9 meilleurs systèmes de gestion des visiteurs pour les startups et les entreprises

Les systèmes de gestion des visiteurs (VMS) sont de plus en plus populaires car les organisations sont tenues d'améliorer leur niveau de jeu en raison des risques accrus liés à la santé, à la sécurité et aux normes de conformité.

Selon un rapportLa taille du marché mondial des systèmes de gestion des visiteurs devrait passer de 1,1 milliard de dollars US en 2021 à 2,3 milliards de dollars US en 2026.

Différents facteurs sont à l'origine de cette croissance, notamment la sensibilisation accrue à la sécurité, la demande de travail sans papier et la nécessité d'adhérer aux réglementations. Cette croissance est particulièrement évidente depuis l'éclatement de Covid-19, qui a entraîné des changements majeurs dans la manière dont les industries travaillaient auparavant.

La technologie et les systèmes de sécurité ont évolué pour s'adapter à la main-d'œuvre numérique et aux scénarios du monde post-COVID.

Un système de gestion des visiteurs peut aider les organisations à s'adapter aux changements de manière transparente tout en offrant les meilleurs services, produits et expériences possibles aux visiteurs.

Discutons de ce logiciel et de la manière dont il peut vous aider.

Qu'est-ce que la gestion des visiteurs ?

La gestion des visiteurs fait référence au processus de suivi et de gestion des visiteurs qui vont et viennent dans les locaux de votre organisation. Que votre organisation dispose ou non d'une réceptionniste, la gestion des visiteurs est essentielle pour la sécurité de vos employés et de l'entreprise.

Même si vous offrez des produits, des services et un service à la clientèle exceptionnels, la gestion des visiteurs va plus loin pour s'assurer que les visiteurs quittent vos locaux en laissant une bonne impression. Elle permet non seulement de renforcer la réputation de votre marque et d'accroître sa notoriété, mais aussi d'encourager les gens à revenir vers vous en cas de besoin.

Vous vous demandez peut-être qui sont les visiteurs. Les visiteurs peuvent être :

• Fournisseurs et entrepreneurs
• Participants à une réunion d'affaires
• Professionnels de la réglementation ou de l'audit
• Candidats à un entretien d'embauche
• Messagers
• Personnes à la recherche d'informations
• Livreurs

En outre, les visiteurs peuvent être des employés qui ne se rendent pas souvent dans les locaux, comme les personnes qui travaillent à domicile. Parfois, des visites inattendues peuvent également se produire.

Qu'est-ce qu'un système de gestion des visiteurs ?

Un système ou logiciel de gestion des visiteurs (VMS) est un outil qui permet de suivre et de gérer les personnes qui entrent dans les locaux d'une entreprise et celles qui en sortent. Il représente divers processus permettant de gérer le flux de visiteurs, de l'arrivée au départ, afin d'offrir la meilleure expérience possible tout en garantissant la sécurité de chacun et la conformité de l'entreprise.

Les entreprises de toutes tailles peuvent utiliser le logiciel de gestion des visiteurs, et pas seulement les plus grandes. En outre, le VMS est efficace pour divers secteurs verticaux, notamment la défense et l'aérospatiale, l'automobile, les produits chimiques, les services commerciaux et les fournitures, les biens de consommation, la distribution, les soins de santé, les technologies de l'information, l'électronique, l'ingénierie et bien d'autres encore.

Il existe différents types de VMS :

• Gestion des visiteurs en libre-service: Un kiosque est utilisé pour l'enregistrement. Les visiteurs y font la queue, remplissent des formulaires et soumettent les documents requis pour obtenir un badge d'invité.
• VMS administré par le personnel: Le personnel d'une organisation surveille et contrôle les visiteurs qui utilisent le logiciel.
• VMS informatisé: Il s'agit d'un système informatique à guichet unique qui permet à une entreprise de surveiller et de contrôler les visiteurs. Il permet de recueillir des données en temps réel et d'automatiser les tâches manuelles pour une meilleure expérience.
• VMS basé sur SaaS: Il s'agit d'un logiciel tiers permettant de surveiller et de contrôler les visiteurs d'entreprises de différentes tailles. Dans ce cas, les entreprises n'ont pas à gérer l'infrastructure ni à consacrer du temps à la maintenance ; les fournisseurs de services s'en chargent, et le coût est abordable.

