Las empresas, grandes y pequeñas, no pueden funcionar sin acuerdos. Los contratos acuerdan a las partes legalmente exigibles al crear, definir y regir los derechos y obligaciones mutuos entre ellos.

Los contratos se han utilizado mucho antes de la industrialización y surgió una economía capitalista. En la época de los reyes y sus imperios, los acuerdos decidían los términos del trato, y las partes debían respetar los términos. 

A medida que pasaron las décadas y el mundo experimentó cambios insuperables, los fundamentos detrás de los contratos siguieron siendo los mismos. La gestión de contratos es el proceso de gestión de contratos. Comprende la gestión de los acuerdos, desde su origen hasta su ejecución por la parte elegida y la eventual extinción del contrato. 

Dado que los contratos tienen múltiples facetas, la gestión de contratos ha introducido varios niveles/etapas para representar todos los aspectos del acuerdo. Los elementos significativos de la gestión de contratos involucran el análisis del desempeño para maximizar el desempeño operativo y financiero, al mismo tiempo que identifican y mitigan el riesgo financiero y de reputación debido al incumplimiento de los términos del contrato.    

Fundamentos de la gestión de contratos

A gestionar el trabajo y las personas involucrados en un contrato, el equipo debe comprender claramente el trabajo, los recursos y el tiempo necesarios para completar el trabajo. Una comprensión clara de todos estos aspectos es la base de la gestión de contratos.

Beneficios de la gestión de contratos

  • La calidad del trabajo se mantiene: Todo el proceso de gestión de contratos tiene como objetivo preservar la calidad del trabajo realizado. Garantiza que el trabajo se realice de manera eficiente en la cantidad de tiempo adecuada y que los recursos se utilicen de la manera más rentable. Garantiza que la empresa obtenga la mejor relación calidad-precio de cada contrato que celebra. Se lleva a cabo identificando y mitigando los riesgos financieros y reputacionales.
  • Mejor Control de Proyecto: Gestión de proyectos es fundamental para la gestión del trabajo durante la etapa de iniciación. Asegura que el trabajo se inicie correctamente.
  • Aumento de ingresos: Se generan mayores ingresos cuando se implementa la gestión de contratos. Sucede de dos maneras. Primero, la empresa puede mantenerse competitiva en el mercado y ganar más contratos. En segundo lugar, el trabajo que realiza la empresa es de mayor calidad. Produce resultados de mayor calidad y la empresa puede cobrar una prima.

Gestión de contratos vs. Administracion de contratos

El ámbito de la Gestión de Contratos comprende todo el ciclo de vida, desde su creación hasta su terminación. Sin embargo, la Administración de Contratos incorpora los procesos que intervienen en el diseño de contratos entre las dos partes. El ciclo de administración del contrato finaliza cuando se acuerda y firma el contrato. Al mismo tiempo, la gestión del contrato comienza después de la firma y finaliza con la terminación del acuerdo.

Los administradores de contratos son responsables de garantizar que ambas partes estén satisfechas con el contrato que crearon juntos. Por otro lado, los Administradores de Contratos se aseguran de que todas las partes en el acuerdo cumplan con todos los términos.

Etapas de la Gestión de Contratos

Como se mencionó anteriormente, la gestión de contratos es mucho más que simplemente firmar los acuerdos. Se trata de una serie de acciones que orientan y desarrollan procesos para el manejo de cada uno de los nodos del acuerdo. Es posible manteniendo todo claro y completo en el contrato.

Creation Stage 

Sabemos que la planificación juega un papel crucial en el éxito de cualquier estrategia. Un buen gerente siempre planifica su proyecto. La etapa de creación de la gestión de contratos implica la construcción de una hoja de ruta flexible para hacer frente a algunas contingencias. 

La etapa de creación es el paso inicial en el largo y minucioso camino de la gestión de contratos. En esta etapa, evalúa las necesidades y los recursos de la empresa. Incluye una lluvia de ideas sobre los elementos críticos de la estrategia del contrato. Esto mantiene todos los pasos subsiguientes a prueba de fallas y los prepara para improvisaciones durante contingencias. Las características que se deben cuidar durante la etapa de planificación son:

  • Los tipos de contratos a gestionar
  • Normas utilizadas en los acuerdos
  • Responsabilidad de cada etapa
  • Requisitos para el desempeño óptimo del trabajo.
  • Problemas/cuellos de botella para cada paso y soluciones posteriores
  • Recursos necesarios para la implementación de la estrategia del contrato

La etapa de creación sienta las bases para las siguientes etapas/niveles a seguir.

