12 mejores software de gestión de proyectos para pequeñas empresas (2023)

El éxito de un proyecto depende del éxito de su gestión. Utilice estas herramientas para navegar hacia el éxito

La gestión de proyectos es la salsa secreta que acaba con éxito los proyectos y permite a las empresas convertirse en grandes. No, no se trata de un chascarrillo: he visto de cerca cómo dos empresas de software (en las que trabajé) se destruyeron en un plazo de 1 a 2 años por culpa de una mala gestión de proyectos.

Otras vieron cómo el lanzamiento de sus productos se retrasaba varios meses. Aunque estoy de acuerdo en que, como la mayoría de las demás disciplinas que existen, en la gestión de proyectos hay mucho aceite de serpiente y charlatanes, eso no disminuye su importancia e impacto.

Y lo que se aplica a la gestión de proyectos se aplica también a las herramientas de gestión de proyectos: las excelentes pueden ayudarle a aumentar la eficacia de la gestión, reducir el tiempo de ejecución, disminuir la confusión y la frustración, etc. Así pues, he aquí algunas de las mejores herramientas de gestión de proyectos que existen para empresas de todos los tamaños y necesidades.

lunes.com

Cuando necesite una plataforma de gestión de proyectos para sus proyectos básicos y carteras completas, monday . com puede ayudarle. Aproveche el siguiente nivel de gestión de proyectos con funciones personalizables que le permitirán ejecutar planes, elaborar estrategias y presentar sus mejores trabajos.

monday.com le ayuda a colaborar eficazmente con los miembros de su equipo y a reunirlos en una única plataforma compartida. De este modo, podrán implicarse más, acelerar el desarrollo del proyecto y eliminar las barreras de comunicación.

Podrá conocer el estado de su proyecto y acceder fácilmente a las aprobaciones presupuestarias, el estado de las tareas, las actualizaciones de progreso, la productividad del equipo y mucho más dentro de un cuadro de mandos interactivo y claro. Con los potentes diagramas de Gantt, puede visualizar, planificar, supervisar y gestionar todo para tomar decisiones informadas basadas en datos reales. En cada etapa del ciclo de vida de su proyecto, puede cambiar y controlar las dependencias, la línea de base y los hitos del proyecto.

Puede hacer un seguimiento de la carga de trabajo de cada miembro con datos actualizados y en directo sobre su capacidad actual y decidir cómo asignar los recursos de forma eficaz. De este modo, podrá ahorrar su tiempo e invertirlo en un trabajo más creativo al tiempo que reduce las repeticiones. No se ciñe a un único estilo; obtendrá diferentes plantillas para distintos proyectos y podrá elegirlas en función de sus preferencias.

Estas plantillas están diseñadas exclusivamente para la gestión de programas, carteras y proyectos. Organice las tareas de su equipo y póngalas por orden de prioridad para obtener una visibilidad total. Puede añadir líneas de tiempo, alinear a todos en él y asignar plazos a los miembros de su equipo.

Hay cien formas de ver sus datos: ágil, en cascada e híbrida. La herramienta también le permite involucrar a sus partes interesadas con datos en tiempo real y actualizaciones en directo y beneficiarse de la automatización para impulsar sus proyectos y ahorrar tiempo.

También mantienen los más altos estándares de seguridad con características como la propiedad completa de los datos, registros de auditoría granulares y permisos de acceso para garantizar que la experiencia del usuario nunca se vea comprometida. Puede integrarlo perfectamente con sus herramientas existentes como Excel, Google Calendar, Slack, Microsoft Teamsetc.

monday.com ofrece cuatro planes de precios que puede elegir en función de sus necesidades y del tamaño de su equipo. En caso de duda, inicie su prueba gratuita.

Smartsheet

Smartsheet presenta herramientas inteligentes de gestión de proyectos que actualmente utilizan casi el 90% de las empresas de la lista Fortune 100.

Esta plataforma de gestión inteligente es perfecta para una colaboración sana y garantiza la flexibilidad con su formato de vista de cuadrícula, Gantt, tarjeta y calendario.

Además, puede aplicar fórmulas a celdas y columnas para facilitar los cálculos en la misma y entre hojas separadas. Smartsheets soporta sólidas políticas de inicio de sesión para los usuarios y permite el uso de una única credencial en todas las partes.