Pourquoi un système de gestion des visiteurs ?

Les systèmes de gestion des visiteurs sont essentiels pour permettre aux organisations de contrôler et de gérer les visiteurs, en particulier pendant et après une crise mondiale telle que Covid-19. Ils vous aident à vous adapter aux nouveaux défis et à garantir la sécurité de votre personnel et de vos visiteurs.

Cela dit, les réunions d'affaires en face à face sont toujours d'actualité, même à l'ère des webinaires en direct et des vidéoconférences. En fait, de nombreuses entreprises sont désormais ouvertes et acceptent les visiteurs, d'où la nécessité de s'assurer que tous les visiteurs sont pris en compte tout en garantissant la sécurité ; les systèmes de gestion des visiteurs jouent un rôle essentiel à cet égard.

Examinons quelques-uns des avantages du VMS :

Une meilleure expérience pour les visiteurs

Offrir une bonne expérience aux visiteurs renforcera la réputation de votre marque et attirera davantage de visiteurs. Les gens vous choisiront plutôt que vos concurrents si vous veillez à ce qu'ils quittent vos locaux heureux. Un VMS peut vous aider à atteindre cet objectif en vous permettant de tout gérer facilement sans créer d'ennuis aux visiteurs.

Processus de réception simplifié

Avec un bon VMS en place, tous les processus seront gérés efficacement, de la réception des visiteurs au départ. L'utilisation du logiciel permet à votre personnel de traiter vos invités en fonction des raisons de leur visite. Il vous aidera également à gérer les réunions et à vous assurer qu'elles commencent à temps et que les visiteurs ne sont pas frustrés d'attendre dans le hall.

Sécurité et suivi sans contact

Le logiciel VMS vous aidera à effectuer le suivi et la gestion des visiteurs sans contact. Il assurera la sécurité de tous à l'intérieur des locaux de votre bâtiment. Par conséquent, vous pouvez maintenir une protection supérieure contre les problèmes liés à la santé tels que le COVID ou d'autres maladies infectieuses. En outre, le logiciel vous aidera à défendre votre organisation contre les risques liés à la propriété intellectuelle, à la sécurité sur le lieu de travail, etc.

Conformité

Grâce au VMS, vous pouvez enregistrer les données importantes recueillies auprès des visiteurs, notamment leurs informations personnelles, leurs pièces d'identité, leurs documents médicaux et d'autres papiers. Cela vous aidera à les gérer facilement et à conserver un enregistrement, afin d'éviter les risques de conformité tels que GDPR, HIPAA, etc.

Suivi des employés/du personnel

Outre la gestion des visiteurs, le logiciel vous aidera à suivre les activités de vos employés ou de votre personnel. Il vous permettra maximiser leur productivité et les aider à se concentrer sur les domaines essentiels. Les risques pouvant être externes ou internes, le fait de garder un œil sur votre personnel interne contribue à les réduire.

Si vous souhaitez bénéficier de ces avantages, voici quelques-uns des meilleurs fournisseurs de VMS sur le marché.

SwipedOn

Créer le système d'enregistrement des employés et des visiteurs le plus accessible qui soit SwipedOnIl s'agit d'un système de gestion des ressources humaines, sécurisé, simple et rationalisé. Il vous permet de bénéficier d'un environnement de travail flexible et d'une gestion complète de votre lieu de travail.

SwipedOn vous aide à transformer le lieu de travail en remplaçant les anciens carnets de visiteurs par une solution de gestion des visiteurs simple, moderne et élégante. Cette plateforme unique offre de nombreux avantages, tels que l'enregistrement sans contact des employés et des visiteurs.

