Cómo medir la productividad del trabajo desde casa de los trabajadores a distancia

¿Cómo evalúa el valor que los miembros de su plantilla aportan a su organización?

Tiene varias opciones para conocer la productividad del personal fijo, pero el trabajo a distancia es un juego de pelota diferente. Siempre ha habido una tendencia creciente a que las empresas se pasen a los trabajadores a distancia. Ahora, la pandemia del COVID-19 lo ha convertido finalmente en algo esencial y ya no en un lujo para la mayoría de las empresas.

Los negocios de ladrillo y mortero han empezado a encontrar formas de servir a sus clientes mientras se distancian socialmente. Sin embargo, la mayoría de las organizaciones se han vuelto total o parcialmente remotas. Han descubierto que trabajar a distancia no sólo ayuda a evitar el contacto físico, sino que también es enormemente beneficioso para su organización.

¿Cómo puedo medir la productividad de mis trabajadores a distancia?

Cuando sus empleados trabajen desde casa, ¿tendrán la disciplina suficiente para terminar el trabajo? ¿Cómo sabe que están utilizando las horas de trabajo para su empresa? ¿Son realmente menos productivos trabajando ¿desde casa?

Antes de responder a estas preguntas, debe confiar en ellos y hacerles saber que lo hace. Maura Thomas, de RegainYourTime, nos da su opinión sobre cómo confiar en los trabajadores a distancia:

Para gestionar eficazmente a los trabajadores a distancia, los supervisores deben creer -a menos que tengan pruebas de lo contrario- que las personas están trabajando aunque no estén en la oficina. Lo que se necesita son métricas que refuten o confirmen las pruebas anecdóticas y las suposiciones personales.

Por lo tanto, aunque busque formas de medir mejor su productividad, tiene que confiar en que están dando lo mejor de sí mismos a menos que las métricas digan lo contrario.

Este artículo contiene opiniones, consejos y herramientas utilizadas por organizaciones de renombre en relación con la forma en que evalúan el valor que aporta a su empresa un determinado personal a distancia.

#1. Valorar la producción por encima del trabajo realizado

Las organizaciones que son nuevas en la escena del trabajo a distancia estarían acostumbradas a ver a su personal en acción. Además, "en casa" puede significar "sin trabajo" para muchos jefes de equipo. Sin embargo, las organizaciones deben darse cuenta de que la razón principal por la que los empleados prefieren trabajar a distancia es que pueden trabajar a su ritmo.

¿Quién sabe? Puede que su ritmo sea lo que saque lo mejor de ellos.

¿Ya tiene personal que trabaja a distancia? Aquí tiene las mejores herramientas de teleconferencia que puede utilizar.

Esta investigación de ZDNet descubrió que los trabajadores suelen ser más productivos y comunicativos trabajando desde casa.

Cuando se trata de personal a distancia, es mejor no hacer hincapié en el seguimiento de las horas de los empleados. En su lugar, lleve la cuenta del trabajo realizado. Por mucho que lo intente, no puede controlar cómo emplee su tiempo sus empleados, y tampoco puede saber con seguridad cuánto trabajo realizan. Estar orientado a los resultados mantiene a todos centrados en el cumplimiento de los objetivos en los tiempos establecidos.

#2. Valorar la retroalimentación interna

Una técnica útil, pero que a menudo se pasa por alto, para medir la productividad de los trabajadores a distancia es poner en marcha un proceso de retroalimentación interna. Para ello, debe obligar a sus empleados a rellenar breves encuestas en las que le devuelvan opiniones sinceras sobre el rendimiento y la actitud ante el trabajo de sus compañeros.

Una táctica consiste en hacer que los empleados rellenen cuestionarios en los que respondan a un par de preguntas breves cada uno sobre sus colegas. En este cuestionario, pregunte cuáles creen que son los puntos fuertes de dicho empleado y qué áreas puede mejorar su colega.

#3. Aproveche las herramientas

La dirección no puede hacer un seguimiento de la productividad de los empleados a distancia utilizando métodos o políticas manuales. Afortunadamente, existen montones de programas informáticos para que el trabajo a distancia sea lo más eficaz posible.

Algunas de estas herramientas son

Trabajo en equipo

Trabajo en equipo ofrece una plataforma avanzada para el trabajo con clientes y leayuda a organizarlo todo, hacer un seguimiento de cada minuto facturable y asegurarse de que cada proyecto se entrega a tiempo y dentro del presupuesto. Puedeamplíe su equipo de atención al cliente o su negocio con funciones de gestión de proyectos dentro de la plataforma Teamwork.