Además, las modificaciones se ajustan en todas las partes automáticamente. Sus "formularios" tienen una lógica condicional que permite la retroalimentación de la audiencia prevista.

Además, la automatización preconfigurada reduce el trabajo repetitivo, y la 'revisión' consigue que todo esté en un único panel para dar aprobaciones y sugerencias.

Permite publicar hojas e informes para todos, incluso fuera de Smartsheet para un mejor alcance.

Por último, Smartsheet viene con una prueba gratuita de 30 días para probarlo todo sin riesgos.

Trabajo en equipo

Haciendo honor a su nombre, Trabajo en equipo permite a los equipos colaborar y trabajar de forma más eficiente, al tiempo que permite a las partes interesadas mantener siempre una visión de alto nivel del proyecto.

Teamwork cuenta con tableros similares a los de Trello y seguimiento del tiempo incorporados, así que si busca una aplicación limpia y útil con estas características, Trabajo en equipo es para usted. Su uso es gratuito si tiene hasta cinco usuarios, mientras que los planes premium empiezan en 9 dólares por usuario al mes.

Antes de terminar, quiero mencionar que Teamwork es un conjunto de productos, la aplicación de gestión de proyectos es uno de ellos. También ofrecen un CRM, un software de helpdesk, un sistema de gestión de documentos, una app de chat (como Slack) y mucho más.

Campamento base

Campamento base lleva mucho tiempo en el juego de la gestión de proyectos. Se lanzó en 2004 y se ha mantenido fiel a su filosofía de simplicidad y claridad desde entonces. Se trata de la gente que creó el hiperpopular marco web Ruby en Rails, así que yo diría que saben un par de cosas sobre el diseño de cosas sencillas y útiles 🙂 .

Basecamp cuenta con equipos, proyectos, tareas, etc., como es de esperar, pero hay algunas otras características interesantes que me gustaría destacar:

• Chat en tiempo real: Si utiliza Basecamp, no hay necesidad de alternar entre éste y una herramienta de chat para gestionar la comunicación en tiempo real. Además, los chats de grupo disponen de todas las funciones que esperamos hoy en día de las aplicaciones de chat: @menciones, archivos adjuntos multimedia, emojis y mucho más.
• Acceso de clientes: Basecamp le permite enganchar a sus clientes directamente a sus proyectos (controlando totalmente lo que pueden o no pueden ver) y trabajar con ellos. Puede reenviar los correos electrónicos de los clientes existentes a Basecamp, y los entregables pueden previsualizarse, discutirse y aprobarse directamente desde Basecamp.
• Listas de tareas pendientes: Por muy sofisticadas que se vuelvan las herramientas de gestión de proyectos, siempre habrá lugar para las listas de tareas pendientes. Hay muchísimos casos en los que las tareas son muy bien comprendidas por todos los implicados, y lo único que necesitamos es una forma "rápida y sucia" de guardarlas en algún sitio. En Basecamp, las listas de tareas pendientes son bastante potentes, ya que los recordatorios y las notificaciones se realizan de forma automática, por lo que no tiene que pinchar a nadie para que le actualice el estado 😉 .
• Tablones de anuncios: Cuando se realizan lluvias de ideas o anuncios, pueden generarse -y perderse- discusiones tremendamente útiles. Los tablones de mensajes de Basecamp le permiten convertir esas comunicaciones en un tablón de mensajes, donde su equipo puede discutir, reaccionar y adjuntar archivos.
• Documentos y archivos: El juego de gestión de documentos y archivos de Basecamp es sólido. Todos los proyectos que se suben y se conservan, y los archivos que se modifican se versionan. Los documentos de Google Docs pueden compartirse directamente en Basecamp y editarse.

Basecamp es un producto encantador, en mi opinión, que tiene sentido para equipos de todos los tamaños cuyas necesidades sean genéricas y sencillas. Sí, Basecamp no es una herramienta potente para realizar tareas muy especializadas (digamos, el desarrollo ágil de software), y la empresa no oculta ese hecho.

Probablemente, la mejor parte sea el precio: a un precio fijo de 99 $ al mes (sí, ¡no importa el tamaño del equipo!) Basecamp se convierte en una herramienta sin competencia en su ámbito.

