Une boîte de réception chaotique est une indication d'une entreprise inefficace. Si vous n'avez pas optimisé vos e-mails, vous perdez bien plus que votre temps. Ainsi, choisir un client de messagerie intelligent est vital pour votre entreprise. Cet article vous présentera l'une de ces solutions : eM Client.
L'envoi d'e-mails peut être beaucoup plus amusant avec un excellent client de messagerie. C'est la porte d'entrée pour interagir avec des prospects commerciaux et conclure des accords commerciaux lucratifs. Il peut devenir le moteur de la fortune de votre entreprise.
Mais toutes ces opportunités peuvent être perdues dans le fouillis si ce n'est pour un boîte de réception intelligente.
Vous pouvez facilement manquer des e-mails importants dans la foule de pourriels inutiles. Et, cette pile d'e-mails inutiles ne fait que grossir avec le temps.
Il est donc judicieux d'investir dans cet outil essentiel pour tirer le meilleur parti de vos efforts de marketing et de réseautage.
Avant de commencer avec le client eM, je vais partager certains des problèmes que vous pourriez rencontrer avec une gestion inefficace des e-mails.
Effets d'une mauvaise gestion des e-mails
# 1. Spam
Selon Statista, plus de 50% de votre boîte de réception était du spam.
Calculez maintenant le temps investi (ou perdu) pour trouver des informations pertinentes et supprimer le courrier indésirable.
Un client de messagerie vous aide à éviter ces problèmes. Vous pouvez vous concentrer sur ce qui est vital et trouver la vraie valeur de votre temps.
# 2. Les défauts de communication
Les boîtes de réception encombrées peuvent entraîner la perte d'e-mails importants dans la foule et le non-respect des délais par les employés. Avoir un client de messagerie standard et des outils de support dans votre organisation apporte un niveau de confort et de facilité. Cette intégration permet d'éviter que quoi que ce soit ne passe entre les mailles du filet.
Il peut aider à la collaboration stratégique entre les différents services : une meilleure communication se traduit par un flux de travail rationalisé et une plus grande efficacité.
# 3. Frais juridiques
Vous ne ressentez peut-être pas le besoin d'utiliser un Client de messagerie à l'instant. Mais une demande légale demandant de fournir un document vieux de 10 ans peut certainement vous pousser vers cela.
De puissants utilitaires de gestion des e-mails peuvent stocker et gérer vos données. Il aide à sauvegarder les conversations par e-mail critiques et facilite le processus de découverte de documents.
Vous pouvez rechercher n'importe quel fichier sans effort et le présenter si besoin est.
Cela vous fait gagner du temps, de la bonne volonté et des coûts en évitant les sanctions légales.
# 4. Mauvais service client
Une boîte de réception e-mail trop compliquée fait perdre son temps à vos employés à patauger pour les choses importantes.
Un client mécontent et tout l'enfer peut se déchaîner. Une seule publication négative sur les réseaux sociaux peut faire boule de neige et devenir le plus grand malheur de votre entreprise.
Après tout, en ces temps de concurrence féroce, vous ne pouvez pas tenir vos clients pour acquis.
En revanche, un système de gestion des e-mails simplifié donne amplement de temps à vos employés pour répondre aux demandes des consommateurs.
# 5. Menace de sécurité
Les programmes malveillants envoyés par courrier électronique peuvent exposer des informations classifiées. Cela peut également endommager et endommager vos serveurs.
Il est donc essentiel d'avoir un client de messagerie avec une fonction de vérification des pièces jointes. En cherchant à l'intérieur de la pièce jointe sans l'ouvrir, vous pouvez vous assurer de sa crédibilité.
# 6. Perte de données
Chaque donnée est importante. Le stockage sécurisé des données devient crucial en cas de piratage.
Il est donc impératif d'avoir un système de sauvegarde solide pour les e-mails. Il devrait être capable de vous remettre de zéro dans les moments difficiles.
