¿No tiene tiempo para mantener a los clientes esperando en espera? Optimice sus tareas de gestión de llamadas con los servicios de recepcionista virtual.

Los servicios de recepcionista virtual son la mejor manera de ahorrar en costos de mano de obra y aumentar el negocio productividad. Estos servicios lo ayudan a liberar su tiempo y concentrarse en resolver otros problemas comerciales esenciales.

Este artículo lo ayudará a encontrar los mejores servicios de recepcionista virtual para recibir sus llamadas incluso cuando no esté disponible.

Profundicemos en más detalles.

¿Qué son los servicios de recepcionista virtual?

Las llamadas telefónicas son esenciales para las consultas y mejoran el proceso de generación de prospectos para cualquier negocio. Responder y manejar las llamadas de servicio al cliente es crucial y no se puede evitar incluso si está ocupado con las operaciones comerciales.

Tradicionalmente, las empresas a gran escala con un gran presupuesto contratan a una recepcionista de tiempo completo para que se ocupe de las llamadas entrantes y el servicio al cliente. Pero una recepcionista interna se convierte en un gasto general para las pequeñas empresas con miembros limitados.

Ahí es donde los servicios de recepcionista virtual entran en escena.

Los servicios de recepcionista virtual brindan recepcionistas humanos en vivo para recibir a las personas que llaman y comprender el motivo de sus llamadas. Después de analizar la información proporcionada, estas llamadas se enrutan a los miembros del equipo apropiados, mejorando así la interacción del cliente con la empresa.

En general, estos servicios brindan asistentes en vivo las 24 horas, los 7 días de la semana para llamadas entrantes y mensajes de texto. De esta manera, puede estar seguro de que no se perderán llamadas de clientes.

¿Por qué debería contratar a una recepcionista virtual?

Contratar a una recepcionista virtual es un asunto subjetivo. Depende de si desea un miembro del equipo interno o puede subcontratar el trabajo.

Si bien las grandes empresas pueden tener un equipo dedicado de recepcionistas, ese no es el caso de los propietarios de pequeñas empresas y las nuevas empresas. Para reducir los costos operativos, las pequeñas empresas deben optar por un servicio de recepcionista virtual.

Dicho esto, veamos algunos de los beneficios de contratar servicios de recepcionista virtual:

  • Añade profesionalidad: Dar la bienvenida a las llamadas entrantes de sus clientes con un mensaje de saludo grabado profesionalmente deja un impacto duradero en su negocio. Crea una sensación de confianza de que no están tratando con un novato.
  • Económico: Las recepcionistas virtuales son más baratas y no tienen ningún período de bloqueo. Puede activar y configurar un servicio de contestador de llamadas que atiende las consultas de los clientes.
  • Manejo mejorado del cliente: Los recepcionistas profesionales se capacitan para manejar las llamadas y consultas de los clientes de manera eficiente. Tienen experiencia en el manejo de diferentes situaciones y lo ayudan a aumentar la eficiencia comercial.
  • Personalización amigable: Los servicios de recepcionista virtual le permiten cambiar las reglas de desvío de llamadas, el mensaje de bienvenida y otros detalles de comunicación comercial.
  • Disponibilidad: Los recepcionistas internos solo pueden atender las llamadas entrantes durante el horario comercial. Mientras que las recepcionistas virtuales pueden operar todo el día, todos los días, y brindar un servicio de respuesta de llamadas en vivo las 24 horas, los 7 días de la semana a sus clientes.
  • Integraciones: Integre los servicios de recepcionista virtual con su herramientas de comunicacion empresarial como holgura, Hubspot, G Suite, Microsoft Teams y muchos más.

Ahora que conoce los beneficios de contratar los servicios de recepcionista virtual, comencemos con nuestra lista.

Ruby

Recepcionistas ruby le brinda soporte telefónico profesional para su empresa utilizando el poder de la inteligencia artificial (IA) para manejar las llamadas entrantes para empresas de todo el mundo. Pueden responder preguntas sobre su empresa en tiempo real, responder a los clientes en nombre de su empresa e incluso programar citas para usted.

Con Ruby, obtiene una aplicación móvil dedicada para verificar las actividades de manejo de llamadas y los mensajes de texto recibidos de los clientes. Puede sincronizar fácilmente sus horarios diarios con las integraciones de calendario de Ruby.

ReceptionHQ

RecepciónHQ es un líder global para las pequeñas empresas que quieren ser más eficientes en el tiempo pero aún tienen un empleado de tiempo completo en su equipo. Sus servicios de recepcionista virtual incluyen respuesta en vivo las 24 horas, los 7 días de la semana y manejo de llamadas entrantes, correos electrónicos y mensajes de texto. También pueden manejar llamadas salientes y otras tareas, como programación de citas y envío de recordatorios.

ReceptionHQ maneja la mayoría de las llamadas de las empresas de los Estados Unidos durante las horas de máxima demanda. Ofrecen un servicio bilingüe sin ningún contrato de bloqueo, por lo que puede comenzar con su prueba sin riesgos de servicios de 7 días.

Yodel.io

Yodel.io es una empresa de recepcionistas virtuales que existe desde hace más de 15 años, por lo que saben lo que están haciendo. Puede elegir entre un asistente de IVR completamente automatizado o una recepcionista humana que trabaja de forma remota para manejar sus llamadas. Algunas características notables de Yodel incluyen voz inteligente Sistemas IVR, detección de llamadas e integración con herramientas de comunicación como Hubspot, Zendesk, intercomunicador y Slack.

