L'estimation des coûts d'un projet n'est pas une simple opération mathématique, mais un processus complexe.
Pour l'année gestion de projet SUR mesure pour réussir, une bonne estimation des coûts est nécessaire. De nombreux coûts apparaissent tout au long du cycle de vie du projet, mais la méthode d'estimation précise fait toute la différence entre un plan qui a échoué et un plan réussi.
Cela implique une entrée directe du client et permet au chef de projet et à l'équipe de se concerter pour une compréhension parfaite de la valeur commerciale, des priorités des fonctionnalités, des listes de choses à avoir, etc.
Dans cet article, vous apprendrez à gérer ces risques et les problèmes connexes en comprenant l'estimation des coûts, son importance, comment commencer, ses techniques et d'autres éléments importants.
Commençons!
What Is Cost Estimation for a Project?
L'estimation des coûts prend en compte les coûts directs, les coûts indirects et de nombreux autres facteurs pour calculer un budget de projet qui respecte votre engagement financier. C'est en effet une étape importante pour un projet réussi.
De la construction d'une route au développement d'une application, les techniques d'estimation des coûts d'un projet peuvent être appliquées dans tous les domaines. Dans le cycle de vie de la gestion de projet, l'estimation des coûts est l'ajout de coûts individuels à l'aide de méthodes d'estimation et de données valides. Ceci est utilisé pour estimer les coûts futurs d'un projet sur la base de l'expérience d'aujourd'hui.
Pour ce faire, vous devrez suivre quelques étapes simples :
- Identification claire des tâches
- Participation à la préparation des devis
- Disponibilité des données appropriées
- Structures standardisées pour les estimations de coûts
- Provisions pour incertitudes futures
- Frais exclus
- Examens indépendants des estimations
- Réviser les estimations
En termes simples, l'estimation des coûts indique les finances et les ressources dont vous avez besoin pour réaliser un projet à l'avance avec une portée définie. Un chef de projet et l'équipe doivent tenir compte des coûts directs et indirects pour procéder à une estimation.
Certains éléments typiques dont vous devez tenir compte sont la main-d'œuvre, les installations, les ressources, les matériaux, l'équipement, les fournisseurs, les risques et le temps.
Why Is Cost Estimation Important?
L'estimation du coût d'un projet est possible en utilisant des techniques d'estimation des coûts et un structure de répartition du travail (WBS). Ceci est utilisé pour visualiser la portée de votre projet et attribuer des coûts à chaque tâche du projet.
Grâce à l'estimation des coûts du projet, un client peut juger comment un Chef de projet sera en mesure de gérer le projet et d'atteindre les objectifs et les buts du projet. De cette façon, les parties prenantes et les cadres du projet prévoient la qualité qu'ils recevront après son achèvement.
Pour une réalisation réussie du projet, les parties prenantes doivent planifier un budget accepté par les parties prenantes pour répondre aux attentes de qualité. Une bonne estimation du projet est nécessaire pour assurer l'effort réel. Cela vous aide à rester sur la bonne voie et à planifier.
When to Perform Cost Estimation?
Eh bien, l'estimation des coûts est utilisée pour prévoir le coût, le prix et la quantité des ressources nécessaires pour mener à bien un projet. La précision de l'estimation des coûts du projet dépend des niveaux du projet, du projet, de la conception et des conditions du projet, ainsi que des valeurs estimées des ressources dont vous avez besoin.
Lorsque vous disposez de ressources, d'équipement, de main-d'œuvre, etc., vous pouvez commencer à estimer le coût global du projet en mentionnant la portée et la qualité du projet. Ainsi, il faut des techniques, de la durée, des tâches, etc. pour prévoir le coût total.
How to Estimate the Cost Accurately?
Lorsque vous estimez les coûts d'un projet, vous devez diviser le projet en tâches individuelles et déterminer quelle équipe fera quoi. Une fois qu'un projet est prêt, l'objectif principal est de s'assurer que vous ne dépassez pas le budget.
L'estimation des coûts implique quelques étapes simples. Discutons-en un par un.
Compiler une liste des tâches et des ressources nécessaires
La première étape du processus d'estimation des coûts consiste à déterminer les ressources et les tâches dont vous avez besoin. Pour ce faire, vous pouvez diviser l'ensemble du projet en petits morceaux. Il s'agit de recherche, de conception, de développement front-end ou back-end, écriture de copie, tests ou corrections de bogues, lancement, etc.
La liste des tâches varie selon le projet, mais les étapes restent les mêmes. Lorsque vous répartissez le travail entre les différents membres de l'équipe selon le taux horaire, il vous sera plus facile de calculer le coût de la main-d'œuvre et le temps requis pour soumettre le projet.
Identifier et allouer les ressources
Vous devez vous assurer que vous disposez de suffisamment de personnes possédant les compétences requises pour le projet afin d'allouer les ressources. Vous devez répertorier les membres disponibles et attribuer des tâches en fonction de leur expertise. Cela se traduit par une planification adéquate des ressources, ce qui conduit à la réussite du projet.
