11 servicios de recepcionista virtual para gestionar las llamadas entrantes

¿No tiene tiempo para mantener a los clientes en espera? Agilice sus tareas de gestión de llamadas con los servicios de recepcionista virtual.

Los servicios de recepcionista virtual son la mejor forma de ahorrar en costes laborales y aumentar el negocio productividad. Estos servicios le ayudan a liberar tiempo y a centrarse en resolver otras cuestiones empresariales esenciales.

Este artículo le ayudará a encontrar los mejores servicios de recepcionista virtual para recibir sus llamadas incluso cuando usted no esté disponible.

Veamos más detalles.

¿Qué son los servicios de recepcionista virtual?

Las llamadas telefónicas son esenciales para realizar consultas y nivelar el proceso de generación de contactos de cualquier empresa. Responder y gestionar las llamadas de atención al cliente es crucial y no puede evitarse aunque se esté ocupado con las operaciones de la empresa.

Tradicionalmente, las grandes empresas con un gran presupuesto contratan a un recepcionista a tiempo completo para que se encargue de las llamadas entrantes y de la atención al cliente. Pero un recepcionista interno se convierte en un gasto general para las pequeñas empresas con miembros limitados.

Ahí es donde entran en escena los servicios de recepcionista virtual.

Los servicios de recepcionista virtual ofrecen recepcionistas humanos que reciben a los clientes y comprenden el motivo de sus llamadas. Tras analizar la información facilitada, estas llamadas se desvían a los miembros del equipo adecuados, mejorando así la interacción del cliente con la empresa.

Por lo general, estos servicios ofrecen asistentes en directo 24 horas al día, 7 días a la semana, para las llamadas entrantes y los mensajes de texto. De este modo, puede estar seguro de que no se perderá ninguna llamada.

¿Por qué contratar a una recepcionista virtual?

Contratar a una recepcionista virtual es una cuestión subjetiva. Depende de si quieres un miembro del equipo interno o si puedes externalizar el trabajo.

Mientras que las grandes empresas pueden tener un equipo dedicado de recepcionistas, ese no es el caso de los propietarios de pequeñas empresas y startups. Para reducir los costes operativos, las pequeñas empresas deberían optar por un servicio de recepcionista virtual.

Dicho esto, veamos algunas de las ventajas de contratar servicios de recepcionista virtual:

• Añade profesionalidad: Recibir las llamadas entrantes de sus clientes con un mensaje de bienvenida grabado profesionalmente deja un impacto duradero en su negocio. Crea una sensación de confianza de que no están tratando con un novato.
• Rentable: Las recepcionistas virtuales son más baratas y no tienen ningún periodo de permanencia. Puedes activar y configurar un servicio de atención de llamadas que se encargue de las consultas de los clientes.
• Mejora de la atención al cliente: Los recepcionistas profesionales reciben formación para atender llamadas y consultas de los clientes con eficacia. Tienen experiencia en diferentes situaciones y le ayudan a aumentar la eficiencia de su empresa.
• Fácil de personalizar: Los servicios de recepcionista virtual le permiten cambiar las reglas de desvío de llamadas, el mensaje de bienvenida y otros detalles de la comunicación empresarial.
• Disponibilidad: Los recepcionistas internos sólo pueden atender las llamadas entrantes durante el horario laboral. En cambio, las recepcionistas virtuales pueden trabajar todo el día, todos los días, y ofrecer a sus clientes un servicio de atención de llamadas en directo 24 horas al día, 7 días a la semana.
• Integraciones: Integre los servicios de recepcionista virtual con su herramientas de comunicación empresarial como Slack, HubspotG Suite, Microsoft Teamsy muchos más.

Ahora que ya conoce las ventajas de contratar servicios de recepcionista virtual, empecemos con nuestra lista.

Ruby

Ruby Recepcionistas le ofrece asistencia telefónica profesional en directo para empresas de toda Norteamérica. Los recepcionistas virtuales y especialistas en chat de Ruby, altamente cualificados y con sede en EE.UU., responden a las llamadas y chats en directo, 24 horas al día, 7 días a la semana, 365 días al año, lo que ahorra tiempo a los propietarios de las empresas para centrarse en lo que mejor saben hacer. Pueden responder a preguntas sobre su empresa en tiempo real, atender a los clientes, responder a los clientes en nombre de su empresa, filtrar y transferir llamadas e incluso programar citas por usted.

Con Ruby, dispondrá de una aplicación móvil específica para comprobar las actividades de gestión de llamadas y los mensajes de texto recibidos de los clientes. Puede actualizar su estado, ver la actividad, acceder al buzón de voz, enviar mensajes de texto y llamar desde la línea de su empresa, solicitar asistencias de llamadas y supervisar el uso. Puedes sincronizar fácilmente tus horarios diarios con las integraciones de calendario de Ruby.

RecepciónHQ

RecepciónHQ es un líder mundial para las pequeñas empresas que quieren ser más eficientes en el tiempo, pero todavía tienen un empleado a tiempo completo en su equipo. Sus servicios de recepcionista virtual incluyen respuesta en directo 24/7 y gestión de llamadas entrantes, correos electrónicos y mensajes de texto. También pueden gestionar llamadas salientes y otras tareas, como programación de citas y el envío de recordatorios.

ReceptionHQ gestiona la mayoría de las llamadas de las empresas de Estados Unidos durante las horas de mayor demanda. Ofrecen un servicio bilingüe sin contrato de permanencia, por lo que puedes empezar con su prueba sin riesgos de 7 días de servicios.

Yodel.io

Yodel.io es una empresa de recepcionistas virtuales con más de 15 años de experiencia, por lo que saben lo que hacen. Puedes elegir entre una operadora IVR totalmente automatizada o una recepcionista humana que trabaje a distancia para atender tus llamadas. Algunas características notables de Yodel incluyen voz inteligente Sistemas IVRy la integración con herramientas de comunicación como Hubspot, ZendeskIntercom y Slack.

