10 meilleurs outils de suivi de la présence des employés pour les petites et moyennes entreprises

Les logiciels de suivi des présences des employés ont rapidement remplacé les processus traditionnels, car ils sont faciles à gérer à tout moment et en tout lieu.

L'époque où il fallait tenir un registre ou une feuille de calcul Excel pour suivre les présences de vos employés est révolue. Les employés peuvent marquer leur présence en ligne sans aucune intervention physique, tandis que les managers peuvent suivre les mouvements de leurs employés à tout moment à l'aide de leur téléphone portable. Cette solution est avantageuse à la fois pour les employés et pour les managers.

Voyons comment les applications de gestion des présences sont d'excellents outils pour gérer les flux de travail au sein d'une organisation.

Flexibilité

Il arrive que les employés doivent travailler en dehors du bureau. Ils peuvent travailler à domicile ou assister à des réunions en dehors du bureau. Il est difficile de suivre toutes les actions de vos employés s'ils ne sont pas au bureau. Il peut aider les employés à suivre leurs heures de travail et permettre aux responsables de leur donner des horaires de travail.

Précision

Avec l'aide de cette application, réduisez les erreurs manuelles et enregistrez le temps avec précision.

Productivité

Le logiciel de suivi des présences permet à l'administration d'économiser le temps passé à contrôler et à diriger les présences des employés. Il automatise les tâches fastidieuses de gestion de la paperasse et de perforation des cartes.

Rapports de présence

Les rapports de chaque tâche accomplie ou assignée sur l'application sont visibles. Les données centralisées permettent de mieux comprendre les performances et les antécédents des employés.

Intégration

L'application peut être intégrée à n'importe quel matériel tiers, tel que les machines biométriques ou à lecture optique. Les politiques de présence peuvent être personnalisées et conçues pour répondre à vos besoins.

Suivi en temps réel

L'application de gestion des présences est généralement basée sur le cloud, ce qui vous permet de suivre l'emplacement de votre personnel en temps réel.

Voyons maintenant quelques-uns des meilleurs outils de suivi des présences des employés.

Clockify

Clockify propose un logiciel de feuille de temps qui vous permet, à vous et à votre équipe, de suivre les heures de travail dans le cadre de divers projets. Les utilisateurs peuvent avoir un accès illimité à ce logiciel, et la meilleure chose est qu'il est gratuit sans frais supplémentaires. Les données sont automatiquement synchronisées en ligne et sont accessibles sur tous les types d'appareils.

Fonctionnalités

Suivi du temps : aide à suivre le temps consacré aux tâches à accomplir, manuellement ou automatiquement. Le programme surveille le temps en utilisant le chronomètre en mode minuterie. Si vous choisissez le mode manuel, vous pouvez ajouter vos heures ultérieurement.

Gestion des feuilles de temps : Il est possible de faire le compte de votre semaine de travail en moins d'une heure à l'aide de cette feuille de temps. Créez un plan de tâches que vous avez défini et suivez le temps total pour chaque jour/activité.

Gestion de projet et d'équipe : Grâce à cette fonction, vous pourrez déterminer où vous passez le plus de temps et sur quoi votre équipe travaille. Vous pouvez également partager ou télécharger des rapports au format pdf, excel ou CSV.

Zoho People

Zoho People est une solution efficace qui permet de coordonner les tâches administratives liées aux ressources humaines sur un site donné. Il propose la gestion de la base de données des employés, la gestion du temps et des congés, la gestion des performances, la gestion des voyages et la génération de fiches de paie.

Fonctionnalités

Gestion des congés : Grâce à Zoho People, il est possible d'enregistrer et de suivre tous les types de congés. Il peut s'agir de congés de formation, de vacances ou de maladie. Il est également possible d'analyser les schémas de congés pour maintenir l'efficacité de vos employés.

Gestion des présences : Vous pouvez suivre les heures d'arrivée et de départ des employés où qu'ils se trouvent grâce à Zoho People (application en nuage). Il existe également une fonction de suivi de la géolocalisation, qui permet d'enregistrer les arrivées et les départs à partir d'appareils mobiles. Les gestionnaires peuvent aussi établir différentes limites d'IP pour réglementer l'heure et l'endroit où les employés sont autorisés à se présenter.

