Cree un plan de proyecto en minutos con estas plantillas

Las plantillas de planes de proyecto ayudan a los equipos a estar en el buen camino para alcanzar los objetivos con mayor productividad, colaboración y eficacia.

Cuando un proyecto se desarrolla sin contratiempos y sin perderse ni un solo paso, todos los implicados en el proceso, desde los miembros del equipo hasta los directivos, esbozan una sonrisa de victoria.

Hay muchos procesos y tareas al iniciar un proyecto, desde la lluvia de ideas y la producción hasta el seguimiento del proyecto y el análisis de los informes.

Los equipos tienen que ocuparse de todos los detalles para mantener el proyecto en marcha, como organizar reuniones, asignar trabajo, recibir comentarios, mejorar el flujo de trabajo, etcétera.

Puede resultar un poco complicado y llevar mucho tiempo si lo hace todo manualmente.

Pero si utiliza plantillas de planes de proyecto, podrá agilizar todos los procesos y mantener los registros en un único lugar. Así dispondrá de un plan claro que le indicará por dónde empezar y qué tarea es prioritaria.

De este modo, todo el mundo sabe lo que hay que hacer y en qué plazo debe completarse todo el proyecto.

Como resultado, puede acelerar el flujo de trabajo y alcanzar los objetivos rápidamente, al tiempo que mide la calidad.

Entendemos algunas cosas sobre el plan de proyecto, sus componentes esenciales, ventajas, algunas cosas que hacer y que no hacer, y las mejores plantillas de plan de proyecto.

¿Qué es un plan de proyecto?

Un plan de proyecto define un documento o una hoja de Excel donde se pueden guardar todos los detalles clave de sus proyectos, incluidas las fechas de inicio y finalización, los hitos, los propietarios, las tareas, los plazos, etc. Permite a los miembros de su equipo gestionar sus tareas según las instrucciones dadas sin perderse ni un solo paso.

Un plan de proyecto perfecto incluye una declaración de su trabajo, una lista de recursos, un calendario del proyecto, una estructura de desglose del trabajo y, obviamente, un plan de riesgos. Ayuda a evitar grandes esfuerzos y un presupuesto excesivo.

¿Qué se entiende por plantilla de plan de proyecto?

Una plantilla de plan de proyecto es una herramienta que actúa como un bloque de construcción para sus proyectos de alto valor. El uso de estas plantillas le facilita el trabajo para comenzar con su plan de proyecto. Las plantillas de plan de proyecto incluyen ejemplos de asignaciones, etiquetas de tareas, secciones, una ficha de prioridades y mucho más.

Con un plan de proyecto como plano de los componentes, su equipo puede comprender el proyecto en profundidad para alcanzar los objetivos. Y una buena plantilla de plan de proyecto ayuda a esbozar los entregables, el calendario y el alcance del proyecto.

¿Cuáles son los componentes más importantes de un plan de proyecto?

Los planes de proyecto pueden diferir de un proyecto a otro, pero todos contienen más o menos el mismo tipo de información. Un plan de proyecto perfecto contiene:

• Un resumen ejecutivo que resume toda la información del proyecto en una sola página
• Objetivos del proyecto que esbozan la meta final del proyecto
• Responsabilidades clave que esbozan las funciones de cada individuo del equipo
• Entregables y tareas clave que destacan los entregables más necesarios así como las tareas a lo largo del proyecto
• Recursos disponibles para garantizar que dispone de todos los recursos para completar el proyecto y que añadirá algunos más si es necesario
• El análisis de riesgos ayuda a identificar los posibles riesgos antes del inicio del proyecto para poner el plan en consecuencia
• Los hitos clave identifican las métricas que se necesitan para medir el progreso del proyecto
• El plazo propuesto para el proyecto le muestra el tiempo estimado para cada tarea, entregable e hito.
• Los detalles presupuestarios le muestran el presupuesto propuesto para el proyecto
• Planes de contingencia
• Estrategias de comunicación que deben mantenerse a lo largo del calendario del proyecto
• Estrategia de evaluación para valorar el éxito y los fracasos del proyecto

¿Por qué es crucial la planificación del proyecto?

