Même à l'ère des e-mails et de la messagerie instantanée, les mémos commerciaux restent pertinents sur le lieu de travail.
En effet, un mémo professionnel est un moyen officiel de partager des mises à jour importantes ou de communiquer de nouvelles informations à tous les employés d'une organisation.
Il est essentiel de comprendre comment rédiger une note de service qui tue : cela peut littéralement faire ou défaire les moyens de communication interne de votre organisation. Avant de passer directement à la rédaction d'un mémo efficace, examinons les différents types, utilisations et avantages d'un mémo professionnel.
Types of Memos
Généralement, les mémos se répartissent en 5 catégories différentes.
# 1. Demander un mémo
Parfois, les entreprises envoient des notes de demande pour encourager les employés à y assister réunions, webinaires et événements hors site. Il pourrait également demander leur coopération pour un changement de processus ou un soutien pour une activité en cours.
Dans tous les cas, les mémos de demande sont accompagnés d'instructions spécifiques et d'un aperçu des actions que vous êtes censé suivre. Dans certains cas, ils pourraient également décrire les avantages d'agir ou les problèmes qui pourraient survenir en cas d'absence.
# 2. Mémo de confirmation
Lorsqu'un accord a été atteint verbalement, on peut émettre une note de confirmation pour mettre ses déclarations par écrit. Ceci est particulièrement utile lorsque quelque chose doit être convenu par deux parties ou plus.
Si vous écrivez une note de confirmation, veillez à mettre en évidence les détails clés qui ont été mutuellement convenus. Encouragez également le destinataire à demander des éclaircissements supplémentaires sur les points peu clairs dans le cadre d'une procédure stipulée. calendrier.
# 3. Mémo de progression
La plupart des entreprises utilisent ces mémos pour rendre compte de l'avancement de leurs projets ; les mémos d'avancement sont largement utilisés pour les évaluations trimestrielles des performances, les mises à jour hebdomadaires de l'état des projets et à des fins d'information similaires.
Ce mémo peut également communiquer des retards ou des changements de date de lancement en plus des annonces, des promotions et d'autres jalons.
# 4. Mémo de suggestions
Comme leur nom l'indique, ces mémos encouragent les employés à proposer des suggestions dans une organisation. Ils sont un outil exceptionnellement utile pour stimuler la créativité des employés.
Bien que les mémos de suggestion servent en grande partie à résoudre un problème, ils peuvent également être utilisés pour aider votre équipe à réfléchir sur un lancement ou une annonce de produit à venir !
Lorsque vous envoyez une note de suggestion à vos employeurs, soyez analytique et étayez votre idée par des recherches pertinentes.
# 5. Note de politique
Votre organisation peut également utiliser une note de service pour communiquer les modifications de politique, les mises à jour de processus, etc.
La note de service peut indiquer toute politique existante ou décrire les modifications apportées à la politique existante de l'entreprise. Une note de politique est utilisée pour détailler les changements de politique et informer tous les employés d'un changement imminent / nouvellement apporté.
Why Should Use a Business Memo?
Si vous vous demandez pourquoi l'utilisation d'un mémo professionnel peut être cruciale pour les organisations, jetez un œil aux raisons ci-dessous :
- Il est pratique de communiquer des informations officielles via des mémos
- Il aide à maintenir des enregistrements plus organisés des opérations
- Les mémos sont pris plus au sérieux par les employés que les e-mails
- Il est peu coûteux de créer et de partager des mémos
- Il assure des réponses rapides et efficaces dans un délai stipulé
- Il encourage les employés et les coéquipiers à penser de manière critique
Business Memo Elements
Votre mémo business ne sera pas complet sans ces 5 éléments :
En-tête
Votre mémo professionnel doit commencer par un en-tête indiquant qu'il s'agit d'un mémo professionnel.
Destinataire, expéditeur et date
Tous les mémos commerciaux doivent avoir un destinataire prévu, le nom et les coordonnées de l'expéditeur, ainsi que la date d'émission. Ceci est crucial pour conserver des registres officiels des opérations de votre organisation.
Sujet
Votre mémo d'affaires doit décrire le sujet ou le sujet principal dès le début. Vous pouvez utiliser une introduction pour bien faire les choses.
Points de discussion
Après avoir décrit l'introduction ou le sujet, développez les points de discussion de votre mémo d'affaires. Accédez à chaque sujet de discussion avec précision et clarté.
Éléments d'action
Si vous souhaitez que votre public entreprenne une action spécifique après avoir lu le mémo, décrivez l'élément d'action. Cela dépendra en grande partie de l'objectif de votre mémo. Il peut inclure des informations sur le moment où les changements de politique entreront en vigueur, les idées que vous attendez pour une session de remue-méninges et comment votre équipe peut être plus utile au lieu d'un projet à venir.