Un système d'archivage approprié peut vous aider à restaurer tous vos courriers vitaux en cas de perte de données.
Maintenant que vous connaissez l'importance d'un client de messagerie. Commençons par le sujet principal.
eM Client: Smart Email
Client eM est une solution de productivité de messagerie tout-en-un.
Il est essayé et testé. Plus de 1,500,000 30,000 XNUMX personnes dans XNUMX XNUMX entreprises dans le monde l'utilisent pour tirer le meilleur parti de leurs e-mails.
Mise en marche
eM Client est disponible pour Windows et Mac. Téléchargez cet utilitaire, installez et créez un compte pour démarrer.
- L'écran initial vous demande de choisir un thème. Sélectionnez et cliquez sur Suivant.
- Vous avez plusieurs options pour commencer. L'outil est compatible avec tous les principaux services de messagerie.
- Vous pouvez importer des contacts et configurer différents calendriers. Il prend en charge Google Talk et le XMPP/Jabber dans Chat option.
- Pour configurer un e-mail, sélectionnez E-mail. Ensuite, choisissez votre fournisseur de services et entrez votre adresse e-mail sur l'écran suivant.
- Après avoir ajouté les détails de votre compte, l'écran suivant vous demande de configurer les clés de cryptage. Vous pouvez également entrer vos clés prédéfinies si vous n'êtes pas nouveau sur eM.
- Si vous êtes nouveau, entrez un mot de passe pour créer une paire de clés, publique et privée. Vous avez également le choix de choisir entre des tailles de clé de 1024 bits ou 2048 bits.
- Notamment, une taille de clé plus grande fournit un cryptage plus sécurisé.
- Mais en même temps, ils mettront plus de temps à se créer. Ainsi, le processus de cryptage consommera plus de données et de temps chaque fois que vous envoyez ou recevez un message crypté.
- S'il vous plaît passer par à cette si vous souhaitez en savoir plus sur la procédure de cryptage du client eM.
- Après avoir configuré un mot de passe, il vous demandera d'enregistrer votre paire de clés de cryptage.
- L'écran suivant vous demandera de partager votre clé publique avec le livre de clés eM. C'est un client eMrépertoire de clés publiques de. Il peut être utilisé pour envoyer des e-mails cryptés en recherchant simplement la clé publique du destinataire prévu.
- Enfin, sélectionnez les services à activer et cliquez sur Terminer.
Features
Dans cette section, je soulignerai certains des attributs importants d'eM Client. Je ne répéterai pas les fonctionnalités communes que vous trouvez dans votre application de messagerie quotidienne.
Commençons.
# 1. écran d'accueil
Voici l'écran d'accueil :
L'interface utilisateur est propre et inspire la productivité.
# 2. Tags
Ceci est extrêmement utile pour trier votre boîte de réception.
Pour l'utiliser, désactivez l'aperçu du message. Cela déplacera votre écran d'accueil vers une vue à deux volets des trois normales.
Naviguez ceci : Menu → Affichage → Disposition → Panneau de message désactivé.
Vous pouvez maintenant voir vos e-mails avec leurs balises. Et, vous pouvez les utiliser pour trier votre boîte de réception en conséquence.
Pour le tri, cliquez sur la colonne Balises et cela triera votre boîte de réception.
Pour définir des balises, cliquez avec le bouton droit sur n'importe quel courrier, puis sélectionnez Balises dans la boîte de dialogue. Il affichera une liste de balises prédéfinies. Cliquez sur un ou plusieurs pour les affecter à un courrier spécifique.
Vous pouvez également marquer plusieurs e-mails à la fois. Appuyez simplement sur ctrl, et sélectionnez les e-mails avec clics gauches. Après avoir sélectionné, suivez le processus de marquage d'un seul courrier.
