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Qu'est-ce que l'analyse des causes profondes ? [+3 ressources de modèles]

Qu'est-ce que l'analyse des causes profondes [+3 ressources de modèles]
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Des problèmes apparaîtront dans n'importe quel projet, quelles que soient les précautions que vous prenez et la rationalisation du système. Mais vous disposez d'une méthode puissante, connue sous le nom d'analyse des causes profondes (RCA), qui vous aide à identifier les problèmes sans effort.

Expert chefs de projet et les prospects utilisent la procédure RCA pour découvrir les problèmes qui nuisent à l'entreprise. L'identification des problèmes vous aide également à développer des solutions pour éviter les mêmes problèmes à l'avenir. 

Si vous êtes un chef d'entreprise, un chef de projet, un responsable des opérations ou un dirigeant d'entreprise stagiaire, vous devez vous familiariser avec la méthode RCA et les outils ou modèles de support.

Continuez à lire l'article pour découvrir quelques informations de base et avancées sur RCA. Vous trouverez également des modèles d'analyse des causes profondes faciles à utiliser qui vous aideront tout au long de votre carrière en gestion de projet.          

Qu'est-ce que l'analyse des causes profondes ?

Qu'est-ce que l'analyse des causes profondes

RCA est la procédure consistant à trouver les causes profondes des problèmes et des goulots d'étranglement pour développer des solutions appropriées. Le processus considère qu'il est vraiment efficace de prévenir et de résoudre systématiquement les problèmes exacts plutôt que de simplement traiter les symptômes individuels. 

Votre équipe peut exécuter la procédure RCA à travers un ensemble de principes, de méthodologies et de techniques. Vous devez formuler le processus afin que l'équipe puisse tirer parti des ressources de RCA pour identifier les éléments à l'origine des problèmes pour toute tendance commerciale, projet ou événement.

Un système d'analyse des causes premières vous aide à identifier la cause première d'un échec ou d'un blocage d'un processus organisé. Par exemple, le traitement des tickets de service client, la fabrication de biens, etc., seront toujours confrontés à de nouveaux défis. Votre arme pour lutter contre ces nouveaux problèmes est une RCA et sa documentation.   

Presque toutes les industries ou activités commerciales utilisent cet outil pour détecter le problème plus profond sous-jacent aux opérations ou aux processus de service. Il n'est pas économiquement viable de résoudre le même problème à chaque fois. Par conséquent, vous devez identifier la cause réelle, puis l'éliminer une fois pour toutes en utilisant la technique RCA.

Pourquoi l'analyse des causes profondes est-elle importante ?

# 1. Réduire les coûts

Si le manque d'entretien des machines d'usine cause la rupture des pièces mobiles, vous pouvez contacter le fabricant pour remplacer ces pièces. Si cela se produit fréquemment, cela augmentera le coût de production. Au lieu de cela, vous pouvez effectuer une RCA pour identifier la cause principale de l'entretien de l'instrument, ce qui vous fera gagner du temps et de l'argent. 

# 2. Découvrir les défauts et les principales causes

Découvrir les défauts et les causes principales à l'aide d'un modèle d'analyse des causes profondes

Si votre entreprise traite des produits, des services, des processus, des technologies et des systèmes, effectuer une RCA avant de lancer le produit vous aidera à identifier les défauts de conception sous-jacents. Une fois que vous aurez corrigé ces problèmes et fourni des produits ou des services, vous gagnerez la confiance des clients. 

# 3. Développer un outil de dépannage de processus rationalisé

Les documents RCA permettent à toute personne liée au processus de résoudre les problèmes futurs à la suite d'un article d'aide. Ainsi, vous n'avez pas besoin d'épargner un expert ou de payer des tiers chaque fois qu'un ancien problème surgit.  

# 4. Rendre les lieux de travail plus sûrs

La plupart des lieux de travail qui gèrent des tâches critiques et dangereuses effectuent une RCA pour découvrir les problèmes de sécurité au travail. Il aide l'organisation à rester conforme aux exigences locales ou internationales en matière de sécurité sur le lieu de travail. 

