In Design Dernière mise à jourated:
Partager sur:
Cloudways propose un hébergement cloud géré aux entreprises de toutes tailles pour héberger un site Web ou des applications Web complexes.

Even in the age of email and instant messaging, business memos continue to be relevant in the workplace.

That’s because a business memo is an official way of sharing important updates or communicating new information to all employees in an organization.

Understanding how to write a killer business memo is vital: it can literally make or break your organization’s internal communication ways. Before we jump straight into how to write an effective memo, let’s take a look at the different types, uses, and advantages of a business memo.

Types de mémos

Générerally, memos fall into 5 different categories.

# 1. Demander un mémo

Parfois, les entreprises envoient des notes de demande pour encourager les employés à y assister réunions, webinars, and offsite events. It might also ask for their cooperation towards a process change or support for ongoing activity.

Either way, request memos come with specific instructions and an outline of the actions you’re expected to follow. In certain cases, they might also outline the perks of acting or problems that might arise in case of absence.

# 2. Mémo de confirmation

When some agreement has been reached verbally, one can issue a confirmation memo to put their statements in writing. This is particularly useful when something needs to be agreed upon by two parties or more.

If you’re writing a confirmation memo, be mindful of highlighting the key details that have been agreed upon mutually. Also, encourage the recipient to ask for further clarity on unclear points under a stipulated calendrier.

# 3. Mémo de progression

Most companies use these memos to report on the progress of their projects; progress memos are widely used for quarterly performance reviews, weekly project status updates, and similar informative purposes.

This memo can also communicate delays or launch date changes in addition to announcements, promotions, and other milestones.

# 4. Mémo de suggestions

As the name suggests, these memos encourage employees to offer suggestions in an organization. They’re an exceptionally useful tool to spark creativity among employees.

Bien que les mémos de suggestion servent en grande partie à résoudre un problème, ils peuvent également être utilisés pour aider votre équipe à réfléchir sur un lancement ou une annonce de produit à venir !

Lorsque vous envoyez une note de suggestion à vos employeurs, soyez analytique et étayez votre idée par des recherches pertinentes.

# 5. Note de politique

Your organization can also use a business memo to communicate changements de politiques, process updates, et ainsi de suite.

The business memo can state any existing policy or outline the changes to the existing company policy. A policy memo is used to detail policy changes and let all employees know of an impending/newly made change.

Pourquoi utiliser un mémo professionnel ?

Si vous vous demandez pourquoi l'utilisation d'un mémo professionnel peut être cruciale pour les organisations, jetez un œil aux raisons ci-dessous :

  1. It’s convenient to communicate official information via memos
  2. Il aide à maintenir des enregistrements plus organisés des opérations
  3. Les mémos sont pris plus au sérieux par les employés que les e-mails
  4. Il est peu coûteux de créer et de partager des mémos
  5. It ensures fast and effective responses within a stipulated timeline
  6. It encourages employees and teammates to think critically

Éléments de mémo d'affaires

Votre mémo business ne sera pas complet sans ces 5 éléments :

En-tête

Votre mémo professionnel doit commencer par un en-tête indiquant qu'il s'agit d'un mémo professionnel.

Destinataire, Sender & RÉate

All business memos should have an intended recipient, the name & details of the sender, as well as the date it was issued. This is crucial to maintain official records of your organization’s operations.

Sujet

Votre mémo d'affaires doit décrire le sujet ou le sujet principal dès le début. Vous pouvez utiliser une introduction pour bien faire les choses.

Points de discussion

After you’ve outlined the introduction or the subject, elaborate on the discussion points of your business memo. Get to each topic for discussion with precision and clarity.

Éléments d'action

Si vous souhaitez que votre public entreprenne une action spécifique après avoir lu le mémo, décrivez l'élément d'action. Cela dépendra en grande partie de l'objectif de votre mémo. Il peut inclure des informations sur le moment où les changements de politique entreront en vigueur, les idées que vous attendez pour une session de remue-méninges et comment votre équipe peut être plus utile au lieu d'un projet à venir.

Une chronologie

N'oubliez jamais de mentionner le délai dans lequel vous espérez obtenir une réponse de vos employés. Ceci est crucial pour obtenir une réponse efficace et rapide.

Rue de fermetureatement

Your business memo is incomplete without a closing statement. This is done to reinforce any information you consider important. Also, mention contact details in case you’re expecting a response back.

