Las personas a menudo asumen o malinterpretan los roles de los administradores de recursos (RM) y los administradores de proyectos (PM), pero sus roles y responsabilidades difieren significativamente dentro de la organización.
PM y RM juegan un papel crucial en el logro de este objetivo si una empresa quiere entregar un proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. Ambas funciones son esenciales para la entrega exitosa del compromiso.
El PM trabaja en proyectos específicos, mientras que RM se desempeña a nivel de unidad de negocio. El gerente de proyecto asegura la entrega del proyecto dentro de un marco de tiempo estipulado y en el presupuesto, mientras que RM asegura que se asignen los recursos adecuados a los proyectos.
El trabajo del RM comienza después de que la organización gana el contrato. RM garantiza que se aborden los recursos correctos y, una vez finalizados los recursos, pasan a otro proyecto.
El trabajo del PM es administrar estos recursos y entregar el proyecto dentro del alcance y SLA (acuerdo de nivel de servicio).
Un punto importante a tener en cuenta aquí es que, sin los recursos adecuados, el proyecto no se inicia y, por lo tanto, en cualquier sector empresarial, los roles de RM y PM van de la mano.
Rol del Gerente de Proyecto (PM)
El PM es responsable de la ejecución del proyecto de principio a fin y de ocuparse de uno o más proyectos. El trabajo principal de PM es lograr los hitos del proyecto dentro del SLA (acuerdo de nivel de servicio) definido y, lo que es más importante, dentro del presupuesto.
El rol de PM es específico del proyecto y se enfoca en la implementación del proyecto dentro del alcance y el cronograma con la ayuda del equipo del proyecto. En resumen, los jefes de proyecto son los poseedores de los proyectos y su trabajo es garantizar que el proyecto se entregue de manera satisfactoria de acuerdo con los objetivos de la empresa y las expectativas de los clientes.
Responsabilidades del gerente de proyecto
- Planificación, seguimiento y desarrollo de planes de gestión de proyectos y comunicación entre las partes interesadas y la dirección.
- Presupuestar y garantizar la ejecución rentable de proyectos sin comprometer los estándares.
- Monitoreo de SLA (acuerdo de nivel de servicio) para rastrear el desempeño del proyecto.
- Entrega del proyecto dentro del presupuesto y alcance.
- Gestión de riesgos: identifique los riesgos y cree un plan de mitigación de riesgos.
- Trabajar en CSI (Mejora Continua de Servicios) para servicios blandos y duros.
- Responsable de SOP (procedimiento operativo estándar), libros de ejecución y otra documentación.
- Responsable de CSAT (Customer Satisfaction Assessment) - seguimiento, mejora y cierre.
- Responsable de evaluación de proyectos y proceso de calidad como Six Sigma.
- Gestión de personas – Motivación del equipo, valoraciones, promoción, estructuración de su trayectoria profesional, etc.
Rol del administrador de recursos (RM)
La función principal de RM es garantizar que los gerentes de proyecto tengan recursos suficientes para ejecutar el proyecto. El PM opera a nivel de proyecto y RM trabaja a nivel de unidad de negocio (BU) para garantizar que la BU tenga recursos suficientes para cumplir con los compromisos.
RM no está asociado con ningún proyecto específico, pero en realidad, su función es temporal para el proyecto en particular, y una vez que se cumplen los recursos, pasan a otro proyecto.
Responsabilidades del administrador de recursos
- Comprender el presupuesto del proyecto y asignar el recurso adecuado al proyecto.
- Plan de disponibilidad: RM debe asegurarse de que el banco esté siempre ocupado con los recursos adecuados y debe estar al tanto de los proyectos en trámite.
- Escanee y filtre recursos por experiencia, habilidades y disponibilidad
- La coordinación con PM para localizar la sobreutilización y la subutilización de los empleados y las personas capacitadas adecuadas están alineadas con los proyectos.
- RM también puede trabajar con los administradores de proyectos para reasignar recursos, ajustar los requisitos y marcar los requisitos de recursos críticos para la contratación externa.
