Les membres de votre équipe ont-ils déjà été incapables de savoir qui consulter en cas de crise en cours sur un projet ?
Dans de nombreux cas, les organisations peuvent ne pas garder une trace solide des rôles et des responsabilités des membres de l'équipe impliqués dans un projet.
La pratique soulève des dilemmes et des erreurs fréquents sur une base continue et finit par empêcher l'équipe de donner son A-game dans sa performance au travail.
Lorsque les cadres de niveau C sont sur un projet, il est généralement avantageux de tenir ces parties prenantes au courant de l'état du travail et d'éviter les crises de dernière minute.
Et pour coordonner tout cela sous un même cadre, un tableau RACI peut être utile.
Dans cet article, nous vous expliquerons ce qu'est un tableau RACI - sa définition, ses avantages, quand et comment en créer un.
What is a RACI Chart?
En termes simples, RACI Chart est une représentation visuelle des tâches de tous les membres de l'équipe liés à un projet en cours.
L'objectif principal du diagramme RACI est de cartographier et de visualiser les rôles et les responsabilités des membres de l'équipe ou des parties prenantes impliquées dans un projet ou un processus.
Tous les projets ne vous obligent pas à créer un graphique RACI ; cependant, les projets impliquant des décideurs et de vastes équipes nécessitent une charte RACI. Cet outil de gestion de projet élimine la confusion et les lacunes au sein d'une équipe que les chefs de projet négligent souvent.
Plus important encore, les graphiques RACI éliminent l'incapacité de savoir qui effectue quelle tâche. Souvent, les chefs de projet excluent des tâches spécifiques parce qu'ils supposent qu'elles sont déléguées à quelqu'un d'autre ; cependant, en réalité, ils restent intacts.
Vous voyez, le stress est courant dans le monde de l'entreprise. 😓
Mais dans de telles situations, les cartes RACI viennent à votre secours.
RACI est l'abréviation des termes Rresponsable, Aresponsable, Cagressé, et Iinformé. Chaque partie prenante du projet ou membre de l'équipe se voit attribuer une lettre - R, A, C ou I dans le tableau RACI.
Le but de cette pratique est de définir clairement leur étendue de travail et leurs responsabilités.
Responsable (R)
Une personne responsable de l'exécution d'une tâche spécifique qui lui est déléguée sera désignée par la lettre « R », qui signifie responsable. La personne assignée est « l'exécutant » du travail.
Pour maintenir la clarté tout au long du flux de travail, chaque tâche est censée être effectuée par une seule personne responsable.
Cependant, il se peut que vous ayez parfois besoin de deux membres ou plus pour accomplir une tâche. Dans ce cas, définir clairement les rôles de chaque personne responsable est une meilleure façon d'éviter les chevauchements.
Responsable (A)
La personne qui supervise toutes les tâches attribuées se voit attribuer la lettre - « A », qui signifie responsable. Parfois, selon la nature du travail, la personne responsable peut également être la personne responsable.
Cette personne responsable (A) a le dernier mot sur le résultat, et il se peut qu'elle ne soit pas l'exécutant du travail, mais quelqu'un qui néglige si le travail est terminé à temps sans faute.
Consulté (C)
La personne que l'exécutant de la tâche doit consulter avant de prendre une décision se verra attribuer la lettre « C », qui signifie consulté.
Cette personne en particulier possède généralement une expertise en la matière et un aperçu du résultat et est généralement l'un des décideurs.
Informé (je)
La personne à qui le statut de travail est constamment mis à jour se verra attribuer la lettre «I», qui signifie informé dans le tableau RACI. Contrairement à une Personne Consultée, cette personne n'a pas nécessairement à fournir de nos clients. ou revenir en arrière concernant la progression.
Ils ne sont pas directement impliqués dans la tâche ou la décision ; cependant, ils doivent être tenus informés à des fins de transparence.
Benefits of RACI Charts
Bien que les graphiques RACI puissent être utiles au chef de projet en cas de besoin, ils présentent également divers avantages. Voici quelques raisons pour lesquelles vous devriez utiliser les graphiques RACI :
- Cela peut augmenter de manière mesurable la responsabilisation, la communication et l'efficacité globale.
