Comprendre l'UCaaS dans un monde connecté [+7 solutions pour les PME]

L'utilisation d'une plate-forme UCaaS efficace au profit de votre entreprise non seulement dans le temps présent, mais peut également vous aider à obtenir un avantage technologique dans les années à venir.

Des solutions comme UCaaS sont très demandées ces jours-ci pour la flexibilité, la commodité, l'évolutivité, l'optimisation des coûts et d'autres avantages qu'elles offrent aux entreprises modernes confrontées à une concurrence féroce.

Ils se sont avérés essentiels dans des moments cruciaux comme la récente pandémie où les employés ont dû travailler à distance.

Disposer d'outils et de ressources avancés pour la main-d'œuvre distante offre une meilleure productivité, un travail rationalisé et un succès.

Dans cet article, je vais discuter de l'UCaaS et des meilleures plates-formes UCaaS que vous pouvez choisir pour rationaliser la communication dans votre entreprise.

Qu'est-ce que l'UCaaS ?

Communications unifiées en tant que service (UCaaS) est un mécanisme de livraison cloud utilisé pour les communications d'entreprise. Il permet aux services de communication unifiée d'être disponibles et accessibles depuis le cloud pour les entreprises, des entreprises aux PME.  

UCaaS est l'un des termes Tout en tant que service (XaaS) comme SaaS, PaaS, IaaS, etc. C'est aussi une partie de transformation numérique efforts qui favorisent l'adoption des services cloud dans les industries du monde entier. Il prend en charge six fonctions de communication principales :

• Téléphonie d'entreprise
• Messagerie unifiée
• Pour assurer la mobilité avec le conteneur. (Certificat SOC)
• Messagerie instantanée ainsi qu'une présence pour les équipes et les individus
• Solutions de réunion comme la vidéo, l'audio et la conférence Web
• Processus activés par les communications tels que la collaboration de flux de travail, les plates-formes de communication, les centres de contact, etc.  

Puisqu'il est basé sur le cloud, les entreprises de toutes formes et tailles peuvent l'adopter facilement. Il leur offre les avantages d'une mise à l'échelle facile, d'une configuration sans tracas, d'économies, etc.

Comment fonctionne l'UCaaS ?

L'infrastructure UCaaS basée sur le cloud est livrée, détenue, exploitée et entretenue par un fournisseur de services. Par conséquent, les clients n'ont pas besoin de configurer ou de mettre en place une infrastructure par eux-mêmes pour démarrer. Certaines de ses caractéristiques sont :

• Multilocation, y compris les locataires partitionnés résidant sur une infrastructure de communications unifiées partagée comme les centres de données, calcul, racks, équipements communs, réseau et lames
• Un portail Web en libre-service pour provisionner, gérer et surveiller l'utilisation et les performances
• Les services sont concédés sous licence pour des frais récurrents, mensuels ou d'abonnement

UCaaS rationalise les services et solutions de communication dans une entreprise. Il offre le chat, SMS, visioconférence, centre de contact et bien d'autres fonctionnalités. Tout se passe sur Internet; ainsi, vous n'aurez pas besoin de plus VolP matériel afin de fournir des services à vos clients. Les fournisseurs de services UCaaS s'occuperont de toute la configuration backend, de la téléphonie, des fonctions et de la sécurité.

Pour vous aider à comprendre le fonctionnement de UCaaS, il est nécessaire de discuter de VolP ou Voice-over-Internet Protocol, qui alimente la fonctionnalité vocale UCaaS. La VoIP convertit le son en paquets de données et le transmet à un fournisseur de services téléphoniques basé sur le cloud. De plus, les notifications de messagerie vocale et les numéros de téléphone fonctionnent à l'aide du protocole universel d'initiation de session (SIP).

UCaaS tire pleinement parti de VolP sans complexités. Cela permet à votre équipe de passer facilement des appels et à tout le monde de travailler à distance avec des applications installées sur leurs appareils mobiles et leurs ordinateurs. 

