12 meilleurs logiciels de gestion des tâches pour gérer efficacement votre charge de travail

Le logiciel de gestion des tâches est efficace pour coordonner votre équipe et accélérer l’achèvement de votre projet.

Il améliore la communication et le flux de travail sur votre lieu de travail externe et interne, même si de nouveaux projets s’accumulent ou si vos priorités changent.

En effet, au fur et à mesure que votre entreprise se développe, l’organisation et la gestion des tâches deviennent délicates. Elle exige une coopération harmonieuse entre les employés, les services et les équipes pour que le travail soit effectué dans les délais.

Ce rapport indique que 80 % des employés consacrent près de la moitié de leur semaine de travail à des travaux de reprise en raison d’une mauvaise communication. Le même rapport souligne que 46 % des chefs d’équipe d’entreprise admettent que l’achèvement d’un projet dans les délais impartis est leur plus gros problème.

Heureusement, les logiciels de gestion de projet ont été inventés pour résoudre ces problèmes !

Le rapport indique également que ces logiciels permettent d’économiser en moyenne 498 heures de travail par an. Cela signifie que vous n’avez plus à gérer des tableaux de bord désordonnés, des feuilles de calcul ennuyeuses, des notes autocollantes faciles à perdre, des difficultés à hiérarchiser les tâches, à rechercher et à trier les courriels.

Dans cet article, je vais vous présenter quelques-uns des meilleurs outils de gestion des tâches afin que vous puissiez tirer parti de la puissance de l’automatisation et gérer des projets de manière efficace avec une communication effective.

Alors, commençons la chasse !

Mais avant cela,

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des tâches ?

Un logiciel de gestion des tâches est un outil organisé permettant d’identifier, d’attribuer, de gérer et de contrôler les tâches pour vous et votre équipe.

Il s’accompagne d’un tableau de bord intuitif qui vous permet de consulter toutes les informations essentielles, telles que le nombre de tâches en cours, leur niveau de priorité, le temps nécessaire et la date limite pour chacune d’entre elles. Il vous aide à ajuster les horaires de travail en fonction des disponibilités et vous évite toute confusion.

Les gestionnaires de tâches modernes offrent de nombreuses fonctionnalités, personnalisations et intégrations qui vous permettent de mener à bien votre projet sans vous épuiser.

Organiser efficacement les tâches

Votre équipe et vous-même pouvez travailler simultanément sur plusieurs projets chaque jour. Il s’agit de tâches de projet, de publications sur les médias sociaux, d’activités RH, de factures, de comptabilité, de planification de réunions, et la liste n’est pas exhaustive. Cela devient beaucoup plus facile que ce que vous aviez l’habitude de faire avec un stylo et du papier ou des feuilles Excel, d’ailleurs.

Restez informé des échéances

Qui dit projets multiples dit échéances multiples, ce qui peut être source de confusion. Les logiciels de gestion des tâches vous facilitent la tâche en affichant des échéances claires pour chaque tâche dans votre tableau de bord. Vous pouvez également suivre la progression de chacune d’entre elles et gérer toutes les tâches et sous-tâches.

Et même si vous oubliez une échéance, ne vous inquiétez pas. En effet, de nombreux outils de gestion des tâches proposent des notifications automatiques des dates d’échéance par courrier électronique, ce qui vous permet d’agir lorsqu’il est encore temps.

Collaboration efficace

Vous pouvez échanger des idées avec vos équipes en temps réel et inviter les membres de votre équipe à agir. Il n’est pas nécessaire d’organiser une longue réunion pour faire perdre du temps à votre équipe. Vous pouvez tout faire avec la solution élégante et intelligente offerte par le logiciel.

Il est donc temps d’examiner notre meilleur logiciel de gestion des tâches.

monday.com

Gérez efficacement vos projets, des tâches de base à la gestion de portefeuilles complexes, avec l’aide de monday.com. Outre toutes les fonctionnalités de base, cet outil de gestion des tâches comprend l’affectation des ressources, les étapes du projet, le calendrier et la gestion des risques.

Visualisez vos projets à l’aide des robustes diagrammes de Gantt et gérez les choses, modifiez et contrôlez vos dépendances, la ligne de base et les jalons à chaque étape du cycle de vie de votre projet. Transformez vos idées en actions réelles et prenez des décisions commerciales en fonction des données en temps réel.

