Les gens assument ou interprètent souvent mal les rôles de gestionnaire de ressources (RM) et de gestionnaire de projet (PM), mais leurs rôles et responsabilités diffèrent considérablement au sein de l'organisation.
PM et RM jouent un rôle crucial dans la réalisation de cet objectif si une entreprise souhaite livrer un projet dans les délais et dans les limites du budget. Ces deux fonctions sont essentielles à la réussite de l'engagement.
Le PM travaille sur des projets spécifiques tandis que le RM agit au niveau de l'unité commerciale. Le chef de projet assure la livraison du projet dans les délais impartis et dans le budget, tandis que RM s'assure que les bonnes ressources sont allouées aux projets.
Le travail du RM commence après que l'organisation a remporté le contrat. RM s'assure que les bonnes ressources sont embarquées, et une fois les ressources finalisées, elles passent à un autre projet.
Le travail du PM est de gérer ces ressources et de livrer le projet dans le cadre du SLA (Service Level Agreement).
Un point important à noter ici est que, sans les bonnes ressources, le projet ne démarre pas, et donc dans n'importe quel secteur d'activité, les rôles de RM et de PM vont de pair.
Rôle de chef de projet (PM)
Le PM est responsable de la livraison de bout en bout du projet et de la gestion d'un ou plusieurs projets. Le travail principal de PM est d'atteindre les jalons du projet dans les limites du SLA (accord de niveau de service) défini et, surtout, dans le budget.
Le rôle de PM est spécifique au projet et se concentre sur la mise en œuvre du projet dans le cadre et le calendrier avec l'aide de l'équipe de projet. En somme, les Chefs de Projets sont détenteurs de projets, et leur mission est de s'assurer que le projet est livré de manière satisfaisante conformément aux objectifs de l'entreprise et aux attentes des clients.
Responsabilités du chef de projet
- Planification, suivi et développement de plans de gestion de projet et communication entre les parties prenantes et la direction.
- Budgétiser et assurer une exécution de projet rentable sans compromettre les normes.
- Suivi des SLA (service level agreement) pour suivre la performance du projet.
- Réaliser le projet dans les limites du budget et de la portée.
- Gestion des risques – Identifiez les risques et créez un plan d'atténuation des risques.
- Travail sur CSI (Amélioration Continue des Services) pour les services soft et hard dollar.
- Responsable des SOP (procédure d'exploitation standard), des livres d'exploitation et d'autres documents.
- Responsable du CSAT (Customer Satisfaction Assessment) – suivi, amélioration et clôture.
- Responsable de l'évaluation du projet et du processus qualité en tant que Six Sigma.
- Ressources humaines – Motivation des équipes, évaluations, promotion, structuration de leur parcours professionnel…
Rôle du gestionnaire de ressources (RM)
Le rôle principal de RM est de s'assurer que les chefs de projet disposent de ressources suffisantes pour mener à bien le projet. Le PM opère au niveau du projet et le RM travaille au niveau de l'unité commerciale (BU) pour s'assurer que la BU dispose de ressources suffisantes pour tenir ses engagements.
RM n'est associé à aucun projet spécifique, mais en fait, leur rôle est temporaire pour le projet particulier, et une fois que les ressources sont remplies, ils passent à un autre projet.
Responsabilités du gestionnaire de ressources
- Comprendre le budget du projet et affecter la bonne ressource au projet
- Plan de disponibilité : RM doit s'assurer que le banc est toujours occupé avec les bonnes ressources et doit être au courant des projets en cours.
- Analysez et filtrez les ressources par expérience, compétences et disponibilité
- La coordination avec le PM pour localiser la surutilisation et la sous-utilisation des employés et des bonnes personnes qualifiées est alignée sur les projets.
- RM peut également travailler avec les PM pour réaffecter les ressources, ajuster les besoins et marquer les besoins critiques en ressources pour le recrutement externe.
