Pendant des siècles, les documents ont été un élément vital de toute industrie. La documentation commerciale doit avoir énormément augmenté et devenir plus complexe à mesure que les entreprises se développent.
Pour utiliser efficacement les documents, les entreprises doivent les catégoriser et les trier avec précision ; sinon, des problèmes pour les membres du personnel peuvent survenir.
Dans ce monde en évolution rapide, c'est une bonne chose qu'un logiciel d'automatisation de documents existe.
L'automatisation des documents est possible grâce à des technologies progressives, qui ont un impact sur la façon dont les entreprises gèrent la documentation et facilitent les processus de documentation manuels laborieux et chronophages.
Cependant, avec les nombreuses options disponibles, décider de celle qui convient le mieux à votre entreprise peut prendre du temps. Certains ont des fonctionnalités différentes, et certains sont adaptés à des types d'utilisateurs particuliers.
Par exemple, les exigences d'automatisation des documents d'une équipe de vente diffèrent de celles d'un cabinet juridique, et chacun bénéficierait d'une solution conçue pour sa routine quotidienne habituelle.
Cet article en découvrira plus sur le meilleur logiciel d'automatisation de documents et comment il pourrait vous faire gagner des heures.
Qu'est-ce que l'automatisation des documents ?
L'automatisation des documents utilise des programmes et des logiciels pour créer des documents électroniques avec la moindre contribution humaine.
L'automatisation des documents aide à automatiser workflows, y compris la numérisation, le stockage, l'extraction, la capture de données et la classification des documents.
Les utilisateurs créent des documents appelés « modèles » dans un logiciel d'automatisation de documents. Ces modèles spécifient comment ajouter, modifier ou supprimer des documents en fonction d'entrées spécifiques.
L'automatisation des documents peut être :
- Traitement des documents : Il extrait les informations pertinentes de divers documents, les valide et les transforme en données enrichies pour l'utilisateur final. Chaque étape du cycle de vie du document est gérée lors du traitement du document.
- Production de documents : Cela implique d'utiliser des données qui ont déjà été collectées ou récupérées comme entrées pour produire des propositions, des contrats, des lettres commerciales, des factures, etc.
Pourquoi les entreprises ont-elles besoin de l'automatisation des documents ?
Les entreprises doivent s'occuper de nombreux papiers, qui peuvent être coûteux à gérer de manière inefficace.
Le traitement des documents est rendu plus accessible et plus pratique grâce à l'automatisation. Examinez les raisons suivantes pour lesquelles les entreprises ont besoin de l'automatisation des documents :
Réduire le travail documentaire répétitif
L'automatisation des documents réduit le temps et les efforts des employés consacrés aux procédures répétées. La numérisation de documents, l'extraction de données, la classification, l'indexation de documents et le stockage de données sont essentiels au bon fonctionnement de toute entreprise. L'automatisation des documents accomplit tout cela et plus encore.
Traiter les documents plus rapidement
L'utilisation de modèles personnalisés peut réduire le temps consacré à la paperasserie et rationaliser le traitement des documents traiter. Cela aide à établir une procédure de documentation que tous les membres du personnel peuvent suivre pour mettre leur temps et leurs efforts à bon escient.
Faible taux d'erreurs
Les documents créés manuellement peuvent nécessiter un copier-coller, ou les plus récents peuvent contenir des erreurs qui doivent être corrigées de nombreuses fois, nécessitant un effort humain ardu et ajoutant des retards inutiles aux opérations.
Ces erreurs peuvent être éliminées ou considérablement réduites grâce à la précision de l'automatisation avancée des documents. Modèles prédéfinis et AILes technologies basées sur la capture de données facilitent l'obtention des informations nécessaires et avertissent le personnel approprié lorsque des données manquent.
Économies sur les dépenses
Les entreprises qui automatisent la création de documents bénéficieront sans aucun doute de coûts réduits. L'automatisation peut réduire considérablement les charges totales, y compris celles associées à l'impression de documents, à la construction de classeurs pour les documents réels, etc., et améliorer le contrôle administratif.
Améliore les interactions avec les clients et les partenariats commerciaux
De bonnes relations entre les employés, les fournisseurs et les consommateurs sont essentielles au succès de toute organisation. Le maintien de connexions positives peut souffrir si la création manuelle de documents est sujette à des erreurs, des retards et des incohérences.
L'accès à la documentation en ligne simplifie et sécurise la collaboration avec davantage de fournisseurs et le contact avec davantage de consommateurs. La facilité de consultation des documents depuis n'importe quel endroit et à tout moment favorise de meilleures interactions et aide à créer des expériences client individualisées.
Améliore la sécurité et la confidentialité
Les systèmes d'automatisation de documents comportent des zones de stockage numérique intégrées avec les autorisations d'accès requises pour éviter la perte de documents et améliorer la sécurité des données.