Una persona experta en la gestión de proyectos puede decir lo que hace falta para gestionar todo el proyecto. Pero, las cosas han cambiado en el mundo de la tecnología. Ahora, encontrará muchas herramientas, como plantillas de planes de proyectos, para planificar fácilmente su proyecto desde el principio.

Echemos un vistazo a las ventajas de utilizar plantillas de planificación de proyectos.

Mejora el rendimiento del equipo

Cuando los gestores disponen de planos perfectos para sus proyectos, pueden hacer un seguimiento de cada miembro del equipo en función de sus tareas y plazos. Esto anima a su equipo a trabajar con eficacia.

Esto funciona especialmente cuando se trabaja en proyectos largos en los que el equipo podría carecer de motivación en el futuro. Utilizando plantillas de planes de proyecto, su equipo puede hacer un seguimiento de sus progresos y aprender de sus errores para rendir mejor. Con una imagen clara de todo, su rendimiento puede aumentar significativamente.

Aumenta la productividad

Cuando trabaje en un proyecto sin una sólida planificación del mismo, tendrá que pensar qué pasos dar a continuación y hasta dónde ha llegado en el proyecto. Pero con la planificación de proyectos, conocerá el estado exacto de su proyecto y lo que debe hacer a continuación. De este modo, ahorrará tiempo y trabajo, lo que redundará en una mayor productividad.

Mejor colaboración en equipo

Una herramienta perfecta de planificación de proyectos informa a todos los miembros del equipo de lo que hay que hacer exactamente en el plazo previsto para alcanzar el objetivo. De este modo, todos los miembros del equipo están en la misma página, lo que permite al director asignar funciones fácilmente, evaluar el progreso y el rendimiento, y buscar áreas de mejora. Los equipos también pueden comunicarse fácilmente entre sí con los detalles completos que poseen.

Mejora la calidad del proyecto

Cuando no hay confusiones ni dudas gracias a un plan claramente establecido, puede trabajar con confianza. Cada día que comienza su tarea, sabe por dónde empezar y qué terminar en el mismo día. Usted trabaja en consecuencia y termina el trabajo a tiempo. En la planificación perfecta de un proyecto, también hay un tiempo intermedio para darse cuenta de si necesita rehacer alguna tarea.

Qué hacer y qué no hacer en la planificación de proyectos

Qué hacer:

• Piense en un nuevo desarrollo
• Sea un miembro solidario
• Proteja a su equipo de perturbaciones innecesarias
• Manténgase positivo durante todo el proyecto
• Tómese el tiempo que necesite para completar sus tareas
• Fije objetivos y trabaje en ellos
• Asuma responsabilidades
• Fije hitos y plazos

No lo haga

• No ignore las malas noticias
• Intente no correr riesgos innecesarios mientras planifica
• Evite compartir cualquier plan antes de la discusión
• Evite que su equipo se involucre en cosas innecesarias
• Nunca se asuste por el resultado; siga mejorando

Ahora, exploremos algunas de las mejores plantillas de planes de proyectos.

Smartsheet

Obtenga una lista completa de plantillas con el plan de proyecto de Smartsheet para Microsoft Word. Puede utilizar las plantillas para dirigir, orientar y gestionar su proyecto en curso. El uso de las sencillas plantillas de proyecto le ayudará a realizar un seguimiento de los detalles de su proyecto, gestionar los plazos y visualizar el estado del proyecto.

Smartsheet le ayuda a mantener todos los detalles críticos en forma de documento, como las fechas de inicio y finalización, los detalles del presupuesto, los recursos necesarios y mucho más, con la plantilla fácil de usar y completa. Es una plataforma basada en la nube que permite a su equipo planificar bien, gestionar cada detalle del proyecto y presentar informes.

Establezca su objetivo principal, identifique las acciones necesarias para alcanzarlo y asigne un responsable para cada tarea con la plantilla de plan de acción. Además, puede asignar prioridad a las tareas, listar fechas y ver el estado para que el proyecto siga avanzando.

