Incluso en la era del correo electrónico y la mensajería instantánea, las notas comerciales siguen siendo relevantes en el lugar de trabajo.
Esto se debe a que una nota comercial es una forma oficial de compartir actualizaciones importantes o comunicar nueva información a todos los empleados de una organización.
Comprender cómo escribir un memorándum comercial impactante es vital: literalmente puede hacer o deshacer las formas de comunicación interna de su organización. Antes de pasar directamente a cómo escribir un memorándum efectivo, echemos un vistazo a los diferentes tipos, usos y ventajas de un memorándum comercial.
Types of Memos
En general, las notas se dividen en 5 categorías diferentes.
#1. Solicitar memorándum
A veces, las empresas envían memorandos de solicitud para animar a los empleados a asistir reuniones, seminarios web y eventos externos. También podría solicitar su cooperación para un cambio de proceso o apoyo para una actividad en curso.
De cualquier manera, los memorandos de solicitud vienen con instrucciones específicas y un resumen de las acciones que se espera que sigas. En ciertos casos, también pueden describir las ventajas de actuar o los problemas que pueden surgir en caso de ausencia.
#2. Nota de confirmación
Cuando se ha llegado a algún acuerdo verbalmente, se puede emitir un memorándum de confirmación para poner por escrito sus declaraciones. Esto es particularmente útil cuando dos partes o más deben acordar algo.
Si está escribiendo un memorándum de confirmación, tenga cuidado de resaltar los detalles clave que se han acordado mutuamente. Además, aliente al destinatario a pedir más claridad sobre los puntos que no están claros de acuerdo con lo estipulado. calendario.
#3. Nota de progreso
La mayoría de las empresas utilizan estos memorandos para informar sobre el progreso de sus proyectos; Las notas de progreso se utilizan ampliamente para revisiones de desempeño trimestrales, actualizaciones semanales del estado del proyecto y propósitos informativos similares.
Esta nota también puede comunicar retrasos o cambios en la fecha de lanzamiento además de anuncios, promociones y otros hitos.
#4. Sugerencias Nota
Como sugiere el nombre, estos memorandos alientan a los empleados a ofrecer sugerencias en una organización. Son una herramienta excepcionalmente útil para despertar la creatividad entre los empleados.
Si bien los memorandos de sugerencias funcionan en gran medida para resolver un problema, también se pueden usar para ayudar a su equipo a generar ideas sobre algún próximo lanzamiento o anuncio de producto.
Mientras envía una nota de sugerencia a sus empleadores, sea analítico y respalde su idea con una investigación relevante.
#5. Nota de política
Su organización también puede usar una nota comercial para comunicar cambios de políticas, actualizaciones de procesos y similares.
La nota comercial puede indicar cualquier política existente o describir los cambios en la política existente de la empresa. Un memorando de política se utiliza para detallar los cambios de política e informar a todos los empleados sobre un cambio inminente o recién realizado.
Why Should Use a Business Memo?
Si se pregunta por qué el uso de una nota comercial puede ser crucial para las organizaciones, eche un vistazo a las siguientes razones:
- Es conveniente comunicar información oficial a través de memorándums
- Ayuda a mantener registros de operaciones más organizados.
- Los empleados se toman más en serio los memorandos que los correos electrónicos
- Es económico hacer y compartir notas
- Asegura respuestas rápidas y efectivas dentro de un tiempo estipulado
- Alienta a los empleados y compañeros de equipo a pensar críticamente.
Business Memo Elements
Su nota comercial no estará completa sin estos 5 elementos:
Encabezamiento
Su nota comercial debe comenzar con un encabezado que indique que es una nota comercial.
Destinatario, remitente y fecha
Todas las notas comerciales deben tener un destinatario, el nombre y los detalles del remitente, así como la fecha de emisión. Esto es crucial para mantener registros oficiales de las operaciones de su organización.
Asunto
Su memorándum comercial debe delinear el asunto o el tema principal desde el principio. Puedes usar una introducción para hacerlo bien.
Puntos de discusión
Después de haber esbozado la introducción o el tema, elabore los puntos de discusión de su nota comercial. Llegue a cada tema de discusión con precisión y claridad.
Elementos de acción
Si desea que su audiencia realice una acción específica después de leer el memorándum, describa el elemento de acción. Esto dependerá en gran medida del propósito de su nota. Puede incluir información sobre cuándo entrarán en vigencia los cambios de política, qué ideas espera para una sesión de lluvia de ideas y cómo su equipo puede ser más útil en lugar de un próximo proyecto.