De plus, les centres de données UCaaS peuvent résister aux intempéries, aux surtensions et aux pannes de courant, ce qui entraîne continuité de l'activité et l'évolutivité, difficile et coûteuse à gérer pour les entreprises si elles créent leur propre plateforme UCaaS.

De plus, les services UC sont pratiquement exploités sans effort réussie, de messagerie et d'applications vidéo. Tout est conçu de manière à réduire la complexité et à vous fournir des communications fluides et unifiées dans votre organisation, que ce soit sur site ou à distance.  

Composants UCaaS en détail

UCaaS abrite divers outils de communication, d'audioconférence et de téléphonie pour le partage de fichiers, l'échange d'e-mails et la vidéoconférence.

Ainsi, une bonne plate-forme UCaaS doit offrir toutes ces fonctionnalités ainsi qu'une interface intuitive pour une navigation sans effort et une meilleure productivité. Il doit également offrir un centre de contact intégré, des communications intégrées, le chat, la vidéo et la voix.

Les composants clés de l'UCaaS sont :

Téléphone ou système téléphonique

Les plates-formes UCaaS sont livrées avec un système téléphonique de qualité avec des fonctionnalités essentielles telles que le transfert d'appels, le routage, l'enregistrement, le blocage d'identité, le standard automatique, la messagerie vocale, la gestion des appels, etc. Il utilise le cloud PBX et VolP pour permettre à une entreprise de passer / recevoir des appels sur l'Internet. Les solutions avancées peuvent également mobiliser l'IA pour une meilleure efficacité et des informations riches sur les données.  

Vidéoconférence

La vidéoconférence est devenue plus nécessaire pour que les entreprises modernes prospèrent, en particulier après la pandémie de covid-19. Les employés peuvent travailler de n'importe où, et si vous souhaitez discuter de quelque chose d'important ou organiser une réunion, ce mode de communication est excellent, peu importe d'où viennent les participants.

Les solutions UCaaS peuvent offrir des appels téléphoniques et vidéo multi-participants et individuels pour prendre en charge les réunions de bureau, les webinaires, les présentations, les chats, etc. Cela renforce la collaboration, quel que soit le facteur de distance.

Courriel et messagerie instantanée

Avec les messages instantanés, les membres de l'équipe peuvent discuter en ligne facilement en temps réel. Ceci est utile pour les briefings rapides, les rappels et les communications régulières. Il est également idéal pour fournir un support client car il est pratique, efficace et non intrusif.

De même, le courriel est utile pour les entreprises et reste efficace. C'est le moyen de communication le plus professionnel et efficace aussi. Vous pouvez utiliser les e-mails avec d'autres canaux de communication pour rationaliser le flux de travail et donner aux employés et aux clients leur mode de communication préféré.

Outils de collaboration

Les plates-formes UCaaS incluent divers outils de collaboration pour améliorer travail d'équipe et communiquer. Il offre des fonctionnalités telles que la planification rapide, le partage d'écran, le partage de fichiers, l'enregistrement, le coaching, ainsi que la gestion des projets, des clients et des employés.

Cloud et basé sur le client

UCaaS est basé sur le cloud, ce qui signifie que chaque plate-forme et service UCaaS est hébergé sur le cloud ou sur Internet par le fournisseur de services dans ses centres de données. Cela vous permet d'accéder à ces services de n'importe où, en utilisant n'importe quel appareil et en travaillant à distance.

Avantages de l'UCaaS pour les entreprises et les télétravailleurs

Comme indiqué ci-dessus, l'UCaaS présente de nombreux avantages, tant pour les entreprises que pour les utilisateurs, y compris les travailleurs à distance. Certains des avantages sont les suivants :

Évolutivité

UCaaS vous permet d'augmenter ou de réduire facilement vos logiciels d'entreprise et vos ressources en fonction de vos besoins. Vous pouvez également ajouter/supprimer des utilisateurs instantanément sans planification préalable. C'est difficile dans les solutions sur site si vous souhaitez évoluer. Vous devrez investir tellement dans votre pile technologique et la réinventer pour prendre en charge une telle évolutivité. Mais dans UCaaS, cela est possible en un clic.