Con Smartsheet, nunca se perderá ningún paso a lo largo del proyecto. Las plantillas diseñadas profesionalmente pueden mantener a sus partes interesadas internas y externas, a la alta dirección y a los clientes al tanto de cada fase del proyecto.

Smartsheet ofrece plantillas con las que le encantará trabajar, como plan de ejecución del proyecto, plan de proyecto de una página, plan de proyecto imprimible, plan de proyecto ágil, plan de proyecto de construcción, plan de gestión de programas, gráfico de hitos, lista de comprobación del proyecto, lista de tareas del proyecto, seguimiento, informe de estado y mucho más.

Pruebe Smartsheet de forma gratuita y deleite a su equipo con las plantillas completas.

Plantillas de Wrike

Elimine barreras, alcance sus objetivos y encuentre una mayor claridad en su proyecto con Wrike. Esta robusta herramienta puede transformar la forma en que solía planificar su proyecto y ayudarle a hacer todo a su alcance.

Obtenga una visibilidad de 360 grados, una potente automatización y una colaboración entre departamentos con facilidad. Wrike ofrece varias plantillas que además le ayudan a establecer su objetivo, hitos y plazos para el proyecto mediante la asignación de tareas a cada miembro.

Una plantilla de plan de comunicación le ayuda a estructurar la información crítica a lo largo del proyecto mediante la definición de quién es responsable de qué, qué contiene y cuál es la frecuencia. Con esta plantilla, podrá mantener al día a las partes interesadas.

Las plantillas de Wrike ofrecen un enfoque eficaz para la gestión de su proyecto mediante la división de proyectos complejos en proyectos manejables. Puede asignar fechas de vencimiento, realizar un seguimiento visual del progreso y entregar su proyecto dentro del presupuesto y el plazo. Además, con la ayuda de las plantillas de planificación de proyectos, puede gestionar las solicitudes entrantes a través de un formulario y realizar un seguimiento del rendimiento general con informes procesables.

Inicie Wrike de forma gratuita.

TemplateLab

TemplateLab ofrece 48 plantillas profesionales para Microsoft ExcelWord y PDF para planificar y ejecutar su proyecto. Tanto si se trata de la planificación de un proyecto de eventos, como de la renovación de una vivienda, la remodelación de una cocina o la planificación de un proyecto informático, en la plantilla encontrará todo lo necesario para gestionar los proyectos de forma eficaz.

Con la ayuda de estas plantillas, podrá ver definitivamente lo que hay y lo que vendrá después. Podrá fijar objetivos, identificar entregables, programar planes, hacer planes de apoyo en caso de emergencia, gestionar la comunicación, los recursos humanos, etc. TemplateLab también le ayuda a completar las cosas fácilmente dentro del plazo y el presupuesto dados.

Utilizando las plantillas de planificación de proyectos, puede definir cada tarea principal, proporcionar un marco de revisión y control de la gestión y estimar los recursos y el tiempo necesarios. Al visualizar las plantillas de su preferencia, comprenderá qué debe incluir en cada fila o columna para obtener los informes perfectos.

Puede descargar los modelos de plan de proyecto en formato PDF para ver cómo quedará todo al iniciar el proyecto. TemplateLab también ofrece plantillas de planes gratuitas en formato Word, Excel o PDF para ayudarle a planificar sus proyectos.

Monday.com

Póngase en marcha con las plantillas ya preparadas que ofrece Monday . com para planificar mejor los proyectos de su organización. Su centro de plantillas ofrece varias plantillas para diversos negocios, industrias y equipos.

Reúna hitos, plazos, presupuesto, partes interesadas, tareas y mucho más en un único lugar para planificar y gestionar a la perfección cada aspecto del proyecto. Realice un seguimiento del progreso y asegúrese de que no se le escapa ninguna tarea. También le ayuda a comprender el flujo de las fases con varias vistas para que pueda estar al tanto de los plazos de entrada.

Puede crear grupos según la fase o la categoría del proyecto y luego afinarlos para mostrar la propiedad individual y del equipo. Clasifique cada tarea en función de la prioridad y el estado para que su equipo tenga una visión clara de todo lo que necesita saber.