- De vez en cuando, RM se conecta con los administradores de proyectos para conocer los próximos proyectos y comprender los requisitos de recursos.
- En algunos casos, RM puede comunicarse con el departamento correspondiente para discutir el desempeño de los empleados, la capacitación, el desarrollo de recursos, etc.
- Trabajar con el equipo de desarrollo empresarial para estimar los requisitos de recursos.
- RM tiene que conectarse con proveedores externos para llenar los recursos temporalmente en caso de requisitos urgentes.
- Siempre al día con las últimas leyes laborales, documentando procesos, manteniendo registros, etc.
Diferencia entre un Project Manager (PM) y un Resource Manager (RM)
Los roles de PM y RM se diferencian entre sí, pero luego ambos tienen que trabajar juntos para entregar el proyecto con éxito.
Metas
El objetivo del director de proyecto es entregar proyectos sin incumplir el SLA (acuerdo de nivel de servicio), dentro del alcance y el presupuesto. Emplean las mejores prácticas como ITIL, Six Sigma, etc. y entregan proyectos con la ayuda de los recursos del equipo. Su objetivo es generar beneficios y lograr la satisfacción del cliente.
El MR realiza una gestión eficaz de los recursos. Su objetivo es proporcionar los recursos adecuados para el proyecto y garantizar que la puntuación de satisfacción de los empleados siga siendo alta y se cumplan sus objetivos profesionales.
Método de entrega
Una vez que la empresa gana el contrato, el PM describe el alcance del proyecto y proporciona una estimación de recursos al administrador de recursos. El RM comienza onboarding recursos de canales internos como banco, recursos que se liberan de otros proyectos, etc. En algunos escenarios, pueden marcar para contratar recursos de recursos externos como contratación o base contractual.
Ejecución
El RM rastrea la utilización de recursos usando herramientas como PeopleSoft u otras herramientas. Continúan verificando la sobreutilización, la subutilización, facturable, no facturable, etc. y, en consecuencia, alinean el plan y lo discuten con PM.
Si RM no puede proporcionar recursos dentro de los plazos, entonces hay altas probabilidades de escalada, penalización e incluso, en algunos casos, de perder proyectos.
El PM analiza el proyecto en busca de riesgos y, si prevén algún riesgo, preparan un plan de mitigación de riesgos. Junto con esto, evalúan periódicamente el desempeño del proyecto. Para lograr esto, utilizan hitos. El PM garantiza que el proyecto se complete dentro de los plazos y el presupuesto sin interrupciones, escalada ni incumplimiento del SLA.
El conjunto de habilidades requerido para PM y RM
Como gerente de proyecto tiene responsabilidades diversificadas, deben poseer algunas habilidades esenciales, que incluyen:
- Adaptabilidad
- Gestión de proyectos
- Rendición de cuentas
- Excelentes habilidades de comunicación
- Capacidad para pensar fuera de la caja.
- Know-how y cuando delegar
- Forecasting
- Liderazgo
- Resolución de problemas
- Pensamiento estrategico
A administrador de recursos necesita los siguientes conjuntos de habilidades específicas para cumplir con su función con éxito.
- Excelentes habilidades de comunicación
- Conciencia de las tecnologías
- Excelentes habilidades de negociación
- Flexibilidad
- Toma de decisiones rápida
- Nos comprometemos
- Análisis y pronosticador
- Habilidades de presentación
Herramientas utilizadas por Project Manager (PM) y Resource Manager (RM)
El Gerente de Proyecto tiene un rol multifacético que se ocupa de un equipo, cronogramas, administración, costos, informes y alcance. Es un desafío ocuparse de todas estas actividades manualmente con precisión precisa, por lo que hay herramientas y software especiales disponibles para los administradores de ayuda.
Las herramientas de gestión de proyectos son un activo excelente para los directores de proyectos a la hora de organizar y gestionar sus proyectos y tareas de forma eficaz. Estas herramientas se pueden adaptar a diferentes tamaños y para otros fines según los requisitos del proyecto.