Une chronologie
N'oubliez jamais de mentionner le délai dans lequel vous espérez obtenir une réponse de vos employés. Ceci est crucial pour obtenir une réponse efficace et rapide.
Déclaration de clôture
Votre mémo d'affaires est incomplet sans déclaration de clôture. Ceci est fait pour renforcer toute information que vous considérez comme importante. Mentionnez également vos coordonnées au cas où vous attendriez une réponse.
Accessoires supplémentaires
Celui-ci est en grande partie facultatif. Vous pouvez joindre des pièces jointes importantes si vous le jugez nécessaire. Cependant, n'hésitez pas à sauter cela.
How to Write a Great Memo?
Rédaction d'un grand mémo d'affaires n'est pas sorcier. Faites-le bien en suivant ces conseils efficaces :
# 1. Commencez par lister votre objectif
Votre mémo professionnel doit commencer par votre objectif. Utilisez l'en-tête ou le domaine pour communiquer clairement le but de l'envoi de ce mémo. N'oubliez pas de garder votre sujet concis et clair.
# 2. Menez avec votre sujet
Dès la première phrase de votre introduction, il devrait être clair de quoi vous parlez. Vous pouvez utiliser les quelques lignes suivantes pour fournir un arrière-plan ou un contexte au sujet. Cependant, si votre mémo professionnel est long, utilisez cette zone pour résumer ce qui va suivre pour vos employés.
Donnez-leur une brève idée de tous les points que vous êtes sur le point d'aborder et de ce qu'ils peuvent attendre du reste de la note de service.
# 3. Soyez clair et concis
Lors de la rédaction de votre mémo professionnel, l'une de vos principales priorités est de communiquer clairement vos points sans en faire une longue affaire.
Évitez les gros paragraphes et choisissez de petits morceaux faciles à digérer pour aider à illustrer des points spécifiques. Ne partagez que ce qui est pertinent afin de ne pas confondre votre public.
# 4. Frappez le bon ton
Les mémos commerciaux doivent être directs et aller droit au but. Votre ton doit être officiel, confiant et direct.
Essayez également de garder un ton positif s'il correspond au contenu du mémo. Les questions sensibles peuvent nécessiter un ton plus empathique ; faites donc attention aux informations et au public de votre mémo professionnel.
Optez également pour une voix active, qui peut vous faire paraître plus crédible et plus confiant.
# 5. Inclure les listes à puces
Votre mémo doit être concis mais détaillé communication. Comment y parvenir ?
Bien que diviser vos informations en paragraphes plus petits soit certainement une étape utile, cela ne suffit pas. Créez des listes et ajoutez des puces pour partager toutes les informations pertinentes de manière concise et facile à lire.
# 6. Rendez-le scannable
Écrire dans des listes à puces, des paragraphes plus petits et mettre en évidence des sous-titres sont des moyens de rendre votre mémo professionnel plus lisible pour vos lecteurs. Votre mémo professionnel peut contenir des informations complexes ou sensibles, et les décomposer de manière visuellement appropriée peut aider votre lecteur.
# 7. Résumer à la fin
Pour renforcer les points essentiels, il est préférable de les résumer à la fin. Utilisez votre paragraphe de conclusion pour informer vos destinataires des changements importants et de ce que vous souhaitez qu'ils reportent de ce mémo.
# 8. Spécifiez les délais et les éléments d'action
Si vous voulez que votre public agisse sur votre mémo, précisez clairement ce que vous attendez d'eux. Mentionnez un échéancier dans lequel vous vous attendez à leur réponse à votre mémo d'affaires.
En décrivant clairement les actions et les échéanciers, vous ne laisserez aucune place aux suppositions ou à la confusion. Ainsi, la réponse que vous souhaitez recevoir sera rapide et efficace.
# 9. Révisez votre mémo
Une fois que vous avez rédigé une note de service qui communique bien l'objectif, assurez-vous de l'examiner et de la relire. Cela permet d'éviter les fautes d'orthographe, de faire des déclarations confuses ou de manquer des points importants.
# 10. Sélectionnez un canal de communication
Désormais, traditionnellement, les mémos commerciaux seraient des copies imprimées qui seraient partagées dans toute votre organisation. À la lumière de la façon dont nos vies et notre travail sont actuellement principalement en ligne, n'hésitez pas à choisir un canal de communication en ligne.
Vous pouvez envoyer un e-mail pour les annonces officielles vitales ; cependant, pour les changements de processus ou les mises à jour urgentes, une plateforme de chat comme Slack ou Google Chat pourrait mieux fonctionner. Le choix de votre canal de communication dépend du contenu de votre mémo.
