11 services de réceptionniste virtuelle pour gérer vos appels entrants

Vous n'avez pas le temps de faire patienter vos clients ? Rationalisez vos tâches de traitement des appels grâce aux services de réceptionniste virtuelle.

Les services de réceptionniste virtuelle sont le meilleur moyen d'économiser sur les coûts de main-d'œuvre et d'augmenter la productivité de l'entreprise. Ces services vous permettent de libérer votre temps et de vous concentrer sur la résolution d'autres problèmes commerciaux essentiels.

Cet article vous aidera à trouver les meilleurs services de réceptionniste virtuelle pour recevoir vos appels même lorsque vous n'êtes pas disponible.

Entrons dans les détails.

Qu'est-ce qu'un service de réceptionniste virtuel ?

Les appels téléphoniques sont essentiels pour répondre aux demandes de renseignements et accélérer le processus de génération de prospects pour toute entreprise. Répondre et traiter les appels du service clientèle est crucial et ne peut être évité même si vous êtes occupé à gérer les opérations de votre entreprise.

Traditionnellement, les grandes entreprises disposant d'un budget important embauchent une réceptionniste à temps plein pour s'occuper des appels entrants et du service clientèle. Mais une réceptionniste interne devient une dépense supplémentaire pour les petites entreprises dont les membres sont limités.

C'est là que les services de réceptionnistes virtuels entrent en jeu.

Les services de réceptionnistes virtuels mettent à votre disposition des réceptionnistes humains qui accueillent les appelants et comprennent la raison de leurs appels. Après analyse des informations fournies, ces appels sont acheminés vers les membres de l'équipe appropriée, ce qui améliore l'interaction du client avec l'entreprise.

En général, ces services proposent des agents en direct 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pour les appels entrants et les messages textuels. Vous avez ainsi l'assurance qu'aucun appel de client n'est manqué.

Pourquoi devriez-vous engager une réceptionniste virtuelle ?

L'embauche d'une réceptionniste virtuelle est une question subjective. Il s'agit de savoir si vous souhaitez disposer d'un membre de l'équipe en interne ou si vous pouvez externaliser le travail.

Si les grandes entreprises peuvent disposer d'une équipe de réceptionnistes dédiée, ce n'est pas le cas des petites entreprises et des start-ups. Afin de réduire les coûts d'exploitation, les petites entreprises devraient opter pour un service de réceptionniste virtuelle.

Ceci étant dit, examinons quelques-uns des avantages que présente l'embauche d'un service de réceptionniste virtuel :

• Plus de professionnalisme : Accueillir les appels entrants de vos clients avec un message d'accueil enregistré de manière professionnelle a un impact durable sur votre entreprise. Il crée un sentiment de confiance, car il ne s'agit pas d'un débutant.
• Louable : Les réceptionnistes virtuels sont moins chers et n'ont pas de période de blocage. Vous pouvez activer et mettre en place un service de réponse aux appels qui s'occupe des questions des clients.
• Amélioration de la prise en charge des clients : Les réceptionnistes professionnels sont formés pour traiter efficacement les appels et les demandes des clients. Ils ont de l'expérience dans la gestion de différentes situations et vous aident à améliorer l'efficacité de votre entreprise.
• Facilité de personnalisation : Les services de réceptionniste virtuelle vous permettent de modifier vos règles de transfert d'appel, votre message d'accueil et d'autres détails de la communication d'entreprise.
• Disponibilité : Les réceptionnistes internes ne peuvent répondre aux appels entrants que pendant les heures de bureau. Les réceptionnistes virtuels, quant à eux, peuvent travailler toute la journée, tous les jours, et fournir à vos clients un service de réponse aux appels en direct 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
• Intégrations : Intégrez les services de réceptionnistes virtuels aux outils de communication de votre entreprise comme Slack, HubspotG Suite, Microsoft Teams, et bien d'autres encore.

Maintenant que vous connaissez les avantages d'engager des services de réceptionnistes virtuels, commençons par notre liste.

