7 meilleurs modèles d'agenda pour des réunions plus productives [2023]

Les réunions sans ordre du jour sont la cause première des sessions improductives. Changeons la donne avec ces modèles d'ordre du jour pour des réunions productives.

Donc, vous êtes dans une vie communautaire mais vous n'avez pas assisté à des réunions d'intellos ? Vous vous moquez de moi ? Nous avons tous participé à des réunions où nous n'avons pas eu l'occasion de contribuer ou où nous n'avons eu aucun indice sur la discussion.

Par conséquent, nous retournons à notre table sans résultats précis et nous passons des heures improductives. Heureusement, vous pouvez encore apporter des changements positifs à votre réunion grâce à l'ordre du jour.

Aujourd'hui, dans cet article, je vais non seulement vous aider à comprendre ce qu'est un ordre du jour de réunion, mais aussi vous donner quelques-uns des meilleurs modèles d'ordre du jour de réunion pour tirer le meilleur parti de votre réunion. Ne perdons pas de temps et commençons à être productifs.

Quels sont les avantages de documenter les ordres du jour des réunions ?

Avant d'aborder les avantages de la documentation des ordres du jour des réunions, permettez-moi de vous expliquer ce que sont les ordres du jour des réunions. L'ordre du jour d'une réunion est un bref plan ou schéma de la réunion que l'organisateur communique à tous les participants. L'ordre du jour aide l'équipe à définir clairement les attentes pour la réunion, les questions auxquelles il faut répondre, etc. 

Pour en revenir à la question, quels sont les avantages de la documentation des ordres du jour des réunions ? Voici quelques avantages de la documentation des ordres du jour des réunions.

Tout le monde peut contribuer

Le principal défi de toute réunion non planifiée est que tous les participants ne peuvent pas continuer à parler pendant la réunion. Cela peut être dû à diverses raisons : soit ils ne savent pas quoi dire, soit les autres ne les laissent pas parler. Mais les choses peuvent s'inverser si vous documentez votre réunion. La documentation de la réunion permet à tous les participants de connaître le pourquoi, le comment et le quand de la réunion.

Optimiser le temps

La documentation d'une réunion ne consiste pas en quelque chose de spécifique au temps. Néanmoins, elle peut contribuer à ce que la réunion soit courte et productive. Elle encourage les membres de l'équipe à comprendre au préalable les objectifs de la réunion et à dissiper toute confusion. En outre, la documentation de réunion permet d'éviter les conversations hors sujet, ce qui permet de gagner du temps.

Peut suivre la discussion

La principale caractéristique de la documentation des réunions est que les données sont bien classées et organisées. Grâce à ces caractéristiques, les participants à la réunion peuvent facilement suivre les discussions et faire valoir leurs points de vue, car ils savent ce qui va suivre et quand ils peuvent prendre la parole.

Conserver une trace de la discussion

Les réunions sont un élément essentiel de toute entreprise. Il se peut que vous deviez assister à deux ou plusieurs réunions par jour, et parfois même pas à une seule. Mais pouvez-vous vous souvenir de tous les points et de tous les plans présentés lors de la réunion ?

Par conséquent, la documentation de réunion peut vous aider à prendre toutes les notes importantes de manière organisée. En outre, la documentation des réunions peut également être utilisée ultérieurement pour partager le résumé de la discussion avec les participants absents.

Comment un modèle d'ordre du jour de réunion peut-il vous aider à organiser et à rationaliser la réunion ?

Dès lors que vous savez ce qu'est un ordre du jour de réunion et quels sont ses avantages, vous serez certainement curieux de savoir comment établir un ordre du jour de réunion. Mais planifier un ordre du jour de réunion n'est pas aussi simple qu'un bricolage d'une minute. Mais l'internet a rendu la plupart des tâches complexes faciles à réaliser.

Ainsi, plutôt que de planifier vous-même l'ordre du jour d'une réunion, vous pouvez toujours opter pour réunion en ligne modèles d'ordre du jour. Ces modèles préconçus, qui décrivent les raisons et la structure d'une réunion, présentent plusieurs avantages. Les principaux avantages de l'utilisation de modèles d'ordre du jour sont présentés ci-dessous.

Rationalisation

Les modèles d'ordre du jour de réunion vous aident à établir un ordre du jour productif et à rationaliser votre réunion en fournissant un guide clair à tous les participants. Ces modèles incluent tous les sujets et actions nécessaires à discuter lors de la réunion.