# 5. Mettre les produits sur le marché plus rapidement

Mettre les produits sur le marché plus rapidement en effectuant une analyse des causes profondes

Si vous effectuez une RCA avec diligence avant de commencer le processus de fabrication, vous pouvez résoudre les défauts de conception qui apparaissent généralement lorsque les utilisateurs finaux utilisent le produit. Ainsi, vous commercialiserez des produits de qualité plus rapidement que vos concurrents.

# 7. Réagissez immédiatement à un problème

Les RCA aident les entreprises à développer des procédures d'exploitation standard (SOP) pour les problèmes de sécurité, les temps d'arrêt des logiciels, les pannes de processus, les catastrophes naturelles, etc. Par conséquent, votre équipe peut simplement suivre la SOP et réagir plus rapidement aux nouveaux et anciens problèmes. 

Composants indispensables d'un modèle d'analyse des causes profondes

Si vous créez un modèle RCA ou personnalisez un modèle existant, n'oubliez pas que vous devez inclure les éléments suivants dans le document RCA :

# 1. Description de l'événement

Description de l'événement pour RCA

Vous devez créer une SOP détaillée pour la description de l'événement dans une RCA. De plus, il devrait y avoir un format accepté à l'échelle de l'entreprise sur lequel le personnel ou les cadres saisiront les détails. Les données de description doivent contenir la date, l'heure, la définition de l'incident, les témoins, les victimes, etc.  

La section chronologique doit inclure une description détaillée de tous les incidents avant, pendant et après l'accident ou le problème. Cela aidera à découvrir les causes sous-jacentes de l'événement. Vous pouvez inclure des données telles que l'heure, la date, les personnes impliquées, les machines endommagées, les données entravées, etc., dans la chronologie. 

# 3. La méthode et l'équipe d'enquête

Le succès de l'ensemble du processus RCA dépendra de sa méthodologie et de l'équipe qui effectuera la procédure. La méthode de l'ACR doit suivre les principes, outils et modèles standard. Cependant, selon le processus de production ou le système de prestation de services, vous devez personnaliser certains paramètres.

La méthode et l'équipe d'investigation pour un modèle d'analyse des causes profondes

Une fois que vous avez finalisé la procédure RCA, rédigez un document RCA et envoyez-le à tous les départements pour examen et commentaires. Analysez les retours et les commentaires pour rédiger le modèle final d'analyse des causes profondes que le service ou l'entreprise suivra.

Maintenant, rassemblez des personnes expérimentées du processus et expliquez-leur la procédure RCA. Ce sera l'équipe qui sera chargée de suivre avec diligence la méthode RCA suggérée par l'entreprise.     

# 4. Causes profondes/résultats de l'enquête

Une fois que vous avez le RCA, vous devez enquêter sur les problèmes au niveau granulaire maximum possible. Encore une fois, il doit y avoir une équipe dédiée à cette tâche. Vous pouvez inclure des responsables des opérations, des associés de processus, des ingénieurs, des spécialistes des données, etc., en fonction de votre activité.

Le processus d'enquête nécessitera également des procédures d'enregistrement, d'analyse et de rapport de données préalablement approuvées.   

# 5. Plan d'action pour corriger le processus/produit

Une fois que les enquêteurs ont trouvé des solutions aux problèmes de l'ARC, vous devez documenter ces suggestions. Maintenant, rédigez une autre SOP pour former les employés concernés sur la façon de faire face à de tels incidents à l'avenir. 

Parfois, les entreprises devront faire approuver ces SOP par des techniciens, contrôle de qualité, et les directeurs d'usine pour que tout le monde reste au courant.   

# 1. Diagramme de Pareto

Diagramme de Pareto pour le modèle d'analyse des causes profondes

Cet outil RCA est également célèbre pour la règle 80-20. Vous pouvez l'utiliser pour visualiser la fréquence des incidents et leurs effets cumulés. L'auteur du diagramme de Pareto, Vilfredo Pareto, a déclaré que 20 % des erreurs potentielles entraîneraient 80 % des échecs dans un processus. 