Vous disposerez de fonctionnalités telles que des outils de recherche de contacts, des notifications instantanées, l'impression de badges d'identification, des accords numériques, un tableau d'entrée-sortie pour les employés, la gestion des évacuations et des questions de filtrage avec des alertes. Les visiteurs peuvent s'inscrire directement en scannant le code QR à l'aide de l'appareil photo de leur téléphone portable, sans contact physique. Cela évitera à votre entreprise et à votre personnel d'être exposés à des maladies infectieuses.

En outre, vous pouvez facilement gérer les registres de sécurité et de santé, la politique COVID-19, les accords de non-divulgation, etc. De nombreux secteurs utilisent SwipedOn, comme la construction, la logistique, les organisations à but non lucratif, les services publics, l'éducation, les soins aux personnes âgées, la fabrication, le sport, la marine, le tourisme, le co-working, et bien d'autres encore. Le plus beau, c'est que SwipedOn plante des arbres pour chaque nouveau client.

Expérimentez la plateforme encore mieux avec de nombreux add-ons tels que la restauration, les livraisons, et les SMS illimités. Pour de meilleures options de gestion de vos employés et visiteurs, vous pouvez connecter SwipedOn avec des outils professionnels pour gérer votre travail en douceur, comme Microsoft Active Directory ou Azure Active Directory.

Vous trouverez également des coûts d'installation nuls, une recherche de contacts facile, des outils de filtrage des visiteurs et un système d'ouverture de session sans contact dans chaque plan. Modernisez l'accueil des visiteurs à partir de $49/mois pour un seul site.

iLobby

iLobby est un leader mondial dans le domaine de la gestion des visiteurs d'entreprise. Les aéroports internationaux, les grandes banques, les entreprises Fortune 500 et les gouvernements lui font confiance pour gérer, contrôler et suivre les visiteurs.

Scannez la carte d'identité avec photo pour obtenir les informations à l'aide d'un scanner dédié ou d'un appareil photo intégré afin de garantir une identification correcte. Utiliser une base de données de tiers ou une liste de surveillance interne pour vérifier instantanément et signaler ou refuser les invités indésirables.

En cas d'urgence, il alertera chaque employé et vous fournira une liste des personnes présentes sur le site afin de faciliter le dénombrement des effectifs. Il automatise le processus très complexe de validation, de contrôle et de filtrage des personnes sur tous les sites afin de répondre aux exigences de conformité, de sûreté, de sécurité et de respect de la vie privée.

Vous pouvez filtrer les visiteurs, les entrepreneurs, les employés, les visiteurs qui reviennent, les types personnalisés, les entretiens, les réunions, les événements et les livraisons. Sécurisez votre entreprise en vérifiant qui se trouve dans votre bâtiment, en rationalisant le processus d'enregistrement des visiteurs, en automatisant la conformité et la sécurité, et en contrôlant l'accès physique.

Faites connaître à vos visiteurs les documents juridiques tels que la responsabilité, les dérogations et les accords de confidentialité et recueillez leurs signatures numériques. En outre, stockez tous les documents juridiques dans un endroit unique et sécurisé afin de pouvoir les télécharger à tout moment. Vous pouvez également créer des rapports personnalisés en quelques clics et afficher tous les rapports du tableau de bord ou exporter les informations.

Soyez toujours prêt pour les audits en conservant une liste des documents signés et d'autres données. Intégrez vos outils professionnels comme Skype for Business, Google Hangouts, Slack, Voice call, les annuaires d'utilisateurs comme Azure Active Directory, Cisco, Google identities, etc., single sign-on Okta, Onelogin, CRM, Email et Calendar, Drives, contrôle d'accès, et bien d'autres encore.

Vous pouvez l'essayer gratuitement ou choisir un forfait à partir de $199/mois.

Envoyés Visiteurs

Offrez une nouvelle expérience à vous-même et à tous ceux qui visitent votre lieu de travail grâce à Envoyés Visiteurs. Assurez la sécurité de votre lieu de travail grâce au système de gestion des visiteurs et gagnez du temps. Vérifiez qui, pourquoi et quand quelqu'un vient vous rendre visite et limitez l'accès aux visiteurs qui ne répondent pas à vos critères.