Intégrelo con sus herramientas empresariales existentes para sincronizar fechas de vencimiento, archivos y mucho más, facilitando y agilizando su trabajo. También puede integrarlo con Gmail, Dropbox, Excel, Jira, Google Calendar, Outlook y Drive.

ClickUp

Tanto si está planificando un proyecto sencillo como uno complejo, ClickUp le ofrece las plantillas más útiles para una planificación perfecta del proyecto, de modo que nunca se le escape nada en su flujo. También le proporciona un documento preelaborado que le ayuda a organizar los distintos elementos del proyecto en un único documento.

La plantilla Hoja de ruta le permite informar a los miembros de su equipo sobre el calendario del proyecto de una forma completamente visual. Resuma las expectativas y enlace con las tareas designadas para una mejor experiencia. Asimismo, la plantilla de presupuesto le ayuda a visualizar el gasto con facilidad y a planificar el presupuesto futuro.

Las plantillas de ClickUp le ofrecen confianza a la hora de priorizar la planificación de proyectos, organizar el estado y mucho más. Organice sus flujos de trabajo, plazos y archivos para poder centrarse en la creación de trabajo. También ofrece una plantilla de diagrama de Gantt que ofrece una imagen clara del proyecto.

Empiece a utilizar las plantillas de forma gratuita.

A continuación, profundizaremos en algunos programas de gestión de proyectos que le permitirán gestionar su proyecto completo con facilidad.

Monday.com

Colabore, gestione y planifique cualquier proyecto con Lunes, desde los más básicos hasta los más complejos. Permite que los miembros de su equipo den lo mejor de sí mismos, conecta cada parte móvil de su proyecto en una única plataforma e impulsa un mayor impacto para alcanzar sus objetivos.

Puede incluso gestionar múltiples proyectos con este software de gestión de proyectos. Monday.com le permite crear cuadros de mando, comprender los cuellos de botella, conocer los riesgos, asignar tareas a sus equipos y mucho más para que pueda seguir avanzando con mayor rapidez.

Automatice las aprobaciones de proyectos y priorice las tareas para ahorrar tiempo y esfuerzo valiosos. También obtendrá formularios personalizables para crear elementos al instante en los tableros y realizar un seguimiento sencillo de las cosas en el camino. También podrá supervisar el rendimiento y tomar decisiones eficaces con facilidad.

Pruebe los proyectos individuales de forma gratuita y comprenda su uso.

Smartsheet

Bienvenido a un nuevo mundo de gestión del trabajo con Smartsheet , que le permite gestionar sus proyectos, automatizar los procesos y ampliar los programas empresariales en una única plataforma. Proporciona un conjunto de flujos de trabajo, cuadros de mando, informes y vistas para realizar un seguimiento y capturar sus planes, calendarios y recursos.

Empresas de todos los tamaños pueden escalar fácilmente con confianza para ofrecer el mayor valor posible con las plantillas y herramientas necesarias. Smartsheet también se integra con el software que ya está utilizando en su organización. Es útil para profesionales de TI, diseñadores y otras personas que dependen de proyectos.

Encuentre los recursos que necesita y empiece a gestionar su proyecto desde el principio.

Trabajo en equipo

Dirija su importante proyecto con el software de gestión de proyectos Trabajo en equipo. Le permite ver todo desde el principio hasta el final en un único lugar para que pueda gestionar los proyectos con facilidad.

Obtenga las funciones avanzadas que desea para gestionar su proyecto, desde el seguimiento del tiempo hasta la asignación de recursos y la elaboración de presupuestos. Añada sin problemas Desk, Chat, Spaces o CRM a la gestión de proyectos para disfrutar de una experiencia aún mejor.

Inicie hoy mismo su prueba gratuita y mejore su productividad y rentabilidad.

Conclusión

Gestionar proyectos de principio a fin es todo un reto para las organizaciones. Utilice las mejores plantillas y software de planificación de proyectos para planificar y ejecutar sus proyectos con mayor flexibilidad, facilidad y confianza. Le ayudará a ahorrar tiempo y a reducir el esfuerzo y el estrés mental.

También puede consultar algunas de las plantillas de hojas de ruta de proyectos.