Software Jira

A diferencia de nuestra herramienta anterior, Basecamp, Jira Software es una suite de gestión de proyectos orientada a la gestión de proyectos de software ágiles. Como resultado, su mercado objetivo, precios, complejidad, capacidades, etc., son todos diferentes. De hecho, no es raro que los equipos de software comiencen en Basecamp y se "gradúen" a Jira.

El software Jira está desarrollado por Atlassian, la empresa que está detrás de BitBucketque durante mucho tiempo fue el preferido por los proyectos de código cerrado frente a GitHub, ya que ofrecía repositorios privados ilimitados.

Si sus equipos de software han crecido hasta el punto de que las herramientas de gestión de proyectos que antes le parecían sencillas ahora le parecen inadecuadas, es hora de pasarse a Jira Software. Desde la planificación del proyecto hasta la elaboración de informes, pasando por el seguimiento de errores y la profundización en el despilfarro, Jira Software lo tiene todo. He aquí algunas características interesantes que distinguen a Jira Software:

• Un rico conjunto de API disponibles para aquellos que deseen construir interfaces alternativas para sus flujos de trabajo.
• TablerosScrum y Kanban.
• Soporta varias metodologías de desarrollo. Para los que aún no estén contentos, existe la opción de crear los suyos propios.
• Se integra con más de 3.000 aplicaciones.
• La automatización inteligente, como la autoasignación de tareas a una persona, la vinculación de problemas al código, etc., reduce la fricción mental y le permite crear flujos de trabajo complicados con rapidez.
• Informes potentes y extensos.

El software Jira es caro, al menos en comparación con otras herramientas de gestión de proyectos populares pero ligeras. Su modelo de coste por usuario y mes (7 $ para el estándar, 14 $ para el premium) puede costar miles de dólares al mes para equipos grandes. Pero entonces, el coste se compensa por el hecho de que sin Jira Software, los equipos de este tamaño simplemente se hundirían 🙂 .

Asana

Asana es una herramienta de gestión de proyectos de uso general que se centra en la velocidad y la intuitividad. Digo velocidad porque Asana es un gran ejemplo de aplicación de una sola página bien diseñada. Todo sucede instantáneamente cuando haces clic, lo que es muy conveniente cuando estás haciendo cosas con prisa (bajo presión).

Estas son algunas de las características destacables de Asana:

• Carga de trabajo: Las cargas de trabajo son un resumen visual de cuánto tienen entre manos los miembros de su equipo. De este modo, puede saber de un vistazo si sus equipos de marketing, diseño e ingeniería podrán colaborar en ese cambio clave del producto que debe realizarse el mes que viene.
• Líneas de tiempo visuales: Las líneas de tiempo de los proyectos en Asana están compuestas visualmente y son muy potentes. Le permiten planificar un proyecto con facilidad y ver visualmente en qué punto se encuentra.
• Calendario: El calendario de Asana está conectado a todas tus tareas y planificación y puede revelar cómo se apila el cronograma del equipo. Es el lugar al que acudir si quiere asegurarse de que el calendario no está desincronizado o simplemente roto.
• Comprobación de imágenes: Es sólo un término elegante, pero la función subyacente es genial: permite a los revisores añadir comentarios a varias partes de una imagen. Esto tiene un valor incalculable para los equipos de diseño, ya que recopilar comentarios sin referencias visuales específicas tiende a ser una pesadilla.

La versión básica de Asana es gratuita y tiene una restricción de 15 miembros de equipo. Si necesita añadir más miembros o quiere acceder a funciones avanzadas como la consola de administración, las pruebas de imágenes, etc., el precio comienza en 10 dólares por usuario y mes.

Hay mucho más y no hay suficiente espacio aquí para cubrirlo. La conclusión es que Asana ha ganado popularidad rápidamente y es una excelente opción para la gestión de proyectos para organizaciones de todos los tamaños.

Trello

Trello es una visión refrescantemente diferente y minimalista de la gestión de proyectos. No tiene ninguna de las características abrumadoras que requieren un estudio profundo y compromiso. De hecho, puede contar el número total de características clave con los dedos de una mano. Antes de poner los ojos en blanco y descartarlo, déle una oportunidad.

Trello tomó el concepto de tablero Kanban de la metodología de software ágil y lo convirtió en un producto de masas. La idea es sencilla: las tareas se crean en tarjetas, que se apilan en uno de los muchos tableros que se crean.

