La liste déroulante Excel est une fonctionnalité intéressante qui facilite la saisie de données sans erreur. Obtenez un aperçu clair du processus de mise en œuvre des listes déroulantes dans votre classeur Excel à l'aide de l'outil de validation des données Excel.
Les listes déroulantes dans les cellules sont d'excellentes options pour accélérer les tâches de saisie de données. La opérateur de saisie de données pouvez saisir les données requises en cliquant simplement sur une liste déroulante, puis en choisissant l'élément de liste approprié. La plupart des processus de saisie de données utilisent des listes déroulantes pour minimiser les erreurs humaines et l'ambiguïté dans la saisie des données.
Continuez à lire pour apprendre les bases des listes déroulantes, les Excel Outil de validation des données et un processus étape par étape d'ajout d'une liste déroulante à votre classeur Excel.
What Is an Excel Drop-Down List?
Une liste déroulante dans les tableurs comme Excel est un outil puissant pour réduire les erreurs et augmenter la productivité.
Ces fonctions de l'outil de validation des données d'Excel réduisent les erreurs en offrant à l'utilisateur du classeur Excel des éléments de liste limités pour une cellule spécifique. Lorsque vous utilisez Excel pour la collecte de données et traitez les données avec un outil de base de données, la liste déroulante vous aide également à collecter des données uniformes.
Par exemple, si la cellule n'accepte que les noms de fruits, l'opérateur de saisie de données ne pourra pas ajouter de noms d'animaux, de poissons, d'épices, etc. La raison en est que le menu déroulant n'affichera que les fruits répertoriés que votre entreprise vend .
Les avantages d'une liste déroulante
Encore une fois, la fonction augmente également la productivité en suggérant automatiquement des éléments de cellule. Par exemple, si la liste déroulante contient les noms de 100 employés et que l'utilisateur tape "A", la liste déroulante Excel affichera automatiquement les noms commençant par "A".
Ainsi, l'utilisateur peut simplement sélectionner le nom à l'aide de la souris et gagner du temps. Si vous avez remarqué ici, vous pouvez également vous épargner des fautes d'orthographe.
Les listes déroulantes augmentent encore la fonctionnalité de votre feuille de calcul en offrant la création de rapports dynamiques. Par exemple, votre entreprise opère dans 150 pays, il y a 200 bureaux, les bureaux ont dix managers chacun et chaque manager contrôle 20 cadres commerciaux.
Lorsque vous devez créer un rapport de ventes, vous pouvez créer des listes déroulantes Excel dépendantes. Une liste déroulante pour les pays vous amènera au bon pays. Ensuite, choisir un bureau vous montrera dix managers qui travaillent pour ce bureau. Et enfin, lorsque vous choisissez un responsable, vous ne verrez que le représentant commercial qui travaille sous ce responsable.
Par conséquent, vous n'avez pas besoin de vous souvenir des noms de tous. Choisissez simplement un pays et suivez les listes déroulantes à plusieurs niveaux.
What Is Data Validation in Excel?
Les cellules d'Excel peuvent accepter n'importe quelle entrée, telle que des caractères, des chiffres, des symboles spéciaux, etc. Cependant, la plupart des processus créent une feuille de calcul personnalisée avec des données limitées pour chaque cellule dans la saisie de données.
Par exemple, une cellule autorise les chiffres, la suivante accepte les caractères, une autre autorise les noms d'employés, etc. Mais comment Excel applique-t-il toutes ces restrictions ? La réponse est l'outil de validation des données Excel.
La plupart des utilisateurs d'Excel connaissent cet outil comme l'endroit idéal pour créer des menus déroulants rapides. Cependant, il est beaucoup plus utilisé que les listes déroulantes Excel. En un mot, chaque fois que l'administrateur de la feuille de calcul ou du classeur Excel souhaite forcer les utilisateurs à saisir des données dans un format spécifique, ils prennent l'aide de l'outil de validation des données.
Familiarisez-vous avec l'outil de validation des données
Vous pouvez trouver l'outil de validation des données dans le menu du ruban Excel. Dans une feuille de calcul Excel ouverte, cliquez sur l'onglet Données dans le menu du ruban. Dans la section Outils de données, vous devriez trouver l'outil de validation des données. Vérifiez l'image ci-dessous pour avoir une idée claire de l'emplacement de l'outil.
Lorsque vous cliquez sur le bouton Validation des données, vous verrez la boîte de dialogue Validation des données avec trois onglets : Paramètres, Message d'entrée et Alerte d'erreur.
Paramètres
Les paramètres vous permettent de personnaliser les options telles que les formats de données autorisés et de définir des règles pour la saisie des données.