Flexibilité et accessibilité

Les solutions UCaaS sont faciles d'accès pour quiconque de n'importe où. Cela offre la flexibilité de travailler à domicile ou à tout autre endroit souhaité par les employés, ce qui le rend idéal pour les travailleurs à distance. Étant donné que les applications et solutions UCaaS sont déployées sur Internet ou dans le cloud, vous pouvez accéder à tous les outils de communication sur n'importe quel appareil, qu'il s'agisse d'un smartphone, d'un ordinateur portable, d'un ordinateur de bureau ou d'une tablette.

Des économies

UCaaS est fourni aux clients sous forme de solution par abonnement. Il vous suffit de payer un certain montant sur une période déterminée et d'accéder à toutes les fonctionnalités et tous les outils de communication en un seul endroit sans avoir à installer de matériel ou de logiciel coûteux ni à dépenser pour sa maintenance.

Tout ce dont vous avez besoin est d'investir dans vos systèmes ainsi qu'une bande passante de qualité pour accéder aux solutions UCaaS. De plus, tous les services et fonctionnalités seront définis pour votre plan choisi, et vous serez protégé contre les dépenses ou les fluctuations de communication imprévisibles. Cela vous aide à gérer les dépenses de votre entreprise tout en améliorant votre ROI.

Avec UCaaS, vous pouvez économiser sur vos factures de téléphone grâce à des frais mensuels fixes pour des appels illimités et vous n'avez pas besoin de frais initiaux. Vous n'avez pas à payer pour les fonctionnalités UCaaS avancées intégrées car elles sont incluses dans l'abonnement que vous avez choisi. De plus, vous n'aurez pas à dépenser en personnel informatique à des fins de surveillance et de maintenance, car tout sera géré par le fournisseur de services.   

Un gain de temps

Chaque seconde compte lorsque vous êtes en affaires. Des opportunités intéressantes peuvent frapper à votre porte à tout moment. Par conséquent, vous devez être toujours prêt.

Mais que se passe-t-il si vous consacrez autant de temps et de ressources à tout créer en interne, puis à sa maintenance, sa sécurité, sa conformité, ses fonctionnalités, etc. ?

Votre fonctionnalité principale et votre activité peuvent être affectées, en particulier si vous manquez de main-d'œuvre ou de budget.

Au lieu de cela, opter pour UCaaS vous fournira un service moins tous les maux de tête de la gestion et de la maintenance ; vous pouvez tout laisser au fournisseur de services.   

Collaboration et productivité

De puissants outils de communication fournis sur le cloud aident tous vos employés, en particulier les télétravailleurs, à collaborer efficacement. Il promeut une culture de travail saine avec tout le monde connecté et partageant des idées et étant sur la même longueur d'onde, que les employés soient du même département ou différents.  

De même, UCaaS aide à stimuler les employés productivité en rendant l'information accessible du bout des doigts grâce à une solution cloud et une communication et une collaboration efficaces entre les employés et vos clients.  

Selon Cisco, 75 % des utilisateurs ont constaté une amélioration de leur productivité grâce à UCaaS lorsqu'ils travaillaient sur plusieurs sites dans une entreprise.  

Outre tout ce qui précède, l'utilisation des plates-formes UCaaS offre d'autres avantages, notamment :

• Redondance intégrée des solutions vocales pour une meilleure fiabilité
• Gestion facile et rapports d'utilisation
• Expérience employé et utilisateur simplifiée avec les outils existants
• Point de contact unique pour le dépannage via le fournisseur UCaaS
• Sécurité et conformité aux réglementations telles que HIPAA, PCI-DSS, SOC, etc.  