- L'utilisation de diagrammes RAC pour cartographier les projets dans lesquels les parties prenantes sont impliquées simplifie l'ensemble du flux de travail et rationalise la communication entre les autorités.
- Les diagrammes RACI contribuent à l'efficacité et permettent aux membres du projet de connaître leurs rôles et leurs devoirs. Lors d'une crise, le Chef de projet ou l'autorité concernée saura qui contacter immédiatement pour régler les problèmes.
- Les graphiques RACI garantissent que les décideurs sont au courant et savent ce qui se passe dans le projet, éliminant ainsi les risques de modifications en masse à la fin des travaux.
- Définit clairement qui est responsable de quelles tâches, réduisant la confusion et les malentendus.
- Le tableau facilite le suivi des progrès et tient les individus responsables de chaque tâche.
- Un tableau RACI permet de rationaliser la prise de décision et d'éviter les retards causés par des opinions contradictoires en identifiant clairement qui a le dernier mot lors de la prise de décisions commerciales.
- En clarifiant les rôles et les responsabilités, un tableau RACI peut aider à réduire les efforts dupliqués et à augmenter l'efficacité.
When to Create a RACI Chart?
Vous devez créer un diagramme RACI lorsqu'une équipe ou une organisation souhaite définir clairement les rôles et les responsabilités pour un projet, un processus ou un scénario de prise de décision spécifique.
Il est utile de s'assurer que toutes les parties prenantes connaissent leurs rôles et responsabilités et peut aider à éviter la confusion, la duplication des efforts et le non-respect des délais.
Il est préférable de créer un tableau au début d'un projet et de le revoir régulièrement pour s'assurer qu'il reste pertinent et pratique.
Voici quelques exemples de scénarios nécessitant des graphiques RACI :
- Lancement d'un nouveau produit : Un tableau RACI peut clarifier qui est responsable de diverses tâches liées au développement, au lancement, à la distribution et au marketing du produit.
- Implémentation d'un nouveau processus : Un tableau RACI peut garantir que chacun comprend son rôle dans la mise en œuvre d'un nouveau processus, de la conception et des tests à son déploiement et au suivi de son efficacité.
- Mise en place d'un projet transverse : Dans le cas où plusieurs départements sont impliqués dans un projet, un tableau RACI peut aider chaque membre de chaque département à connaître son rôle, sa position et ses fonctions.
How to Create a RACI Chart?
Maintenant que vous connaissez les avantages de l'utilisation des graphiques RACI, il est temps de comprendre comment créer un graphique RACI à partir de zéro.
Voici un guide étape par étape pour cela : 👇🏻
# 1. Comprendre le projet
La première étape de la création d'un graphique RACI consiste à définir les objectifs du projet pour lesquels vous envisagez de créer un graphique. Cela vous permet de connaître la charge de travail et de la répartir équitablement au sein de votre équipe.
# 2. Recueillir les idées des parties prenantes
La deuxième étape consiste à savoir qui prend en charge un certain projet. Compter sur toutes les parties prenantes concernées, membres de l'équipe, les services et les autres personnes internes et externes impliquées dans le projet ou le processus.
# 3. Identifier les tâches et les décisions
Notez toutes les tâches et décisions que vous et votre équipe allez traiter dans le projet, mais ne mentionnez pas les tâches récurrentes et évidentes comme les réunions quotidiennes dans les tableaux RACI.
# 4. Attribuer des rôles et des responsabilités
Pour chaque tâche ou décision, attribuez un acronyme du modèle RACI. Attribuez à chaque partie prenante ou membre de l'équipe leur rôle pertinent en les représentant à travers les lettres.
# 5. Créer le graphique
Utilisez une feuille de calcul, Excel ou un outil de création de diagrammes pour créer le graphique RACI. Énumérez chaque tâche ou décision et les rôles et responsabilités attribués à chaque membre.
# 6. Réviser et affiner
Passez en revue le tableau avec toutes les parties prenantes pour vous assurer que chacun comprend son rôle et apportez les ajustements nécessaires si nécessaire.
Enfin, une fois que vous avez créé le tableau RACI, expliquez-le clairement à toutes les parties prenantes et assurez-vous que chacun comprend sa part.