Accessoires supplémentaires

Celui-ci est en grande partie facultatif. Vous pouvez joindre des pièces jointes importantes si vous le jugez nécessaire. Cependant, n'hésitez pas à sauter cela.

Comment rédiger un super mémo ?

Rédaction d'un grand mémo d'affaires n'est pas sorcier. Faites-le bien en suivant ces conseils efficaces :

# 1. Commencez par lister votre objectif

Your business memo should start with your purpose. Utilize the header or the subject area to clearly communicate the purpose of sending out this memo. Remember to keep your subject concise and clear.

# 2. Menez avec votre sujet

Dès la première phrase de votre introduction, il devrait être clair de quoi vous parlez. Vous pouvez utiliser les quelques lignes suivantes pour fournir un arrière-plan ou un contexte au sujet. Cependant, si votre mémo professionnel est long, utilisez cette zone pour résumer ce qui va suivre pour vos employés.

Donnez-leur une brève idée de tous les points que vous êtes sur le point d'aborder et de ce qu'ils peuvent attendre du reste de la note de service.

# 3. Soyez clair et concis

While writing your business memo, one of your top priorities is to clearly communicate your points without making it a lengthy affair.

Avoid big paragraphs, and choose small, easy-to-digest chunks to help illustrate specific points. Share only what’s relevant so you don’t confuse your audience.

# 4. Frappez le bon ton

Les mémos commerciaux doivent être directs et aller droit au but. Votre ton doit être officiel, confiant et direct.

Essayez également de garder un ton positif s'il correspond au contenu du mémo. Les questions sensibles peuvent nécessiter un ton plus empathique ; faites donc attention aux informations et au public de votre mémo professionnel.

Optez également pour une voix active, qui peut vous faire paraître plus crédible et plus confiant.

# 5. Inclure les listes à puces

Votre mémo doit être concis mais détaillé communication. Comment y parvenir ?

Bien que diviser vos informations en paragraphes plus petits soit certainement une étape utile, cela ne suffit pas. Créez des listes et ajoutez des puces pour partager toutes les informations pertinentes de manière concise et facile à lire.

# 6. Rendez-le scannable

Writing in bulleted lists, smaller paragraphs, and highlighting subheadings are ways to make your business memo more scannable to your readers. Your business memo might hold complex or sensitive information, and breaking it down in a visually appropriéate way can help your reader.

# 7. Résumer à la fin

Pour renforcer les points essentiels, il est préférable de les résumer à la fin. Utilisez votre paragraphe de conclusion pour informer vos destinataires des changements importants et de ce que vous souhaitez qu'ils reportent de ce mémo.

# 8. Spécifiez les délais et les éléments d'action

Si vous voulez que votre public agisse sur votre mémo, précisez clairement ce que vous attendez d'eux. Mentionnez un échéancier dans lequel vous vous attendez à leur réponse à votre mémo d'affaires.

En décrivant clairement les actions et les échéanciers, vous ne laisserez aucune place aux suppositions ou à la confusion. Ainsi, la réponse que vous souhaitez recevoir sera rapide et efficace.

# 9. Review Your Memo

Once you’ve written a business memo that communicates the purpose well, ensure that you revvue et proofread it. This is to avoid spelling mistakes, making confusing statements, or missing out on important points.

# 10. Sélectionnez un canal de communication

Now, traditionally, business memos would be printed copies that’d be shared across your organization. In light of how our lives and work are mostly online at present, feel free to choose an online communication channel.

You can send an email for vital official announcements; however, for process changes or urgent updates, a chat platforme comme Slack or Google Chat might work better. The choice of your communication channel depends on the contents of your memo.

Conseils pour formater un mémo

Celui-ci est simple. Voici les 6 conseils à retenir :

  1. Les mémos ont tendance à être brefs, donc tenez-vous en à une page ou deux, au mieux
  2. Memos are typically single-spaced and left aligned
  3. Pour commencer de nouveaux paragraphes, sautez une phrase avant de commencer le nouveau
  4. Vous pouvez utiliser une police officielle comme Times New Roman et opter pour une taille de police de 12 ou 14
  5. Mentionnez « Mémo » en haut de votre mémo professionnel
  6. Ignorer les salutations, les phrases finales et les adresses de retour

Outils de création de mémo en ligne

Every memo follows a similar format but has crucial differences in style depending on its purpose. Rather than doing it manually, take the help of these top memo-maker tools:

# 1. Canva

Improve business communication when you create a memo with Canva.