Una línea de tiempo
Nunca olvide mencionar el cronograma dentro del cual espera obtener una respuesta de sus empleados. Esto es crucial para obtener una respuesta eficaz y rápida.
Frase de cierre
Su memorándum comercial está incompleto sin una declaración de cierre. Esto se hace para reforzar cualquier información que consideres importante. Además, mencione los datos de contacto en caso de que esté esperando una respuesta.
Adjuntos adicionales
Este es en gran parte opcional. Puede adjuntar archivos adjuntos importantes si lo considera necesario. Sin embargo, siéntete libre de omitir esto.
How to Write a Great Memo?
Escribir una gran nota de negocios no es ciencia espacial. Hazlo bien siguiendo estos efectivos consejos:
#1. Comience con una lista de su propósito
Su nota comercial debe comenzar con su propósito. Utilice el encabezado o el área de asunto para comunicar claramente el propósito de enviar este memorándum. Recuerde mantener su tema conciso y claro.
#2. Liderar con su tema
Desde la primera oración de su introducción, debe quedar claro de qué está hablando. Puede utilizar las siguientes líneas para proporcionar un trasfondo o contexto al tema. Sin embargo, si su memorándum comercial será extenso, use esta área para resumir lo que sigue para sus empleados.
Déles una breve idea de todos los puntos en los que está a punto de entrar y lo que pueden esperar del resto de la nota comercial.
#3. Sea claro y conciso
Al escribir su memorándum comercial, una de sus principales prioridades es comunicar claramente sus puntos sin que sea un asunto extenso.
Evite los párrafos grandes y elija fragmentos pequeños y fáciles de digerir para ayudar a ilustrar puntos específicos. Comparta solo lo que sea relevante para no confundir a su audiencia.
#4. Golpea el tono correcto
Los memorandos comerciales deben ser directos y directos al grano. Su tono debe ser oficial, confiado y directo.
Intente también mantener un tono positivo si se alinea con el contenido de la nota. Los temas delicados pueden requerir un tono más empático; por lo tanto, preste atención a la información y la audiencia de su nota comercial.
Además, opte por una voz activa, que puede hacer que suene más creíble y seguro.
#5. Incluir listas con viñetas
Su nota debe ser una pieza concisa pero detallada de la comunicación. ¿Cómo lograr eso?
Si bien dividir la información en párrafos más pequeños es sin duda un paso útil, no es suficiente. Haga listas y agregue viñetas para compartir toda la información relevante de una manera concisa y fácil de leer.
#6. Hazlo escaneable
Escribir en listas con viñetas, párrafos más pequeños y resaltar subtítulos son formas de hacer que sus notas comerciales sean más fáciles de leer para sus lectores. Su nota comercial puede contener información compleja o confidencial, y desglosarla de una manera visualmente apropiada puede ayudar a su lector.
#7. Resumir al final
Para reforzar los puntos esenciales, es mejor resumirlos al final. Use su párrafo final para informar a sus destinatarios sobre los cambios importantes y lo que necesita que lleven adelante de este memorándum.
#8. Especificar líneas de tiempo y elementos de acción
Si desea que su audiencia actúe de acuerdo con su memorándum, especifique claramente lo que espera que hagan. Mencione un cronograma en el que esperará su respuesta a su memorándum comercial.
Al delinear claramente las acciones y los plazos, no dejará motivos para suposiciones o confusión. Por lo tanto, la respuesta que pretende recibir será rápida y eficiente.
#9. Revisa tu nota
Una vez que haya escrito un memorando comercial que comunique bien el propósito, asegúrese de revisarlo y corregirlo. Esto es para evitar errores de ortografía, hacer declaraciones confusas o perder puntos importantes.
#10. Seleccione un canal de comunicación
Ahora, tradicionalmente, los memorandos comerciales serían copias impresas que se compartirían en toda su organización. A la luz de cómo nuestras vidas y nuestro trabajo están mayormente en línea en la actualidad, siéntete libre de elegir un canal de comunicación en línea.
Puede enviar un correo electrónico para anuncios oficiales vitales; sin embargo, para cambios de proceso o actualizaciones urgentes, una plataforma de chat como Flojo o Google Chat podría funcionar mejor. La elección de su canal de comunicación depende del contenido de su nota.