Ainsi, les participants n'ont pas à penser à tous les points essentiels à la dernière minute. Au contraire, ils peuvent se préparer à l'avance grâce à la documentation.

Gain de temps

Préparer l'ordre du jour d'une réunion n'est pas simple. En plus de penser à tous les points clés essentiels, vous devez également organiser et classer l'ordre du jour sous une forme spécifique afin d'éviter d'omettre des sujets pertinents.

C'est là que les modèles d'ordre du jour de réunion viennent à la rescousse. Les modèles d'ordre du jour de réunion contiennent déjà des données bien organisées et catégorisées. Il vous suffit d'y ajouter les points essentiels, ce qui vous permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de couvrir tous les sujets sans perdre beaucoup de temps.

Nombreuses options

Comme nous le savons, toutes les réunions sont différentes. Par conséquent, même l'ordre du jour de la réunion ne peut pas être identique. Mais vous n'avez pas à vous inquiéter, car plusieurs plateformes en ligne proposent de nombreux types de modèles d'ordre du jour de réunion.

Que vous souhaitiez une consultation individuelle ou que vous ayez une équipe, vous pouvez trouver et organiser votre réunion grâce à des modèles d'agenda en ligne en quelques secondes. Même la planification des projets devient plus facile avec l'aide des bons modèles de réunion.

Selon un enquête récenteSelon le rapport de la Commission européenne, environ 83% des employés passent jusqu'à 33% de leur semaine de travail en réunions, et un employé moyen consacre au moins 3 heures de travail à des réunions. Ces chiffres suffisent amplement à montrer à quel point les réunions sont chronophages.

En outre, ces nombreuses heures peuvent être perdues si les réunions n'aboutissent pas au résultat escompté. Il est donc essentiel de disposer d'un ordre du jour de réunion bien organisé pour gagner du temps et obtenir un résultat productif. Voici quelques-uns des meilleurs modèles d'ordre du jour de réunion sur lesquels vous pouvez compter pour vos prochaines réunions.

Hugo 

Lorsque vous recherchez des modèles d'ordre du jour de réunion, vous verrez toujours Hugo au sommet. Ce n'est pas grâce à de bonnes stratégie de marketingmais aussi pour leurs services. Hugo propose plus de 80 modèles gratuits d'ordre du jour de réunion créés par des personnes expérimentées. Vous trouverez des modèles pour diverses réunions, comme des idées de campagne publicitaire, des réunions de travail, des comptes rendus de réunions de base, et bien plus encore. 

Les modèles d'ordre du jour de réunion d'Hugo sont compatibles avec Word et Google Docs. En outre, vous pouvez également les utiliser dans Fellow. Hugo fournit des modèles dans 13 catégories différentes, y compris des modèles de réunion agile, des réunions individuelles, des modèles de réunion, etc.

Hugo est livré avec de nombreuses autres fonctionnalités supplémentaires pour les utilisateurs. Par exemple, Hugo permet aux utilisateurs de prendre des notes, de préparer des ordres du jour de réunions en collaboration, de synchroniser des calendriers, etc. Hugo est un site convivial. Vous pouvez donc vous y habituer en un rien de temps.

Hugo est gratuit. Cependant, vous pouvez toujours opter pour la version premium pour plus de fonctionnalités.

Canva 

Il s'agit d'une application populaire que la plupart d'entre nous utilisent quotidiennement. Mais saviez-vous que notre application d'édition préférée, Canva, pouvait également vous aider à élaborer un agenda de réunion parfait ? Si ce n'est pas le cas, ne vous inquiétez pas, vous le savez maintenant.

Canva est une application puissante qui propose plusieurs modèles tels que des invitations, messages sur les médias sociauxet autres. Mais les modèles d'agenda de réunion sont la cerise sur le gâteau. Canva propose des dizaines de modèles gratuits d'agenda de réunion qui peuvent être facilement utilisés, modifiés et imprimés.

L'application propose des modèles formels et informels. En outre, Canva propose également des modèles de présentation d'agenda personnalisables, qui peuvent vous aider à rendre votre réunion encore plus authentique et productive. Comme nous sommes déjà familiarisés avec Canva, l'utilisation de ce site ne sera pas difficile pour tout le monde.

Asana

Vous cherchez des modèles d'agenda de réunion qui répondent à tous vos besoins bureautiques ? Asana peut vous tirer d'affaire. Asana est un site web gratuit qui peut donner de la vie à vos réunions et les rendre plus productives et passionnantes.

Il s'agit d'un site web facile à utiliser qui propose les meilleurs modèles d'ordre du jour de réunion. Les modèles de ce site réduisent votre charge de travail car ils incluent tous les sujets et points essentiels à discuter lors d'une réunion.