- De temps en temps, RM se connecte avec les PM pour en savoir plus sur les projets à venir et comprendre les besoins en ressources.
- Dans certains cas, RM peut contacter le service concerné pour discuter des performances des employés, de la formation, du développement des ressources, etc.
- Travailler avec l'équipe de développement des affaires pour estimer les besoins en ressources
- RM doit se connecter avec des fournisseurs externes pour remplir temporairement les ressources en cas de besoins urgents.
- Toujours à jour avec les dernières lois du travail, les processus de documentation, la tenue de dossiers, etc.
Différence entre un chef de projet (PM) et un gestionnaire de ressources (RM)
Les rôles de PM et de RM se différencient les uns des autres, mais les deux doivent ensuite travailler ensemble pour mener à bien le projet.
Objectifs
L'objectif du chef de projet est de livrer des projets sans enfreindre le SLA (service level agreement), dans les limites de la portée et du budget. Ils utilisent les meilleures pratiques comme ITIL, Six Sigma, etc., et réalisent des projets avec l'aide des ressources de l'équipe. Ils visent à générer des profits et à obtenir la satisfaction de leurs clients.
Le RM gère efficacement les ressources. Leur objectif est de fournir les bonnes ressources pour le projet et de s'assurer que le score de satisfaction des employés reste élevé et que leurs objectifs de carrière sont atteints.
Mode de livraison
Une fois que l'entreprise remporte le contrat, le PM décrit la portée du projet et fournit une estimation des ressources au gestionnaire des ressources. Le RM démarre onboarding ressources provenant de canaux internes comme le banc d'essai, les ressources libérées d'autres projets, etc. Dans certains scénarios, ils peuvent signaler d'embaucher des ressources provenant de ressources externes comme le recrutement ou la base contractuelle.
Internationaux
Le RM suit l'utilisation des ressources à l'aide d'outils tels que PeopleSoft ou d'autres outils. Ils continuent de vérifier la surutilisation, la sous-utilisation, facturable, non facturable, etc., et en conséquence, alignent le plan et en discutent avec le PM.
Si RM ne peut pas fournir les ressources dans les délais, il existe alors de fortes probabilités d'escalade, de pénalité et même, dans certains cas, de perte de projets.
Le PM analyse le projet pour le risque, et s'il prévoit un risque, il prépare un plan d'atténuation des risques. Parallèlement à cela, ils évaluent régulièrement la performance du projet. Pour y parvenir, ils utilisent des jalons. Le PM s'assure que le projet est achevé dans les délais et le budget sans interruption, escalade et violation du SLA.
Les compétences requises pour PM et RM
Comme étant une entreprise Chef de projet a des responsabilités diversifiées, il doit posséder quelques compétences essentielles, notamment :
- Adaptabilité
- Gestion de projet
- Responsabilité
- Excellente communication.
- Capacité à sortir des sentiers battus
- Savoir-faire et quand déléguer
- Forecasting
- Leadership
- Résolution de problème
- Réflexion stratégique
A gestionnaire de ressources a besoin des compétences spécifiques ci-dessous pour remplir son rôle avec succès.
- Excellente communication.
- Sensibilisation aux technologies
- Compétences de négociation exceptionnelles
- Flexibilité
- Prise de décision rapide
- Engagement
- Analyse et prévisionniste
- Présentation des compétences
Outils utilisés par le chef de projet (PM) et le gestionnaire de ressources (RM)
Le chef de projet a un rôle à multiples facettes traitant d'une équipe, des échéanciers, de la gestion, des coûts, des rapports et de la portée. Il est difficile de s'occuper de toutes ces activités manuellement avec une précision précise, des outils et logiciels spéciaux sont donc disponibles pour aider les gestionnaires.
Les outils de gestion de projet sont un excellent atout pour les chefs de projet dans l'organisation et la gestion efficace de leurs projets et tâches. Ces outils peuvent être adaptés à différentes tailles et à d'autres fins selon les exigences du projet.