En outre, rendez votre lieu de travail plus sain grâce à des options d'ouverture de session sans contact. Il n'est plus nécessaire de rechercher les employés et de conserver les documents signés ou les badges d'écriture. Au lieu de cela, vous disposez d'un tableau de bord unique pour suivre tout ce que vous voulez, avec la possibilité de télécharger certains documents.

Faites bonne impression lorsqu'un invité se présente en lui envoyant des indications sur le lieu de travail, en l'interrogeant pour connaître son expérience et en lui faisant dire "waouh" grâce à une connexion par iPad. Vous pouvez également tout capturer et stocker en toute sécurité pour rester en conformité avec les réglementations.

Lors des audits, exportez rapidement les données nécessaires pour un examen sans douleur. En outre, créez plusieurs options d'ouverture de session qui posent diverses questions afin de connaître l'objet de la visite de chaque invité. Vos employés recevront également des notifications instantanées et automatiques à l'arrivée des invités.

Filtrez chaque visiteur en définissant certains critères et vérifiez s'ils figurent sur des listes de surveillance internes ou de tiers. Vous pouvez également obtenir des rapports et des analyses sur le nombre de visiteurs et exporter rapidement des données en quelques clics. Vous pouvez également demander à vos invités de signer des documents juridiques tels que des dérogations et des accords de confidentialité sur l'iPad.

De plus, créez des badges personnalisés ou permettez à Envoy Visitors d'imprimer les badges automatiquement lorsqu'un visiteur s'inscrit. Demandez à vos invités de prendre une photo afin que leur hôte puisse les accueillir en toute confiance. Vous pouvez également créer un lieu de travail sain et sûr, garder un œil sur le bureau, obtenir des données pour travailler plus intelligemment et garder vos employés concentrés.

Bénéficiez de fonctionnalités limitées si vous optez pour un plan gratuit ou choisissez le plan le mieux adapté à votre entreprise pour seulement $99/mois/emplacement.

Salutations

Salutations est une plateforme simple et facile à utiliser pour utiliser le système de gestion des visiteurs afin d'assurer la sécurité de votre lieu de travail. Au lieu d'utiliser une réceptionniste traditionnelle, utilisez cette plateforme conviviale et entièrement personnalisable qui vous permet d'intégrer des systèmes de gestion des visiteurs bien connus. CRMet des applications de messagerie.

L'outil veille toujours à ce que le membre concerné reçoive une notification dès que l'invité a terminé le processus d'inscription. Où que vous soyez, vous recevrez instantanément des alertes concernant l'arrivée de vos invités, ce qui vous permettra d'agir rapidement.

Greetly vise à rendre l'interface plus accessible pour que les visiteurs puissent la comprendre et que vous puissiez l'utiliser à l'accueil. Il étend également cette philosophie aux autres fonctions de l'interface. Vous pouvez terminer le processus de configuration en quelques minutes et être prêt à l'utiliser le jour même.

Cet outil peut représenter votre entreprise comme vous le souhaitez grâce à des flux de travail d'enregistrement entièrement personnalisables. Il recueille toutes les données des visiteurs et les rationalise de manière à ce que les visiteurs bénéficient de la meilleure expérience possible. Vous pouvez également personnaliser l'interface d'accueil en fonction de vos besoins et de ceux de vos clients et permettre à Greetly de vous aider.

La sécurité est un élément important de toute réception, et Greetly imprime instantanément les badges comportant les photos des visiteurs, leurs coordonnées et d'autres informations pertinentes. Greetly offre une démonstration gratuite et vous accueille avec un guide étape par étape pour commencer.

Les plans payants commencent à $79/mois par site.

Sign In App

Sign In App est conçu pour le lieu de travail moderne, qui est sûr et intelligent pour l'ouverture de session. Vous pouvez utiliser ce logiciel pour la gestion des visiteurs, l'enregistrement des entrepreneurs et du personnel, et la réservation de salles de réunion. Il comprend Spaces, un module complémentaire flexible et intelligent pour la réservation de salles de réunion et de bureaux.

