7 logiciels d'automatisation de documents pour économiser des heures de travail

Depuis des lustres, les documents constituent un élément essentiel de toute industrie. La documentation commerciale doit avoir grown énormément et deviennent plus complexes à mesure que les entreprises grow.

Pour utiliser efficacement les documents, les entreprises doivent précisément cateGorisez-les et triez-les ; autrewise, les problèmes rencontrés par les membres du personnel peuventrise.

Dans ce monde en évolution rapide, c'est une bonne chose qu'un logiciel d'automatisation de documents existe.

L'automatisation des documents est possible grâce aux technologies progressistes, qui impact comment les entreprises gèrent la documentation et créent une documentation manuelle laborieuse et chronophage processc'est plus facile.

Cependant, avec les nombreuses options disponibles, décider de celle qui convient le mieux à votre entreprise peut prendre du temps. Certains ont des fonctionnalités différentes, et certains sont adaptés à des types d'utilisateurs particuliers.

Par exemple, les exigences d'automatisation des documents d'une équipe de vente diffèrent de celles d'un cabinet juridique, et chacun bénéficierait d'une solution conçue pour sa routine quotidienne habituelle.

Cet article en découvrira plus sur le meilleur logiciel d'automatisation de documents et comment il pourrait vous faire gagner des heures.

Qu'est-ce que l'automatisation des documents ?

L'automatisation des documents utilise des programmes et des logiciels pour créer des documents électroniques avec la moindre contribution humaine.

L'automatisation des documents aide à l'automatisationate workflows, y compris la numérisation, le stockage, extraction, saisie de données et classification de documents.

Les utilisateurs créentate documents connus sous le nom de « templates » dans un logiciel d’automatisation de documents. Ces thèmesplatNous précisons comment ajouter, modifier ou supprimer des documents en fonction d'entrées spécifiques.

L'automatisation des documents peut être :

• Documents Processment : De plus, il est extraextraire les informations pertinentes de divers documents, les valider et les transformer en données enrichies pour l'utilisateur final. Chaque étape du cycle de vie du document est gérée lors de la processING.
• Production de documents : Cela implique d'utiliser des données qui ont déjà été collectées ou récupérées comme entrées pour produire des propositions, des contrats, des lettres commerciales, des factures, etc.

Pourquoi les entreprises ont-elles besoin de l'automatisation des documents ?

Les entreprises doivent s'occuper de nombreux papiers, qui peuvent être coûteux à gérer de manière inefficace.

Documents processla navigation est rendue plus accessible et plus pratique grâce à l’automatisation. Examinez les raisons suivantes pour lesquelles les entreprises ont besoin d’automatiser leurs documents :

Réduire le travail documentaire répétitif

L'automatisation des documents réduit le temps des employés et effort dépensé en répétitionated procédures. Numérisation de documents, données extraLa fonction, la classification, l'indexation des documents et le stockage des données sont essentiels au fonctionnement efficace de toute entreprise. L'automatisation des documents accomplit tout cela et bien plus encore.

Process Documentez plus rapidement

Utiliser un modèle personnaliséplatCela peut réduire le temps consacré à la paperasse et rationaliser le document processing process. Cela aide à établir une procédure de documentation que tous les membres du personnel peuvent suivre pour consacrer leur temps et effort à bon usage.

R inférieurate des erreurs

Documents créésateD Manually peuvent nécessiter un copier-coller, ou les plus récentes peuvent contenir des erreurs qui doivent être corrigées de nombreuses fois, ce qui nécessite un travail humain ardu. effort et ajouter des retards inutiles aux opérations.

Ces erreurs peuvent être éliminéesated ou considérablement réduit grâce à la précision de l’automatisation avancée des documents. Thème prédéfiniplates et AItechnologies basées sur leverLa capture des données d'âge facilite l'obtention des informations nécessaires et la notification aux autorités compétentes.ate personnel lorsque les données font défaut.