On peut également ajouter n'importe quelle balise particulière selon le choix. Pour cela, cliquez Menu → Balises → Ajouter. Ajoutez maintenant le nom, la couleur et le raccourci de la balise (facultatif), puis cliquez sur D'ACCORD.
# 3. Réponses automatiques
C'est pratique si vous êtes en vacances ou si vous faites une pause.
Vous pouvez configurer des réponses automatisées. Ces réponses automatiques peuvent être lancées entre deux dates spécifiques ou avec juste une date de début.
Pour configurer cette fonctionnalité, cliquez sur Menu → Outils → Réponses automatiques.
# 4. Pièces jointes
L'un des meilleurs attributs du client eM est sa capacité à gérer les pièces jointes.
Vous n'avez pas besoin d'ouvrir chaque e-mail pour trouver un ancien fichier important.
Toutes les pièces jointes peuvent être visualisées sous forme de listes ou de cartes. Ceux-ci peuvent être divisés en sous-catégories d'images, de médias, de documents et d'archives.
Cliquez sur ces trois points horizontaux et sélectionnez Pièces jointes de la boîte de dialogue.
La vue par défaut affiche toutes les pièces jointes dans la vue de liste. Mais vous pouvez cliquer Ajouter des images, Média, Documents et Archives aux côtés de Tout. Enfin, vous pouvez voir toutes vos pièces jointes liées à cette catégorie spécifique.
Si vous trouvez le Liste voir maladroit, cliquez sur Cartes pour une vue plus nette de la grille. Il affichera vos pièces jointes sous forme de tuiles sans aucun détail comme la date, la taille ou le type d'élément.
Les options Liste et Cartes se trouvent juste au-dessus des catégories de pièces jointes (Images, Média, etc.).
# 5. Recherche de messages
Celui-ci est une fonctionnalité phare de ce système de gestion de messagerie. Vous pouvez rechercher n'importe quel message en faisant défiler votre boîte de réception sans ouvrir un seul e-mail.
Pour cela, cliquez sur la flèche pointant vers la gauche en haut à gauche.
Cliquez ensuite sur n'importe quel e-mail. Vous verrez le volet le plus à droite montrant tous les e-mails de ce contact unique. Ensuite, continuez à placer votre curseur sur le volet de droite et il affichera instantanément l'aperçu complet de ce courrier.
Vous pouvez lire l'intégralité du courrier, ouvrir les pièces jointes et répondre à partir de ce panneau d'aperçu lui-même.
C'est l'un des moyens les plus rapides de parcourir l'historique complet des conversations d'un prospect ou d'un contact particulier. Il peut être votre sauveur de vie sur un occupé Monday.
# 6. Filtre intelligent
J'ai 41856 e-mails dans une de mes boîtes de réception.
Et je ne possède aucun super pouvoir pour filtrer les plus importants de ce gâchis.
Je me suis donc tourné vers une fonctionnalité pratique de l'application client eM, Règles, un moyen astucieux de rendre votre boîte de réception sans encombrement.
Ce que j'ai fait, c'est que j'ai défini une règle pour envoyer des e-mails dans ma boîte de réception avec des mots comme Offres, offres, etc., dans la ligne d'objet ou le corps du message dans un autre dossier nommé Indésirable.
Vous pouvez également ajouter des exceptions à ce filtre. Par exemple, j'ai fait une exception pour tous les e-mails avec des pièces jointes afin d'échapper au processus de filtrage.
Vérifiez cela étape par étape.
a) Cliquez Menu et sélectionnez Règles de la liste déroulante.
b) Sélectionnez Nouvelle règle en haut à gauche.
c) Faites défiler jusqu'à Appliquer des règles personnalisées à messages que je reçois. Cliquez sur Suivant. Sélectionnez ensuite les mots trouvés dans corps ou sujetEt cliquez Suivant.
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d) Vérifiez la Déplacer vers un dossier, et sauf si le message comporte une pièce jointe dans les étapes suivantes.
