Carta de Equipo: Guía completa y plantillas gratuitas

Una carta de equipo es una de las formas más eficaces de aumentar la colaboración y el trabajo en equipo en un proyecto, negocio o empresa. Cuando creas adecuadamente un documento de este tipo, puedes motivar y animar a los miembros de tu equipo a trabajar como una sola entidad.    

Documentar las funciones y responsabilidades del equipo del proyecto y revisarlas periódicamente se ha convertido en la necesidad del momento. Esto se debe a que las industrias y las empresas están cambiando a una velocidad sin precedentes. Las empresas han empezado a implantar cartas de equipo y sus plantillas para estar a la altura de las necesidades de la era digital.  

¿Quieres saber más sobre los estatutos de los equipos? Siga leyendo este artículo para conocer en profundidad el tema, sus objetivos, ventajas, redacción y plantillas gratuitas que le guiarán en situaciones reales. 

¿Qué es una Carta de Equipo?

Para definir los activos, obstáculos y objetivos de un equipo de proyecto, los propietarios o gestores del proyecto utilizan el documento de constitución del equipo. A veces, esta carta también puede esbozar los límites y la dirección del equipo. En pocas palabras, es muy similar a la carta de producto o a la carta de equipo. hojas de ruta de los proyectosexcepto que la carta de un equipo es sólo para un equipo individual. 

La carta del equipo del proyecto debe definir sin ambigüedades las responsabilidades y funciones de cada miembro del equipo. Destaca su enfoque en los entregables de los miembros del equipo y en cómo trazar un plan de entregas a lo largo de cierto tiempo. Además, garantiza un compromiso fluido del equipo a largo plazo y durante transiciones significativas en el proyecto o la empresa.

La alta dirección, sus subordinados, los jefes de proyecto y los miembros del equipo de proyecto deben llegar a un consenso antes de establecer la carta del equipo. Se supone que mitiga la confusión sobre el papel del equipo en el proceso de negocio o proyecto.

Objetivos de la creación de una Carta de Equipo

La carta de los miembros del equipo del proyecto es una parte indispensable del proceso más amplio de planificación de los recursos del proyecto. Debe redactar el documento teniendo en cuenta los siguientes objetivos:

• En primer lugar, defina el resultado del proyecto en el que trabajará el equipo en forma de resultados. Estos resultados pueden ser servicios, productos o simples entregables.
• A continuación, hay que asignar funciones a los miembros del equipo en función de los resultados de cada proyecto. Por ejemplo, asignar un desarrollador front-endDesarrollador back-end, diseñador, probador y comercializador para un proyecto de desarrollo de aplicaciones.
• El tercer elemento consiste en definir las responsabilidades en función de las funciones. Incluya las cláusulas adecuadas para garantizar la modificación de la responsabilidad requerida cuando el proyecto lo exija.
• También es necesario establecer un canal de relación adecuado desde el nivel inferior hasta el nivel superior del proyecto. Garantizará una cadena de mando adecuada para informar de tareas, errores y entregables.
• Por último, debe haber una serie de normas básicas acordes con la política de comportamiento aceptable de la empresa.         

Ventajas de utilizar una Carta de Equipo

Estas son las ventajas que puede esperar de un estatuto de los miembros del equipo:

• Si el personal de su empresa tiene miedo a las nuevas transformaciones, una carta de equipo puede ayudarles a subir a bordo, ya que funciona como una guía de cómo hacerlo.
• También ayuda al jefe de equipo o de proyecto a establecer responsabilidades entre los equipos para garantizar que los empleados eligen automáticamente sus tareas.
• Las cartas de equipo incluyen responsabilidades y funciones detalladas de todos los miembros del equipo. Así, los recursos no pierden tiempo adivinando sus tareas dentro del proyecto.
• Las partes interesadas de la empresa y los propietarios del proyecto conocerán el propósito del equipo. Permitirá a la alta dirección tomar decisiones estratégicas para aumentar o reducir el número de miembros del equipo.
• Las cartas de equipo también ayudan a los gestores de proyectos a resolver conflictos cuando varios equipos trabajan activamente en un mismo proyecto.

Atributos importantes de una Carta de Equipo

Los atributos de las cartas de equipo cambiarán de un proyecto a otro. Sin embargo, las diez características siguientes son algo comunes: 

• Objetivos y misión del equipo
• Antecedentes del proyecto
• Mención del presupuesto, la formación y los recursos
• Una estructura operativa del equipo
• Funciones y responsabilidades de los miembros del equipo
• Métricas para evaluar el rendimiento de los equipos
• Un esbozo del alcance del proyecto y la participación del equipo
• Una guía de comunicación para fijar reunión de equipo política
• Una lista de tareas e hitos del proyecto
• Firmas de todos los miembros del equipo

Después de incluir los atributos anteriores, puede utilizar su imaginación y creatividad para mejorar la carta de equipo. 

Creación de una Carta de Equipo: Guía paso a paso

Redactar los estatutos de los miembros de un equipo es agradable y no supone ningún esfuerzo si se utiliza una buena plantilla. Además, es preferible redactar el documento en colaboración en lugar de dejar que una sola persona trabaje en él. A continuación te explicamos cómo crear una para tu propio proyecto o empresa: 

#1. Comience con un contexto de la carta como la identificación de las expectativas de las partes interesadas, la capacidad de contribución de los miembros del equipo, las expectativas personales y el líder del equipo. 

#2. Reparte las preguntas a todos los miembros y pídeles que escriban sus propias respuestas.