Économies sur les dépenses

Des entreprises qui s'automatisentate document creation le sera sans aucun doute profit de coûts inférieurs. L'automatisation peut réduire considérablement les frais totaux, y compris ceux associésated avec l'impression de documents, la construction de classeurs pour les documents réels, etc., et améliorer le contrôle administratif.

Améliore les interactions avec les clients et les partenariats commerciaux

De bonnes relations entre les employés, les fournisseurs et les consommateurs sont essentielles au succès de toute organisation. Le maintien de connexions positives peut en souffrir si le document manuel creation est enclin aux erreurs, aux retards et aux incohérences.

L'accès à la documentation en ligne permet de travailler plus simplement et plus sûrement avec davantage de fournisseurs et de contacter davantage de consommateurs. La facilité de consulter les documents depuis n'importe quel endroit et à tout moment favorise de meilleures interactions et contribue à créerate expériences clients individualisées.

Améliore la sécurité et la confidentialité

Les systèmes d'automatisation de documents comportent des zones de stockage numérique intégrées avec les autorisations d'accès requises pour éviter la perte de documents et améliorer la sécurité des données.

Les secteurs juridique et de la santé, par exemple, peuvent protéger les données sensibles contre les fuites et les violations à l'aide d'un logiciel d'automatisation des documents avec des mesures de sécurité supplémentaires. 

En quoi est-il plus efficace que le document manuel Processing?

Si vous produisez fréquemment les mêmes types de documents, tels que des contrats, des factures ou des rapports mensuels, vous pouvez rencontrer les problèmes suivants :

• Cela prend beaucoup de temps et effort à Manually collecter des données provenant de nombreuses sources, effectuer des calculs complexes et produire des visualisations pour illustrerate les données.
• Il est difficile de garantir que les documents sont entièrement exempts d'erreurs, même après avoir passé des heures (ou des jours) à chercher des erreurs.

Ces problèmes peuvent être resolved à l'aide d'un logiciel d'automatisation documentaire, qui permet de collecter automatiquement les donnéesally provenant de nombreuses sources et organisez-le comme bon vous semble. 

En conséquence, vous pouvez créerate n'importe quel rapport en fractions de seconde tout en étant sûr que toutes les informations sont exactesate et sans erreur.

FONCTIONNALITÉS

#1. l'accès à Internet

À une époque où Internet est si largement utilisé, les utilisateurs doivent avoir accès à leurs documents depuis n’importe quel endroit. À l’ère d’Internet, les logiciels d’automatisation de documents basés sur le Web offrent un accès rapide et simple aux fichiers et dossiers, ce qui est vital. Ces comprise:

• Accès via des appareils mobiles pour afficher ou modifier des documents
• Pour stocker des documents dans le cloud, utilisez stockage cloud.
• Partagez des dossiers ou des fichiers individuels avec d'autres via le partage de fichiers.

#2. Glisser déposer

Le glisser-déposer est un élément essentiel de tout système d'automatisation de documents. Vous pouvez faire glisser et déposer des fichiers d'un emplacement à un autre ou même d'une application à une autre.

#3. Recherche de documents

Chaque utilisateur a beaucoup de fichiers. Ainsi, ils doivent pouvoir les parcourir rapidement en utilisant seulement quelques lettres du terme de recherche. Le logiciel d'automatisation des documents aide à organiser le stockage des documents afin qu'il soit simple de récupérer les documents en cas de besoin. 

Les utilisateurs peuvent rechercher dans le m stockéaterial en utilisant facilement la fonction de recherche de documents.

#4. Gestion des versions de documents

La gestion des versions est encore une autre caractéristique cruciale d’un système d’automatisation de documents. Les utilisateurs peuvent accéder aux versions précédentes du document, les comparer et revenir à l'application.revversion ious si besoin, grâce au versioning.