A diferencia del software de gestión de proyectos, puede crear proyectos y tareas, añadir comentarios y cargar archivos. Teamwork le permite tener todo en una ubicación central. Visualice sus proyectos como vista de tablero, diagrama de Gantt o lista de tareas. Personalice Teamwork según su experiencia manual y comience a trabajar.

Teamwork tiene todas las funciones que un software de gestión necesita para cumplir sus expectativas, como la gestión de carteras, los paneles de informes, el seguimiento del tiempo, la gestión de la carga de trabajo y mucho más. Puede ver el estado del proyecto y las actualizaciones de los tableros para comprobar el progreso del proyecto y lo que queda.

Controle quién está trabajando en qué tarea y utilice la opción de seguimiento del tiempo para medir el tiempo que tarda un miembro en terminar una tarea. Vea los recursos de su equipo para comprobar quién está al límite de su capacidad y quién puede asumir más trabajo. En función de la información que obtenga, podrá planificar nuevos proyectos de forma eficaz sin que el equipo se agote.

Integre Trabajo en equipo con las herramientas que utiliza para dirigir su empresa. Empiece a trabajar juntos y vea cómo Teamwork será útil para sus equipos realizando una prueba gratuita de 30 días. Utilícelo gratis para siempre si es un equipo pequeño o elija un plan acorde a las necesidades de su empresa a 10 $/mes/usuario.

lunes.com

Trabaje ahora sin límites con el sistema operativo de trabajo de lunes. com. Puede construir, escalar y ejecutar los flujos de trabajo de su equipo en una única plataforma de forma precisa. También le ayuda a gestionar proyectos, mercados, ventas y CRM, diseño y creatividad, desarrollo de software, tareas, operaciones, contactos y mucho más.

Puede empezar inmediatamente con las plantillas personalizables o crear las suyas propias para que le resulte fácil utilizarlo. Integre monday.com con las herramientas con las que trabaja como Facebook, Twitter, ShopifySlack, LinkedIn, Dropbox, Calendly, Gmail, Excel, etc.

También puede automatizar sus flujos de trabajo en cuestión de segundos para evitar errores humanos y centrarse mejor en las tareas. Además, visualice los datos en forma de calendario, kanban, cronograma y mapa.

Elija el tamaño de su equipo para obtener el mejor plan para usted. Si es un particular, utilícelo gratis con tableros ilimitados, documentos, 200 plantillas, etc. Puede optar por 10 $/asiento/mes y hacer una prueba gratuita para conocerlo mejor para más de dos asientos.

Wrike

Wrike es un software de gestión del trabajo ampliamente utilizado diseñado para agilizar los procesos, personalizar los flujos de trabajo y automatizar las actividades rutinarias. Con la confianza de más de 20.000 organizaciones en todo el mundo, entidades notables como Siemens, Nickelodeon, Snowflake y P&G confían en Wrike para sus necesidades operativas.

Este software destaca en la automatización y agilización de actividades, mejorando así la productividad en un 50% y reduciendo también la correspondencia electrónica en un impresionante 90%.

Además, la plataforma facilita la reducción de la carga de trabajo y visualiza el progreso mediante la utilización de diagramas de Gantt. Los usuarios pueden agilizar eficazmente las tareas aprovechando las plantillas prediseñadas para la programación de tareas, el control de plazos, el seguimiento de actividades y mucho más.

Además, Wrike ofrece flexibilidad al integrarse con más de 400 aplicaciones externas para agilizar las operaciones empresariales y agilizar las actividades. Empresas destacadas como Slack, Salesforce, Zoom, MS Teams, HubSpot y GitHub pueden integrarse perfectamente con el software, entre muchas otras.

Cubriendo organizaciones de todos los tamaños, tipos, equipos, funciones y departamentos, Wrike se adapta a una amplia gama de necesidades.

El software tiene una versión gratuita que se puede probar en su entorno específico antes de pasar a su versión premium.

Smartsheet

Smartsheet es un software de gestión del trabajo galardonado en múltiples ocasiones que ayuda a gestionar tareas, proyectos, programas y procesos desde una única plataforma centralizada. Más del 90% de las empresas de la lista Fortune 100 confían en Smartsheet.

Smart facilita la gestión del trabajo a organizaciones de todos los tamaños y tipos.

Dispone de varias funciones de gestión de proyectos, como mantener los planes de los proyectos al día, gestionar la cartera de forma dinámica, acelerar la planificación y entrega de programas, proporcionar visibilidad en tiempo real, automatizar los procesos repetitivos y visualizar los proyectos con diagramas de Gantt.