Estimer la durée de la tâche
Ici, vous devez estimer la durée de la tâche pour créer votre calendrier de projet avec un tampon. Puisque vous ne pouvez pas prédire l'avenir d'une personne, il est plus probable que votre équipe prenne un tampon supplémentaire pour que le projet se termine au bon moment sans aucun stress.
Le le suivi du temps méthode, vous pouvez tracer la durée du projet avec précision. Vous ne pouvez pas vous attendre à un taux d'utilisation de 100 % de la part de votre équipe. Évidemment, cela conduira à l'épuisement. Ainsi, le taux d'utilisation idéal pour chaque équipe est de 80 %, ce qui laisse du temps libre à votre équipe.
Calculer le coût du projet
Plusieurs fois, il existe des enregistrements similaires que vous trouverez dans votre base de données. Vous pouvez utiliser les enregistrements précédents pour analyser la durée de chaque tâche et son coût.
Si vous n'en avez pas, vous devez le calculer à partir de zéro. Tout d'abord, vous devez créer une estimation approximative afin que votre équipe puisse se réunir et décider du temps et du coût exacts.
Utiliser les outils d'estimation des coûts
Il est crucial de garder une trace de tout. Pour éviter de dérailler, vous devez vous concentrer sur les changements et les mettre à jour en conséquence. Grâce aux outils de gestion, vous pouvez gérer les tâches de votre équipe au quotidien sans tracas, ce qui aboutit à la réussite du projet.
De cette façon, vous pouvez également suivre le budget. Selon l'heure de journal de chaque membre, l'outil prévoit l'état du projet. Ainsi, vous pouvez suivre la quantité de projet qui reste à terminer et le temps restant.
Estimate vs. Quote: Difference
Les estimations et les devis ont des objectifs similaires, mais les termes ne sont pas interchangeables. Les deux sont différents en ce qui concerne ce que vous présentez dans la liste. L'utilisation du terme correct au bon moment garantit que votre client dispose des informations correctes dont il a besoin pour prendre une décision.
Estimation
Une estimation est une estimation éclairée ou approximative du coût d'un travail spécifique. Il est basé sur les informations disponibles à ce moment-là. L'estimation peut être modifiée une fois que vous obtenez des informations mises à jour.
Supposons que vous preniez le contrat de rénovation d'une maison et que le client ait besoin de connaître le coût. Tout d'abord, vous devrez vérifier la taille de la maison et des pièces, la quantité de travail à faire et ce qu'il faut ajouter et soustraire. Dans ce cas, vous pouvez donner une estimation basée sur leurs besoins, disons, 30,000 XNUMX $.
Lorsque vous démarrez les travaux, du coup, vous voyez le prix de la peinture augmenter légèrement en raison de la qualité de la peinture exigée par le client. À ce moment-là, votre estimation sera légèrement mise à jour en conséquence.
Soumission
D'autre part, un devis est un énoncé fixe du travail dans un délai précis. Il est juridiquement contraignant et ne peut être modifié à moins que votre client ne demande un travail en dehors de la portée du travail. Si la portée change, vous devrez mettre à jour l'ordre de modification en conséquence et parvenir à un accord final.
Prenons le même exemple. Si le client demande un devis au lieu d'un devis au début des travaux, vous devez étudier attentivement le prix de la main-d'œuvre, des matériaux, du temps, etc., pour donner un devis final à votre client, qui ne peut être modifié. plus tard, sauf si le client souhaite un travail supplémentaire qui n'est pas mentionné dans la liste de devis.
Cependant, l'estimation est la meilleure pratique lorsque vous n'êtes pas sûr du prix des matériaux et des attentes du client. Mais, lorsque vous fournissez un service régulier, que vous connaissez très bien le prix de vos services et de vos matériaux et que vous souhaitez vous protéger d'un travail supplémentaire, un devis peut être le meilleur choix.
De plus, les estimations sont négociables, alors que les devis sont exacts et juridiquement contraignants.
Commonly Practiced Cost Estimation Techniques
Selon la taille et le type de projet, les attentes des dirigeants et des parties prenantes, la méthode de facturation et d'autres facteurs, divers outils et techniques peuvent être appliqués pour effectuer une estimation des coûts du projet. Ils sont les suivants :
- Estimation analogue: Cette technique montre des précédents qui vous aident à définir les coûts futurs dans les premières étapes de votre projet en utilisant des données historiques.
- Estimation ascendante : De bas en haut La technique est une approche plus granulaire qui estime les tâches individuelles, puis les additionne pour obtenir le coût global d'un projet. Cette méthode est utilisée dans les projets complexes où les variables sont encore plus nombreuses, comme les projets de construction, le développement de logiciels, etc.
- Estimation descendante : La technique d'estimation descendante est une technique simple pour déterminer l'étendue des travaux après avoir découvert le coût total du projet. Cette méthode est couramment utilisée pour estimer différents éléments sur un prix forfaitaire initialement spécifié par le client.