Les secteurs juridique et de la santé, par exemple, peuvent protéger les données sensibles contre les fuites et les violations à l'aide d'un logiciel d'automatisation des documents avec des mesures de sécurité supplémentaires.
En quoi est-ce plus efficace que le traitement manuel des documents ?
Si vous produisez fréquemment les mêmes types de documents, tels que des contrats, des factures ou des rapports mensuels, vous pouvez rencontrer les problèmes suivants :
- Il faut beaucoup de temps et d'efforts pour collecter manuellement des données à partir de nombreuses sources, effectuer des calculs complexes et produire des visualisations pour illustrer les données.
- Il est difficile de garantir que les documents sont entièrement exempts d'erreurs, même après avoir passé des heures (ou des jours) à chercher des erreurs.
Ces problèmes peuvent être résolus à l'aide d'un logiciel d'automatisation de documents, qui vous permet de collecter automatiquement des données à partir de nombreuses sources et de les organiser comme vous le souhaitez.
En conséquence, vous pouvez créer n'importe quel rapport en quelques fractions de seconde tout en étant sûr que toutes les informations sont exactes et sans erreur.
Caractéristiques
#1. l'accès à Internet
Les utilisateurs doivent avoir accès à leurs documents depuis n'importe quel endroit à cette époque où Internet est si largement utilisé. À l'ère d'Internet, les logiciels d'automatisation de documents basés sur le Web offrent un accès rapide et simple aux fichiers et dossiers, ce qui est vital. Celles-ci comprennent :
- Accès via des appareils mobiles pour afficher ou modifier des documents
- Pour stocker des documents dans le cloud, utilisez stockage cloud.
- Partagez des dossiers ou des fichiers individuels avec d'autres via le partage de fichiers.
#2. Glisser déposer
Le glisser-déposer est un élément essentiel de tout système d'automatisation de documents. Vous pouvez faire glisser et déposer des fichiers d'un emplacement à un autre ou même d'une application à une autre.
#3. Recherche de documents
Chaque utilisateur a beaucoup de fichiers. Ainsi, ils doivent pouvoir les parcourir rapidement en utilisant seulement quelques lettres du terme de recherche. Le logiciel d'automatisation des documents aide à organiser le stockage des documents afin qu'il soit simple de récupérer les documents en cas de besoin.
Les utilisateurs peuvent rechercher facilement dans le matériel stocké à l'aide de la fonction de recherche de documents.
#4. Gestion des versions de documents
La gestion des versions est une autre caractéristique cruciale d'un système d'automatisation de documents. Les utilisateurs peuvent accéder aux versions précédentes du document, les comparer et revenir à une version précédente si nécessaire, grâce au versioning.
#5. Verrouillage de fichiers
Un élément crucial du logiciel d'automatisation de documents est le verrouillage des fichiers. Les utilisateurs ne peuvent pas apporter de modifications à un fichier verrouillé jusqu'à ce que la personne qui l'a verrouillé l'ouvre.
#6. Visualiseur et éditeur intégrés
Vous pouvez afficher et modifier des documents à l'aide de la visionneuse intégrée sans les télécharger ni les ouvrir dans une nouvelle fenêtre, ce qui vous fait gagner du temps en éliminant le besoin de sauter entre les onglets ou les programmes.
Lorsque le logiciel remarque que quelqu'un d'autre apporte des modifications au fichier, il le verrouille puis le déverrouille une fois terminé.
#sept. Évaluation et partage
Les utilisateurs doivent pouvoir partager des documents de manière sécurisée et pratique à l'aide d'un bon logiciel d'automatisation de documents.
Il peut également avoir un système de notation qui permet aux utilisateurs d'attribuer une valeur numérique à chaque document en utilisant une échelle prédéterminée. Cette méthode de classement permet de suivre les documents appréciés par les employés et ceux qui nécessitent des modifications.
#8. Privilèges de fichiers et de dossiers
Tout logiciel d'automatisation de documents doit inclure des privilèges de fichiers et de dossiers. Vous pouvez gérer ce que votre équipe peut faire avec les documents sur lesquels ils travaillent en leur accordant des droits d'édition.
#9. Liaison de documents
Le processus de liaison de documents, de fichiers ou d'autres sources de données afin que vous puissiez y accéder à partir d'un emplacement unique est appelé liaison de documents.
Cette fonctionnalité vous permet de lier un document à tout autre enregistrement pertinent dans le logiciel d'automatisation de documents ou d'accéder à une copie à partir d'une autre.
#dix. Gestion intelligente du contenu
Les meilleurs systèmes doivent se mettre à jour de manière transparente sur tous les comptes et sources de données, modifier les modèles, créer sur mesure workflows, et appliquez des règles qui garantissent l'exactitude, la conformité et les normes de la marque.