Ainsi, à l'aide de ce tableau, vous pouvez vous concentrer sur 20% des éléments potentiels de votre produit ou service susceptibles de provoquer des défauts de produit ou des pannes de service.

Le diagramme de Pareto est essentiellement un graphique à barres qui inclut les causes et la fréquence des défauts. Si vous pouvez créer le graphique avec précision, il visualisera clairement le décalage entre les échecs et les causes. La plupart des gestionnaires de processus trouvent surprenant que de petits facteurs causent la plupart des échecs.    

# 2. 5 pourquoi

Un exemple de 5 Whys RCA

C'est la procédure la plus simple pour mener une RCA. Il vous suffit de créer un modèle d'analyse des causes profondes avec des questions basées sur le pourquoi. Habituellement, vous devez demander pourquoi un incident 5 fois. Cela devrait vous permettre d'explorer la cause première de tout échec de processus ou de produit.

Cependant, il existe 5 RCA basés sur les pourquoi qui peuvent contenir plus de 5 questions. Étant donné que le processus nécessite des capacités d'enquête et d'interrogation, vous devez suivre un processus à l'échelle de l'entreprise pour une telle RCA. Sinon, vous ne pouvez pas faire confiance aux résultats d'un RCA qui utilise des questions aléatoires.

L'analyse des 5 pourquoi comprend principalement un énoncé du problème, puis 5 questions sur le problème à résoudre. Par exemple, pourquoi un agent a-t-il cessé de traiter les tickets clients ? Si la réponse est Internet, alors pourquoi Internet a-t-il échoué. Continuez simplement à poser plus de questions jusqu'à ce que vous atteigniez la cause première.        

# 3. Diagramme en arête de poisson

Diagramme en arête de poisson pour l'analyse RCA

Diagramme d'Ishikawa ou en arête de poisson est une autre méthode visuelle populaire de RCA. Le diagramme final ressemble à une arête de poisson et d'où le nom. Le créateur de l'outil est Kaoru Ishikawa, le célèbre innovateur japonais en matière de gestion de la qualité.

La partie la plus à droite ou la plus à gauche du graphique correspond à la panne ou au problème. Ensuite, vous tracez une ligne droite et incluez des catégories de causes potentielles telles que les procédures, l'environnement, les personnes, l'équipement, etc. Maintenant, dans ces sections, vous devez placer les raisons granulaires.

Les entreprises utilisent principalement cet outil sur leur modèle d'analyse des causes profondes pour un problème inconnu ou qui ne s'est jamais produit auparavant. De plus, les experts utilisent également le diagramme en arête de poisson pour analyser des problèmes complexes, découvrir divers aspects de la cause première et découvrir les goulots d'étranglement du processus.      

# 4. Nuage de points

Il s'agit d'un outil RCA qui vous aide à créer un modèle RCA de processus pour les problèmes complexes. Lorsqu'il y a plus de causes profondes que prévu par la règle 80-20, vous devez visualiser la relation entre la cause et l'effet.

Les diagrammes de dispersion sont un outil largement utilisé pour trouver des corrélations entre des variables quantifiables. Ici, vous devez créer un graphique en nuage de points des variables de cause à effet. Vous devez placer les effets sur l'axe des X et les causes sur l'axe des Y. 

Si le nuage de points résultant affiche une courbe ou une ligne droite, les composants sont corrélés. S'il n'y a pas de corrélation, continuez à modifier les valeurs des variables de l'axe X.    

# 5. FMEA

Mode de défaillance et analyse des effets dans le modèle RCA

L'analyse des modes de défaillance et des effets, ou FMEA, est un outil très populaire pour l'ACR parmi les développeurs et les concepteurs de produits. Il aide l'équipe de développement à découvrir les problèmes potentiels avant de fabriquer le produit en vrac. Habituellement, l'équipe utilise un ou deux produits prototypes pour identifier les défauts de conception et d'autres problèmes.