Estos tableros pueden representar cualquier cosa: las funciones/divisiones de su empresa, el estado de la tarea o incluso los meses de un año natural. Los miembros del equipo pueden comentar las tarjetas, entrar en discusiones, adjuntar imágenes, etc. Una vez terminada la tarea de una tarjeta, se pasa a la siguiente. Así:

El plan gratuito de Trello es bastante bueno, con una limitación que sólo afecta al número de tableros y al tamaño de los archivos adjuntos, ¡y no al número de usuarios! Para la mayoría de la gente, esto es suficiente, aunque los planes premium empiezan en 10 dólares por usuario al mes. Si es usted un equipo pequeño (¡o incluso una sola persona!) cuyos proyectos no necesitan una planificación elaborada, ¡Trello es una opción divertida y eficaz!

Podio

El siguiente en nuestra lista es Podio, una oferta de peso pesado para grandes equipos y empresas que necesitan personalización y capacidades de CRM.

Entonces, ¿por qué utilizar Podio? He aquí algunas de las razones:

• Personalización: A diferencia de muchos de sus competidores, Podio tiene amplias opciones de personalización. Esto le permite no sólo cambiar la forma en que funcionan sus módulos, sino también deshacerse de partes que no son relevantes para usted.
• CRM integrado: El CRM de Podio viene completo con gestión de la información del cliente, seguimiento del recorrido del cliente, seguimiento de clientes potenciales y otras características clave en un CRM.
• Gestión de empleados: Podio tiene un soporte de primera clase para la gestión de empleados, permitiéndole gestionar gastos, vacaciones, flujos de actividad y mucho más desde un único lugar.
• Gestión de proyectos: Colaborar con clientes, vincular correos electrónicos a tareas, derechos de acceso granulares, planificar proyectos Scrum y hacer sprints; todo está incluido.
• Gestiónde eventos, gestión del correo electrónico, gestión empresarial... ¡la lista continúa! 🙂 .

Aunque Podio tiene un plan gratuito, sólo ofrece la gestión básico de tareas. Francamente, hay pocas razones para utilizar el plan básico, salvo para hacerse una idea de la plataforma. En los niveles de pago es donde se desbloquean las funciones más atractivas, y éstas variarían de 9 a 24 dólares por usuario al mes.

Mesa de aire

En términos de pura innovación, Mesa de aire es el desarrollo más emocionante de los últimos tiempos en herramientas de gestión de proyectos. Se puede pensar en Airtable como en hojas de cálculo con esteroides - e incluso la empresa lo describe así - pero en mi opinión, esta visión hace un flaco favor a las capacidades de esta herramienta.

Ahora bien, uno de los componentes de Mesa de aire son efectivamente las hojas de cálculo, ¡pero está tan cargado de funciones que podría empezar a odiar su programa favorito de hojas de cálculo! Quiero decir, sólo mire esto:

Es tan conciso como una hoja de cálculo pero tiene una separación visual de las tareas, etiquetas de colores que se distinguen al instante, la posibilidad de asignar tareas a personas, notificaciones, y un largo etcétera.

Otra función genial son los bloques, que son módulos pequeños, completos y especializados que puede incorporar a sus flujos de trabajo para aumentar la productividad. Suena abstracto, lo sé, así que aquí tiene algunos ejemplos concretos: mapas y geocodificación, diagramas de Gantt, diagramas de barras/líneas/dispersión, constructor visual de páginas, explorador de modelos 3D, rastreador de tiempo, organigrama... bueno, ¡me he quedado sin aliento! La cuestión es que estos bloques simplemente funcionan y pueden incorporarse a cualquiera de sus tareas y flujos de trabajo.

Combine esto con las funciones habituales, como la gestión de documentos, los tableros Kanban y los calendarios, y tendrá algo asombroso entre manos.

Lo mejor es el precio: el plan gratuito permite equipos de tamaño ilimitado, con la única restricción de que una sola base (hoja) no puede contener más de 1.200 elementos. ¡A mí me parece bastante irresistible!

Proyecto Microsoft

Cuando Microsoft hace algo, puede que no sea lo más bonito del mundo, pero hace bien su trabajo y la gente no puede separarlo de su vida. Windows, Office, Outlook, Sharepoint y Exchange son ejemplos de ello. Lo mismo ocurre con Proyecto Microsoft, un producto dirigido específicamente (de hecho, muy específicamente) a los gestores de proyectos profesionales que trabajan con equipos muy grandes.