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e) Ensuite, vous devez nommer cette règle. Puis clique paroles dans la section d'aperçu de la règle. Ensuite, entrez les mots que vous souhaitez filtrer. Par exemple, je voulais déplacer des e-mails promotionnels. Alors, j'ai utilisé des mots comme offres, offres, et ainsi de suite
Puis cliquez sur le dossier dans la section Aperçu de la règle et sélectionnez le dossier de destination des e-mails filtrés.
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f) Maintenant, l'aperçu de la règle ressemblera à ceci. Vos mots de filtre et le dossier de destination s'afficheront à l'endroit de paroles et dossier. Cliquez sur Suivant.
Cochez la case à gauche du nom de votre règle dans l'écran suivant et appuyez sur Appliquer au sommet.
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g) Dans l'avant-dernière étape, sélectionnez le dossier source dans lequel vous souhaitez appliquer la règle. J'avais sélectionné Inbox car je voulais filtrer les e-mails de ma boîte de réception. Cliquez maintenant Exécuter, et le processus commencera. Cela peut prendre de quelques minutes à une heure, selon la taille du dossier.
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# 7. Importation et exportation
Pour la sauvegarde, vous pouvez également enregistrer vos e-mails dans différents formats. On peut enregistrer les e-mails de plusieurs boîtes de réception dans un dossier de messagerie principal. Alternativement, vous pouvez également télécharger des e-mails dans votre stockage eM local.
De même, vous pouvez importer des e-mails et des paramètres à partir de n'importe quel fichier de sauvegarde ou d'une autre application de messagerie.
Pour ces options, appuyez sur Menu → Fichiers, puis sélectionnez Importer ou Exporter selon vos préférences.
# 8. Messages cryptés
Le client eM utilise le cryptage standard PGP (Pretty Good Privacy) pour envoyer des messages sécurisés.
Pour cela, vous devez générer votre paire de clés PGP si vous ne l'avez pas fait lors de la configuration initiale. Ensuite, le processus consiste à partager votre clé publique avec le destinataire. Une fois que le destinataire a votre clé publique, vous pouvez partager des messages cryptés. Cette vidéo explique le processus :
# 9. Autres
La liste des fonctionnalités est en effet longue, et je viens d'aborder les bases. eM Client est l'une des applications de gestion de messagerie les plus riches en fonctionnalités que j'ai vues à ce jour.
De plus, vous pouvez démarrer Google Meet, discuter avec vos pairs, conserver des notes et supprimer automatiquement les e-mails en double directement dans l'application.
Vous n'aurez guère besoin d'un outil tiers pour vos activités professionnelles quotidiennes.
eM Client vous offre également un éditeur de thème intégré pour le faire dans votre style. En conclusion, lors de mes brefs tests, j'ai trouvé qu'eM Client était la solution unique parfaite pour la communication par e-mail.
C'est propre, simple et efficace ; hautement recommandé.
Et le meilleur, c'est qu'il est disponible gratuitement avec des fonctionnalités limitées. Même les options payantes sont ponctuelles. Dites adieu aux paiements récurrents.
Alternatives to eM Client
Le consommateur actuel veut avoir le choix. Et vous avez d'autres options si le client eM ne vous convient pas.
Mailbird est une solution similaire à ne pas manquer. Vous pouvez l'essayer avec une garantie de remboursement de 14 jours.
Les entreprises de toutes tailles utilisent souvent un boîte de réception partagée. Il sert de point de contact unique avec le consommateur pour éviter les réponses en double. Si vous souhaitez une gestion des e-mails pour une boîte de réception partagée, essayez Spark. Regarde ça vidéo par Spark pour une présentation rapide d'une boîte de réception partagée.
Mot de la fin
Il est judicieux d'investir dans la gestion des e-mails. Bien que votre client de messagerie barebones par défaut puisse faire le travail, il est loin d'être idéal.
Un gestionnaire de messagerie intelligent comme le Client eM vaudra l'investissement.