#3. Ha llegado el momento de redactar una declaración de objetivos para la carta del equipo. Puedes empezar por reunir información sobre los objetivos de éxito, las metas que hay que alcanzar, el trabajo de valor añadido para apoyar al equipo, etc.

#4. El siguiente paso es crear hitos, objetivos y plazos relacionados con la declaración de objetivos del proyecto. Aquí puedes explicar las funciones, responsabilidades y mentores. Además, podrías mencionar: 

• Quién informará a quién
• La persona encargada de evaluar el rendimiento individual
• Quién tiene la obligación de comunicarse con la autoridad superior

#5. A continuación, debe crear un esquema detallado para la evaluación del rendimiento. Hay que establecer los parámetros, los intervalos de evaluación, el modo de evaluación y el formato de puntuación.

#6. Una vez que haya finalizado el contenido anterior, pase a imprimir físicamente el documento para compartirlo. También puede distribuir digitalmente el borrador de la carta. Independientemente del modo en que se comparta, debe obtener un acuse de recibo de cada miembro del equipo.          

Estas son algunas sugerencias de plantillas de cartas de equipo gratuitas para crear cartas de equipo de alta calidad para necesidades profesionales: 

Mural

Mural es una popular herramienta de pizarra que permite la creación colaborativa de cartas de equipo. Si utiliza la plantilla de carta de equipo de esta herramienta de colaboración, podrá esbozar sin esfuerzo los elementos vitales de la conexión y la comunicación del equipo. También podrá especificar un conjunto de habilidades y conceptos que guiarán a su equipo en el futuro.

Hay dos versiones diferentes de la plantilla de carta de equipo Mural. Una es un ejemplo de carta de equipo completada, y la otra es el diseño en blanco del mismo documento. Una vez que termine de crear el documento a través de la colaboración, expórtelo en diferentes formas como PDFPNG y HTML comprimido con datos.    

Miro

Miro es otro exitoso tablero de colaboración en línea para equipos remotos e híbridos. También viene con varias plantillas gratuitas para la carta de equipo que puedes personalizar sin esfuerzo. Además, puede compartir el enlace de la plantilla en línea con todo su equipo para trabajar en colaboración en una empresa o en un proyecto. carta del equipo del proyecto.

Miro también ofrece instrucciones completas para editar sus plantillas gratuitas, como la carta de equipo para un equipo de ventas o académico, en su portal de plantillas. Puedes registrarte gratuitamente con tu cuenta de Google y empezar a personalizar el documento de ejemplo según tu proyecto. Si necesitas exportar el documento, puedes guardarlo como imagen, PDF o plantilla de Miro.     

Creately

Creately es un espacio de trabajo visual mundialmente aclamado para crear organigramas, diagramas, infografíay cartas de equipo. Dispone de una amplia biblioteca de plantillas para diversos documentos empresariales, incluidos los estatutos para equipos de proyecto. Así, puedes elegir la que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa o proyecto y editarla. 

Sin embargo, Creately ofrece un número limitado de plantillas de cartas de equipo para usuarios gratuitos. Puede elegir un formato de tres por tres o de dos por tres por dos. Las plantillas disponibles de Creatly son adecuadas para documentos de carta de equipo ligeros y específicos. En cuanto a la exportación, ofrece los formatos PDF, JPEG, CSV, PNG y SVG. 

DocFormats

DocFormats es un portal fiable y de primera categoría para plantillas de documentos empresariales como propuestas de eventos, evaluaciones de empleados, folletos de marketing, etc. En este sitio web también encontrarás algunos documentos de ejemplo de carta de equipo profesional. Hay más de 10 plantillas de estatutos de equipo en DocFormats. 

Su biblioteca incluye proyectos, asistencia sanitaria, desarrollo ágilcartas de equipo, de tipo columna y visuales. Puede descargar los archivos RTF y Word del portal. A continuación, puede editar el documento según sus necesidades.

Muestra.net

Es posible que haya visitado Muestra.net por su contenido de alta calidad y confianza de documentos empresariales, de ventas y de marketing. En esta ocasión, te animamos a que vuelvas a visitarnos para que puedas conseguir más de 50 plantillas de cartas de equipo listas para los negocios.

Ofrece una variedad de documentos de ejemplo para las cartas de equipo sobre asignaciones de grupo, límites del equipo, trabajo en equiporúbrica de calificación, diseño gráfico, plan de acción de gestión, liderazgo ejecutivo, y muchos más.

Las plantillas están en distintos tipos de archivo. Puede hacer clic en una plantilla para ver el tipo de archivo descargable. La mayoría de las descargas están disponibles en formato PDF, por lo que necesitará un Editor PDF para personalizar las plantillas.    

Reflexiones finales

Este artículo debería servirte de referencia para las cartas de equipo y sus plantillas siempre que necesites crear una para tu proyecto o empresa. También puedes seguir la guía paso a paso para crear una carta de equipo mencionada anteriormente. 

Además, el artículo también le presenta 5 populares y mejores plantillas de cartas de equipo que puede utilizar gratuitamente en proyectos y operaciones empresariales relevantes. 

La mera redacción de una carta de equipo procesable no es el final de sus responsabilidades. Debe compartirla adecuadamente con el equipo y los propietarios del proyecto. Además, tendrá que mantener el documento a salvo de miradas indiscretas en el mundo cibernético. Por lo tanto, debe utilizar cualquier software de gestión documental para administrar los contenidos sin esfuerzo.