Veamos las principales herramientas que utiliza el gerente de proyecto para entregar el proyecto.
#1. monday.com
monday.com es una herramienta integral basada en la nube para la gestión de proyectos. Los PM pueden utilizar esta herramienta para planificar, realizar un seguimiento y actualizar el estado del proyecto.
Tiene más de 200 plantillas integradas que facilitan la creación workflows y gestionar las actividades del equipo.
La interfaz de usuario visualmente atractiva es fácil de usar sin capacitación, y la función de arrastrar y soltar ayuda a personalizar elementos y subelementos y actualizar workflows en tiempo real.
Su representación de datos única permite a PM representar el flujo de trabajo del proyecto utilizando diagramas de Gantt. El marco Kanban permite a los miembros del equipo monitorear el estado actual del trabajo en cualquier momento.
El software está disponible en tres versiones: Basic, Standard y Pro, y los precios son de $ 8, $ 10 y $ 16 / asiento / mes, respectivamente. Incluso existe una versión empresarial que admite funciones personalizadas y entornos muy complejos.
# 2. Wrike
Wrike El software garantiza la ejecución perfecta de los proyectos. La herramienta ayuda a los gerentes de proyectos a administrar, rastrear y prevenir retrasos en la ejecución de las actividades del proyecto.
La herramienta ofrece una visibilidad completa de un proyecto para garantizar una gestión sin esfuerzo de recursos, tareas y ayuda a cumplir con el cronograma.
Su ciudad colonial, software de seguimiento del tiempo, los tableros Kanban personalizados, la seguridad de nivel empresarial y la automatización del flujo de trabajo brindan un control y una visibilidad completos del proyecto.
Independientemente de su vertical o unidad de negocio, esta herramienta hace un trabajo implacable para un gerente de proyecto. La herramienta puede ser utilizada por varios sectores como TI, marketing digital, gestión de productos y proyectos, proyectos de consultoría, servicios profesionales, operaciones comerciales, etc.
Puedes mirar un poco más herramientas de gestión de proyectos aquí.
Herramientas utilizadas por Resource Manager
Los administradores de recursos utilizan herramientas y plantillas para realizar el trabajo de manera eficiente.
Dependiendo del tamaño del proyecto o del perfil del equipo y de la empresa, los administradores de recursos pueden elegir entre una gran cantidad de herramientas de administración de recursos disponibles actualmente en el mercado.
Teamdeck
Teamdeck es un software de gestión de recursos basado en la nube eficiente y completo. El software se beneficia en términos de planificación de recursos, seguimiento del tiempo, verificación de disponibilidad y generación de informes personalizados.
Su consola de administración de recursos flexible proporciona todos los detalles de los recursos asignados a los proyectos y visibilidad de la carga de trabajo actual y futura.
Ya sea permanente, temporal o incluso autónomo, se puede realizar un seguimiento de todos los recursos y se pueden mantener sus hojas de tiempo.
Una de sus mejores adaptaciones es que proporciona integración de software API con otras herramientas como Slack, Zapier, etc. Las plantillas integradas, que se pueden personalizar aún más, se pueden utilizar para generar informes.
El software está disponible para probar de forma gratuita durante siete días, después de lo cual cuesta $ 3.99 / miembro del equipo / mes.
Se explican algunas herramientas de gestión de recursos humanos basadas en SaaS más populares aquí.
Conclusión 👩🏫
Los gerentes de proyectos y los gerentes de recursos son dos puntos focales importantes para la ejecución exitosa de los compromisos. El uso de herramientas para facilitar y automatizar su trabajo contribuirá en gran medida a acelerar las responsabilidades diarias, fortalecer las comunicaciones bien organizadas y, lo que es más importante, controlar los presupuestos y los gastos.
La selección de herramientas específicas se basa en la necesidad, el proyecto y la empresa. Entonces, para empezar, sugiero implementar un período de prueba de la herramienta, verificar la viabilidad y luego tomar una decisión final.
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