Quelques termes importants d'UCaaS

Télétravail

Le télétravail est un terme utilisé dans un paysage commercial moderne qui signifie que les employés peuvent travailler sur les tâches qui leur sont assignées, qu'elles soient simples ou complexes, en dehors d'un lieu de travail traditionnel comme un bureau. Les gens peuvent se connecter à l'aide d'outils de télécommunication tels que les appels téléphoniques, la vidéoconférence, etc., et collaborer depuis n'importe où dans le monde, à condition qu'ils disposent d'une connexion Internet stable.  

Bureau virtuel

Un bureau virtuel est une configuration permettant à une personne d'effectuer ses tâches à distance. Il contient l'appareil (smartphone, iOS, ordinateur de bureau, etc.) qu'ils utilisent pour accéder à toutes les ressources, sites Web, fichiers bureautiques et autres outils. Il peut ressembler à votre bureau au bureau et vous pouvez le concevoir pour qu'il ait l'air professionnel et moderne. Vous pouvez utiliser une chaise confortable pour vous asseoir, travailler, vous détendre et répéter avec une table et d'autres choses importantes dont vous avez besoin pendant que vous travaillez.

Lieu de travail collaboratif

Un espace de travail collaboratif est un tel environnement d'espace de travail qui se concentre sur la collaboration entre les employés d'une organisation. Ceci est fait pour réduire les complexités, combler les lacunes de communication et promouvoir un environnement de travail sain. Dans un espace de travail collaboratif, les employés ressentent un sentiment d'appartenance à l'organisation et sont encouragés à donner le meilleur d'eux-mêmes, que ce soit au bureau ou à distance.

Donc, si vous recherchez la meilleure plateforme UCaaS, voici quelques recommandations pour vous.

RingCentral

Avec l'aide du service de messagerie bien-aimé RingCentral, les organisations peuvent gérer leurs systèmes téléphoniques, consolider la communication interne et améliorer la communication d'entreprise.

Les utilisateurs du système téléphonique VoIP de RingCentral peuvent utiliser leur ordinateur ou leur téléphone pour passer des appels en ligne.

Il offre une gamme de fonctionnalités et d'avantages qui pourraient profiter aux organisations, notamment la messagerie rapide, la messagerie multi-utilisateurs, l'historique des messages, diverses intégrations et la sécurité des messages.

RingCentral propose une sélection d'options de messagerie économiques qui peuvent répondre aux besoins de n'importe quelle entreprise. Il peut gérer les appels à partir de plusieurs emplacements, réduire les dépenses téléphoniques et améliorer l'efficacité de la communication.

Les entreprises et les organisations de toutes tailles utilisent ce Gartner technologie primée. L'inclusion de services tels que le routage des appels, le calendrier, la gestion des contacts et les rapports complets diffère des autres systèmes téléphoniques VoIP.

Grâce à sa plate-forme de messagerie robuste, les entreprises peuvent se connecter avec leurs clients via différents canaux, notamment l'audio, le texte et la vidéo. Ses fonctionnalités incluent la capacité d'envoyer des messages à partir de plusieurs appareils, la transcription automatique, l'intégration d'applications tierces et la compatibilité avec de nombreuses langues.

Il est avantageux pour les entreprises qui cherchent à améliorer la communication et le service client.