Rubis

RubyReceptionists vous fournit une assistance téléphonique professionnelle en direct pour les entreprises à travers l'Amérique du Nord. Les réceptionnistes virtuels et les spécialistes du chat hautement qualifiés de Ruby, basés aux États-Unis, répondent aux appels et aux chats en direct, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et 365 jours par an, ce qui permet aux chefs d'entreprise de se concentrer sur ce qu'ils font le mieux. Ils peuvent répondre aux questions sur votre entreprise en temps réel, accueillir les clients, répondre aux clients au nom de votre entreprise, filtrer et transférer les appels, et même planifier des rendez-vous pour vous.

Avec Ruby, vous disposez d'une application mobile dédiée pour vérifier les activités de traitement des appels et les SMS reçus des clients. Vous pouvez mettre à jour votre statut, consulter l'activité, accéder à la messagerie vocale, envoyer des SMS et appeler depuis votre ligne professionnelle, demander des assistances d'appel et surveiller l'utilisation. Vous pouvez facilement synchroniser vos horaires quotidiens grâce aux intégrations de calendrier de Ruby.

AccueilHQ

AccueilHQ est un leader mondial pour les petites entreprises qui souhaitent gagner du temps tout en ayant un employé à temps plein dans leur équipe. Ses services de réceptionniste virtuelle comprennent la réponse en direct 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 et le traitement des appels entrants, des courriels et des textes. Ils peuvent également gérer les appels sortants et d'autres tâches, comme la programmation de rendez-vous et l'envoi de rappels.

ReceptionHQ traite la majorité des appels des entreprises américaines pendant les heures de pointe. Ils offrent un service bilingue sans aucun contrat de blocage, de sorte que vous pouvez commencer avec leur essai sans risque pour des services de 7 jours.

Yodel.io

Yodel.io est une société de réceptionnistes virtuels qui existe depuis plus de 15 ans et qui sait donc ce qu'elle fait. Vous pouvez choisir entre une réceptionniste IVR entièrement automatisée ou une réceptionniste humaine travaillant à distance pour gérer vos appels. Parmi les caractéristiques notables de Yodel, citons les systèmes IVR vocaux intelligents, le filtrage des appels et l'intégration avec des outils de communication tels que Hubspot, ZendeskIntercom et Slack.

Yodel propose un essai gratuit sans contrat. Mais si vous souhaitez continuer à utiliser leurs services après la fin de l'essai, ils ont différents plans en fonction de vos besoins.

Sauterelle

Si vous recherchez un service de réceptionniste virtuelle qui vous permette d'utiliser un numéro de téléphone distinct et de recevoir des appels de n'importe où dans le monde, Sauterelle est une excellente option. Il fournit également un numéro de téléphone virtuel pour répondre aux appels entrants sur votre ordinateur ou votre appareil mobile. De cette manière, votre numéro reste privé et vous pouvez vous concentrer sur vos tâches professionnelles sans interruption.

Le service propose une période d'essai gratuite de 7 jours, sans contrat, de sorte que si le service ne vous convient pas, vous n'avez aucun engagement à prendre.

MaRéceptionniste

MaRéceptionniste propose des services de réceptionniste virtuelle et d'assistance à la réception afin d'assurer une disponibilité 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, à un prix inférieur à celui de l'embauche d'une réceptionniste sur place. Vous bénéficiez de tous les avantages des réceptionnistes en personne qui vous aident à gérer les appels entrants, à planifier des rendez-vous ou des réunions et à organiser des voyages, sans les inconvénients liés à l'embauche d'un employé en interne.

MyReceptionist propose plusieurs formules différentes en fonction du temps hebdomadaire ou mensuel pendant lequel vous avez besoin d'aide pour gérer les appels des clients dans votre entreprise.

Conversation

Conversationnel est un service de réceptionniste virtuelle destiné aux entreprises qui ont besoin d'une réceptionniste virtuelle à service complet ou à celles qui possèdent plusieurs sites et qui ont besoin de quelqu'un pour gérer leurs appels entrants provenant du monde entier.

Avec Conversational, vous disposez de trois composantes principales : la gestion de la réception, le routage des appels et la gestion de la messagerie vocale (par exemple, la mise en place de répondeurs automatiques), ainsi qu'un planificateur de rendez-vous en ligne et une plateforme de marketing par courrier électronique.