Vous pouvez rassembler des données provenant de divers programmes et projets, puis les centraliser de manière créative dans une vue unique. Les données actualisées en temps réel vous aident à gérer votre charge de travail en fonction de votre capacité actuelle et à allouer les ressources en conséquence. Définissez rapidement des automatismes personnalisés pour recevoir des alertes de gestion des tâches, des approbations budgétaires, etc. et restez informé de l’état actuel du projet.

Réunissez tous les membres de votre équipe sur une plateforme commune, supprimez les barrières de communication et alignez-les pour faire avancer votre projet plus rapidement. Personnalisez les flux de travail avec des méthodes telles que Agile, Sprints, Waterfall, etc., en fonction des besoins de votre projet.

Vous pouvez également consulter l’état d’avancement du projet en un coup d’œil grâce à leurs tableaux de bord conviviaux, permettant une visualisation claire. monday.com prend en charge de puissantes intégrations avec des outils tels que Google Calendar, MS-Excel, Slack, Teams, Zoom, LinkedIn, Zapier, et bien d’autres. Démarrez avec cet outil monday.com avec un essai GRATUIT de 14 jours.

ClickUp

Personnalisez tout et gérez vos tâches comme un pro en utilisant l’outil riche en fonctionnalités de ClickUp. Il vous aide à faire des corrections rapides et à mélanger les tâches en fonction des nouvelles exigences du projet. Il facilite l’attribution des tâches et la communication au sein de l’équipe grâce au chat en temps réel.

Vous pouvez également personnaliser ClickUp pour le rendre flexible en fonction de vos besoins, avec les moindres détails qui peuvent vous aider à achever le projet. ClickUp permet de désigner plusieurs personnes, de classer les tâches en fonction de leur priorité et de concevoir des flux de travail que vous pouvez ensuite dupliquer où vous le souhaitez.

Vous pouvez tirer parti du suivi du temps pour arrêter et démarrer le temps à l’aide d’un minuteur global intégré aux tâches. Visualisez votre tâche dans une multitude de présentations telles que la vue liste, la vue tableau, la vue calendrier, la vue boîte, la vue Gantt, la vue formulaire, la vue intégrée, la vue activité, la vue carte, la vue tableau, la chronologie, les cartes mentales, et sous forme de document, de chat ou de charge de travail.

Utilisez les barres de commande pour activer les menus contextuels et ajuster efficacement les tâches en ce qui concerne leurs détails, choisissez les options de formatage, incorporez ou joignez des fichiers, etc. Vous disposez également de modèles de tâches réutilisables pour créer des processus et des événements.

Les autres fonctionnalités incluses sont le filtrage, la recherche et le tri des tâches, la gestion des tâches récurrentes, la barre d’outils multitâches, la hiérarchie définie, les plateaux de tâches, le rendu par glisser-déposer, les mentions de tâches et les brouillons, les sous-tâches, les listes de contrôle, la replanification en masse, la gestion des portefeuilles et des épopées, la prise en charge des webhooks, et bien plus encore.

ClickUp affiche une disponibilité élevée de 99,99 % depuis un an et offre une confidentialité et une sécurité haut de gamme. Il prend en charge un nombre considérable de 1000 intégrations avec des outils tels que Toggle, Chrome, Google Drive, GitHub, Zapier, Calendly, Salesforce, Slack, Intercom, et plus encore.

Wrike

Améliorez votre ponctualité et simplifiez votre charge de travail en utilisant Wrike comme logiciel de gestion des tâches auquel 2,3 millions d’utilisateurs font confiance à l’échelle mondiale. Décomposez le travail en petits morceaux gérables avec des processus et des vues personnalisés.

Favorisez la collaboration en temps réel dans un espace partagé pour organiser toutes les informations, mises à jour et décisions relatives au projet. Évitez les réunions d’état en offrant des rapports complets et une visibilité du projet à l’ensemble de l’équipe et à votre client. Personnalisez le tableau de bord pour créer des listes de tâches importantes et les trier automatiquement par priorité et date d’échéance.