En termes de types, Asana propose des modèles de base et des modèles avancés. Vous pouvez y trouver des modèles d'agenda de réunion bien structurés, basés sur des types de réunions spécifiques. Que vous recherchiez des réunions de lancement de projet, des réunions de brainstorming en équipe, des réunions à l'échelle de l'entreprise ou tout autre type de modèle, Asana peut vous faciliter le travail en quelques secondes.

Smartsheet 

Smartsheet est un site web gratuit qui propose plusieurs modèles d'agenda de réunion. Le site offre une liste bien organisée et complète, ce qui rend votre recherche plus facile et plus durable.

Ce site comprend différents types de modèles d'agenda de réunion, tels que des modèles d'agenda de réunion classique, des modèles d'agenda de conférence, des modèles d'agenda de réunion informelle, des modèles d'agenda de réunion de conseil d'administration, et bien plus encore.

En plus de plusieurs modèles, Smartsheet est un outil pratique pour les entreprises, car ce site offre de nombreuses fonctionnalités supplémentaires telles que collaboration en temps réelSmartsheet est un assistant de réunion parfait, avec un flux de travail automatisé, une meilleure visibilité, etc. Dans l'ensemble, on peut conclure que Smartsheet est un parfait assistant de réunion.

Trello

Trello est un site web et une application populaires et fiables. Trello est considéré comme le chef de projet. Cette plateforme vous aide à organiser les tâches, à gérer les projets, etc. En termes de modèles, Trello propose de nombreux modèles d'agenda de réunion qui peuvent être facilement utilisés et personnalisés.

En outre, Trello permet également à ses utilisateurs de télécharger des images et des documents pour gérer leur travail plus efficacement. En outre, vous pouvez également collaborer avec les membres de votre équipe directement à partir du site pour partager l'ordre du jour de la réunion et vous économiser.

Miro

Trouver une plateforme unique pour tous vos besoins bureautiques est un véritable parcours du combattant. Mais Miro possède toutes ces caractéristiques. Miro est un site web gratuit qui propose plusieurs modèles d'agenda de réunion et des fonctionnalités avancées.

Le modèle principal de Miro est l'ordre du jour de la réunion d'équipe. Ce modèle comprend toutes les données essentielles, qui peuvent ensuite être utilisées pour prendre des décisions judicieuses concernant l'entreprise. Les modèles d'ordre du jour de réunion d'équipe peuvent vous aider à faire le point sur les progrès réalisés, à partager les mises à jour de projets pertinents, à reconnaître les efforts individuels, etc.

Le modèle d'agenda de réunion d'équipe est considéré comme un modèle puissant. Ce modèle peut être facilement personnalisé pour tout autre département, tel que campagnes de marketingla planification des sprints, etc. 

Atlassian

Si vous êtes à la recherche d'un modèle d'ordre du jour de réunion productive, votre recherche peut se terminer sur le site suivant. Atlassian est un site web gratuit qui propose de nombreux types de modèles d'agenda de réunion. Mais ce site est surtout connu pour son modèle d'ordre du jour pour les réunions à plusieurs.

Les réunions de travail sont considérées comme l'une des réunions les plus importantes de toute organisation. En gardant cela à l'esprit, ce site vous propose les meilleurs modèles d'ordre du jour pour les réunions tous azimuts qui fournissent un format transparent et communicant.

Ce modèle de Atlassian inclut tous les sujets de discussion. Des objectifs à la mise en avant d'une équipe spécifique, ce modèle ne décevra votre réunion sous aucun prétexte. Le modèle d'ordre du jour de la réunion plénière d'Atlassian offre un format d'ordre du jour productif et complet que toute entreprise se doit d'adopter.

Conclusion

Les réunions sont un élément essentiel de l'organisation. Elles permettent aux membres de l'équipe de connaître leurs objectifs, leur position actuelle, leurs projets et d'autres facteurs liés à l'entreprise. Mais à quoi bon passer des heures en réunion si les participants reviennent avec la question "À quoi sert cette réunion ?".

C'est pourquoi une entreprise a besoin d'utiliser des modèles d'agenda de réunion. Aujourd'hui, dans ce blog, nous avons parlé de quelques-uns des meilleurs modèles d'agenda de réunion qui peuvent non seulement rendre votre réunion productive, mais aussi la rendre plus vivante. 

Vous pouvez également explorer quelques top applications de réunion à distance pour Slack et Teams.