En outre, certaines plates-formes offrent des capacités d'automatisation par lots qui permettent aux utilisateurs de produire des centaines ou des milliers de présentations, déclarations, rapports et autres types de documents à la fois, permettant aux vendeurs de créer des documents techniques à la demande qui ciblent des segments de clientèle particuliers.
Nous avons dressé une liste des solutions les plus populaires avec un bref aperçu de leurs principales fonctionnalités pour vous aider à éviter de vous perdre dans la vaste gamme d'options logicielles d'automatisation de documents disponibles.
DocuPilot
Docupilote est un programme d'automatisation de documents convivial et adaptable. Vous pouvez utiliser les données disponibles et les modèles de création pour créer des documents. Le générateur de documents intégré peut créer des modèles personnalisés.
Vous pouvez également envoyer par e-mail les documents que vous créez à l'aide de ce logiciel d'automatisation à des services tels que Dropbox, Zapier et Docusign.
Caractéristiques
- Modèles prédéfinis: Docupilot contient des modèles prédéfinis que les entreprises peuvent utiliser pour créer des devis, des accords, des factures et d'autres documents.
- Intégration: Solutions, les formulaires, les bases de données en ligne, les enquêtes et les RH ne sont que quelques sources de données avec lesquelles vous pouvez lier le logiciel.
- Sécuritaire : Avec l'aide de Docupilot, vous pouvez protéger par mot de passe et crypter vos documents. Vous pouvez toujours garantir la confidentialité de vos clients, en favorisant la confiance dont ils ont tant besoin.
- Flux de travail automatique : Certains des documents les plus compliqués workflows en entreprise sont simplifiées avec Docupilot. Pour que vous n'ayez pas à répéter le processus de saisie des données chaque fois que vous composez un document, cela simplifie l'ensemble du processus.
DocuPilot se distingue par son coût relativement peu élevé, ce qui le rend plus accessible.
airSlate
De la génération de flux à l'analyse de processus, airArdoise est une application cloud tout-en-un capable de gérer chaque étape de l'automatisation de vos documents. C'est aussi un utilitaire sans code.
Votre personnel manuel de traitement de documents peut être réduit de moitié si vous pouvez tirer le meilleur parti de l'application.
Caractéristiques
- Créateur de flux : L'interface utilisateur par glisser-déposer de Flow Creator vous permet de créer une représentation visuelle du flux de travail de document (UI).
- Signature électronique : Les formulaires numériques, les enquêtes, les documents et le contenu peuvent facilement avoir une valeur juridiquement contraignante Signatures électroniques ajouté à eux.
- Sondages en ligne : À l'aide de la fonction d'enquêtes en ligne, vous pouvez créer des enquêtes publiques, des documents de test d'applications bêta et des questionnaires.
- Automatisation des processus robotiques : Vous pouvez automatiser les processus à l'aide de bots airSlate sans écrire une seule chaîne de code.
De plus, airSlate dispose d'une vaste bibliothèque avec des milliers de modèles d'automatisation de documents pour la plupart des secteurs.
PandaDoc
La création, l'édition et la signature de documents peuvent être effectuées au même endroit à l'aide de PandaDoc.
Que vous ayez besoin d'un logiciel de signature électronique, de propositions automatisées, d'outils de vente et de marketing ou d'un traitement sécurisé des documents, PandaDoc fournira les outils dont vous avez besoin pour accélérer votre entonnoir commercial et faire signer des papiers en un clin d'œil.
Pour offrir une expérience de gestion de documents transparente à travers de nombreuses frontières numériques, PandaDoc s'intègre facilement à plus de 30 applications et plus encore.
Caractéristiques
- Déposer et faire glisser : Il fournit à l'utilisateur des options par défaut pour faire glisser et placer dans son document en fonction de la catégorie au lieu de la fonction de modèles.
- Signature numérique: C'est l'une des fonctionnalités les plus importantes car elle permet aux utilisateurs de signer numériquement des papiers sans utiliser de papier.
- Production de documents : Les utilisateurs peuvent créer ici n'importe quel document qu'ils désirent et contrôler d'autres contenus. C'est parfait si vous avez besoin de créer des contrats commerciaux, des propositions, des offres et d'autres documents.
- Archives des enregistrements : Une fois que vous avez fini de créer votre document, vous pouvez catégoriser et enregistrer des archives.
Les clients apprécient la flexibilité des modèles de PandaDoc. Une autre fonctionnalité fantastique que les consommateurs trouvent utile est le suivi et l'analyse des documents.
Crove
Vous pouvez concevoir et automatiser tous les documents de votre entreprise en utilisant Crove. Avec son éditeur de documents robuste, il peut vous aider à automatiser tous vos documents. Pour automatiser n'importe quel document, vous pouvez ajouter des variables, des conditions logiques, formules Excel, et signatures électroniques.