#5. Verrouillage de fichiers

Un élément crucial du logiciel d’automatisation de documents est le verrouillage des fichiers. Les utilisateurs sont prevempêche d'apporter des modifications à un fichier verrouillé jusqu'à ce que la personne qui l'a verrouillé l'ouvre.

#6. Intégrerated Visualiseur et éditeur

Vous pouvez afficher et modifier des documents à l'aide de la visionneuse intégrée sans les télécharger ni les ouvrir dans un nouveau window, vous faisant gagner du temps en éliminant le besoin de passer d'un onglet ou d'un programme à l'autre.

Lorsque le logiciel remarque que quelqu'un d'autre apporte des modifications au fichier, il le verrouille puis le déverrouille une fois terminé.

#sept. Évaluation et partage

Les utilisateurs doivent pouvoir partager des documents de manière sécurisée et pratique à l'aide d'un bon logiciel d'automatisation de documents.

Il peut également avoir un système de notation qui permet aux utilisateurs d'attribuer une valeur numérique à chaque document en utilisant une échelle prédéterminée. Cette méthode de classement permet de suivre les documents appréciés par les employés et ceux qui nécessitent des modifications.

#8. Privilèges de fichiers et de dossiers

Tout logiciel d'automatisation de documents doit inclure des privilèges de fichiers et de dossiers. Vous pouvez gérer ce que votre équipe peut faire avec les documents sur lesquels ils travaillent en leur accordant des droits d'édition.

#9. Liaison de documents

La process La liaison de documents, de fichiers ou d'autres sources de données afin que vous puissiez y accéder à partir d'un seul emplacement est connue sous le nom de liaison de documents.

Cette fonctionnalité vous permet de lier un document à tout autre enregistrement pertinent dans le logiciel d'automatisation de documents ou d'accéder à une copie à partir d'une autre.

#dix. Gestion intelligente du contenu

Les meilleurs systèmes devraient être mis à jour de manière transparenteate dans tous les comptes et sources de données, modifiez le thèmeplatoui, construire sur mesure workflows, et appliquez des règles qui garantissent l'exactitude, la conformité et les normes de la marque. 

De plus, certains platLes formulaires offrent des capacités d'automatisation par lots qui permettent aux utilisateurs de produire des centaines ou des milliers de présentations.atements, rapports et autres types de documentslateren même temps, permettant aux vendeurs de rédiger des documents techniques à la demande qui ciblent des segments de clientèle particuliers.

Nous avons dressé une liste des solutions les plus populaires avec un bref aperçu de leurs principales fonctionnalités pour vous aider à éviter de vous perdre dans la vaste gamme d'options logicielles d'automatisation de documents disponibles.

DocuPilot

Docupilot est un programme d'automatisation de documents convivial et adaptable. Vous pouvez utiliser les données disponibles et le modèle de créationplates pour construire des documents. Le générateur de documents intégré peut créerate modèle personnaliséplatpar exemple.

Vous pouvez également envoyer par courrier électronique les documents que vous rédigez à l'aide de ce logiciel d'automatisation à des services tels que Dropbox, Zapier et Docusign.

FONCTIONNALITÉS

• Thème prédéfiniplatest la suivante: Docupilot contient un thème prédéfiniplates que les entreprises peuvent utiliser pour établir des devis, des accords, des factures et d'autres documents.
• Intégration: Solutions, les formulaires, les bases de données en ligne, les enquêtes et les RH ne sont que quelques sources de données avec lesquelles vous pouvez lier le logiciel.
• Sécuritaire : Avec l'aide d' Docupilot, vous pouvez protéger par mot de passe et crypter vos documents. Vous pouvez toujours garantir la confidentialité de vos clients, favorisant ainsi la confiance indispensable de ces derniers.
• Flux de travail automatique : Certains des plus compliquésatedocument workflows dans une entreprise sont simplifiés avec Docupilot. Pour que vous n'ayez pas à répéter la saisie des données process chaque fois que vous rédigez un document, cela rend l'intégralité process simple.