Tips to Format a Memo
Celui-ci est simple. Voici les 6 conseils à retenir :
- Les mémos ont tendance à être brefs, donc tenez-vous en à une page ou deux, au mieux
- Les mémos sont généralement à simple interligne et alignés à gauche
- Pour commencer de nouveaux paragraphes, sautez une phrase avant de commencer le nouveau
- Vous pouvez utiliser une police officielle comme Times New Roman et opter pour une taille de police de 12 ou 14
- Mentionnez « Mémo » en haut de votre mémo professionnel
- Ignorer les salutations, les phrases finales et les adresses de retour
Online Memo Maker Tools
Chaque mémo suit un format similaire mais présente des différences de style cruciales en fonction de son objectif. Plutôt que de le faire manuellement, aidez-vous de ces meilleurs outils de création de mémos :
# 1. canva
Améliorez la communication professionnelle lorsque vous créez un mémo avec Canva.
Vous pouvez choisir parmi une large gamme de modèles, de polices et de styles, le personnaliser selon vos besoins et le télécharger gratuitement. canva est également livré avec un package Pro qui vous donne accès à des polices et des modèles premium.
Vous pouvez littéralement faire glisser et déposer différents éléments dans votre page. Découvrez les meilleures fonctionnalités avec Canva - laissez-vous gâter par les bordures, les images et les illustrations pour créer un impact à travers votre mémo.
# 2. Colline du design
Colline du design est un autre créateur de mémos utile qui vous permet d'avoir un "impact instantané".
Vous pouvez parcourir des idées, personnaliser des modèles en fonction de vos besoins et télécharger des fichiers prêts à l'emploi en quelques minutes.
Ils s'occupent de la mise en forme, des couleurs et de tous les différents aspects de la conception afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui est important : le contenu.
# 3. Fotor
Si vous cherchez à créer visuellement àtractive mémos conçus pour aujourd'hui, commencez avec Fotor.
Choisissez une mise en page et un modèle. Ajoutez vos informations et personnalisez le modèle avec des images, logos d'entreprise, et arrière-plans. Passez en revue, et vous êtes prêt !
Memo Examples
Mémo de lancement de produit retardé
Note
Date : 25 janvier 2023
À: Tous les employés
À partir de Shirley Shaker, PDG d'ABC Inc.
Sujet: Lancement de produit pour la division dramatique
Je vous écris pour vous informer que le lancement du produit pour la division dramatique sera retardé, compte tenu des rapports reçus de l'équipe des testeurs de produits.
Nous pensons que le temps supplémentaire nous aidera à affiner les détails supplémentaires et à étendre notre utilisation des applications, ce qui augmentera finalement notre productivité.
Certains employés ont partagé la crainte qu'un tel retard n'affecte négativement nos ventes. Par conséquent, nous lançons une vente à l'échelle du site pour rattraper le retard.Nous comprenons que ce changement pourrait affecter de nombreux processus au sein des équipes principales. Les responsables peuvent abandonner les objectifs du premier trimestre et travailler avec leurs équipes pour conserver notre base d'utilisateurs actuelle tout en anticipant le lancement du produit.
Bien que ce retard soit regrettable, nous vous demandons votre soutien pour une délivrance rapide.
Note de politique
Note
Date : 28 janvier 2023
À: Tous les employés
À partir de Shameer S. Ranjan, PDG de Liqr Inc.
Sujet: Un rappel au bureau
Ces trois dernières années, nos équipes travaillant depuis le bureau nous ont beaucoup manqué. À la lumière des événements récents, je vous écris pour vous informer que nous reprenons le travail depuis le bureau à partir de mars 2023.
Bien que nous comprenions que cela pourrait être une période de changement pour beaucoup d'entre vous, nous espérons que vous êtes aussi heureux que nous de retourner au bureau.
Il y aura une offre de travail hybride disponible pour les équipes non commerciales. Je vous demande de vérifier auprès de vos équipes respectives et des responsables des rapports pour discuter du meilleur modèle pour vous et votre équipe.
Veuillez contacter vos responsables de rapports si vous avez des questions. En attendant, je respecte votre coopération car nous avons hâte de vous revoir tous au bureau. Je suis convaincu que ce sera une bonne nouvelle pour vous tous.
Conclusion
Rédiger un bon mémo peut sembler une tâche ardue, mais vous êtes sûr de le maîtriser en un rien de temps si vous suivez les conseils que nous avons mentionnés. Si vous avez besoin d'aide pour le formatage, les conceptions, etc., nous vous suggérons d'essayer les créateurs de mémo en ligne pour créer un nouveau mémo en quelques minutes.
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