Vous pouvez également utiliser les services Conversationnels en plus de vos systèmes téléphoniques existants tels que Microsoft Lync ou Cisco Jabber.

AnswerForce

AnswerForce est une réceptionniste virtuelle complète qui vous permet de gérer les appels entrants grâce à ses services de réceptionniste 24/7. Il offre de nombreuses fonctionnalités, notamment un tableau de bord personnalisable qui vous permet de visualiser les appels entrants et de les gérer à partir d'un seul endroit.

Vous pouvez également intégrer AnswerForce à un système SVI comme IVRX ou Intercom si vous souhaitez contrôler davantage la façon dont les appelants sont accueillis lorsqu'ils appellent au bureau de l'entreprise ou sur leur téléphone portable.

AnswerConnect

AnswerConnect est une société de téléphonie qui existe depuis 2001 et qui propose des services de réceptionnistes virtuels. Elle est membre du Better Business Bureau, de la National Association of Professional Women, etc.

Vous pouvez choisir entre deux types de réceptionnistes virtuelles : Live Chat et Instant Messaging (IM). AnswerConnect offre un avantage aux utilisateurs car vous pouvez choisir le type de réceptionniste que vous souhaitez en fonction de vos besoins spécifiques.

Que vous soyez un employeur ou un propriétaire d'entreprise, ou un particulier qui souhaite obtenir de l'aide pour répondre aux appels, AnswerConnect peut être adapté à vos besoins.

Helpware

Helpware est un service de réceptionniste virtuel destiné aux petites et moyennes entreprises. Il offre une gamme de services, notamment la prise de rendez-vous, le transfert d'appels, la messagerie vocale et l'assistance par courrier électronique.

Helpware est un service de réceptionniste virtuel basé sur le web qui vous permet de gérer les appels entrants de n'importe où et à n'importe quel moment. Vous pouvez également mettre en place des réponses automatisées en fonction des besoins de l'appelant (comme la prise de rendez-vous) ou ajouter des fonctions telles que des répondeurs automatiques qui prennent des notes pendant les réunions avec des clients potentiels afin que vous n'ayez pas à le faire vous-même.

Abby

Abby est un service de réceptionniste virtuelle fourni par Zendesk qui peut être utilisé pour gérer les appels entrants, les e-mails et les chats. Vous pouvez mettre en place des réponses automatisées aux demandes des clients concernant les commandes ou les délais de livraison.

Avec Abby, vous êtes averti chaque fois qu'un nouveau client s'inscrit à votre lettre d'information, et vous pouvez envoyer des notes de remerciement aux clients qui vous font part de leurs commentaires sur leur expérience.

MoneyPenny

Moneypenny est un fournisseur de services d'accueil téléphonique 24/7 dont le siège est situé au Royaume-Uni et aux États-Unis depuis 2000. Vous avez la liberté de choisir des personnes dévouées au sein de leur équipe, et Moneypenny les formera à répondre aux appels de votre entreprise, et fournira une assistance par chat en direct, un transfert d'appels, un CRM et des intégrations de calendriers.

Vous pouvez mettre à jour votre disponibilité sur leur portail pour répondre aux appels programmés et consulter l'historique des appels et des messages passés du bout des doigts.

Note finale

Pour résumer, nous parlons ici de l'établissement d'une relation avec vos clients.

Il est important d'adopter le bon ton au début de chaque appel, faute de quoi les clients pourraient avoir l'impression d'avoir été rabroués par un système automatisé qui ne se souvient même pas de leur nom.

Le choix d'une entreprise parmi la liste de réceptionnistes virtuels ci-dessus suffit à donner à vos entreprises une image plus professionnelle et à rationaliser le processus de demande de renseignements.

Nous espérons que cet article vous a permis d'en savoir plus sur la façon dont les services de réceptionniste virtuelle peuvent vous aider à vous concentrer sur le développement de votre entreprise sans vous préoccuper de la façon dont les choses sont gérées en coulisses.

N'oubliez pas de consulter notre liste des meilleures solutions de helpdesk informatique pour minimiser l'impact des problèmes sur les opérations commerciales.