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Un bref guide pour aider votre bureau à se passer de papier [7 outils]

Un bref guide pour aider votre bureau à se passer de papier
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Il y a eu un changement dans la culture d'entreprise et de travail au cours des dernières années. Les employeurs encouragent de plus en plus les logiciels de bureautique sans papier pour faciliter un accès rapide, pratique et facile à l'information.

Avec ce type de bureau, les employés peuvent contourner leurs horaires et les informations sont plus facilement distribuées dans toute l'organisation.

Avec les préoccupations environnementales croissantes, les entreprises dépendent de plus en plus des bureaux sans papier. Chaque année, l'employé de bureau moyen génère plus de 2,000 XNUMX livres de déchets, selon une étude menée par le Association nationale des fournisseurs de produits de bureau (NAOP).

Il appartient aux entreprises d'augmenter leurs efforts de recyclage ou de réduire la quantité de déchets qu'elles génèrent.

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Vous pouvez envisager un modèle de bureau sans papier si votre entreprise recherche une approche durable pour réduire la production de déchets. Il élimine le besoin de documents traditionnels tels que les lettres, les rapports et les factures à l'aide d'un logiciel de bureau sans papier.

La photocopie et le tri des piles de papier peuvent être éliminés, ce qui fait gagner du temps au personnel administratif. De plus, les entreprises peuvent économiser de l'argent sur l'impression avec un bureau sans papier.

Cela peut sembler intimidant d'aller sans papier dans votre bureau, mais ce n'est pas aussi difficile que vous le pensez. Dans ce guide, nous expliquerons les bases de la dématérialisation et donnerons des conseils pour démarrer.

Les étapes suivantes vous aideront à organiser votre bureau et à le rendre plus efficace, vous facilitant ainsi la vie au travail.

Impact environnemental dû aux bureaux centrés sur le papier

Le papier est un matériau polyvalent utilisé depuis des siècles. Il peut être utilisé à diverses fins, de l'écriture et de l'impression à l'emballage et à l'isolation. Avec la popularité croissante de l'utilisation du papier, il est essentiel d'être conscient de l'impact des déchets sur l'environnement.

Il a un impact environnemental important en raison de ses taux de production et de consommation élevés. En effet, selon le Programme Environnement des Nations Unies (PNUE), l'industrie du papier est l'une des trois industries les plus dommageables pour l'environnement au monde.

Les bureaux centrés sur le papier contribuent aux dommages environnementaux lorsque les plateformes numériques deviennent la nouvelle norme.

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Qu'est-ce que le bureau sans papier ?

Les bureaux sans papier sont une tendance populaire dans les entreprises, où les employés ne sont pas tenus de transporter de papiers avec eux. Avec le bureau sans papier, toutes les formalités administratives qui se faisaient auparavant dans les bureaux peuvent désormais être effectuées par voie électronique.

Cela réduit la consommation de papier et permet aux employés de travailler de n'importe où dans le monde. Un bureau sans papier est important pour plusieurs raisons, et il deviendra probablement encore plus populaire dans les années à venir.

Avantages du bureau sans papier

Ce n'est un secret pour personne que la technologie évolue constamment. L'époque où nous devions mélanger du papier dans notre bureau pour rester organisé est révolue.

Les logiciels de bureau sans papier modernes peuvent facilement trouver des requêtes dans les documents les plus volumineux en quelques secondes. C'est pourquoi les bureaux évoluent vers un bureau sans papier avec les logiciels de bureau sans papier avancés d'aujourd'hui, y compris les fichiers numériques et les enregistrements électroniques.

Voici quelques avantages pour lesquels vous devriez envisager d'adopter un bureau sans papier :

Améliore la communication

Contrairement à l'époque où les employés devaient attendre des heures pour que les documents arrivent dans leur boîte aux lettres, ils peuvent désormais accéder instantanément aux informations lorsqu'ils en ont besoin via des systèmes numériques. Cela signifie des temps de réponse plus rapides aux demandes des clients et une meilleure communication entre les employés et la direction.

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Réduit les coûts énergétiques

Le papier nécessite beaucoup d'énergie pour être produit et expédié, ce qui s'additionne avec le temps. En optant pour la dématérialisation, vous pouvez réduire la consommation d'énergie de votre bureau en utilisant des documents électroniques au lieu de documents physiques. Cela peut réduire votre facture d'énergie de moitié ou plus.

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Gagnez du temps

Lorsque tout est numérique, il n'est pas nécessaire de copier et coller des informations d'un document à l'autre.