Suivi du temps : Zoho People comprend une fonction de suivi du temps qui aide les entreprises à suivre les tâches et les lieux de travail de leurs employés. Elle vous permet de vérifier régulièrement l'efficacité de l'équipe et de stimuler sa productivité globale.

Évaluation de la performance : Zoho people vous aide à évaluer les capacités et les performances de vos employés. Zoho people vous assiste également dans le processus d'évaluation de la performance afin de s'assurer qu'il est mené efficacement.

Jibble

Jibble est une application en nuage qui facilite la gestion du temps et le suivi des employés et des présences. Elle est dotée d'une interface conviviale qui peut simplifier le suivi du temps au sein de Slack et de Microsoft Teams.

Fonctionnalités

• Utilisez la reconnaissance faciale pour déverrouiller l'application.
• Contrôlez l'emplacement et les heures de travail des employés à l'aide du GPS.
• Utilisez des codes pin pour compter les entrées et les sorties afin de minimiser les erreurs humaines.

L'application propose un plan gratuit qui permet un nombre illimité d'utilisateurs. Les forfaits payants commencent à 2 $/utilisateur par mois.

QuickBooks

QuickBooks est le système de gestion du temps et des présences le plus efficace pour les entreprises mobiles (par exemple, les travailleurs à distance ou hors site ou le personnel de service sur le terrain). Les entreprises dont les employés se déplacent constamment ont besoin d'un système automatisé de gestion des temps et des présences qui facilite le suivi de leurs heures de travail en dehors des locaux de l'entreprise.

QuickBooks est une solution basée sur le cloud à laquelle les utilisateurs peuvent accéder via un navigateur mobile ou web pour se connecter et se déconnecter de leur travail, consulter les changements d'horaires et même demander des congés payés.

Les entreprises qui emploient du personnel à distance ont besoin de systèmes pour surveiller les employés et s'assurer qu'ils sont au bon endroit au bon moment. QuickBooks vous permet de le faire grâce au suivi GPS en direct. Vous pouvez également établir des géofences afin que les employés ne s'enregistrent qu'à l'entrée et à la sortie des zones désignées.

QuickBooks permet aux gestionnaires de créer des horaires pour les employés en fonction des tâches ou des quarts de travail. Ils peuvent communiquer avec les employés pour s'assurer que tout le monde est au même niveau. Le logiciel peut être utilisé pour approuver ou refuser les demandes de congés payés, envoyer des rappels pour les entrées et les sorties et modifier les codes des postes de travail.

QuickBooks dispose également de capacités de suivi des travaux plus complètes que celles de bon nombre de ses concurrents. Il vous permet de suivre l'avancement de votre projet et de comparer les estimations du projet avec les dépenses réelles, d'envoyer des messages et de suivre l'état d'avancement et les coûts du projet.

Il peut s'intégrer à des logiciels tiers, ce qui signifie qu'il peut transférer en toute transparence les données de suivi du temps de travail des employés vers votre logiciel de paie et de comptabilité.

Buddy Punch

Buddy P unch dispose de plusieurs fonctions de gestion du temps et des présences qui peuvent aider les entreprises à se conformer à leurs politiques internes et aux lois régissant l'emploi et le travail. Par exemple, il permet de calculer automatiquement les heures supplémentaires pour garantir un paiement correct, d'automatiser les pauses et les sorties, ainsi que d'afficher des images de poinçonnage prises par une webcam. Ces outils permettent de limiter le poinçonnage des employés tout en garantissant l'exactitude des relevés de temps et de paiement.

Vous pouvez vous assurer que vos employés travaillent conformément aux règles en limitant les poinçonnages à des dates spécifiques de la journée ou en planifiant des équipes. Vous avez également la possibilité de bloquer certaines Adresses IP et certains appareils. Si vous travaillez avec des employés mobiles, il est possible de s'assurer qu'ils pointent au bon endroit grâce aux fonctions de suivi GPS et de géofencing.

Buddy Punch permet de rationaliser les enregistrements de temps et de présence en utilisant des flux de travail d'approbation, des autorisations de gestionnaire et des flux de travail d'approbation. Il intègre également les systèmes de paie et de comptabilité pour simplifier et réduire les erreurs administratives.