Voyons les meilleurs outils que le chef de projet utilise pour livrer le projet
# 1. monday.com
monday.com est un outil complet basé sur le cloud pour la gestion de projet. Les PM peuvent utiliser cet outil pour planifier, suivre et mettre à jour l'état du projet.
Il contient plus de 200 modèles intégrés qui facilitent la création workflows et gérer les activités de l'équipe.
L'interface utilisateur visuellement attrayante est facile à utiliser sans formation, et la fonctionnalité glisser-déposer permet de personnaliser les éléments et sous-éléments et de les mettre à jour. workflows en temps réel.
Sa représentation unique des données permet à PM de représenter le flux de travail du projet à l'aide de diagrammes de Gantt. Le cadre Kanban permet aux membres de l'équipe de surveiller l'état actuel du travail à tout moment.
Le logiciel est disponible en trois versions – Basic, Standard et Pro et les prix sont respectivement de 8 $, 10 $ et 16 $/siège/mois. Il existe même une version entreprise qui prend en charge les fonctions personnalisées et les environnements très complexes.
#dix. Wrike
Wrike logiciel assure l'exécution transparente des projets. L'outil aide les chefs de projet à gérer, suivre et prévenir les retards dans l'exécution des activités du projet.
L'outil donne une visibilité complète d'un projet pour assurer une gestion sans effort des ressources, des tâches et aide à respecter le calendrier.
Son poids record logiciel de suivi du temps, les tableaux Kanban personnalisés, la sécurité de niveau entreprise et l'automatisation des flux de travail offrent un contrôle et une visibilité complets du projet.
Quelle que soit votre verticale ou votre unité commerciale, cet outil fait sans relâche le travail d'un chef de projet. L'outil peut être utilisé par divers secteurs comme l'informatique, le marketing numérique, gestion de produit et de projet, projets de conseil, services professionnels, opérations commerciales, etc.
tu peux en voir d'autres outils de gestion de projet ici.
Outils utilisés par Resource Manager
Les gestionnaires de ressources utilisent des outils et des modèles pour effectuer le travail efficacement.
Selon la taille du projet ou le profil de l'équipe et de l'entreprise, les gestionnaires de ressources peuvent choisir parmi un grand nombre d'outils de gestion de ressources actuellement disponibles sur le marché.
Pont d'équipe
Pont d'équipe est un logiciel de gestion des ressources basé sur le cloud efficace et complet. Le logiciel présente des avantages en termes de planification des ressources, de suivi du temps, de contrôle de disponibilité et de génération de rapports personnalisés.
Sa console de gestion des ressources flexible fournit tous les détails des ressources allouées aux projets et une visibilité sur la charge de travail actuelle et future.
Qu'elles soient permanentes, temporaires ou même indépendantes, toutes les ressources peuvent être suivies et leurs feuilles de temps peuvent être maintenues.
L'une de ses meilleures adaptabilités est qu'il fournit une intégration logicielle API avec d'autres outils tels que Slack, Zapier, etc. Des modèles intégrés, qui peuvent être personnalisés davantage, peuvent être utilisés pour la création de rapports.
Le logiciel est disponible pour essai gratuit pendant sept jours, après quoi il coûte 3.99 $/membre de l'équipe/mois.
Quelques outils de gestion des RH basés sur SaaS plus populaires sont expliqués ici.
Conclusion
Les chefs de projet et les gestionnaires de ressources sont deux points focaux importants pour la bonne exécution des engagements. L'utilisation d'outils pour faciliter et automatiser leur travail contribuera grandement à accélérer les responsabilités quotidiennes, à renforcer des communications bien organisées et, surtout, à garder un œil sur les budgets et les dépenses.
La sélection d'outils spécifiques est basée sur le besoin, le projet et l'entreprise. Alors pour commencer, je propose de mettre en place une période d'essai de l'outil, de vérifier la faisabilité, puis de prendre une décision finale.
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