Fonctionnalités clés

• Interagit facilement avec les applications métier de Espace de travail Google, Microsoft et Intégrateurs
• Intègre de nouveaux téléphones, appareils et bureaux distants en quelques minutes
• Un numéro unique pour effectuer toutes les communications, y compris les appels vocaux, les SMS et autres messages multimédias
• Visioconférences hybrides avec IA intelligente
• Plusieurs plates-formes de communication peuvent être intégrées, notamment Facebook, WhatsApp, Apple, Google et Twitter.
• Routage intelligent basé sur les compétences et la communication 
• Automatisation pour réduire la charge de travail des représentants du service client
• Rapports intégrés.
• Cryptage, reprise après sinistre et disponibilité garantie à 99.99 %

De plus, basé sur le Web, RingCentral est simple à contrôler depuis n'importe quel appareil et compatible avec les systèmes d'exploitation Windows et Mac. Vous pouvez gérer plus efficacement votre vie personnelle et professionnelle à l'aide de ce package de messagerie.

Vonage

Obtenez des communications unifiées avec une seule application - Vonage pour la messagerie, la voix, les réseaux sociaux, la télécopie et la vidéo. Il offre plus de 50 fonctionnalités et autres solutions intégrées, une évolutivité et une présence mondiale, une connectivité et une productivité accrues, une disponibilité de 99.999 % et une qualité de service (QoS).

Principales caractéristiques:

• Vonage meetings, un outil de collaboration vidéo intuitif à utiliser pour toute votre organisation
• Portail d'administration pour gérer les systèmes téléphoniques
• Applications mobiles et de bureau pour garder vos outils et vos équipes connectés
• Boîte de réception professionnelle pour capturer et résoudre les problèmes plus rapidement à l'aide de SMS, Facebook Messenger et MMS
• Une IA assistant virtuel pour offrir un libre-service client à commande vocale
• App Center pour intégrer des applications à forte valeur ajoutée afin d'améliorer la productivité et l'expérience utilisateur
• Blocage de l'identification de l'appelant
• Busy Lamp Field pour identifier les téléphones en cours d'utilisation
• Annonce d'appel pour déterminer la raison de l'appel et appeler la conférence

Vonage est facile à configurer, rapide à mettre à l'échelle et facile à adopter. En outre, il permet aux employés d'interagir avec les clients et entre eux pratiquement à tout moment et n'importe où.

Zoom

Unifiez vos réunions, chat et voix avec une seule solution - Zoom qui offre une flexibilité de communication et facilite la collaboration.

Principales caractéristiques:

• Réunions: Audio et vidéo HD sécurisés, solutions de collaboration intégrées et intégration du calendrier

• Chat: Connexion instantanée avec les clients et simplifie les autres employés, programmer et mener des appels téléphoniques et des réunions ad hoc, suivre les tâches et partager des fichiers
• Numéro de téléphone: Utilisez le téléphone Zoom, transformez un appel en vidéo et utilisez la téléphonie VolP dans le cloud à partir d'un ordinateur portable, d'un mobile, d'un ordinateur de bureau et d'une tablette
• Webinaires vidéo: Webinaires Zoom pouvant accueillir jusqu'à 50 100 personnes, dont plus de XNUMX panélistes vidéo avec une qualité vidéo et audio optimale et la possibilité de personnaliser la configuration, diffusion en directet enregistrement
• Zoom Chambres: Une salle de conférence pour collaborer à distance ou depuis le bureau
• Sécurité : Cryptage AES-GCM 256 bits et autres fonctionnalités de sécurité en réunion
• Plateformes prises en charge: macOS, Windows, Linux, système d'exploitation Android et iOS

En utilisant Zoom, vous obtenez une quantité d'appels claire, des communications cloud cryptées et sécurisées, une messagerie rapide et une pile technologique simplifiée.

Nextiva

Nextiva facilite la communication en vous permettant de connecter les systèmes téléphoniques aux applications professionnelles, à l'automatisation et à l'IA sur une seule plate-forme pour vous aider à bien gérer votre entreprise.

Principales caractéristiques:

• Automatisation pour effectuer des activités de communication répétitives telles que les réponses automatiques, l'envoi d'e-mails, la réalisation d'enquêtes, etc., et gagner du temps
• Analyses pour acquérir une intelligence commerciale et client approfondie
• Des outils intégrés robustes pour piloter les équipes de service et les ventes
• Cloud PBX avec routage des appels
• Appels téléphoniques HD
• Partage d'écran
• Intégrations CRM
• Les fonctionnalités avancées incluent la journalisation des appels, l'enregistrement, les files d'attente, les transferts, le transfert, l'identification, la musique d'attente, les standards automatiques, etc.