Si vous avez besoin d'accéder aux données sur les présences et le temps, Buddy Punch propose différents rapports à la demande. En outre, le logiciel dispose de fonctions d'alarme, de rappel et de notification pour vous tenir au courant de l'assiduité de vos employés.

TrackSmart

TrackSmart convient parfaitement aux petites entreprises de différents secteurs d'activité comptant 100 employés.

C'est l'un des moyens les plus efficaces pour les entreprises de suivre sans effort les congés, les heures de travail et tous les autres jours de repos de leurs employés. Cette solution conviviale, basée sur le web, comprend toutes les dernières fonctionnalités telles que les calendriers de suivi des présences et les feuilles de temps pour les employés.

Elle comprend toutes les fonctions des formulaires papier, mais elle est complétée par un système automatisé de rapport et d'enregistrement des demandes de congé, ainsi que par un outil de procédures d'approbation.

Fonctionnalités

• Gestion des absences
• Gestion du calendrier
• Suivi FMLA
• Suivi des heures supplémentaires
• Portail libre-service
• Feuilles de temps
• Suivi des vacances et des congés

Les plans annuels commencent à un minimum de 169 $ par an. Des essais gratuits sont également disponibles. Basé sur le cloud, il est idéal pour les propriétaires, les professionnels des ressources humaines et les directeurs. Il aide également les entreprises à suivre les heures supplémentaires.

factoHR

factoHR est le premier fournisseur mondial de gestion de la main-d'œuvre, au service de plus de 1 000 clients dans le monde entier et de plus d'un million d'employés. Il s'engage à fournir le plus haut niveau de soutien à ses clients, car il est convaincu qu'une relation à long terme avec le client est la méthode la plus efficace pour faire croître votre entreprise.

Caractéristiques

Sa fonction de suivi des présences offre diverses fonctionnalités telles que la collecte automatique de données en temps réel à partir de n'importe quel lecteur et le calcul des politiques de retard, d'avance et d'heures supplémentaires. Les autres caractéristiques de la gestion des présences sont les suivantes

• Intégration biométrique
• Enregistrement et sortie par Internet
• Gestion des congés
• Gestion des feuilles de temps

factoHR s'appuie sur plus de vingt ans d'expertise et compte des clients issus de divers secteurs d'activité. Il a également été reconnu comme le meilleur fournisseur de logiciels RH de l'année par le World HRD Congress pour avoir fourni la meilleure solution pour toutes les exigences de base et essentielles des entreprises dans différents domaines d'activité.

MonAttendanceTracker

MonAttendanceTracker permet de suivre l'assiduité des étudiants sur n'importe quel appareil. Configurez votre suivi des présences en utilisant les termes que vous souhaitez utiliser.

Fonctionnalités

Carnet de notes intégré : Désormais, vous pouvez inclure des évaluations entièrement personnalisables dans chaque classe afin de conserver l'ensemble des notes de la même manière que vous prenez les présences.

Communication enseignants/parents : Informez automatiquement les parents des absences à supprimer, des changements de notes ou des problèmes de comportement. Vous pouvez envoyer des messages individuels, par classe ou pour l'ensemble de l'école, par SMS ou par courrier électronique.

Tableaux de bord des notes : Vérifiez tout ce qui se passe dans chaque classe et avec les élèves en examinant des mesures simples immédiatement sur vos tableaux de bord pour les classes et les notes. Obtenez des rapports personnalisés pour obtenir des informations plus approfondies sur les résultats des élèves en classe.

Compatible avec tous les appareils : Pour enregistrer toutes les données dont vous avez besoin, il vous suffit d'appuyer plusieurs fois sur l'écran de votre tablette ou de votre téléphone. L'application a été conçue pour fonctionner aussi bien sur les smartphones que sur un grand écran.

Suivez les progrès des élèves : Chaque classe dispose d'une page d'aperçu sur laquelle vous pouvez facilement créer et suivre vos évaluations, vérifier les progrès de votre classe, ajouter ou supprimer des élèves et prendre des notes rapides pour les réviser.

Heures de travail

Enregistrez et créez des comptes d'employés pour votre personnel avec Heures de travail. Ils peuvent télécharger des clients de bureau, se connecter et suivre leurs activités. C'est aussi simple que cela. Créez des hiérarchies de rapports pour améliorer le contrôle à tous les niveaux de l'entreprise.