- Estimation paramétrique : L'estimation paramétrique est une approche de modélisation statistique qui utilise les données historiques de certains facteurs de coût clés pour calculer le nouveau coût de la tâche.
- Estimation en trois points : Cette technique est livrée avec trois scénarios différents, y compris le plus probable, optimiste et pessimiste. Ceux-ci sont mis dans l'équation pour obtenir l'estimation finale.
- Analyse des réserves : Cette technique indique la quantité de réserve pour éventualités qui doit être allouée. Cette méthode essaie d'éviter l'incertitude.
- Coût de la qualité : Cette approche utilise l'argent dépensé sur ou pendant le projet pour éviter les échecs. Cela utilise également l'argent appliqué après la réussite du projet pour remédier aux échecs.
Cost Estimation Parameters
Vous devez satisfaire votre client avec vos estimations afin que votre client prévoie la qualité du projet. Mais, de nombreux projets rencontrent des échecs dus à une mauvaise estimation des coûts.
Discutons des paramètres dont vous devez tenir compte lors de l'estimation du coût de votre projet.
Temps écoulé
Le temps est un facteur important lors de l'estimation du coût du projet. Le temps est directement proportionnel à l'effort. La somme de tout le temps passé sur le projet est l'effort global de l'équipe pour terminer le projet. Le temps nécessaire pour accomplir les tâches individuelles, ainsi que le temps tampon, est une étape nécessaire pour présenter une estimation correcte des coûts.
Effort
L'effort est également un paramètre clé dans l'estimation du coût du projet. Cependant, l'effort requis pour terminer un projet vous donne une idée claire du coût. Ici, un chef de projet doit tenir compte des ressources dont une équipe disposera pour terminer le projet, et les efforts peuvent être calculés en fonction des ressources. Moins de ressources entraînent plus d'efforts, et plus de ressources entraînent moins d'efforts.
Ressources
Comme indiqué précédemment dans cet article, les ressources sont également prises en compte lors de l'estimation du coût. La gestion des ressources est un processus consistant à disposer des bons facteurs au moment où une tâche spécifique est nécessaire dans un projet. Avec des ressources limitées, il est difficile de calculer le coût global d'un projet.
Précision
L'estimation des coûts d'un projet ne peut être acceptée que si elle est exacte. En utilisant la technique d'estimation des coûts la plus appropriée, en vous préparant aux coûts imprévus et en révisant les estimations de projet tout au long du projet, vous pouvez atteindre la précision.
Documentation
Pendant que vous réfléchissez à des idées avec votre équipe, il est nécessaire de tout documenter pour pouvoir prendre la bonne décision au bon moment. Vous devrez enregistrer toutes les hypothèses pour éviter les malentendus tout en permettant à l'équipe de comprendre une justification de l'estimation.
Crédibilité
Généralement, l'estimation du coût du projet est basée sur l'expérience ou les faits antérieurs. Lors du calcul des dépenses, vous pouvez renforcer la crédibilité de l'estimation en ajoutant des données historiques et des avis d'experts.
Vérification
Vérifiez toujours avant de procéder à la décision finale. Vous pouvez vérifier les opérations mathématiques utilisées pour l'estimation des coûts du projet et vérifier si elles sont exactes. Vous pouvez vous fier à la documentation pour garantir l'exactitude des calculs.
Identification des risques
Vous pouvez prévoir les risques lors de l'estimation. C'est un facteur crucial qui doit être pris en considération. Certains risques sont souvent, alors que certains sont accidentels. Vous devez gérer efficacement l'estimation en ajoutant un temps tampon. Cela garantit la bonne réalisation du projet dans les délais impartis et des fonds suffisants au moment des besoins urgents.
Some Steps In Cost Estimation
Pour des estimations de coûts valides et fiables, vous devez suivre quelques étapes simples.
- Définir le but du projet
- Élaborez un plan approximatif en organisant une réunion avec les membres de votre équipe
- Définir les caractéristiques du système, les performances et l'objectif
- Déterminer une technique d'estimation des coûts appropriée
- Identifier les hypothèses, établir des règles et obtenir des données
- Développer une estimation ponctuelle
- Effectuer une analyse de sensibilité
- Effectuer une analyse des incertitudes et des risques
- Documenter le devis
- Mettre à jour l'estimation en temps opportun en fonction de l'effort et des ressources
Conclusion
L'estimation des coûts est utilisée pour prédire le coût global du projet ainsi que le prix et la quantité des ressources nécessaires dans le cadre d'un projet. Il est fait pour prendre des décisions d'investissement efficaces. Pour cela, vous devrez décomposer le projet complet en parties plus petites afin de mieux estimer les ressources, la main-d'œuvre et le temps.
Cependant, l'estimation des coûts est plus facile à dire qu'à faire. Par conséquent, la détermination d'une technique précise vous aidera à créer un plan d'estimation des coûts réussi pour votre client.
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