Vous pouvez facilement accéder à toutes les informations dont vous avez besoin depuis le confort de votre bureau sans passer plus de temps à les rechercher. Cela permet de gagner du temps, de réduire le stress et la pression inutiles et de garantir que vous ne manquerez jamais cette échéance critique.

Réduit les déchets

Une grande partie de la réduction des déchets consiste à limiter ce qui va dans la poubelle. En allant sans papier, vous pouvez éviter d'imprimer d'innombrables morceaux de papier qui sont jetés dans la corbeille.

Au lieu de cela, stockez toutes les informations numériquement sur votre ordinateur ou dans des fichiers numériques. Cela signifie moins de déchets et moins de déplacements au centre de recyclage.

Comment mettre en œuvre l'idée de bureau sans papier sur le lieu de travail ?

Gérer tout le papier que vous accumulez dans le monde numérique d'aujourd'hui peut être difficile. Mais lorsque vous mettez en place un environnement sans papier, cela rend non seulement votre entreprise plus efficace, mais aide également à résoudre des problèmes tels que le recyclage et le stockage. Voici quelques façons d'aller sans papier pour votre entreprise :

# 1. Utiliser les plateformes de stockage cloud

La transition vers un bureau sans papier devient de plus en plus populaire, mais ce n'est pas sans défis. L'un des plus grands défis est que de nombreux employés comptent encore sur des documents papier pour effectuer leur travail.

Cela signifie qu'ils ont besoin d'accéder à ces documents où qu'ils se trouvent, ce qui peut être un problème s'ils sont loin de leur bureau ou si leur ordinateur tombe en panne.

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Une façon de résoudre ce problème est d'utiliser stockage cloud plates-formes. Ces plateformes permettent aux employés de stocker leurs documents électroniquement et d'y accéder depuis n'importe quel appareil. Cela leur évite d'avoir à transporter de nombreux documents papier et facilite le suivi de tout ce dont ils ont besoin.

Un autre avantage de l'utilisation de ces plateformes est qu'elles peuvent vous aider à économiser de l'argent. Si vous stockez vos documents électroniquement, vous n'aurez pas à payer pour leur espace sur votre disque dur. Ceci est particulièrement important si vous avez de nombreux documents à stocker.

Dans l'ensemble, l'utilisation de plates-formes de stockage en nuage est un excellent moyen d'améliorer l'efficacité de votre bureau sans papier. Ils permettent aux employés d'accéder facilement à leurs documents, ce qui réduit le temps qu'ils passent à les rechercher.

# 2. Mettre en œuvre des outils de communication électronique

Ce n'est un secret pour personne que les outils de communication électroniques deviennent de plus en plus courants dans le monde du travail d'aujourd'hui. Les employés de bureau de tous niveaux adoptent ces outils comme le courrier électronique, Microsoft Office 365 ou Slack pour augmenter l'efficacité et réduire le gaspillage de papier.

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L'un des avantages les plus importants de l'utilisation de ces outils est qu'ils peuvent aider à éliminer la paperasserie inutile. Cela permet d'économiser du temps et de l'énergie et réduit le risque d'erreur humaine.

De plus, les outils de communication électronique peuvent également aider à améliorer l'efficacité et la productivité au bureau. En permettant aux employés de partager des fichiers et de collaborer sur des projets en temps réel, ces outils peuvent augmenter l'efficacité jusqu'à 50 %.

Les entreprises qui ont mis en œuvre ces outils avec succès ont considérablement augmenté la productivité et la satisfaction de leurs employés.

# 3. Former les employés aux logiciels électroniques

Alors que les entreprises évoluent vers un lieu de travail sans papier, les employés doivent être correctement formés pour éviter les accidents potentiels. En formant les employés à travailler sans papiers, vous pouvez être sûr qu'ils peuvent gérer tous les fichiers ou documents qui doivent être stockés électroniquement.

Non seulement cela permettra à votre entreprise d'économiser du temps et de l'argent, mais cela aidera également votre équipe à rester productive et en sécurité tout en travaillant dans un environnement sans papier.

# 4. Créer un espace de travail électronique

Les bureaux sans papier sont de plus en plus populaires, non seulement parce qu'ils sont plus respectueux de l'environnement, mais aussi parce qu'ils sont meilleurs pour la productivité de vos employés.

La création d'un espace de travail électronique adapté à vos besoins garantit que chacun dans votre bureau est productif et peut se concentrer sur son travail.

Un logiciel de bureau sans papier facilite la dématérialisation

Effectuer manuellement chaque étape impliquée dans la création d'un espace de travail sans papier peut être exaspérant.