Ya se trate de la gestión de proyectos, de la gestión de recursos o de la gestión de carteras, Microsoft Project le ofrece una herramienta completa para captar la complejidad con precisión. En el momento de escribir estas líneas, Microsoft ha añadido recientemente compatibilidad con flujos de trabajo de proyectos ágiles, lo que resultará atractivo para aquellas empresas que tengan algunos equipos o divisiones que trabajen de forma ágil.

Hay dos grandes razones para elegir

1. Instalación in situ: Aunque las herramientas que hemos cubierto hasta ahora son increíbles, la realidad de la mayoría de las empresas es que no se les permite alojar datos fuera de los activos de la empresa por motivos de cumplimiento. Con Microsoft Project, es fácil conseguirlo, ya que también ofrecen una versión on-premise.
2. Estabilidad a largo plazo: Microsoft es una empresa que ha existido siempre y que existirá siempre (más o menos), por lo que puede estar seguro de que sus procesos empresariales no se detendrán un día por la quiebra de la empresa que construyó la herramienta.

Planificación, PMP, empresa... suena como su mermelada, ¡entonces eche un vistazo a Microsoft Project!

EquipoGantt

Como su nombre indica, EquipoGantt es a los diagramas de Gantt lo que Trello es a los tableros Kanban. La empresa se ha centrado en los diagramas de Gantt como principal (y único) impulsor de los flujos de trabajo de planificación y ejecución de proyectos. Aunque esto restringe mucho la funcionalidad, también hace que TeamGantt sea increíblemente limpio, fácil de aprender y eficiente.

Pero no se deje engañar pensando que todo lo que puede hacer con TeamGantt es elaborar diagramas de Gantt y hacer un seguimiento del asignado. Hay un montón de funcionalidades que giran en torno a facilitar la colaboración, tales como:

• Conversaciones
• Gestión de documentos
• Seguimiento del tiempo
• Dependencias (mapeo de proyectos que dependen de otros proyectos)

El plan gratuito sólo permite tres miembros y un proyecto, por lo que está bastante ahí para permitirle hacerse una idea de la aplicación. Los planes de pago cuestan 10 y 15 dólares al mes por usuario. Si cree que los diagramas de Gantt son los que mejor le funcionan y quiere construir sus flujos de trabajo en torno a ellos, TeamGantt es una opción agradable y atractiva.

Zoho Proyectos

Zoho Projects es una de las muchas ofertas de Zoho, una empresa con la que puede que ya esté familiarizado. Piense en Zoho Projects como una mezcla sólida de todas las características que hemos visto en esta lista.

Diagramas de Gantt, hitos, seguimiento de errores, hojas de horas, gestión de documentos, finanzas, integración con aplicaciones populares, foros y más... como he dicho, es un poco de todo y desempeña todas las partes realmente bien. El plan base es gratuito para hasta 10 usuarios, y después de eso, la aplicación costará entre 20 y 35 dólares al mes (nota: es un coste mensual fijo, no por usuario).

Zoho Projects es una buena opción por sí sola, pero tiene aún más sentido si ya está utilizando el conjunto de aplicaciones empresariales de Zoho.

Cómo elegir el mejor software de gestión de proyectos para pequeñas empresas

• Planes económicos y rentables
• Facilidad de uso e interfaz intuitiva
• Escalabilidad para adaptarse al crecimiento
• Características esenciales para los proyectos de la empresa
• Integración con el CRM existente y otras herramientas
• Gestión de proyectos y tareas con personalización
• Informes y análisis de datos
• Seguridad de los datos y cumplimiento de la privacidad de los datos
• Compatibilidad con dispositivos móviles
• asistencia al cliente 24 horas al día, 7 días a la semana y guía del usuario

Conclusión

No se puede negar que las herramientas de gestión de proyectos son fundamentales para el éxito de un equipo. Con tantas opciones a su alrededor, puede resultar abrumador decidir cuál le conviene. Por eso esta lista contiene las herramientas que considero mejores y bastante diferentes entre sí. Espero de verdad que le ayude a centrarse en la correcta 🙂 .

También puede explorar algunos de los mejores software de gestión de proyectos de código abierto.