Tips to Format a Memo
Este es sencillo. Estos son los 6 consejos a tener en cuenta:
- Los memorandos tienden a ser breves, por lo tanto, se adhieren a una o dos páginas, en el mejor de los casos.
- Los memorandos suelen estar a un espacio y alineados a la izquierda.
- Para comenzar nuevos párrafos, omita una oración antes de comenzar la nueva
- Puede usar una fuente oficial como Times New Roman y optar por un tamaño de fuente de 12 o 14
- Mencione "Memo" en la parte superior de su nota comercial
- Omita el uso de saludos, frases de cierre y remitentes
Online Memo Maker Tools
Cada nota sigue un formato similar pero tiene diferencias cruciales en estilo dependiendo de su propósito. En lugar de hacerlo manualmente, tome la ayuda de estas herramientas principales para crear notas:
#1. Canva
Mejora la comunicación comercial cuando creas una nota con Canva.
Puede elegir entre una amplia gama de plantillas, fuentes y estilos, personalizarlo según sus necesidades y descargarlo de forma gratuita. Canva también viene con un paquete Pro que le da acceso a fuentes y plantillas premium.
Literalmente, puede arrastrar y soltar diferentes elementos en su página. Descubre las mejores funciones con Canva: déjate mimar por los bordes, las imágenes y las ilustraciones para crear un impacto a través de tu nota.
#2. colina de diseño
colina de diseño es otro creador de notas útil que le permite tener un "impacto instantáneo".
Puede explorar ideas, personalizar plantillas para satisfacer sus necesidades y descargar archivos listos para usar en minutos.
Se encargan del formato, los colores y todos los diferentes aspectos del diseño para que puedas concentrarte en lo importante: los contenidos.
#3. Fotor
Si buscas crear visualmente entractive notas creadas para hoy, comience con Fotor.
Elija un diseño y un plantilla. Agregue su información y personalice la plantilla con imágenes, logotipos de la empresay fondos. ¡Revisa y listo!
Memo Examples
Memorándum de lanzamiento de producto retrasado
Memorándum
Fecha: 25 de enero de 2023
A: Todos los empleados
Desde: Shirley Shaker, directora ejecutiva de ABC Inc.
Título: Lanzamiento de producto para la División Drama
Le escribo para informarle que el lanzamiento del producto para la división de drama se retrasará, considerando los informes recibidos del equipo de probadores de productos.
Creemos que el tiempo extra nos ayudará a afinar detalles adicionales y expandir nuestro uso de aplicaciones, lo que finalmente aumentará nuestra productividad.
Algunos empleados han compartido su preocupación de que tal retraso pueda afectar negativamente nuestras ventas. Por lo tanto, estamos lanzando una venta en todo el sitio para compensar el retraso.Entendemos que este cambio podría afectar numerosos procesos dentro de los equipos centrales. Los gerentes pueden abandonar los objetivos del primer trimestre y trabajar con sus equipos para retener nuestra base de usuarios actual mientras generan anticipación para el lanzamiento del producto.
Si bien este retraso es desafortunado, le pedimos su apoyo para una pronta liberación.
Nota de política
Memorándum
Fecha: 28 de enero de 2023
A: Todos los empleados
Desde: Shameer S. Ranjan, director ejecutivo de Liqr Inc.
Título: Una llamada de vuelta a la oficina
Estos últimos tres años, hemos extrañado mucho a nuestros equipos trabajando desde la oficina. A la luz de los acontecimientos recientes, le escribo para informarle que estamos reiniciando el trabajo desde la oficina a partir de marzo de 2023.
Si bien entendemos que este podría ser un período de cambio para muchos de ustedes, esperamos que estén tan felices como nosotros de volver a la oficina.
Habrá una provisión de trabajo híbrido disponible para equipos no comerciales. Le pido que se comunique con sus respectivos equipos y gerentes de informes para analizar el mejor modelo para usted y su equipo.
Comuníquese con sus gerentes de informes si tiene alguna pregunta. Mientras tanto, respeto su cooperación mientras esperamos verlos a todos de regreso en la oficina. Estoy seguro de que esta será una buena noticia para todos ustedes.
Conclusión
Escribir un buen memo puede parecer una tarea desalentadora, pero seguramente lo dominará en poco tiempo si sigue los consejos que hemos mencionado. Si necesita ayuda con el formato, los diseños y similares, le sugerimos que pruebe los creadores de notas en línea para crear una nueva nota en minutos.
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