Le dernier Microsoft Excel pour ordinateur de bureau ou portable vous permet d'ajouter les formats suivants :
- N'importe quelle valeur pour aucune validation.
- Le nombre entier permet aux utilisateurs de saisir uniquement des nombres entiers dans la cellule cible.
- Décimal vous permet de formater la cellule pour n'accepter que des nombres décimaux.
- La liste vous permet de créer des listes déroulantes avec des éléments de liste prédéfinis.
- Date vous permet de restreindre des cellules spécifiques uniquement pour la saisie de valeurs de date.
- La validation de l'heure formate la cellule cible pour n'accepter que les valeurs d'heure.
- La longueur du texte est la fonction idéale pour limiter les données des cellules à un nombre spécifique de caractères ou de chiffres.
- Le formatage personnalisé permet à l'utilisateur d'utiliser des formules dans des cellules validées.
Les fonctions de formatage ou de validation ci-dessus fonctionnent en utilisant les critères de validation suivants. Et la bonne chose est que vous pouvez personnaliser ces critères de validation dans quelques cas :
- "Entre” autorise les nombres qui se situent dans une plage minimale et maximale.
- "Pas entre” est utile lorsque vous devez spécifier que les données saisies ne doivent pas être comprises dans une valeur minimale ou maximale.
- "Égal à” est utile pour fixer l'entrée à une valeur spécifique.
- "Pas égal à" signifie que les données saisies ne doivent pas être égales à la valeur de cellule spécifiée.
- "Plus grand que" est utilisé lorsque l'entrée doit être supérieure à une valeur spécifique.
- "Moins que” indique que la valeur saisie doit être inférieure au chiffre indiqué.
- "Plus grand ou égal à” signifie que la valeur d'entrée doit être égale ou supérieure à une valeur définie.
- "Inférieur ou égal à” signifie que la valeur saisie est inférieure ou égale à la valeur définie.
Message de saisie
Les règles de validation des données ne sont utiles que lorsque vous les communiquez aux opérateurs de saisie des données. Pour le faire correctement, vous pouvez utiliser le Message de saisie fonctionnalité de validation des données dans Excel.
Lorsque vous utilisez cette fonction, vous pouvez entrer un titre et un message descriptif sur les règles de validation des données. Lorsque les utilisateurs placent le curseur sur la cellule formatée, un menu contextuel apparaît avec le Message de saisie. Il convient de noter que ce message ne sera pas visible tant que vous n'aurez pas placé le pointeur de la souris sur la cellule cible.
Alerte d'erreur
Lorsque l'utilisateur fait des erreurs lors de la saisie de données dans une cellule validée, vous pouvez afficher des alertes d'erreur pour informer l'utilisateur. Vous pouvez utiliser l'une des alertes suivantes :
- Arrêter
- Informations
Encore une fois, vous pouvez saisir un titre personnalisé et un message d'erreur pour les avertissements ci-dessus. De cette façon, l'utilisateur sera informé et ne répétera pas les erreurs.
Usage of Data Validation in Excel
- Créez des listes déroulantes utiles pour réduire les erreurs et terminer la saisie des données plus rapidement.
- Empêcher la saisie de dates erronées en raison d'une faute de frappe ou d'une erreur humaine.
- Autoriser uniquement les entrées en majuscules pour des situations spécifiques telles que les codes postaux britanniques, les abréviations, etc.
- Vous pouvez réduire l'occurrence des valeurs en double à zéro.
- Créez des listes déroulantes dépendantes pour filtrer les données conformément à une liste principale.
- Vous pouvez utiliser les fonctions de l'outil de validation des données lorsque vous n'avez besoin que d'entrées de texte pour des cellules spécifiques.
- Vous pouvez forcer l'utilisateur à n'entrer que des nombres et non des textes ou des symboles pour les valeurs numériques.
- Créez les horaires de projet ou de bureau uniquement pour les jours de la semaine.
- Validez l'entrée de l'utilisateur en fonction d'une autre entrée effectuée dans une cellule différente de la même feuille de calcul.
- Forcer la restriction sur un chiffre ou une longueur de caractère de n'importe quelle cellule.
- Effectuez des entrées de données contenant des ensembles de textes prédéterminés ou spécifiques à des fins de recherche.
- Communiquez ce qui a pu mal tourner à l'opérateur de saisie de données en créant des messages d'erreur personnalisés.
