puede que no sea lo más bonito de la historia, pero hace bien el trabajo y la gente no puede separarlo de sus vidas. Windows, Office, Outlook, Sharepoint y Exchange son todos ejemplos de eso. Lo mismo va para Microsoft Project, un producto dirigido específicamente (de hecho, muy específicamente) a gerentes de proyectos profesionales que trabajan con equipos muy grandes.

Ya sea que se trate de gestión de proyectos, gestión de recursos o gestión de carteras, Microsoft Project le brinda una herramienta integral para capturar la complejidad con precisión. Al momento de escribir, Microsoft agregó recientemente soporte para el proyecto Agile workflows, que atraerá a aquellas empresas que tienen algunos equipos o divisiones trabajando de forma ágil.

Hay dos grandes razones para elegir:

1. Instalación en las instalaciones: Si bien las herramientas que hemos cubierto hasta ahora son sorprendentes, la realidad de la mayoría de las empresas es que no se les permite alojar datos fuera de los activos de la empresa debido a razones de cumplimiento. Con Microsoft Project, es fácil lograr esto, ya que también ofrecen una versión local.
2. Estabilidad a largo plazo: Microsoft es una empresa que ha existido desde siempre y lo estará para siempre (más o menos), por lo que puede estar seguro sabiendo que sus procesos comerciales no se detendrán un día cuando la empresa que construyó la herramienta colapsó.

Planificación, PMP, Enterprise: suena como su jam, ¡luego eche un vistazo a Microsoft Project!

TeamGantt

Como su nombre indica, EquipoGantt es para los diagramas de Gantt lo que Trello es para los tableros Kanban. La empresa se ha centrado en los diagramas de Gantt como el principal (y único) impulsor de la planificación y el proyecto ejecutivo. workflows. Si bien esto restringe severamente la funcionalidad, también hace que TeamGantt sea increíblemente limpio, fácil de aprender y eficiente.

Pero no se deje engañar pensando que todo lo que puede hacer con TeamGantt es crear diagramas de Gantt y hacer un seguimiento con el cesionario. Hay muchas funciones que giran en torno a facilitar la colaboración, como:

• Conversaciones
• Gestión de documentos
• Seguimiento de tiempo
• Dependencias (proyectos de mapeo que dependen de otros proyectos)

El plan gratuito solo permite tres miembros y un proyecto, por lo que es bastante bueno para que pueda probar la aplicación. Los planes pagos cuestan $ 10 y $ 15 por usuario por mes. Si cree que los diagramas de Gantt funcionan mejor para usted y desea crear su workflows alrededor de eso, TeamGantt es una opción agradable y atractiva.

Zoho Projects

Zoho Projects es una de las muchas ofertas de Zoho, una empresa con la que quizás ya esté familiarizado. Piense en Zoho Projects como una combinación sólida de tipos de todas las características que hemos encontrado en esta lista.

Diagramas de Gantt, hitos, seguimiento de errores, Hojas de horas, gestión de documentos, finanzas, integración con aplicaciones populares, foros y más; como dije, es un poco de todo y juega todas las partes muy bien. El plan básico es gratuito para hasta 10 usuarios, y después de eso, la aplicación costará entre $ 20 y $ 35 por mes (nota: es un costo mensual fijo, no por usuario).

Zoho Projects es una buena opción por sí sola, pero tiene aún más sentido si ya está utilizando el conjunto de aplicaciones empresariales de Zoho.

En resumen

No se puede negar que las herramientas de gestión de proyectos son fundamentales para el éxito de un equipo. Con tantas opciones disponibles, puede resultar abrumador decidir qué es lo mejor para ti. Es por eso que esta lista contiene las principales herramientas que creo que son las mejores y bastante diferentes entre sí. ¡Realmente espero que te ayude a concentrarte en el correcto! 🙂