De plus, la gestion d'un tel lien complexe d'applications différentes est une tâche. Voici quelques logiciels de bureautique sans papier conçus sur mesure pour permettre aux bureaux de passer facilement à la voie numérique sans trop de formation ni d'allocation de ressources.

SignNow

De nombreuses personnes connaissent la méthode traditionnelle sur papier lors de la signature de documents. Cependant, ce processus peut parfois prendre du temps et rien ne garantit que toutes les signatures seront exactes.

Heureusement, un nouvel outil en ligne appelé SignNow facilite le processus sans papier pour la signature de documents en ligne.

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Sign Now permet aux utilisateurs de créer signatures numériques à l'aide de leur ordinateur ou de leur appareil mobile. Une fois que vous avez terminé votre signature, vous pouvez l'enregistrer dans un fichier ou la partager avec d'autres. De plus, Sign Now fournit des conseils et des instructions utiles pour vous assurer que vos signatures sont exactes et lisibles.

Le service est gratuit et accessible depuis n'importe quel ordinateur disposant d'un accès à Internet. Les documents peuvent être signés de n'importe où dans le monde, et il n'est pas nécessaire d'imprimer ou de télécopier le document.

Entrez les détails de l'article, choisissez un type de signature, puis soumettez le formulaire. Le service créera automatiquement une copie numérique du document et l'enverra à votre adresse e-mail.

De plus, cet outil peut être utilisé à diverses fins, telles que la signature de documents en ligne, la génération d'accords et la négociation de contrats. En bref, si vous cherchez un moyen simple de faire signer vos documents juridiques, Sign Now vaut la peine d'être essayé.

PdfFiller

Vous allez adorer pdfRemplisseur si vous êtes un professionnel occupé avec de nombreux documents à gérer. Cet outil en ligne vous permet de modifier, de créer et de gérer des documents rapidement et facilement.

Remplissez les champs, cliquez sur Soumettre et vos modifications sont automatiquement enregistrées. De plus, si vous avez besoin d'imprimer une copie ou de la partager avec quelqu'un d'autre, le remplisseur PDF peut également vous aider à le faire.

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C'est un outil polyvalent qui peut être utilisé pour transformer votre PDF statique en une expérience interactive pour l'expéditeur et le destinataire.

PDF Filler possède diverses fonctionnalités qui en font un choix idéal pour les personnes qui ont besoin de mettre à jour ou de gérer leurs fichiers rapidement. De plus, il est également idéal pour les personnes qui ont besoin d'automatiser la création et le remplissage de documents PDF en ligne.

Vérifiez meilleurs outils pour compresser PDF [En ligne + Logiciel].

DeskTime

Gérer son travail et son temps personnel est difficile, mais si vous cherchez une application pour vous aider, alors DeskTime est un outil parfait.

Avec cette application, vous pouvez facilement garder une trace de tout ce qui nécessite votre attention à l'aide d'un suivi automatique du temps. Qu'il s'agisse d'heures passées à travailler ou de combien de temps vous avez dormi la nuit dernière, cette application a toutes les cloches et les sifflets qui vous permettent de gérer facilement votre emploi du temps.

YouTube vidéo

DeskTime est l'application ultime pour gérer votre emploi du temps et vos activités en ligne avec succès. L'application offre une variété de fonctionnalités pour en faire l'outil parfait pour la gestion et l'organisation du temps.

L'application est téléchargeable gratuitement et il n'y a pas d'achats intégrés. Il peut également être utilisé pour suivre votre propre temps et le temps des autres.

Vous pouvez également utiliser cette application pour gérer vos activités commerciales en ligne, y compris le suivi de vos chiffres de vente et les mises à jour des médias sociaux. Ce tracker de temps ultime est l'outil parfait pour tous ceux qui souhaitent améliorer leur efficacité et leur productivité.

Télécharger- DÉVELOPPEMENT | Android | IOS

Juro

La complexité des contrats juridiques est assez intimidante, mais une solution numérique comme Juro est idéal pour de tels cas. Il s'agit d'un outil d'automatisation des contrats juridiques qui peut aider votre équipe à rationaliser la création, la signature et le suivi des contrats juridiques.

En automatisant les tâches contractuelles quotidiennes, vous pouvez gagner du temps et garantir l'exactitude de la création des contrats. Il fournit également une interface utilisateur qui facilite son utilisation par tous les membres de votre équipe.

Cela rend le processus plus fluide et plus accessible pour toutes les personnes impliquées. De plus, Juro s'intègre à plusieurs logiciels juridiques populaires, ce qui vous permet de gérer et de suivre facilement vos contrats à partir d'un seul endroit.