Plus important encore, assurez-vous de communiquer efficacement l'objectif et la fonction du tableau RACI. De nombreuses organisations ne parviennent pas à mettre le graphique en action simplement parce qu'elles ne l'ont pas surveillé et mis à jour au besoin pour s'assurer qu'il reste pertinent.
Quelques erreurs courantes lors de la création de graphiques RACI
Certaines organisations utilisent RACI et ne parviennent pas à être efficaces en raison d'une mauvaise mise en œuvre. Voici quelques conseils pour éviter les erreurs courantes commises lors de leur création.
- Il est essentiel de comprendre la définition claire des termes dans RACI. Les mauvaises interprétations peuvent ruiner l'ensemble du projet.
- Il existe une conception erronée importante des termes – informer et consulter. L'information est une communication à sens unique, alors que la consultation est une communication à double sens. Il devrait y avoir une classification claire des actions que vous consultez et des choses que vous devez informer.
- Ne manquez aucune partie prenante pertinente. Il est important de s'assurer que toutes les parties prenantes concernées sont consultées et incluses dans le processus de création de la carte RACI.
- Les rôles et responsabilités décrits doivent être clairs, spécifiques et faciles à comprendre.
- La révision et la mise à jour irrégulières du tableau RACI sont une erreur courante. Le tableau doit être revu et modifié régulièrement pour s'assurer qu'il demeure pertinent et efficace.
- L'organigramme doit tenir compte des dépendances interfonctionnelles et du rôle de chaque équipe ou service dans l'ensemble.
- Le tableau RACI doit être suffisamment flexible pour permettre des modifications au fur et à mesure de l'évolution du projet.
RACI Chart Templates Providers
Vous n'avez pas à créer vous-même un graphique RACI à partir de rien. Au lieu de cela, vous pouvez adapter gratuitement les différents modèles disponibles en ligne. Voici nos meilleurs favoris pour vous.
# 1. Medium
Modèle de graphique Joni Hoadley RACI pour Google Sheets partagé sur moyenne. Ce graphique RACI est basique par rapport aux deux autres modèles mentionnés dans l'article plus loin. Si vous souhaitez personnaliser un modèle et y ajouter des sections principales, cette feuille de calcul est un tableau parfait pour commencer.
KPI que vous pouvez suivre à l'aide du modèle
- Statut de chaque tâche
- Détails sur les exécutants de tâches
- Informations livrables
# 2. Feuille intelligente
Feuille intelligente fournit un modèle de graphique RACI gratuit téléchargeable nommé Modèle de matrice RACI simple, vous laissant avec une feuille Excel prête à l'emploi.
En plus des détails du rôle et de la tâche, avec ce modèle, vous pouvez suivre l'avancement du travail et classer les tâches en fonction de leur urgence.
KPI que vous pouvez suivre à l'aide du modèle
- Activité du projet
- Priorité et statut
- Rôles des membres de l'équipe ou des parties prenantes
# 3. Tableur
Vous pouvez utiliser ce modèle de graphique RACI en Tableur dans la page Web, mais cela vous laisse avec des options variées pour jouer avec.
Ce tableau RACI vous permet d'entrer dans les détails et propose différentes options de filtrage. Vous pouvez afficher les graphiques en affinant les informations dont vous n'avez pas besoin pour le moment en tirant parti de leur option de filtrage. De plus, vous pouvez afficher la tâche dans différents formats - les vues d'état et de propriétaire sont disponibles.
KPI que vous pouvez suivre à l'aide du modèle
- Tâches/livrables
- Statut de chaque tâche
- Propriétaire et leurs rôles – Chef de projet/Équipe de projet/Ressources externes
Récapitulation
Le tableau RACI peut être utile outil de gestion de projet qui peut vous aider à suivre l'avancement du travail et à connaître les rôles et les responsabilités de chaque membre de l'équipe en quelques minutes, même si vous gérez une grande équipe.
De plus, vous n'avez pas à réinventer la roue. Au lieu de cela, vous pouvez télécharger les modèles prêts à l'emploi et commencer à utiliser les graphiques RACI immédiatement.