Ofrecen una prueba gratuita sin ningún contrato. Pero si desea continuar usando sus servicios después de que finalice la prueba, tienen diferentes planes según sus necesidades.

Grasshopper

Si está buscando un servicio de recepcionista virtual que le permita usar un número de teléfono separado y recibir llamadas desde cualquier parte del mundo, Saltamontes es una gran opción También proporciona un número de teléfono virtual para responder llamadas entrantes en su computadora o dispositivo móvil. De esta manera, su número permanece privado y puede concentrarse en hacer sus tareas comerciales sin interrupciones.

El servicio comienza una prueba gratuita de 7 días, sin necesidad de contrato, por lo que si no funciona para usted, entonces no hay ningún compromiso.

MyReceptionist

Mi recepcionista ofrece servicios de recepcionista virtual y soporte de recepción para brindar disponibilidad comercial las 24 horas, los 7 días de la semana a un precio menor que contratar a una recepcionista en el lugar. Obtiene todos los beneficios de los recepcionistas en persona para ayudarlo a administrar las llamadas entrantes, programar citas o reuniones y reservar viajes, sin ninguna de las molestias que podría enfrentar al contratar a un empleado interno. 

MyReceptionist ofrece muchos paquetes diferentes dependiendo de cuánto tiempo a la semana o al mes necesite asistencia para manejar las llamadas de los clientes en su empresa.

Conversational

Conversacional es un servicio de recepcionista virtual para empresas que necesitan un recepcionista virtual de servicio completo o aquellas con múltiples ubicaciones y necesitan a alguien que administre sus llamadas entrantes de todo el mundo.

Con Conversational, obtiene tres componentes principales: administración de recepción, enrutamiento de llamadas y administración de correo de voz (por ejemplo, configuración de asistentes automáticos), así como un programador de citas en línea y una plataforma de marketing por correo electrónico.

También puede utilizar los servicios de conversación además de sus sistemas telefónicos existentes, como Microsoft Lync o Cisco Jabber.

AnswerForce

RespuestaFuerza es una recepcionista virtual con todas las funciones que le permite administrar las llamadas entrantes con sus servicios de recepcionista 24/7. Proporciona muchas funciones, incluido un panel personalizable donde puede ver las llamadas entrantes y administrarlas desde una ubicación.

También puede integrar AnswerForce con un sistema IVR como IVRX o Intercom si desea tener aún más control sobre cómo se saluda a las personas que llaman cuando llaman a la oficina de la empresa oa través de sus teléfonos móviles.

AnswerConnect

RespuestaConectar es una empresa de telefonía que ha estado en el negocio desde 2001, brindando servicios de recepcionista virtual. Es miembro del Better Business Bureau, la Asociación Nacional de Mujeres Profesionales y más.

Puede elegir entre dos tipos de recepcionistas virtuales: Live Chat y Instant Messaging (IM). AnswerConnect brinda una ventaja a los usuarios porque puede elegir el tipo que desea según sus necesidades específicas.

Si usted es un empleador o dueño de un negocio, o una persona que quiere ayuda para contestar llamadas, AnswerConnect puede adaptarse a sus necesidades.

Helpware

software de ayuda es un servicio de recepcionista virtual para pequeñas y medianas empresas. Ofrece una variedad de servicios, que incluyen programación de citas, desvío de llamadas, correo de voz y soporte por correo electrónico.

Helpware es un servicio de recepcionista virtual basado en la web que le permite administrar las llamadas entrantes desde cualquier lugar y en cualquier momento. También puede configurar respuestas automáticas según las necesidades de la persona que llama (como programar una cita) o agregar funciones como asistentes automáticos que toman notas durante las reuniones con clientes potenciales para que no tenga que hacerlo usted mismo.

Abby

Abby es un servicio de recepcionista virtual proporcionado por Zendesk que se puede usar para administrar llamadas entrantes, correos electrónicos y chats. Puede configurar respuestas automáticas para consultas de clientes sobre pedidos o tiempos de entrega.

Con Abby, recibe una notificación cada vez que un nuevo cliente se suscribe a su boletín y puede enviar una nota de agradecimiento a los clientes que brindan comentarios sobre su experiencia.

MoneyPenny

Moneypenny es un proveedor de servicios de contestador las 24 horas del día, los 7 días de la semana, con sede en el Reino Unido y EE. , CRMe integraciones de calendario.

Puede actualizar su disponibilidad en su portal para responder llamadas programadas y también consultar el historial de llamadas y mensajes anteriores con solo tocar la punta de sus dedos.

Nota de cierre

Resumamos que estamos hablando de la construcción de relaciones con sus clientes.

Es importante establecer el tono correcto al comienzo de cada llamada, o los clientes pueden sentir que un sistema automatizado les ha hablado con desprecio y ni siquiera puede recordar sus nombres.

Seleccionar cualquier empresa de la lista de recepcionistas virtuales anterior es suficiente para que sus negocios se vean más profesionales y agilicen el proceso de consulta.

Esperamos que este artículo lo haya ayudado a aprender más sobre cómo los servicios de recepcionista virtual pueden ayudarlo a concentrarse en hacer crecer su negocio sin preocuparse por cómo se manejan las cosas entre bastidores.

No olvides consultar nuestra lista de mejores soluciones de soporte técnico de TI para minimizar el impacto de los problemas en las operaciones comerciales.