En centralisant vos opérations documentaires au sein de Crove, vous pouvez vous passer d'outils inutiles. Avec sa bibliothèque intégrée de modèles, Crove va au-delà de la simple automatisation de documents.
Caractéristiques
- Calculs : Utilisez des formules mathématiques pour effectuer des calculs directement sur les champs de vos documents.
- Formulaires: Créez votre enquête, incluez une logique pour dissimuler ou afficher des questions et permettez à quiconque de créer des documents en répondant aux questions.
- Aperçu rapide : Remplissez le questionnaire et vérifiez vos documents en temps réel.
- Postez des formulaires : Publiez vos formulaires sur une URL publique ; n'importe qui peut créer des documents en les utilisant s'il respecte les restrictions que vous avez définies pour votre lien.
Crove peut être votre outil idéal si vous recherchez un logiciel gratuit d'automatisation de documents.
Documate
Documenter est un logiciel d'automatisation de documents sans code facile à utiliser pour assembler des documents juridiques.
Un groupe d'avocats et de technologues a initialement créé Documate pour aider les organisations caritatives d'aide juridique à créer des workflows.
Ce sont principalement les avocats qui utilisent ce logiciel. Cependant, toute entreprise peut développer des documents en utilisant les fonctionnalités simples de Documate.
Caractéristiques
- Formulaires Web: Les utilisateurs peuvent concevoir des formulaires Web uniques qui saisissent des données dans des documents Word ou PDF.
- Sondage en ligne: Les utilisateurs créent une enquête, puis chargent des modèles de documents qui se connectent aux champs du formulaire d'enquête.
- Intégrer: Avec l'aide du programme, les utilisateurs peuvent générer des articles à partir d'entrées, distribuer les workflows, ou même les intégrer dans des sites Web.
Cette plate-forme d'automatisation de documents convient aux professionnels et aux avocats qui souhaitent une solution sans code avec une interface utilisateur simple.
Templafy
Les grandes entreprises peuvent organiser rapidement le contenu et les actifs de l'entreprise grâce à ce logiciel d'automatisation de documents - Modèle.
Tout en augmentant l'efficacité pour les utilisateurs finaux en automatisant la création de documents, le système garantit la conformité de la marque et de la législation dans les documents.
Cette plate-forme est évolutive et adaptable aux infrastructures informatiques et applicatives en constante évolution utilisées par les entreprises et les organisations d'aujourd'hui.
Caractéristiques
- Système basé sur les autorisations : Il permet aux responsables et aux équipes de gestion de la conformité de contrôler la qualité de tous les actifs documentaires, garantissant que les membres de l'équipe n'utilisent que les informations autorisées.
- Intégration: Les employés peuvent simplifier la création de contrats, de propositions et de supports de vente dans leurs programmes de traitement de texte à l'aide des outils d'automatisation de documents de Templafy, qui sont liés aux applications Microsoft Office et Google G Suite.
- Interface d'administration : Les employés peuvent accéder à des outils de génération de documents standard grâce à la distribution centralisée de fichiers de modèles de bureau.
Les grandes entreprises peuvent utiliser Templafy car il a besoin d'un minimum de 50 utilisateurs.
ExperLogix
Les utilisateurs professionnels peuvent rationaliser, améliorer et automatiser les processus documentaires critiques à l'aide de d'Experlogix logiciel d'automatisation de documents complet mais convivial.
Caractéristiques
- Flux de documents: à l'aide d'une interface visuelle, vous pouvez créer rapidement des flux de documents qui utilisent une logique conditionnelle sans codage.
- Conception de modèles : Il fournit les outils dont vous avez besoin pour créer des modèles dynamiques basés sur les données et configurer des workflows.
- Collecte de données numériques : Les Smart Forms d'Experlogix sont des formulaires de collecte de données flexibles, intégrés et basés sur le Web qui permettent aux utilisateurs ou aux clients de saisir et de soumettre des informations par voie électronique.
- Gestion des sorties : Les services de documents offrent des méthodes automatisées incroyablement flexibles pour gérer de gros volumes de sorties de documents.
Le gestionnaire de contenu d'Experlogix est un référentiel sécurisé et organisé qui facilite et accélère la gestion, le stockage et la récupération des actifs numériques, y compris les formulaires et documents PDF, les logos, les images et le contenu multimédia.
Mot de la fin
Un logiciel d'automatisation de documents est une évidence. En automatisant la création de documents similaires, votre entreprise peut réduire les erreurs, économiser de l'argent et éliminer la tâche fastidieuse et désagréable.
Ensuite, vous pouvez consulter le meilleur outils de collaboration documentaire.