Nextiva vous permet d'interagir avec les clients et les employés sur plusieurs plates-formes de communication telles que le téléphone, le courrier électronique, la vidéo, le texte et les médias sociaux.

Microsoft Teams

Utilisez la plate-forme populaire Microsoft Teams pour communiquer avec les gens au travail, à la maison et à l'école.

Principales caractéristiques:

• Il prend en charge tous les appareils, des ordinateurs de bureau et ordinateurs portables aux smartphones et tablettes
• Cryptage des données pour les fichiers, les appels, les chats et les réunions
• Partage de fichiers, interrogation et automatisation des tâches
• Stockage en ligne
• Hébergement de webinaires, inscriptions, rendez-vous clients, etc.
• Outils de reporting
• Intégration avec des outils comme Outlook, Word, PowerPoint, Excel, OneDrive, SharePoint, etc.

Teams vous connecte avec vos collègues, vos amis et votre famille et accède à des ressources partagées où que vous soyez pour apprendre et innover par le biais d'appels, de partage de vidéos et de discussions.

DialPad

Parlez, rencontrez et envoyez des messages à vos clients et employés en utilisant Pavé numérique, qui offre un bel espace de travail pour vous aider à créer des relations significatives. Peu importe où se trouvent vos équipes et vos clients, il vous accompagne partout, unifiant les communications.

Il offre de merveilleuses fonctionnalités et intégrations et continue d'innover pour apporter de meilleures solutions.

Principales caractéristiques:

• Réunions vidéo, sensibilisation des ventes et centre de contact alimentés par l'IA
• S'étend à plus de 70 pays avec des numéros gratuits et locaux
• SLA de disponibilité de presque 100 %
• Possibilité de collecter le CSAT sur tous les appels des clients
• Reconnaissance vocale intégrée ainsi que traitement du langage naturel (NLP)
• 74+ intégrations disponibles
• Essai GRATUIT pendant 14 jours

Vous pouvez compter sur cette plateforme de niveau entreprise pour tous vos besoins de communication, quels que soient le type et la taille de votre entreprise.

GoTo

Restez connecté avec vos collègues, clients et personnes qui comptent à l'aide d'une solution simple - Aller à. Ce système téléphonique basé sur le cloud est sécurisé et conçu pour un travail à distance et flexible.

Principales caractéristiques:

• Un éditeur visuel par glisser-déposer pour une configuration facile
• PBX en nuage et appels internationaux
• Routage des appels, visioconférence HD, standard automatique, annuaire téléphonique, etc.
• Portage des numéros actuels ou ajout d'un numéro sans frais
• Plans de numérotation et routage des appels personnalisables
• Flux de travail rationalisé du centre de contact
• Disponibilité à 99.999 %, architecture cloud distribuée et faible utilisation de la bande passante

GoTo prend en charge tous les appareils et il est facile de basculer entre vos applications de bureau, votre téléphone de bureau ou votre application mobile.

Conclusion : pourquoi l'UCaaS est-il vital pour l'avenir ?

Investir dans la bonne plateforme UCaaS offrira une meilleure communications dans votre organisation – parmi vos employés et vos clients. Il offrira également une meilleure évolutivité, fiabilité, flexibilité et retour sur investissement.

Selon un rapport, le marché UCaaS devrait atteindre 44.7 milliards de dollars par 2030. En regardant sa croissance et son utilisation accrue au fil des ans, on s'attend à ce qu'il reste pendant de nombreuses années. Alors, choisissez la meilleure plateforme UCaaS et profitez de ses avantages pour votre entreprise.