Smartsheet se integra a la perfección con diversos sistemas y aplicaciones empresariales como Dropbox, Jira, Teams, DocuSign, Tableau, Slack, Google Drive, etc. Esta integración permite a todos los usuarios utilizar a las personas, los procesos y la tecnología para obtener más información.

Puede utilizar el software de forma gratuita durante 30 días.

Trello

Trello es probablemente una de las soluciones de gestión de proyectos más populares. Esta utilidad le ofrece una visión general de los proyectos en los que se está trabajando y por quién. Trello está repleto de funciones esenciales para una correcta evaluación de los empleados a distancia.

En el tablón de Trello de toda la empresa, el director puede saber en qué está trabajando cada empleado en un momento dado. La comunicación y las actualizaciones constantes también aumentan la transparencia dentro de su organización.

Zoom

A veces, enviar mensajes de texto no es suficiente; Zoom existe desde hace tiempo pero ha experimentado un auge durante la crisis del COVID-19. Este software es una excelente solución de videoconferencia para equipos pequeños y grandes.

Entre las alternativas a Zoom se encuentran Google Meet, Skype, Microsft Equipos, GoToMeetingetc. La videoconferencia difumina la línea que separa su lugar de trabajo físico del virtual.

Google Docs

Utilice Google Docs, al que el equipo puede acceder en cualquier momento. Google Docs permite a los miembros del equipo seleccionar en qué tarea quieren trabajar, y a los proyectos se les pueden asignar tiempos estimados.

La dirección puede considerar más productivos a los empleados que suelen terminar sus tareas antes de los tiempos estimados definidos. Espacio de trabajo de Google tiene muchas más funciones interesantes y útiles que ayudan a evaluar la productividad del personal remoto.

Slack

Slack es, sin lugar a dudas, la herramienta de colaboración más popular. Gracias a sus útiles integraciones y a su colección de aplicaciones, Slack se ha convertido en la herramienta de mensajería a la que acuden profesionales y equipos. La mayoría de las organizaciones incluso la consideran su oficina virtual.

Conéctese a su lugar de trabajo en Slack y reciba actualizaciones instantáneas de sus equipos remotos. Slack cuenta con aplicaciones que generan informes de actividad de forma automática. Algunos ejemplos de estos informes son las últimas reseñas de sus productos/servicios y los nuevos suscriptores de correo electrónico.

Hay más herramientas mencionadas que pueden ayudar cuando se trabaja desde casa.

#4. Establezca y comunique objetivos con frecuencia

Cuando dividen sus objetivos en tareas más pequeñas, resulta más fácil hacerles un seguimiento y menos tedioso por parte del empleado. Las organizaciones orientadas a los resultados que contratan personal a distancia fijan objetivos y plazos claros al igual que harían con los trabajadores fijos.

Con la ayuda de las métricas, obtendrá lo mejor de sus equipos remotos. Estas métricas difieren en función de la naturaleza de su empresa. Algunas métricas de rendimiento del trabajo a distancia son las siguientes

• El número de ventas
• Los ingresos generados por cada miembro del equipo
• Los problemas de los clientes
• Tiempo medio de respuesta
• Tasa de conversión de clientes potenciales
• Coste de adquisición de clientes (CAC)
• Tasa de rotación
• Retorno de la inversión en marketing (ROMI)

Además, cuando los trabajadores remotos saben que van a rendir cuentas por el trabajo realizado, estarán más centrados en el cumplimiento de las tareas.

#5. Recompensar los logros

No tiene por qué limitarse a establecer objetivos para su personal remoto; recompensarles cuando cumplan sus metas mejorará directamente su productividad. Antes he mencionado cómo Slack se integra con aplicaciones para ampliar sus funcionalidades. La integración con ¡HeyTaco!Por ejemplo, le permite celebrar las victorias de sus trabajadores a distancia durante todo el día.

La motivación de los empleados es probablemente el factor que más preocupa a los directivos cuando tratan con personal remoto, y una palmadita en la espalda sería una inyección de moral perfecta.

Reflexiones finales..

No se equivoque ni exagere si quiere vigilar a sus trabajadores a distancia. Es vital para obtener un rendimiento saludable de su aportación y una forma excelente de apreciar y/o fomentar su desarrollo en el funcionamiento y la jerarquía de su organización.

La evaluación de la productividad es un proceso continuo que mantiene a raya a los empleados remotos. Y lo que es más importante, también permite que el personal se evalúe a sí mismo y trabaje duro para ponerse al nivel de productividad de sus colegas.