Fixez des échéances, signalez l’état d’avancement et discutez des détails en utilisant la puissance de l’automatisation pour augmenter les taux de livraison. Réduisez les tâches administratives en utilisant des formulaires de demande personnalisés et en étiquetant les coéquipiers dont vous avez besoin pour les modifications, les requêtes ou les demandes en contexte.

Réduisez le nombre d’e-mails et faites des allers-retours sur le même processus en utilisant les outils de collaboration de l’application. Planifiez des projets, définissez des livrables et prenez de meilleures décisions sans avoir à rédiger des courriels volumineux.

Que vous choisissiez Agile ou Waterfall, Wrike peut s’y adapter rapidement en quelques secondes et vous permet de voir clairement les tâches à travers différentes vues telles que les diagrammes de Gantt, les calendriers, les tableaux Kanban, etc. Réduisez les cycles dans le processus de révision du projet grâce à des solutions d’épreuvage intégrées qui vous permettent d’avoir un retour d’information en contexte complet, de vous assurer que les clients disposent de versions récentes des fichiers, de discuter facilement des changements et de résoudre les problèmes en temps réel.

Générez des rapports personnalisés en quelques minutes à l’aide d’un modèle ou créez-les à partir de zéro avec des informations précieuses, que vous pouvez partager et exporter. En outre, vous pouvez analyser les performances et les progrès de chaque membre et de l’équipe dans son ensemble.

Connectez Wrike avec les outils que vous utilisez déjà comme Gmail, Teams, Slack, SAP, Box, Salesforce, Mailchimp, Facebook, Twitter, et bien d’autres encore.

Miro

Miro est un tableau blanc collaboratif en ligne qui propose plus de 1 000 modèles, dont des cartes heuristiques, des tableaux Kanban, des diagrammes de Gantt, des schémas de produits, des tableaux de recherche et des organigrammes. 99 % des entreprises du classement Fortune 100 lui font confiance et il est utilisé par les équipes de TransUnion, HP, Upwork, Cisco, Qlik et Atkins. La plateforme visuelle de Miro est conçue pour le travail hybride et dispose de ressources solides pour l’apprentissage continu, comme la Miro Academy, des événements en ligne et un forum communautaire.

Miro dispose d’un espace de travail visuel partagé pour les équipes de gestion de projet à distance, avec des écrans interactifs, des vidéoconférences et la possibilité de travailler sur des appareils mobiles (Android et iOS). Vous pouvez choisir parmi une bibliothèque de modèles de projets prêts à l’emploi pour décider de la manière dont votre équipe doit visualiser chaque projet. Pour commencer, vous pouvez consulter la version d’essai gratuite de Miro ou souscrire un abonnement mensuel de 8 $ par mois.

Smartsheet

Smartsheet est un outil de gestion des tâches utilisé par les plus grands acteurs de tous les secteurs. Son tableau de bord de gestion de projet rassemble tous les éléments en un seul tableau de bord, ce qui facilite la planification et la collaboration.

Cet outil est alimenté par l’automatisation du travail, où vous pouvez définir des déclencheurs pour automatiser les tâches répétitives. En outre, vous pouvez tout visualiser dans les vues Gantt, tableau kanban, carte et grille pour obtenir les indices cruciaux de la manière que vous préférez.

En outre, Smartsheet est équipé de rapports en temps réel, ce qui vous permet d’obtenir les informations nécessaires pour rectifier le tir si besoin est.

Vous pouvez également intégrer Smartsheet aux outils professionnels que vous utilisez peut-être déjà, tels que Google Drive, Slack, Microsoft Teams, Salesforce, etc.

Et vous pouvez l’essayer gratuitement pendant 30 jours et voir pourquoi c’est l’outil de gestion des tâches de choix pour plus de 90 % des entreprises de la fortune 100.

Travail d’équipe

Créez des tâches d’une granularité inégalée et personnalisez-les en fonction de vos objectifs grâce à Teamwork. Il vous donne une visibilité totale et la capacité de repérer les goulots d’étranglement et de les corriger sur vos tâches planifiées et assignées.

Contrôlez vos tâches en ajoutant des balises, en les attribuant correctement, en estimant le temps nécessaire et en fixant des dates d’échéance. Visualisez comment votre équipe passe du temps sur les différentes tâches, consultez les listes d’éléments et décidez des estimations de manière stratégique. Utilisez des modèles pour rationaliser le flux de travail et automatiser les tâches récurrentes afin de réduire la pression administrative et d’étendre les meilleures pratiques de gestion.