La plateforme vous permet d'accueillir le maximum d'employés et de gérer la capacité de manière efficace. Vous pouvez également permettre à vos visiteurs de s'identifier en utilisant leur smartphone via un scanner de code QR. Vos invités n'ont pas besoin d'installer une application distincte ; l'ouverture de session sans contact est sécurisée et entièrement personnalisable pour les secteurs d'activité.

En outre, élaborez un questionnaire pour chaque groupe de visiteurs en créant des questions à choix multiples. En réduisant le temps d'inscription, vous respectez les exigences de l'entreprise en matière de santé et de confidentialité ou de sécurité. Cela permettra également un contrôle total des données.

L'application Sign In permet d'équilibrer le stockage des informations nécessaires et critiques pour la sécurité et les rapports, tout en préservant la vie privée des visiteurs. Elle est conçue pour évoluer avec de nouvelles fonctionnalités et caractéristiques et offrir une meilleure expérience aux visiteurs. Bénéficiez de fonctionnalités avancées telles que le pré-enregistrement des visiteurs, l'ouverture de session du personnel, la gestion des entrepreneurs, l'application compagnon, les messages, les politiques, les accords de confidentialité, les champs de données personnalisés, etc.

Vous bénéficierez également d'une liste d'évacuation, de sites multiples, de langues, d'événements, de livraisons, d'un écran d'accueil, d'intégrations, de badges personnalisés pour chaque visiteur, de notifications et de bien d'autres choses encore. Personnalisez l'offre dont vous avez besoin ou faites un essai gratuit de 15 jours. Si vous le trouvez utile, passez à un abonnement payant à tout moment.

Proxyclick

Permettez à vos visiteurs, entrepreneurs et employés de revenir en toute sécurité tout en respectant la vie privée et en restant conformes aux normes internationales grâce à Proxyclick. La réservation de bureau est un moyen facile, sûr et simple d'accueillir les employés sur le lieu de travail.

Permettez à vos employés de choisir où, avec qui et quand ils s'assoient dans les espaces prédéfinis. Vous aurez une visibilité totale des personnes qui travaillent et de l'endroit où elles sont assises. Cela vous aidera à organiser le lieu de travail pour qu'il soit sûr, accueillant et efficace.

En outre, vous pouvez explorer le volume et la profondeur des possibilités offertes par les systèmes extrêmes. Intégrez les outils que vous et votre équipe connaissez bien pour une mise en œuvre transparente. Il s'agit du seul VMS disposant d'une attestation complète de confidentialité ISAE 3000 Type 1, afin que les gens puissent vous faire confiance.

Il prend en charge 30 millions de visites sur 7 000 sites, ce qui vous permet de vous appuyer davantage sur votre équipe. Vous pouvez également évoluer avec le VMS qui offre un nombre illimité d'hôtes, de kiosques et de visiteurs. Bénéficiez d'une liste inépuisable de fonctionnalités pour améliorer l'expérience de chaque visiteur, rationaliser la réception et sécuriser les actifs.

Ses fonctionnalités comprennent la réservation de bureaux et d'employés, les flux de visiteurs, des tableaux de bord puissants, des flux intelligents pour les visiteurs et les employés, des intégrations premium, une sécurité avancée, des services d'entreprise, le succès des clients, et bien d'autres choses encore. En outre, vous pouvez assurer la sécurité de vos employés et de vos visiteurs grâce au programme de prévention COVID-19.

Filtrez vos visiteurs et vos employés avant leur arrivée, partagez les consignes de sécurité, accordez-leur l'accès avec le code QR, restez sûrs et flexibles, et limitez les risques pour la santé. Optez pour le plan qui répond le mieux à vos besoins pour $100/mois par site.