You can choose from a wide range of templates, fonts, and styles, customize it as per your needs and download it for free. Canva also comes with a Pro package that gives you access to premium fonts and templatpar exemple.

Vous pouvez litreally drag and drop different items into your page. Discover the best features with Canva – be spoiled for borders, images, and illustrations to create an impact through your memo.

# 2. Colline du design

Designhill is another useful memo maker that lets you make an “instant impact. »

Vous pouvez browse ideas, customize templates to suit your needs, and download ready-to-use files in minutes.

Ils s'occupent de la mise en forme, des couleurs et de tous les différents aspects de la conception afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui est important : le contenu.

# 3. Fotor

Si vous cherchez à créerate scieally attractive memos built for today, get started with Fotor.

Choisissez une mise en page et un aplate. Add your information, and customize the template with images, logos d'entreprise, and backgrounds. Review, and you’re all set!

Exemples de mémos

Mémo de lancement de produit retardé

Note

Date : Le 25 janvier 2023

À: Tous les employés

À partir de Shirley Shaker, PDG d'ABC Inc.

Sujet: Lancement de produit pour la division dramatique

Je vous écris pour vous informer que le lancement du produit pour la division dramatique sera retardé, compte tenu des rapports reçus de l'équipe des testeurs de produits.

Nous croyons que le extra time will help us fine-tune additional details and expand our usage of applications, that’ll ultimately increase our productivity.

Certains employés ont partagé la crainte qu'un tel retard n'affecte négativement nos ventes. Par conséquent, nous lançons une vente à l'échelle du site pour rattraper le retard.

We understand that this change might affect numerous processes within core teams. Managers can drop Q1 targets and work with their teams on retaining our current user base while building up anticipation for the product launch.

While this delay is unfortunate, we ask for your support in speedy deliverance.

Note de politique

Note

Date : Le 28 janvier 2023

À: Tous les employés

À partir de Shameer S. Ranjan, PDG de Liqr Inc.

Sujet: Un rappel au bureau

Ces trois dernières années, nos équipes travaillant depuis le bureau nous ont beaucoup manqué. À la lumière des événements récents, je vous écris pour vous informer que nous reprenons le travail depuis le bureau à partir de mars 2023.

Bien que nous comprenions que cela pourrait être une période de changement pour beaucoup d'entre vous, nous espérons que vous êtes aussi heureux que nous de retourner au bureau.

Il y aura une offre de travail hybride disponible pour les équipes non commerciales. Je vous demande de vérifier auprès de vos équipes respectives et des responsables des rapports pour discuter du meilleur modèle pour vous et votre équipe.

Veuillez contacter vos responsables de rapports si vous avez des questions. En attendant, je respecte votre coopération car nous avons hâte de vous revoir tous au bureau. Je suis convaincu que ce sera une bonne nouvelle pour vous tous.

Conclusion

Writing a great memo might look like a daunting task, but you’re sure to master it in no time if you follow the tips we’ve mentioned. If you need help with formatting, designs, and the like, we suggest you try the online memo makers to create a new memo in minutes.

Vous pouvez également explorer certains des meilleurs fabricants de cartes de visite en ligne.


Partager sur:
  • Gargi Gosal
    Auteur
    Gargi est un écrivain et éditeur expérimenté qui se spécialise dans la création de copies qui inspirent confiance et conversions. Avec plus de 7 ans dans l'industrie, elle est actuellement sous-rédactrice en chef d'un magazine mondial. Son expertise réside dans la maison…

Merci à nos commanditaires

Plus de bonnes lectures sur le design

Alimentez votre entreprise

Certains des outils et services pour aider votre entreprise grow.
  • L'outil de synthèse vocale qui utilise l'IA pour générerate des voix humaines réalistes.

    Essayez Murf AI
  • Web scraping, proxy résidentiel, proxy manager, web unlocker, moteur de recherche et tout ce dont vous avez besoin pour collecter des données Web.

    Essayez Brightdata
  • Monday.com est un système d'exploitation de travail tout-en-un pour vous aider à gérer les projets, les tâches, le travail, les ventes, le CRM, les opérations, workflowset plus encore.

    Essayez Monday
  • Intruder est un scanner de vulnérabilités en ligne qui détecte les failles de cybersécurité de votre infrastructure, afin d'éviter des violations de données coûteuses.

    Essayez Intruder