Ils proposent différents modèles qui peuvent vous aider à gagner du temps, à accélérer le travail et à améliorer les processus. Ces modèles sont destinés à la gestion des projets et des tâches, ainsi qu’à l’accueil des clients, afin de favoriser de meilleures relations d’affaires.

Teamwork propose des applications mobiles pour que vous puissiez travailler de n’importe où, un support client inégalé et un hébergement en Amérique du Nord, en Australie et en Europe. L’entreprise applique des normes de sécurité élevées pour protéger vos données. Elle s’intègre à HubSpot, Dropbox, QuickBooks, Zapier, Xero, Google Drive, Slack et bien plus encore.

Paymo

Terminez vos projets à temps et travaillez sur plusieurs tâches en même temps en toute confiance grâce à Paymo. Il aide à planifier les tâches avec des détails clés, à collaborer efficacement avec votre équipe et à suivre l’avancement des tâches facilement.

Regroupez les tâches pour les garder structurées et assignez-les à vos coéquipiers en quelques clics. Gardez une vue d’ensemble de vos tâches et de celles de vos subordonnés si vous êtes manager. Attribuez un statut de priorité aux différentes tâches (faible, normal, élevé ou critique) et progressez efficacement dans votre travail tout en respectant les délais impartis.

Paymo propose une vue détaillée des tâches pour discuter avec vos coéquipiers en temps réel. Vous pouvez décider qui peut recevoir des notifications de mise à jour. Joignez des fichiers de Google Drive ou de votre ordinateur et organisez-les de manière transparente pour votre projet. Vous pouvez également prévisualiser les fichiers directement dans le navigateur et les télécharger.

Paymo propose des types d’affichage tels que Tableau Kanban, Simple, Diagramme de Gantt, Calendrier et Tableau afin que vous puissiez choisir ceux qui conviennent à votre projet. Vous pouvez même ajouter des filtres avancés pour personnaliser l’affichage des tâches. Créez et apposez des jalons à votre liste de tâches et marquez les réalisations clés dans le cycle de vie du projet.

Ne manquez jamais la date d’échéance d’une tâche en créant des alertes qui vous avertissent par courrier électronique lorsque la date spécifiée arrive. Transformez les tâches ou les projets répétitifs en modèles et évitez de les créer à partir de zéro. Vous avez également la possibilité de dupliquer des projets avec des éléments sélectionnés.

Asana

La gestion et le suivi des tâches deviennent faciles si vous avez Asana à vos côtés. Il vous aide à tout gérer depuis le début, à déléguer des tâches aux membres de l’équipe et à fixer des échéances précises pour garantir l’achèvement de vos projets dans les délais impartis.

L’outil vous permet de classer les tâches par ordre de priorité afin que tous les membres de votre équipe sachent quelles tâches doivent être accomplies en priorité. De cette manière, votre équipe peut planifier les choses tout en étant efficace et productive. Asana contribue à améliorer la collaboration en partageant des fichiers, des idées, des commentaires, etc., ce qui permet aux coéquipiers d’accéder à des informations clés lorsqu’ils en ont besoin. Vous bénéficiez de fonctionnalités impressionnantes, notamment de plusieurs vues de tâches, telles que

• La vue Liste pour organiser les tâches dans une liste et organiser les détails en un seul endroit
• La vue Tableau pour organiser le travail sur un tableau comme des notes autocollantes afin de pouvoir naviguer rapidement à travers les étapes.
• La vue Calendrier pour repérer les chevauchements et les lacunes dans votre calendrier de tâches afin de pouvoir procéder rapidement à des ajustements.
• Vue chronologique pour planifier le travail sur un calendrier spécifique où vous pouvez voir la relation entre les différentes tâches et les suivre même si vos plans changent

Parmi les autres fonctionnalités, citons l’envoi de messages illimités, les journaux d’activité, le stockage de fichiers (100 Mo/fichier), la collaboration avec un maximum de 15 membres, l’affichage des dates d’assignation et d’échéance, l’aperçu du projet, les intégrations de suivi du temps et 100 autres intégrations avec vos applications quotidiennes.