DocuPilot se distingue par son coût relativement peu coûteux, ce qui le rend plus accessible.

airSlate

De la génération de flux à process analytique, airSlate est une application cloud tout-en-un qui peut gérer chaque étape de l'automatisation de vos documents. C'est aussi un no-code utilitaire.

Votre document processLe personnel manuel peut être réduit de moitié si vous pouvez tirer le meilleur parti de l'application.

FONCTIONNALITÉS

• Créateur de flux : L'interface utilisateur par glisser-déposer de Flow Creator vous permet de créerate une représentation visuelle du flux de travail documentaire (UI).
• Signature électronique : Les formulaires, enquêtes, documents et contenus numériques peuvent facilement avoir une influenceally contraignant Signatures électroniques ajouté à eux.
• Sondages en ligne : À l'aide de la fonction d'enquêtes en ligne, vous pouvez créer des enquêtes publiques, des documents de test d'applications bêta et des questionnaires. 
• Robotique Process Automation: Vous pouvez automatiserate processes utilisant airSlate robots sans écrire une seule chaîne de code.

Par ailleurs, airSlate dispose d'une vaste bibliothèque avec des milliers de modèles d'automatisation de documentsplates pour la plupart des secteurs.

PandaDoc

Documents creation, l'édition et la signature peuvent toutes être effectuées au même endroit en utilisant PandaDoc.

Que vous ayez besoin d'un logiciel de signature électronique, automated propositions, outils commerciaux et marketing, ou document sécurisé processING, PandaDoc fournira les outils dont vous avez besoin pour accélérer votre entonnoir commercial et faire signer des papiers en un clin d'œil.

Pour offrir une expérience de gestion de documents transparente à travers de nombreuses frontières numériques, PandaDoc s'intègre facilementates avec plus de 30 applications et ce n'est pas fini.

FONCTIONNALITÉS

• Déposer et faire glisser : Il fournit à l'utilisateur des options par défaut à glisser et à placer dans son document en fonction du catesanglant au lieu du templatc'est une fonction.
• Signature numérique: C'est l'une des fonctionnalités les plus importantes puisqu'elle permet aux utilisateurs de numériserally signer des papiers sans utiliser de papier.
• Production de documents : Les utilisateurs peuvent créerate tout document qu'ils désirent ici et contrôler les autres contenus. C'est parfait si vous avez besoin de rédiger des contrats commerciaux, des propositions, des offres et d'autres documents.
• Enregistrer l'archives: Une fois que vous avez fini de créer votre document, vous pouvez cateGoriser et enregistrer l'archives.

Les clients apprécient la flexibilité de PandaDoc'tigeplates. Une autre fonctionnalité fantastique que les consommateurs trouvent utile est le suivi et l’analyse des documents.

Crove

Vous pouvez concevoir et automatiserate tous les documents de votre entreprise en utilisant Crove. Grâce à son éditeur de documents robuste, il peut vous aider à automatiser tous vos documents. Pour automatiserate n'importe quel document, vous pouvez ajouter des variables, des conditions logiques, formules Excel, et signatures électroniques.

En centralisant vos opérations documentaires au sein Crove, vous pouvez repartir avec des outils inutiles. Avec sa bibliothèque tem intégréeplatest, Crove va au-delà de la simple automatisation des documents. 

FONCTIONNALITÉS

• Calculs : Utiliser des formules en mathematics pour effectuer des calculs directement sur les champs de vos documents.
• Formulaires: Create votre enquête, incluez une logique pour masquer ou afficher des questions et permettez à quiconque de créerate documents en répondant aux questions.
• Rapide Previe : Remplissez le questionnaire et vérifiez vos documents en temps réel.
• Postez des formulaires : Publiez vos formulaires sur une URL publique ; n'importe qui peut créerate les documents qui les utilisent s'ils respectent les restrictions que vous avez définies pour votre lien.

Crove peut être votre outil idéal si vous recherchez un logiciel gratuit d’automatisation de documents.