Create a Drop-Down List Using Excel Data Validation
Une liste déroulante donne un menu contextuel de valeurs utilisables ou de texte pour une cellule validée. Avant de créer une telle liste, rassemblez les valeurs ou les textes en un seul endroit. Il peut s'agir du même classeur, de la même feuille de calcul ou même d'un fichier Excel complètement différent. Voici ce que tu dois faire:
- Ouvrez l'application Excel sur votre PC et saisissez une liste d'éléments que vous souhaitez dans la liste déroulante.
- Cela est également possible si vous souhaitez importer des éléments d'une autre feuille, d'un classeur ou d'un fichier. Vous devez simplement garder ces ressources accessibles.
Une fois que vous avez trouvé la source des éléments répertoriés, vous pouvez passer à la partie proprement dite de la création de la liste déroulante.
- Sélectionnez une cellule dans laquelle vous devez créer une liste déroulante Excel.
- Cliquez sur le en temps réel dans le menu ruban d'Excel.
- Vous devriez maintenant trouver le Outils de données section au milieu du menu du ruban. Il offre plusieurs outils de données comme Text to Columns, Flash Fill, Manage Modèle de données, et Validation des données.
- Vous pouvez cliquer directement sur le Validation des données icône pour ouvrir la boîte de dialogue Validation des données.
- Vous pouvez également cliquer sur le texte Validation des données pour ouvrir un menu déroulant et sélectionnez à nouveau Validation des données pour ouvrir la boîte de dialogue.
Jusqu'à présent, vous avez réussi à ouvrir la boîte de dialogue Validation des données. Il offre toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour créer une simple liste déroulante. Voici comment:
- Par défaut, vous serez sur le Paramètres onglet du Validation des données fenêtre.
- Cliquez sur le menu déroulant sous le texte Autoriser.
- Un menu contextuel devrait s'ouvrir contenant plusieurs formats de validation. Sélectionnez le Liste format à partir de ce menu contextuel.
- Vous ne pouvez apporter aucune modification sous le texte en temps réel.
- Sous le texte Source, vous devez saisir la source des éléments de la liste à afficher dans la liste déroulante.
- Saisissez l'adresse lorsque vous sélectionnez une source sur une autre feuille, un classeur ou un fichier Excel.
- Alternativement, pour sélectionner des sources de données à partir de la même feuille de calcul, cliquez simplement une fois sur le champ vide de la source. Identifiez ensuite la plage de cellules à l'aide du curseur.
- Coche Ignorer le blanc et Liste déroulante dans la cellule options. Vous ne verrez peut-être pas l'icône de flèche déroulante sur les cellules validées si vous décochez l'option déroulante Dans la cellule.
- Cliquez OK, et votre liste déroulante est prête.
Creating a Dynamic Excel Drop-Down List
Dans une telle liste déroulante, lorsque vous sélectionnez une entrée dans une liste déroulante, les données disponibles pour la seconde liste déroulante changent automatiquement. Voici les étapes à essayer :
- Rassemblez la liste des éléments comme indiqué dans l'image ci-dessous. Vous pouvez également importer des éléments de liste à partir d'un autre classeur ou fichier.
- Convertissez les noms de ville en Plages nommées. Pour ce faire, sélectionnez les villes sous un pays.
- Cliquez sur le Zone Nom et tapez le nom exact du pays tel qu'il apparaît dans les en-têtes.
- Si vous essayez d'utiliser vos données, vous pouvez suivre la même étape pour convertir une liste d'éléments sous un en-tête en Plages nommées.
- Créez la liste déroulante principale en utilisant le nom du pays à partir de la plage de cellules D1 à G1.
- Pour le Sélectionnez une ville colonne, commencez à créer une liste déroulante comme d'habitude. Dans la source, entrez la formule suivante. L'idée est d'utiliser la formule INDIRECT avec une référence mixte pour la liste déroulante des pays, qui est A2 $.
=INDIRECT($A2)
- Cliquez Ok pour terminer l'étape. Votre liste déroulante à deux niveaux est prête.
Dans cette liste déroulante, si vous sélectionnez les États-Unis comme pays, vous n'obtiendrez que les villes des États-Unis sous le Sélectionnez une ville en-tête de colonne.
Les derniers mots
Excel est un excellent outil de saisie et de gestion des données numériques. Cependant, les fautes de frappe peuvent gravement entraver votre travail de saisie de données sur Excel. Par conséquent, vous devez utiliser l'une des méthodes ci-dessus pour éliminer les erreurs humaines ou les fautes de frappe lors de la saisie des données.
Vous pouvez suivre la méthode Excel simple ou la méthode de la liste déroulante dépendante. Il suffit de regarder votre processus de saisie de données ou votre plan de collecte de données pour savoir quelle approche utiliser. Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité presque dans n'importe quelle cellule.
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