L’application mobile d’Asana est également disponible sur l’App Store et Google Play, ce qui vous permet de gérer les tâches depuis n’importe où et d’apporter des modifications rapides en temps réel. La tarification de base d’Asana est GRATUITE pour toujours.

Les plans payants commencent à partir de 10,99 $ (facturés annuellement) pour des fonctionnalités supplémentaires telles que des tableaux de bord intuitifs, des champs personnalisés, des rapports et des recherches avancés, un nombre illimité de collaborateurs, des formulaires, des règles, une console d’administration, des jalons, et bien plus encore.

Notion

Notion est sans conteste l’un des meilleurs gestionnaires de tâches de cette liste. Il vous aide à planifier, exécuter et suivre vos projets en un seul endroit tout en facilitant la collaboration avec votre équipe. Votre équipe est alignée sur une feuille de route commune afin d’éviter toute confusion.

Et dès que vous avez une idée, vous pouvez la partager et documenter les tâches dans une base de données, afin d’accélérer l’exécution de votre projet. Notion vous permet de tout personnaliser, d’ajouter et de définir les propriétés de votre base de données pour générer un flux de travail productif.

Vous pouvez visualiser les données de différentes manières – sous forme de tableau, de calendrier, de tableau, ou les filtrer par propriétés. Regroupez votre travail, chaque élément ayant une page distincte. Vous pouvez également créer une page à l’intérieur d’une page et conserver les tâches connexes en un seul endroit.

Ajoutez des informations utiles dans les projets, créez une autre base de données, suivez les sous-tâches, ajoutez des filtres pour visualiser vos tâches et passez facilement d’un projet à l’autre. Lancez des conversations, émettez des commentaires et invitez vos collègues à faire avancer le travail, quel que soit le lieu ou le fuseau horaire où ils se trouvent.

Notion vous permet de travailler sur le même projet simultanément avec d’autres coéquipiers afin de permettre une collaboration en temps réel. Notion vous informe des mentions et des commentaires sur un projet afin que vous puissiez répondre rapidement à votre équipe et économiser le temps passé à vérifier l’état d’avancement ou à organiser des réunions.

Commencez avec Notion, qui est également disponible sous forme d’application web et d’application de bureau que vous pouvez télécharger pour Mac, Windows, iOS et Android. Elle est sûre et sécurisée grâce au cryptage SSL et à une architecture 100 % cloud protégée par un VPC et un audit de sécurité trimestriel. En outre, il inclut également l’authentification unique SAML dans son plan Entreprise pour vous aider à gérer l’accès des utilisateurs à l’échelle.

Todoist

Utilisez Todoist pour vous assurer que tous vos projets progressent à la bonne vitesse et sont terminés à temps grâce à une gestion et une organisation efficaces des tâches. Visualisez clairement vos projets et suivez chaque activité, afin de contrôler facilement les choses et de ne jamais manquer une mise à jour.

Utilisez l’ajout rapide pour capturer les tâches, les organiser en quelques secondes et vous souvenir des délais grâce aux dates d’échéance récurrentes. Concentrez-vous sur les bonnes choses en hiérarchisant les tâches, en décidant ce qu’il faut faire ensuite, en créant des sous-tâches et des sections, et en ajoutant des favoris pour garder à l’esprit les projets principaux, les filtres ou les étiquettes.

Partagez votre charge de travail en déléguant des tâches, en mettant les informations clés à la disposition de tous au moyen de commentaires et en surveillant les changements. Fixez des objectifs quotidiens ou hebdomadaires et visualisez les progrès tangibles et les tendances de productivité. L’outil est accompagné de Todoist Karma, qui vous attribue des points lorsque vous accomplissez des tâches et que vous continuez à travailler, et vous pouvez également afficher vos progrès sous forme de graphiques colorés.

Organisez vos projets avec des mises en page simples ou détaillées ; faites glisser les tâches et placez-les où vous le souhaitez. Todoist propose également de superbes modèles qui vous permettent de préparer rapidement une feuille de route, un ordre du jour de réunion, une revue hebdomadaire, etc.

Intégrez Todoist aux applications que vous utilisez, afin de ne pas avoir à naviguer d’une application à l’autre ; vous pouvez tout organiser de manière centralisée ici. Vous pouvez le connecter à 10 applications et plugins, dont Dropbox, Alexa, Google Calendar, etc.