Documate

Documate est un outil facile à utiliser, no-code logiciel d'automatisation de documents pour l'assemblage de documents juridiques. 

Un groupe d'avocats et de technologues créeated Documate initierally pour aider les organismes caritatifs d'aide juridique à créer des workflows. 

Principalement avocats utilisez ce logiciel. Cependant, toute entreprise peut élaborer des documents en utilisant Documateles fonctionnalités simples de.

FONCTIONNALITÉS

• Formulaires Web: Les utilisateurs peuvent concevoir des formulaires Web uniques qui saisissent des données dans des documents Word ou PDF.
• Sondage en ligne: Les utilisateurs créent une enquête, puis la chargentplate les documents qui se connectent aux champs du formulaire d'enquête. 
• Intégrer: Avec l'aide du programme, les utilisateurs peuvent générerate documents issus des contributions, distribuer les documents développés workflows, ou même les intégrer dans des sites Web.

Cette automatisation de documents platLe formulaire convient aux professionnels et aux avocats qui souhaitent un no-code solution avec une interface utilisateur simple.

Templafy

Grande entrepriseriseLes utilisateurs peuvent organiser rapidement le contenu et les actifs de l'entreprise grâce à ce logiciel d'automatisation de documents - Templafy.

Tout en augmentant l'efficacité des utilisateurs finaux en automatisant les documents creation, le système garantit la conformité de la marque et de la législation dans les journaux.

Cette platLa forme est évolutive et adaptable aux infrastructures informatiques et applicatives en constante évolution utilisées par les entreprises et les organisations d'aujourd'hui.

FONCTIONNALITÉS

• Système basé sur les autorisations : Il permet aux responsables et aux équipes de gestion de la conformité de contrôler la qualité de tous les actifs documentaires, garantissant que les membres de l'équipe n'utilisent que les informations autorisées.
• Intégration: Les employés peuvent simplifier le creation de contrats, de propositions et de venteslatertout dans leur parole processprogrammes à l'aide de TemplafyLes outils d'automatisation des documents de, qui sont liés aux applications Microsoft Office et Google G Suite.
• Interface d'administration : Les employés peuvent accéder à des outils standard de génération de documents grâce à la distribution centrale du matériel de bureau.plate fichiers.

Les grandes entreprises peuvent utiliser Templafy car il a besoin d'un minimum de 50 utilisateurs. 

ExperLogix

Les utilisateurs professionnels peuvent rationaliser, améliorer et automatiserate document essentiel à la mission processes avec l'aide de Experlogix's logiciel d'automatisation de documents complet mais convivial.

FONCTIONNALITÉS

• Flux de documents: À l'aide d'une interface visuelle, vous pouvez créer rapidementate flux de documents qui utilisent une logique conditionnelle sans codage.
• Conception du modèleplatest la suivante: Il fournit les outils dont vous avez besoin pour créer des modèles dynamiques et basés sur les données.plates et mis en place complexeate workflows.
• Collecte de données numériques : Experlogix Les formulaires intelligents sont des formulaires de collecte de données flexibles, intégrés et basés sur le Web qui permettent aux utilisateurs ou aux clients de saisir et de soumettre facilement des informations par voie électronique.ally.
• Gestion des sorties : Document Services offre une automatisation incroyablement flexibleated méthodes pour gérer de grands volumes de documents. 

Le gestionnaire de contenu de Experlogix est un référentiel sûr et organisé qui facilite et accélère la gestion, le stockage et la récupération des actifs numériques, notamment les formulaires et documents PDF, les logos, les images et le contenu multimédia.

Mot de la fin

Un logiciel d’automatisation de documents est une évidence. En automatisant le creatioEn utilisant des documents similaires, votre entreprise peut réduire les erreurs, économiser de l'argent et se débarrasser de cette tâche fastidieuse et désagréable.

Ensuite, vous pouvez consulter le meilleur outils de collaboration documentaire.