Collaboration Stage

La etapa de colaboración viene después de la Creación, a través de la cual se ha constituido la base de gestión de contratos. Principalmente asiste en la implementación de las bases establecidas para contratos nuevos y frescos. También implica desarrollar nuevos acuerdos típicos para situaciones cotidianas y monótonas. El principal desafío al que se enfrentan los administradores de contratos en esta etapa es crear una ecuación que entregue lo que se requiere y reduzca los riesgos. 

El escenario se convierte en el más fácil para las situaciones cotidianas. Todos los gerentes deben encontrar el tipo de contrato correcto y marcar la información relevante sin hacer cambios o cambios menores en el documento del contrato. Sin embargo, la tarea se complica cuando se discuten situaciones más complejas, en cuyo caso se elabora un nuevo registro desde cero, obteniendo cumplimiento, estándares y derechos. Una firma electrónica sigue al Estado previo al contacto para finalizar el contrato.

Signing Stage

La etapa de firma es el siguiente paso más importante en la gestión de contratos. Aquí es donde intentas ejecutar las estrategias que has planeado en la etapa anterior. También es la etapa en la que implementas software de gestión de contratos para ayudar a ejecutar tareas relacionadas con el contrato. El software también es conocido por migrar contratos con un repositorio centralizado.

El software de gestión de contratos es una herramienta digital que permite a los usuarios realizar un seguimiento y gestionar contratos a través de varias etapas de sus ciclos de vida. Este software también permite a las empresas renovar notificaciones, gestionar el cumplimiento, capturar firmas digitalesy administrar plantillas de contratos. 

Otra característica importante de la etapa de implementación es onboarding. Se asegura de que todas las partes del contrato comprendan la visión y los objetivos del contrato y del administrador del contrato y también se sientan cómodos con las herramientas en uso.  

Después de la finalización de la Etapa de implementación, seguida de la firma electrónica de ambas personas, viene la etapa de entrega, donde se asegura que el contrato esté libre de errores y fallas. Se confirma cada rol, responsabilidad, hito y meta. 

Tracking Stage

Es cuando todos los objetivos descritos en sus contratos cobran vida. Por lo tanto, también es la etapa en la que debe prestar más atención a todos los términos establecidos en el acuerdo y realizar un seguimiento regular de los mismos para asegurarse de que todo esté sucediendo como debería.

El papel de los gerentes en la etapa del contrato es asegurarse de que todo esté en orden y de acuerdo con los términos establecidos en el contrato. Son responsables de identificar problemas y de contar con sistemas de alerta temprana.

Los gerentes pueden inspirarse en la etapa de planificación para esta. Se podría idear una lista debidamente ordenada de todos los elementos del contrato que deben verificarse y verificarse. No solo no dejará sin comprobar ninguna parte del contrato, sino que será una forma rápida de encontrar desviaciones entre los elementos acordados y el trabajo ejecutado.

Renewal Stage

La etapa de Renovación no es esencialmente una etapa. Sin embargo, se vuelve pertinente prestarle atención después de la etapa de contratación. Pero los principios de la Etapa de Renovación deben aplicarse en todos los lugares.

La etapa de renovación en la gestión de contratos es principalmente una situación en el ciclo de vida de su contrato en la que decide si desea reanudar su contrato o rescindirlo. Dado que existen cláusulas de penalización o acción por incumplimiento, en caso de incumplimiento del acuerdo, se vuelve más importante considerar la finalización del contrato de manera proactiva en sus otras decisiones contractuales. 

La renovación implica evaluar el desempeño del contrato y varias decisiones que incluyen la renovación y cambios en el contrato si es necesario. Las partes interesadas deben conocer las fechas de terminación y renovación y asegurarse de que ambas partes tengan suficiente tiempo para recopilar información antes de que las decisiones se bloqueen en otro contrato. 

Post-Contract Stage

La etapa posterior al contrato es la celebración del contrato. Sigue a la extinción de los contratos. En esta etapa, Housekeeping se asegura de que todo se haga correctamente, emitiendo o pagando las facturas finales y archivando los contratos. 

Además, muchos gerentes de contratos tienden a realizar una autopsia de sus contactos para obtener información sobre los próximos contratos. Esta autopsia proporciona información y aprendizajes valiosos que seguramente mejorarán los resultados de futuros contratos. 

Conclusión

Los contratos son tan buenos como la persona que los gestiona. No importa cuán buenos sean los términos de los contratos, ninguna de las partes de los contratos se lleva a casa un buen trato si no se aborda adecuadamente. Por lo tanto, es crucial seguir las pautas de manera disciplinada para obtener lo mejor de sus contratos. 

También puede mirar dónde conseguir modelos de documentos legales para sus contratos.