Caractéristiques

Suivi automatisé du temps : Avec Task Hours, le suivi du temps de votre client de bureau et la génération de feuilles de temps sont automatiques et en direct. Il n'y a pas de longs formulaires à remplir et il n'est pas nécessaire de se précipiter pour remplir des feuilles de temps générées manuellement. Les membres de votre équipe peuvent se concentrer sur leurs tâches principales.

Capture d'écran automatisée : Surveillez les activités à l'aide de la capture d'écran automatisée. Elle n'enregistre les écrans que lorsque des actions sont enregistrées. Il fonctionne également hors ligne ! Il n'y a pas d'enregistrement des heures de travail sur l'ordinateur personnel et donc pas de problèmes de confidentialité.

Feuilles de temps manuelles : Les membres de votre équipe peuvent enregistrer manuellement leur temps s'ils n'utilisent pas le client de bureau Task Hours dans le cadre de leurs fonctions. Vérifiez et approuvez les heures déclarées.

Analyse intelligente : Les analyses intelligentes de Task Hours vous aident à identifier le comportement des employés et les zones de productivité, ce qui est une caractéristique essentielle à prendre en compte lors de la prise de décisions liées aux ressources humaines.

Rapports robustes : Les rapports flexibles vous permettent de suivre et d'analyser l'efficacité et la performance des membres de l'équipe, ainsi que chaque minute de productivité et de temps perdu. Vous pouvez identifier qui fait de son mieux pour développer votre entreprise.

Notifications intelligentes : Vous serez notifié de chaque tâche entamée, achevée ou interrompue. Task Hours rappellera automatiquement aux membres de votre équipe de l'utiliser. Recevez les feuilles de temps quotidiennes dans votre boîte de réception. Il n'y a rien de plus efficace pour vous tenir informé.

Assistance en direct : Notre équipe d'assistance en ligne a toutes les réponses dont vous avez besoin pour en savoir plus sur les fonctionnalités de Task Hours. Si vous n'utilisez pas les fonctionnalités que vous souhaitez, contactez le support en direct pour recevoir les réponses en quelques minutes. Le week-end, le support par email est accessible.

Notes de temps

Notes de temps est une application intelligente et facile de suivi des présences qui aide à suivre les présences et le travail de vos employés. Il n'est plus nécessaire de remplir des feuilles de temps papier, car il enregistre et stocke les informations pour vous.

Quel est le processus ? Lorsque les membres s'inscrivent, ils sélectionnent la tâche et complètent les informations requises. Une fois que vous avez terminé, vous pouvez immédiatement voir les journaux de travail dans les rapports et les exporter dans le format que vous souhaitez.

Il est possible de suivre les présences et les congés des employés, de savoir qui a travaillé sur quoi et combien de bénéfices ils ont réalisé, ainsi que le montant que vous devez leur verser en salaires.

Fonctionnalités

Personnalisable : Grâce à ses nombreuses options de personnalisation, Timenotes peut être adapté précisément aux besoins de vos employés et de votre entreprise.

Rapports et tableaux de bord : Créez des filtres et sélectionnez des plages de temps de présence spécifiques pour télécharger des fichiers aux formats Excel, PDF et CSV. Créez des rapports pour la facturation des clients, la paie ou la gestion en quelques clics.

Gardez la trace des congés de votre équipe : Assurez-vous que vos employés sont présents en vérifiant les congés planifiés de votre équipe. Vous pouvez facilement gérer la présence de vos employés et confirmer les demandes d'absence.

Suivi en temps réel : Suivez les journaux et les activités liés au travail en temps réel en quelques clics.

Le mot de la fin

La création d'une culture dans laquelle vos employés se sentent responsabilisés et soutenus nécessite une compréhension approfondie de la gestion des employés et du processus. Vous devez être en mesure d'évaluer les performances des employés, de gérer leurs tâches quotidiennes et d'obtenir le type d'observation qui vous aidera à élaborer un plan d'action.

Le logiciel de suivi des présences peut faire tout cela, vous donnant ce dont vous avez besoin pour renforcer votre culture et guider votre organisation vers l'avenir.

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