WhosOnLocation

Assurez la sécurité de vos sous-traitants, de vos visiteurs et de vos employés grâce à contrôles de bien-être, la recherche de contacts, l'ouverture de session sans contact, et plus encore, tout en travaillant hors site et sur site avec la solution WhosOnLocation. Il s'agit d'une solution complète qui gère les pré-enregistrements, l'identité des visiteurs, la recherche des contacts, les alertes de sécurité et la sensibilisation à la politique des visiteurs.

Gérez le respect des avis de danger par les sous-traitants, la gestion de l'intégration dans les différentes installations et les présences. Vous pouvez également gérer les autorisations et la présence des employés afin d'assurer la sécurité du site et des profils. Sans oublier que tout cela est soutenu par des informations et des rapports puissants.

L'outil offre une ouverture de session facile et sans contact pour suivre chaque employé qui travaille seul. Il offre également des fonctions d'urgence telles que l'auto-vérification, des rapports d'évacuation et de rassemblement, des informations et une collaboration, ainsi que des appels manuels. Limitez l'accès aux employés qualifiés et autorisés, aux sous-traitants et aux visiteurs pour sécuriser vos installations.

WhosOnLocation vous aide à filtrer les visiteurs, les entrepreneurs et les employés afin de réduire le risque d'intrusion ou d'invités non autorisés. Assurez-vous également que les personnes autorisées à se rendre sur le site ont passé un examen médical.

Il propose des plans qui conviennent à tous, quelle que soit la taille de l'entreprise. Gérez tout à partir de $599/an par site.

Invité Traction

Offrez à votre organisation un endroit unique pour gérer, gouverner et sécuriser un processus complet d'opérations de visiteurs avec Invité Traction. Traction Guest assure la sécurité de vos sites, la conformité de vos processus et la sécurité de vos employés, en veillant à ce que chaque interaction génère une productivité maximale.

Il aide les visiteurs et les employés à trouver l'entrée et l'emplacement qui leur conviennent, à valider ou à scanner leur pièce d'identité, à rencontrer leur hôte et à choisir leur langue. En outre, vous pouvez savoir qui se trouve sur le site afin de respecter les protocoles d'urgence et de sécurité. Il permet également de collecter les données nécessaires pour répondre aux normes de conformité.

Représentez votre marque lorsque vous accueillez des visiteurs pour construire des expériences et créer un impact visuel qui rendra chaque visite mémorable et productive. Avec l'aide d'un système unique et configurable, répondez à vos exigences en matière de localisation mondiale, telles que les autorisations, les langues et les données.

Prenez un plan adapté à votre organisation pour seulement $115/mois/iPad.

Visiteur Pronestor

Visiteur Pronestor offre une plateforme sûre pour gérer les visiteurs. Il s'agit d'une solution de gestion innovante qui vous permet d'obtenir une vue d'ensemble des visiteurs passés, présents et futurs. Elle vous permet également de suivre chaque réunion et réservation en fournissant des notifications automatisées.

Pronestor Visitor vous permet d'envoyer des itinéraires à vos visiteurs et de leur fournir une carte d'embarquement qu'ils doivent scanner avec leur téléphone pour s'enregistrer. Grâce à des rapports appropriés, vous saurez qui est où et qui il faut voir. L'outil peut également gérer de nombreux points d'entrée dans plusieurs endroits à la fois. En outre, vous pouvez communiquer les directives à vos visiteurs lors de l'enregistrement ou avant les réunions.

Cette plateforme vous offre une vue à 360 degrés des activités de l'organisation. Commencez à combiner le retour d'information et les données pour améliorer la disponibilité de vos installations, ce qui est essentiel pour la productivité. De plus, la plateforme permet à vos clients et à votre organisation de rester en bonne santé et en sécurité.

Conclusion 👨‍🏫

Les systèmes de gestion des visiteurs sont aujourd'hui très demandés dans tous les secteurs d'activité et toutes les tailles d'entreprise. Le logiciel peut vous aider à offrir une expérience exceptionnelle aux visiteurs tout en garantissant la sûreté, la sécurité et la conformité de l'organisation.

Ensuite, vous explorerez quelques-unes des meilleur logiciel de suivi du temps pour l'équipe.