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Les avantages de l'utilisation de Juro incluent l'automatisation du processus de création de contrat, la surveillance et le suivi de la conformité, et l'automatisation de la négociation et de l'exécution des contrats.

Il offre également une gamme de fonctionnalités pour aider les entreprises à améliorer l'efficacité et l'efficacité de leurs contrats légaux. Donc, si vous cherchez un moyen d'automatiser votre processus de création de contrat, ne cherchez pas plus loin que Juro.

Filecenter

Avec le nombre croissant de fichiers numériques dont vous disposez, il est facile d'être submergé par la quantité de données que vous devez gérer. Mais une façon de gérer cela consiste à utiliser un outil comme Centre de fichiers.

Avec l'aide de cet outil, vous pouvez rapidement organiser vos documents et gérer tous vos fichiers numériques, ce qui les rend faciles à trouver.

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Filecenter est un système de gestion de fichiers basé sur le cloud qui facilite l'accès, le partage et la collaboration sur des fichiers depuis n'importe quel appareil ou emplacement. Vous pouvez accéder à cet outil depuis n'importe quel ordinateur disposant d'une connexion Internet.

Vous n'avez besoin d'aucun logiciel ou matériel spécial pour utiliser FileCenter. Ouvrez simplement le site Web et commencez à rechercher les fichiers dont vous avez besoin. Vous pouvez également utiliser cet outil pour partager des dossiers ou stocker des fichiers volumineux sur le cloud.

Si vous cherchez un moyen simple de rationaliser votre flux de travail et de vous aider à rester organisé, alors Filecenter est la solution parfaite.

M-Files

Si vous êtes comme la plupart des travailleurs du savoir, vous êtes toujours à la recherche de moyens d'être plus productif. Mais avec l'afflux constant de nouvelles informations et de nouveaux projets, il peut être difficile de suivre le rythme. C'est là que M-Files entre en jeu.

Cette base de métadonnées gestion de documents est conçue pour aider les travailleurs à libérer leur potentiel de productivité. La plate-forme M-Files vous permet d'accéder et de collaborer facilement sur des fichiers depuis n'importe quel appareil ou ordinateur en fournissant un emplacement centralisé pour tous vos documents.

De plus, la plateforme M-Files offre de puissantes capacités de recherche qui vous permettent de trouver exactement ce que vous cherchez rapidement et facilement.

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L'un des avantages de M-Files est qu'il peut aider les entreprises à augmenter leurs bénéfices. L'examen et la création d'un M-File garantissent que toutes vos données commerciales essentielles sont organisées et facilement accessibles.

Cela facilite le suivi de vos progrès et la maîtrise de vos finances. Un autre grand avantage de M-Files est qu'ils sont privés. Les données de votre entreprise ne sont pas accessibles au public pour que d'autres puissent les voir. Cela peut protéger la réputation de votre entreprise et vos précieux secrets commerciaux.

Cloudli

Les puissantes solutions de virtualisation de fax sur IP de Cloudli vous permettent de virtualiser vos opérations tout en protégeant les données critiques.

Leurs solutions vous permettent de créer, gérer et déployer rapidement et facilement des machines virtuelles dans le cloud sans vous soucier de l'infrastructure requise pour les prendre en charge.

Avec les solutions Fax / IP de Cloudli, vous pouvez envoyer et recevoir en toute sécurité fax dans le monde entier sans avoir besoin d'une ligne ou d'un télécopieur dédié.

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Cloudli offre plusieurs avantages aux entreprises qui ont besoin de virtualiser leurs opérations. Tout d'abord, cela aide à consolider votre infrastructures et améliorer l'efficacité en vous permettant d'exécuter plusieurs applications sur un seul serveur.

Cela vous fait gagner du temps et de l'argent, car vous n'avez plus besoin d'acheter des serveurs séparés pour chaque application. Il protège également vos données en vous permettant de virtualiser vos serveurs.

Si un serveur tombe en panne, les autres continueront à fonctionner. Enfin, Cloudli peut aider à réduire les coûts en automatisant la communication entre vos serveurs et vos clients.

Conclusion

Les bureaux sans papier deviennent de plus en plus populaires, non seulement en raison des avantages environnementaux, mais aussi parce qu'ils peuvent vous faire économiser beaucoup d'argent.

Dans ce guide, nous avons discuté des façons dont vous pouvez aider votre bureau à passer sans papier. Nous avons également mentionné le meilleur logiciel sans papier pour aider votre bureau à se passer facilement de papier.

Maintenant, vous pouvez découvrir le meilleur solutions de bureau virtuel pour les particuliers et les entreprises.

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