Trello

Trello est un célèbre outil de gestion des tâches que 1 million d’équipes de toutes tailles ont choisi pour gérer leurs projets, collaborer et améliorer leur graphique de productivité. Il fonctionne de manière unique pour répondre aux exigences des particuliers comme des grandes entreprises. Vous pouvez commencer à utiliser un tableau, des cartes et des listes Trello pour voir la différence.

Vous pouvez étendre et personnaliser les tâches avec des fonctionnalités supplémentaires au fur et à mesure que le travail d’équipe progresse. Trello offre des fonctionnalités intuitives pour les réunions, les événements, les projets et la définition d’objectifs. Le tableau Trello vous permet d’assigner des tâches, de fixer des échéances, de mesurer la productivité, d’afficher des calendriers et des vues multiples, et de présenter des statistiques.

Utilisez les cartes Trello pour organiser votre travail, le suivre et le partager avec vos coéquipiers. Vous pouvez ouvrir une carte pour y trouver des listes de contrôle, des pièces jointes, des échéances, des conversations, etc. Concentrez-vous sur les choses importantes et laissez l’automatisation s’occuper du reste grâce à Trello qui dispose de la fonction “Butler” pour réduire les tâches fastidieuses ou les clics.

Il utilise des commandes de traitement dulangage naturel (NLP) pour permettre une automatisation sans code. Ajustez vos besoins spécifiques en connectant Trello à des applications puissantes telles que Confluence, Dropbox, Evernote, Slack, Google Drive, et bien plus encore. Téléchargez l’application Trello sur votre smartphone iOS ou Android pour l’utiliser de manière transparente à tout moment.

nTask Manager

Lorsqu’il s’agit de logiciels de gestion de projet, les entreprises recherchent généralement un outil permettant d’analyser, de planifier, de collaborer et de gérer les tâches quotidiennes. C’est pourquoi nTask Manager est connu comme un puissant logiciel de gestion de projet. Il a le potentiel de simplifier la planification du projet pour l’équipe et de rationaliser les dépendances des tâches, la gestion des ressources, le résumé financier, la planification du projet et les livrables.

nTask Manager est doté de plusieurs fonctionnalités telles que la gestion des réunions, le suivi des problèmes, la liste des tâches, les feuilles de temps, la gestion des risques et le tableau Kanban. Vous pouvez également intégrer l’outil à vos applications préférées pour mener à bien votre projet.

L’outil est doté de fonctionnalités telles que

• Budgétisation et résumé financier
• Planification du projet
• Définition des jalons
• Allocation des ressources
• Lier des projets et assigner des tâches
• Modèles de tableaux préconstruits
• Statuts personnalisés
• Nombre illimité de tableaux Kanban
• Joindre des documents et des commentaires
• Affectations multiples
• Priorité et statut des tâches
• Définition des dates d’échéance et des dates planifiées
• Ligne de progression
• Dépendances des tâches
• Création de sous-tâches

nTask offre plus de flexibilité et d’efficacité dans la gestion des tâches et le maintien de la concentration. L’outil permet également d’améliorer les capacités de prise de décision en définissant des dépendances et en ajoutant des tâches. L’objectif est d’assurer la transparence entre les membres de l’équipe, de maintenir la responsabilité et d’améliorer la communication au sein de l’équipe.

L’outil est idéal pour suivre le temps passé sur les tâches et générer des rapports de feuilles de temps. Il est doté d’un minuteur automatique, d’une saisie manuelle des heures, d’une soumission des feuilles de temps et d’une approbation/retrait des feuilles de temps. Les utilisateurs peuvent également obtenir une mise à jour des réunions récurrentes, synchroniser les réunions avec le calendrier, assurer le suivi des décisions ou des actions, et discuter des notes ou des ordres du jour des réunions.

Conclusion

La gestion de projets est devenue beaucoup plus facile avec l’avènement des outils de gestion des tâches. N’hésitez donc pas à choisir l’un d’entre eux pour créer des tâches, les assigner aux membres de votre équipe, suivre leur progression, collaborer efficacement et recueillir des informations.

Je suis certain qu’en utilisant ces logiciels, vous terminerez plus de projets dans les délais impartis et obtiendrez des résultats de grande qualité.