Ofrecen una prueba gratuita sin contrato. Pero si quieres seguir utilizando sus servicios una vez finalizada la prueba, tienen diferentes planes en función de tus necesidades.

Saltamontes

Si busca un servicio de recepcionista virtual que le permita utilizar un número de teléfono propio y recibir llamadas desde cualquier parte del mundo, Saltamontes es una gran opción. También proporciona un número de teléfono virtual para responder a las llamadas entrantes en tu ordenador o dispositivo móvil. De este modo, tu número sigue siendo privado y puedes centrarte en hacer tus tareas empresariales sin interrupciones.

El servicio comienza con una prueba gratuita de 7 días, sin necesidad de contrato, por lo que si no te convence, no hay ningún compromiso.

MiRecepcionista

MiRecepcionista ofrece servicios de recepcionista virtual y de atención al público para que su empresa esté disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, a un precio inferior al de contratar a un recepcionista in situ. Obtendrá todas las ventajas de los recepcionistas presenciales, que le ayudarán a gestionar las llamadas entrantes, programar citas o reuniones y organizar viajes, sin las molestias que supone contratar a un empleado en plantilla. 

MyReceptionist ofrece muchos paquetes diferentes dependiendo de cuánto tiempo a la semana o al mes necesite asistencia para gestionar las llamadas de los clientes en su negocio.

Conversación

Conversación es un servicio de recepcionista virtual para empresas que necesitan un servicio completo de recepcionista virtual o para aquellas que tienen varias sedes y necesitan a alguien que gestione sus llamadas entrantes de todo el mundo.

Con Conversational, obtendrá tres componentes principales: gestión de la recepción, enrutamiento de llamadas y gestión del buzón de voz (por ejemplo, configuración de contestadores automáticos), así como un programador de citas en línea y una plataforma de marketing por correo electrónico.

También puede utilizar los servicios de conversación sobre los sistemas telefónicos existentes, como Microsoft Lync o Cisco Jabber.

AnswerForce

AnswerForce es una recepcionista virtual con todas las funciones que le permite gestionar las llamadas entrantes con sus servicios de recepcionista 24/7. Proporciona muchas características, incluyendo un panel de control personalizable donde se pueden ver las llamadas entrantes y gestionarlas desde un solo lugar.

También puedes integrar AnswerForce con un sistema IVR como IVRX o Intercom si quieres tener aún más control sobre cómo se saluda a los llamantes cuando llaman a la oficina de la empresa o a través de sus teléfonos móviles.

AnswerConnect

AnswerConnect es una empresa de telefonía que lleva en el mercado desde 2001, prestando servicios de recepcionista virtual. Es miembro de Better Business Bureau, National Association of Professional Women, etc.

Puede elegir entre dos tipos de recepcionistas virtuales: Chat en Directo y Mensajería Instantánea (MI). AnswerConnect ofrece una ventaja a los usuarios porque pueden elegir el tipo que deseen en función de sus necesidades específicas.

Tanto si es empresario o propietario de una empresa, como si es un particular que desea ayuda para responder a las llamadas, AnswerConnect puede adaptarse a sus necesidades.

Helpware

Helpware es un servicio de recepcionista virtual para pequeñas y medianas empresas. Ofrece una amplia gama de servicios, como programación de citas, desvío de llamadas, buzón de voz y asistencia por correo electrónico.

Helpware es un servicio de recepcionista virtual basado en web que te permite gestionar las llamadas entrantes desde cualquier lugar y en cualquier momento. También puedes configurar respuestas automáticas en función de las necesidades de la persona que llama (como concertar una cita) o añadir funciones como asistentes automáticos que toman notas durante las reuniones con clientes potenciales para que no tengas que hacerlo tú.

Abby

Abby es un servicio de recepcionista virtual prestado por Zendesk que puede utilizarse para gestionar las llamadas entrantes, los correos electrónicos y los chats. Puede configurar respuestas automáticas para las consultas de los clientes sobre pedidos o plazos de entrega.

Con Abby, recibirá una notificación cada vez que un nuevo cliente se suscriba a su boletín y podrá enviar una nota de agradecimiento a los clientes que aporten comentarios sobre su experiencia.

DineroPenny

Moneypenny es un proveedor de servicios de atención al cliente 24/7 con sede en el Reino Unido y EE.UU. desde el año 2000. Usted tiene la libertad de elegir a personas dedicadas de su equipo, y Moneypenny les formará para responder a las llamadas de su empresa, y proporcionar asistencia de chat en vivo, transferencia de llamadas, CRMe integraciones de calendario.

Puedes actualizar tu disponibilidad en su portal para responder a las llamadas programadas y también consultar el historial de llamadas y mensajes anteriores con sólo pulsar un botón.

Nota final

Resumamos que estamos hablando de construir relaciones con tus clientes.

Es importante establecer el tono adecuado al principio de cada llamada, pues de lo contrario los clientes podrían tener la sensación de que un sistema automatizado que ni siquiera recuerda sus nombres les está hablando mal.

La selección de cualquier empresa de la lista anterior de recepcionistas virtuales es suficiente para hacer que sus negocios parezcan más profesionales y agilizar el proceso de consulta.

Esperamos que este artículo le haya ayudado a saber más sobre cómo los servicios de recepcionista virtual pueden ayudarle a centrarse en el crecimiento de su negocio sin preocuparse de cómo se gestionan las cosas entre bastidores.

No olvide consultar nuestra lista de las mejores soluciones de asistencia informática para minimizar el impacto de los problemas en las operaciones empresariales.