Ensuite, l'analyse du mode de défaillance commence sur le prototype pour identifier toutes les défaillances possibles. Maintenant, décrivez simplement les problèmes dans un autre tableau, recherchez les causes profondes ou effectuez une analyse des effets.  

Jusqu'à présent, vous avez appris les bases de l'analyse des causes profondes et de ses outils. Trouvez ci-dessous quelques modèles utiles pour les outils d'analyse des causes profondes ci-dessus (RCAT) à partir des ressources gratuites suivantes :

Smartsheet

Modèle gratuit d'analyse des causes profondes Smartsheet

Vous savez peut-être déjà Feuille intelligente comme l'un des principaux outils commerciaux pour l'espace de travail numérique, la collaboration à distance et l'automatisation des flux de travail. Vous serez étonné de savoir que vous pouvez également utiliser sa bibliothèque de modèles pour créer des documents RCA qui fonctionnent réellement.

La bibliothèque Smarsheet est riche en divers types d'exemples d'analyse des causes profondes qui s'intègrent facilement dans de nombreux projets d'entreprise ou lieux de travail. Par exemple, il vous donne un accès facile aux éléments suivants : 

  • Modèle RCA simple
  • Méthode Six Sigma DMAIC pour RCA
  • Modèle RCA basé sur l'outil 5 Whys
  • Cartographie des causes de santé
  • RCA pour une entreprise chimique

Les modèles ci-dessus sont également disponibles dans divers formats tels que les fichiers Microsoft Word, Microsoft Modèle Excelet les fichiers Adobe PDF. Vous pouvez facilement télécharger ces formats sans sauter à travers des cerceaux.      

Guru

Modèle RCA de Guru

, Guru modèle pour la procédure RCA est une autre source fiable pour la rédaction de la documentation RCA pour les entreprises. Il vous présente divers exemples et outils gratuits de la méthode RCA, comme : 

  • Un document RCA basé sur le diagramme de Pareto qui vous aide à identifier les problèmes tels que le manque de formation, le manque de personnel du centre de service et la mauvaise préparation qui causent des difficultés aux entreprises.
  • La technique des 5 pourquoi pour identifier pourquoi le taux de rotation de votre entreprise est supérieur à la moyenne du marché ou des concurrents.
  • Un diagramme en arête de poisson comme outil RCA pour identifier les causes profondes qui sont nouvelles ou inconnues.
  • Six Sigma et DMAIC pour RCA
  • AMDEC pour traquer les problèmes qui surviennent au cours de tout cycle de vie de développement de produit.         

TemplateLab 

Modèles RCA, formulaires, exemples TemplateLab

TemplateLab est une autre ressource incontournable pour divers modèles sur l'art, l'immobilier, les affaires, le droit, la finance, etc. Par conséquent, vous pouvez également compter sur cette ressource pour un contenu RCA de haute qualité comme des formulaires, des exemples et des modèles. 

Le contenu disponible sur cette plateforme est facilement accessible via des téléchargements en un seul clic. Vous trouverez des documents RCA dans divers formats comme Adobe PDF, Microsoft Excel et Microsoft Word.

Le référentiel de documents RCA est riche en exemples concrets tels que les rapports d'enquête RCA, les formulaires de collecte de données RCA vides, les documents RCA pour les débutants, les RCA via des diagrammes en arête de poisson et les RCA pour un groupe de développement commercial.

Il vous sera plus facile de modifier les modèles lorsque vous téléchargerez des fichiers Word ou Excel. Si vous obtenez des fichiers PDF, vous devez utiliser un Éditeur PDF pour personnaliser les exemples de documents.        

Mot de la fin

Dans cet article, nous vous avons présenté une discussion approfondie sur l'analyse des causes profondes. L'article décrit également certains des outils et modèles d'analyse des causes fondamentales que vous pouvez utiliser dans des scénarios réels. 

Vous devriez devenir plus confiant et compétent lors de la résolution de problèmes de lieu de travail ou de projet grâce à l'analyse des causes profondes.

Vous pouvez également être intéressé par ces structure de répartition du travail outils de gestion de projet.

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